Utilizar Vault para buscar mensajes de Hangouts Chat

Si quieres buscar mensajes de chat en Hangouts Chat, consulta este otro artículo.

Puedes utilizar Vault para buscar mensajes de Hangouts Chat. 

Vault es una herramienta para administradores y personal legal y no funcionará correctamente hasta que el administrador de G Suite configure tu cuenta. 

Cuestiones que debes tener en cuenta antes de hacer búsquedas

Antes de hacer búsquedas, debes tener en cuenta los aspectos que se indican más adelante. Para obtener más información sobre las búsquedas de datos, consulta las preguntas frecuentes acerca de la búsqueda de Vault.

Es posible que los archivos que se comparten con Hangouts Chat se almacenen en Drive

Al compartir documentos, hojas de cálculo, presentaciones o formularios de Google a través de Hangouts Chat, en los mensajes que se envían no se adjunta una copia del archivo en cuestión, sino que se inserta un enlace a él. En estos casos, como el archivo original se almacena en Drive, no se incluye en las retenciones, conservaciones, búsquedas ni exportaciones de mensajes de chat.

Vault indexa la mayoría de los archivos que no son de Google basados en texto que se hayan adjuntado directamente a mensajes de chat (que tengan, por ejemplo, las extensiones .pdf, .xslx o .docx). Estos archivos sí se tienen en cuenta al buscar y exportar mensajes de chat y, además, están cubiertos por las reglas de conservación y las retenciones de chat.

Vault puede mostrar un máximo de 1000 mensajes por conversación

Aunque en Vault se pueden exportar todos los mensajes que devuelvan las búsquedas, solo se puede mostrar una vista previa de 1000 mensajes. Si quieres ver una gran cantidad de mensajes, utiliza términos de búsqueda y otros criterios que devuelvan conjuntos de mensajes más pequeños.

Vault solo devuelve como resultado conversaciones en las que los usuarios que se han utilizado como criterio de búsqueda han enviado al menos un mensaje
Vault solo devuelve como resultado conversaciones y mensajes directos en los que los usuarios que se han utilizado como criterio de búsqueda han enviado al menos un mensaje. En los resultados de búsqueda, no se incluyen las conversaciones en las que es posible que los usuarios hayan visto los mensajes, pero no hayan respondido.
En las búsquedas de datos retenidos solo se incluyen las salas en las que algún usuario retenido ha enviado al menos un mensaje
Cuando buscas datos retenidos sobre un asunto concreto, Vault solo devuelve las conversaciones de salas en las que algún usuario retenido ha enviado al menos un mensaje.

Buscar mensajes de Hangouts Chat

  1. Crea un asunto o haz clic en alguno que ya tengas.
  2. En el panel de la izquierda, haz clic en Buscar.
  3. Selecciona Hangouts Chat como el tipo de datos que quieres buscar.
  4. Elige una fuente:
    • Todos los datos: la búsqueda se realiza en todos los mensajes de tu organización.
    • Datos retenidos: la búsqueda se realiza en todos los mensajes que se hayan bloqueado en relación con un asunto determinado.
    • Datos sin procesar: la búsqueda se realiza en el contenido que se ha identificado como parcialmente procesado.
  5. Elige un método de búsqueda:
    • Todas las cuentas: puedes hacer búsquedas en todas las cuentas de usuario de tu organización. Si tu organización utiliza G Suite Basic, solo se incluirán los usuarios que tengan licencias de Vault.
    • Cuentas concretas: introduce las cuentas en las que quieres hacer búsquedas. 
    • Unidad organizativa: puedes hacer una búsqueda en una unidad organizativa concreta. Si seleccionas una que contenga suborganizaciones, también se buscará en todas ellas.
    • Salas: puedes buscar en una o varias salas. 
  6. (Opcional) Si seleccionas Cuentas concretas o Unidad organizativa, puedes marcar la casilla que permite incluir resultados de las salas. Vault buscará en una sala solo si un usuario que esté incluido en la búsqueda es miembro de dicha sala.
  7. Si seleccionas Salas, haz clic en Buscar salas. Para seleccionar una sala, sigue estos pasos:
    1. En el cuadro de diálogo, introduce un miembro de la sala y haz clic en Siguiente.
    2. Introduce una sala y haz clic en ella para seleccionarla. Repite este paso para añadir más salas.
    3. Una vez que hayas añadido todas las salas en las que quieras buscar, haz clic en Listo.
  8. (Opcional) En Fecha de envío, selecciona un periodo:
    Nota: Si indicas fechas, Vault devuelve todas las conversaciones que tengan mensajes enviados o recibidos durante ese periodo y que coincidan con los términos de consulta. Los resultados también pueden incluir mensajes que coincidan con los términos de búsqueda, pero que no se hayan enviado o recibido durante el periodo indicado.
    • Si introduces una fecha de inicio, Vault devolverá todos los mensajes enviados ese día o después.
    • Si introduces una fecha de finalización, Vault devolverá todos los mensajes enviados ese día o antes.
  9. (Opcional) Elige una zona horaria para que Vault restrinja la búsqueda a esa zona. No obstante, los resultados de búsqueda se mostrarán y se exportarán en GMT. 
  10. (Opcional) En Términos, incluye términos de búsqueda. Puedes usar operadores de búsqueda para realizar búsquedas complejas.
  11. Haz clic en una de las siguientes opciones:
    • Buscar: se hace una búsqueda.
    • Exportar: no se genera ninguna vista previa de los resultados de búsqueda, que se exportan directamente.
  12. (Opcional) Haz clic en la flecha hacia abajo Buscar para seleccionar alguna de estas opciones:
    1. Restablecer: se borra el formulario de búsqueda.
    2. Duplicar el formulario de búsqueda: se abre otro formulario de búsqueda debajo del actual, rellenado con la información que habías introducido anteriormente.

Vista previa de los resultados de búsqueda de Hangouts Chat

La vista previa de búsqueda incluye los siguientes elementos:

  • Fragmento: se trata de una breve sinopsis de la conversación.
  • Propietario: son los participantes de un intercambio de mensajes directos o la sala en la que se ha mantenido la conversación. 
  • Enviado por última vez: muestra la fecha del último mensaje. Si un usuario edita un mensaje, la fecha del último envío podría cambiar. Sin embargo, la eliminación de mensajes no afecta a esta fecha.

Cuando abres un mensaje, se muestra toda la conversación. En el caso de conversaciones muy largas, en la vista previa solo se incluyen los 1000 mensajes más recientes. No podrás ver los mensajes anteriores de la conversación. Sin embargo, cuando se realice una exportación, se incluirán todos los mensajes que coincidan con tus criterios de búsqueda.

Nota: Vault solo exporta los mensajes que coinciden con los términos de búsqueda. Si necesitas exportar más mensajes de Hangouts Chat, vuelve atrás y modifica los términos de búsqueda.

Exportar mensajes de Hangouts Chat

Cuando tengas todos los resultados de búsqueda que necesitas, puedes hacer lo siguiente: 

  1. Exportar los resultados de búsqueda.
  2. Analizar los archivos exportados.
¿Te ha resultado útil esta información?
¿Cómo podemos mejorar esta página?