Utilizar Vault para hacer búsquedas en Google Chat

Para buscar tus mensajes de Google Chat en Chat, visita esta página.

Vault es una herramienta para administradores y personal de departamentos legales. Para que puedas usar Vault, el administrador de Google Workspace debe configurar tu cuenta. ¿Quién es mi administrador?

Como parte de tus proyectos de descubrimiento electrónico de datos de Google Workspace, con Vault puedes buscar mensajes de Google Chat, revisar el contenido de los mensajes, ver los participantes, descargar archivos adjuntos y crear una exportación de los resultados de búsqueda. Para buscar mensajes de la versión clásica de Hangouts, haz una búsqueda en Gmail.

Cuestiones que debes tener en cuenta antes de hacer búsquedas

Consulta más información en el artículo Preguntas frecuentes acerca de la búsqueda de Vault.

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Buscar mensajes de Chat en cuentas, unidades organizativas o chats de grupo y salas específicos

Búsqueda basada en cuentas: puedes buscar mensajes enviados o recibidos en cuentas concretas o en todas las cuentas de una unidad organizativa. De forma predeterminada, solo se buscan mensajes directos (MD) y mensajes de grupo (en conversaciones de grupo creadas antes de principios de diciembre del 2020). De forma opcional, puedes incluir mensajes en espacios de Chat, que son chats de grupo creados a partir de principios de diciembre del 2020, así como en salas. El tipo de sala determina los mensajes que se devuelven. Más información

Búsqueda basada en espacios de Chat: puedes buscar mensajes en chats de grupo creados a partir de principios de diciembre del 2020, así como en salas. No puedes hacer búsquedas en todos los espacios de Chat. Para seleccionar salas y chats de grupo concretos, debes introducir la cuenta de un miembro de la sala. Más información sobre las diferencias entre los mensajes de grupo y las salas

Filtrar resultados mediante operadores y términos de búsqueda

Puedes filtrar los resultados de tu búsqueda por fecha de envío, zona horaria y otros términos, como palabras clave, tipo de archivo adjunto y tipo de sala. Más información sobre los operadores de búsqueda de Chat

La forma en que Vault busca coincidencias de los términos de búsqueda depende del tipo y la ubicación de los mensajes:

  • Mensajes directos, chats de grupo y mensajes de salas no organizadas en conversaciones: se buscan coincidencias de los términos de búsqueda en mensajes concretos. Solo se devuelven los mensajes que coincidan con todos los términos de búsqueda.
  • Salas organizadas en conversaciones: se buscan coincidencias de los términos de búsqueda en conversaciones enteras (en todos sus mensajes). Se devuelven todos los mensajes de una conversación si se encuentran coincidencias de todos los términos de búsqueda en los mensajes de la conversación. No es necesario que cada mensaje incluya todos los términos de búsqueda.

Para obtener más información, revisa estos ejemplos.

El historial debe estar activado para buscar en mensajes directos, chats de grupo y mensajes de salas no organizadas en conversaciones

Vault solo puede buscar en mensajes directos, chats de grupo y salas no organizadas en conversaciones que tengan el historial activado. Las salas organizadas en conversaciones siempre tienen el historial activado, y se pueden buscar mensajes hasta que estos se purgan.

Los administradores de Google Workspace pueden controlar si el historial está activado o desactivado, o permitir que lo decidan los usuarios.

Algunos archivos adjuntos de mensajes no se pueden buscar ni exportar

Los archivos compartidos con enlaces no se buscan ni exportan: cuando un usuario comparte un archivo almacenado en Drive a través de Chat, en los mensajes que se envían no se adjunta una copia del archivo correspondiente, sino que se incluye un enlace a él. Puedes buscar por la URL del archivo, pero Vault no indexa el título ni el contenido del archivo. Estos archivos adjuntos basados en enlaces no se incluyen cuando buscas o exportas mensajes de Chat.

Los archivos que se adjuntan directamente a los mensajes se buscan y exportan: cuando se adjuntan archivos directamente a mensajes de Chat, Vault indexa el nombre del archivo para poder buscarlo. Vault también indexa el contenido de la mayoría de los tipos de archivo basados en texto (por ejemplo, los archivos con extensiones .pdf, .xlsx y .docx). Estos archivos adjuntos se tienen en cuenta al buscar y exportar mensajes de Chat, y también están sujetos a las reglas de conservación y a las retenciones de Chat.

Puedes previsualizar un máximo de 1000 mensajes por conversación o sala no organizada en conversaciones

Vault puede exportar todos los mensajes que coincidan con tu búsqueda, pero solo muestra una vista previa de hasta 1000 mensajes por conversación o por sala no organizada en conversaciones.

Las propiedades de los espacios de Chat determinan cómo busca Vault los mensajes asociados a cuentas o unidades organizativas específicas

Al buscar por cuentas o por unidad organizativa e incluir resultados de espacios de Chat, los mensajes que devuelve Vault de los espacios de Chat dependen del tipo de espacio:

  • Salas organizadas en conversaciones: Vault solo devuelve conversaciones de estas salas si el participante en el que se ha hecho la búsqueda o alguna cuenta de la unidad organizativa ha enviado al menos un mensaje. En los resultados de búsqueda no se incluyen conversaciones en las que la cuenta que estás buscando ha podido ver los mensajes, pero no ha respondido.
  • Chats de grupo creados a partir de principios de diciembre del 2020 y salas no organizadas en conversaciones: Vault busca en todas las salas no organizadas en conversaciones y en todos los chats de grupo a los que pertenezca la cuenta en la que se está buscando o cualquiera de las cuentas de la unidad organizativa, aunque no hayan enviado ningún mensaje. Si la cuenta ya no es miembro de un espacio de Chat, Vault solo busca en los mensajes enviados antes de abandonarlo.
  • Espacios de Chat propiedad de otra organización: no puedes buscar los mensajes que hayan enviado los usuarios de tu organización en espacios de Chat creados por otras organizaciones.
  • Mensajes de usuarios externos en tus espacios de Chat: puedes buscar y exportar mensajes que han enviado usuarios externos en espacios de Chat creados por un usuario de tu organización.
En las búsquedas de datos retenidos, el tipo de espacio del Chat determina qué mensajes se buscan

Puedes limitar tu búsqueda a datos retenidos, es decir, mensajes asociados a una cuenta de usuario que esté sujeta a una retención. Cuando buscas datos retenidos, los mensajes que devuelve Vault de los espacios de Chat dependen del tipo de sala:

  • Salas organizadas en conversaciones: Vault solo devuelve conversaciones de estas salas si un usuario sujeto a una retención que coincide con los parámetros de búsqueda ha enviado al menos un mensaje en la sala.
  • Chats de grupo creados después de principios de diciembre del 2020 y salas no organizadas en conversaciones: Vault devuelve mensajes de una sala si un usuario sujeto a una retención que coincide con los parámetros de búsqueda era miembro, aunque no haya enviado ningún mensaje en la sala. Si todos los usuarios sujetos a una retención han abandonado una sala o un chat de grupo, al buscar mensajes retenidos solo se devolverán los que se hayan enviado antes de que el último usuario sujeto a una retención abandonara la sala o el chat de grupo.
Las reglas de conservación y las retenciones no afectan a los resultados de búsqueda de Chat basados en cuentas

Cuando los participantes de un mensaje directo o chat de grupo están sujetos a retenciones o a reglas de conservación diferentes, es posible que algunos participantes vean el historial de mensajes, mientras que otros no. Sin embargo, Vault busca en todos los mensajes disponibles (a menos que restrinjas la búsqueda únicamente a los datos retenidos).

Por ejemplo, el participante 1 se encuentra en una unidad organizativa sujeta a una regla de conservación que elimina definitivamente los mensajes directos después de 7 días y chatea con el participante 2, que está en una unidad organizativa sujeta a una regla que conserva indefinidamente los mensajes directos. Siete días después de que el participante 1 envíe o reciba un mensaje directo con el participante 2, el participante 1 perderá el acceso al mensaje directo. Sin embargo, como los mensajes directos del participante 2 se conservan de forma indefinida, no se purgan y el participante 2 sigue teniendo acceso a ellos.

A efectos de la búsqueda de Vault, da lo mismo cuál de las cuentas sigue pudiendo abrir el mensaje; lo único que cuenta es que el mensaje aún está disponible para hacer búsquedas. Por lo tanto, la búsqueda devolverá los mismos mensajes cuando los busques por la unidad organizativa del participante 1 que cuando lo hagas por la unidad organizativa del participante 2.

La búsqueda de Chat incluye la mayoría de las conversaciones de grupo de la versión clásica de Hangouts

A principios de diciembre del 2020, si tu organización todavía tiene activada la versión clásica de Hangouts, la mayoría de los mensajes de las conversaciones de grupo de la versión clásica de Hangouts se sincronizan con Chat. Sin embargo, los mensajes eliminados por los usuarios pero conservados en Vault no se sincronizan con Chat. Para asegurarte de que las búsquedas que hagas devuelvan todos los mensajes coincidentes disponibles en Vault, busca en Gmail.

Ejemplos de búsquedas en Chat

Cómo se aplican los términos de búsqueda a los mensajes de los espacios de Chat

Por ejemplo, supongamos que tienes un espacio de Chat con el siguiente intercambio de mensajes:

    participante 1: hola

    participante 2: buenas

 

Si utilizas términos de búsqueda, entonces la búsqueda, la vista previa y la exportación de los mensajes se lleva a cabo de la siguiente manera:

Término de búsqueda Salas organizadas en conversaciones Salas no organizadas en conversaciones y chats de grupo creados después de principios de diciembre del 2020
hola Al hacer una búsqueda, se devuelven todos los mensajes de la conversación, que se pueden previsualizar (hasta 1000 mensajes) y exportar.

Búsqueda: solo se devuelve el mensaje del participante 1 porque es el único que coincide con el término de búsqueda.

Vista previa y exportación: se incluyen el mensaje del participante 1 y los mensajes del espacio de Chat enviados en las 12 horas anteriores y posteriores.

buenas Al hacer una búsqueda, se devuelven todos los mensajes de la conversación, que se pueden previsualizar (hasta 1000 mensajes) y exportar.

Búsqueda: solo se devuelve el mensaje del participante 2 porque es el único que coincide con el término de búsqueda.

Vista previa y exportación: se incluyen el mensaje del participante 2 y los mensajes del espacio de Chat enviados en las 12 horas anteriores y posteriores.

hola buenas Al hacer una búsqueda, se devuelven todos los mensajes de la conversación, que se pueden previsualizar (hasta 1000 mensajes) y exportar.

No se devuelven mensajes ni se exportan porque ninguno de los mensajes contiene ambos términos de búsqueda.

hola from:participate1@example.com Al hacer una búsqueda, se devuelven todos los mensajes de la conversación, que se pueden previsualizar (hasta 1000 mensajes) y exportar.

Búsqueda: solo se devuelve el mensaje del participante 1 porque coincide con ambos términos de búsqueda.

Vista previa y exportación: se incluyen el mensaje del participante 1 y los mensajes del espacio de Chat enviados en las 12 horas anteriores y posteriores.

hola from:participante2@example.com Al hacer una búsqueda, se devuelven todos los mensajes de la conversación, que se pueden previsualizar (hasta 1000 mensajes) y exportar. No se devuelven mensajes ni se exportan porque ninguno de los mensajes coincide con ambos términos de búsqueda.
‐hola from:participante1@example.com No se devuelven ni exportan los mensajes de la conversación de muestra porque la conversación no coincide con los dos términos de búsqueda. No se devuelven ni exportan los mensajes de la conversación de muestra porque no hay ningún mensaje individual que coincida con los dos términos de búsqueda.
‐hola from:participante2@example.com No se devuelven ni exportan los mensajes de la conversación de muestra porque la conversación no coincide con los dos términos de búsqueda.

Búsqueda: solo se devuelve el mensaje del participante 2 porque es el único que coincide con el término de búsqueda.

Vista previa y exportación: se incluyen el mensaje del participante 2 y los mensajes del espacio de Chat enviados en las 12 horas anteriores y posteriores.

Buscar mensajes de Chat

Estos pasos son los de la nueva versión de Vault (vault.google.com). Ir a los pasos de la versión clásica de Vault

  1. Inicia sesión en vault.google.com.
  2. Haz clic en Asuntos. Puedes buscar datos en asuntos, que son espacios de trabajo de tus proyectos de Vault. Los asuntos te permiten agrupar retenciones, búsquedas y exportaciones relacionadas. Los asuntos no restringen los datos que puedes buscar, ya que todos los datos a los que se puede acceder se pueden buscar desde cualquier asunto.
  3. Si el asunto en el que quieres ejecutar la consulta de búsqueda ya existe, haz clic en él para abrirlo. De lo contrario, crea un asunto:
    1. Haz clic en Crear asunto.
    2. Introduce el nombre del asunto y, si quieres, una descripción.
    3. Haz clic en Crear.

    Se abrirá automáticamente la pestaña Buscar.

  4. Selecciona Chat como servicio.
  5. Selecciona los datos de origen que quieres buscar:
    • Todos los datos: busca en todos los mensajes de tu organización.
    • Datos con retenciones: busca solo en los mensajes del asunto que tengan retenciones aplicadas.
  6. Selecciona la entidad en la que quieres realizar la búsqueda:
    • Cuentas concretas: introduce hasta 5000 direcciones de correo electrónico de cuenta.
    • Unidad organizativa: busca en todas las cuentas de una unidad organizativa concreta. En el cuadro de diálogo que se abre, selecciona una unidad organizativa.

      Si eliges una que tenga unidades organizativas secundarias, se buscará en todas ellas.

    • Espacios de chat: busca en uno o varios espacios de Chat:
      1. En el cuadro de diálogo que se abre, introduce una o varias direcciones de correo electrónico de los miembros de los espacios de Chat en los que quieras buscar.
      2. Haz clic en Buscar.
      3. En la lista de espacios de Chat, selecciona en los que quieras buscar y haz clic en Añadir.
  7. (Opcional) Si buscas en cuentas o en una unidad organizativa, haz clic en Incluir mensajes de espacios de Chat "" para incluirlos. Vault solo busca en un espacio de Chat si alguna de las cuentas que se están examinando pertenece a ese espacio.
  8. (Opcional) Selecciona una zona horaria.
  9. (Opcional) En Fecha de envío, introduce un intervalo.

    Nota: Si indicas fechas, Vault devuelve todas las conversaciones que tengan mensajes enviados o recibidos durante ese periodo y que coincidan con los términos de consulta. Los resultados también pueden incluir mensajes que coincidan con los términos de búsqueda, pero que no se hayan enviado o recibido durante el periodo indicado.

    • Si introduces una fecha de inicio, Vault devolverá todos los mensajes enviados de esa fecha en adelante.
    • Si introduces una fecha de finalización, Vault devolverá todos los mensajes enviados en esa fecha o antes.
  10. (Opcional) En Términos, introduce uno o más términos de búsqueda:

    Los términos de búsqueda no pueden superar los 2000 caracteres.

    • Para buscar una o varias palabras clave en el mensaje, introduce palabras precedidas por un signo más (+) y separadas por espacios. Por ejemplo, +proyecto +objetivos.
    • Para buscar frases, las palabras deben ir entrecomilladas y precedidas por el signo más (+). Por ejemplo, +"objetivos del proyecto".
    • Para buscar solo mensajes directos, introduce is:dm. Para buscar solo mensajes de salas, introduce is:room.
    • Para buscar por cuenta, fecha o propiedades del mensaje, utiliza operadores de búsqueda.
  11. Haz clic en una de estas opciones:
    • Buscar: te permite ejecutar la búsqueda y obtener una lista de mensajes que coincidan con tu consulta.
    • Exportar: puedes exportar directamente los resultados de búsqueda sin abrir la vista previa. Más información sobre las exportaciones
  12. Una vez completada la búsqueda o exportación, puedes hacer lo siguiente:
    • Si quieres editar la búsqueda, haz clic en Mostrar.
    • Si quieres abrir la vista previa de un mensaje y su conversación, haz clic en él.
    • Si quieres crear una exportación de los resultados de búsqueda, haz clic en Exportar. Más información
    • Para guardar la consulta, haz clic en Guardar. Más información
    • Para borrar todos los campos e iniciar una nueva búsqueda, haz clic en Borrar.

Previsualizar mensajes en los resultados de búsqueda

Estos pasos son los de la nueva versión de Vault (vault.google.com). Ir a los pasos de la versión clásica de Vault

Después de realizar una búsqueda, puedes revisar los mensajes que coinciden con tu consulta, ver los participantes y descargar archivos adjuntos.

Para previsualizar un mensaje, en la lista de los resultados de búsqueda, haz clic en él. Se abrirá una lista de mensajes.

  • Los mensajes con el icono "" tienen uno o varios archivos adjuntos. Para descargar un archivo adjunto, haz clic en Descargar.
  • En los mensajes directos y en los chats de grupo creados antes de principios de diciembre del 2020, en la vista previa y la exportación se incluyen los mensajes enviados el mismo día que el mensaje que coincide con la búsqueda, a partir de las 00:00:00.
  • En las salas organizadas en conversaciones, puedes previsualizar toda la conversación a la que pertenece un mensaje, pero Vault solo exporta los mensajes que coinciden con tu búsqueda.
  • En las salas no organizadas en conversaciones y en los chats de grupo creados a partir de principios de diciembre del 2020, se incluyen en la vista previa y en la exportación los mensajes enviados 12 horas antes y 12 horas después del mensaje que coincide con la búsqueda.
  • Si las conversaciones son largas, solo se incluyen en la vista previa los 1000 mensajes más recientes. Sin embargo, una exportación de los resultados de búsqueda incluye todos los mensajes que coincidan con tu consulta o que aporten contexto, incluso los que no aparecen en la vista previa.

Utilizar la versión clásica de Vault

Haz clic más abajo para abrir los pasos de la versión clásica de Vault (ediscovery.google.com). Ir a los pasos de la versión nueva de Vault

Buscar mensajes de Chat en ediscovery.google.com

Buscar mensajes en Chat

  1. Crea un asunto o haz clic en alguno que ya tengas.
  2. En el panel de la izquierda, haz clic en Buscar.
  3. Selecciona Chat como el tipo de datos que quieres buscar.
  4. Elige una Fuente:
    • Todos los datos: busca en todos los mensajes de tu organización.
    • Datos con retenciones: busca todos los mensajes del asunto que tengan retenciones aplicadas.
    • Datos sin procesar: busca en el contenido que se ha identificado como parcialmente procesado.
  5. Elige un método de búsqueda:
    • Cuentas concretas: introduce hasta 5000 direcciones de correo electrónico de cuenta. 
    • Unidad organizativa: busca en una unidad organizativa concreta. Si seleccionas una que contenga suborganizaciones, también se buscará en todas ellas.
    • Espacios de chat: busca en uno o varios espacios de Chat.
  6. (Opcional) Si seleccionas Cuentas concretas o Unidad organizativa, puedes marcar la casilla que permite incluir resultados de los espacios de Chat. Vault buscará en un espacio de Chat solo si un usuario que esté incluido en la búsqueda es miembro de él.
  7. Si seleccionas Espacios de chat, haz clic en Buscar espacios de chat. Para seleccionar un espacio de Chat, sigue estos pasos:
    1. En el cuadro de diálogo, introduce un miembro del espacio de Chat y haz clic en Siguiente.
    2. Introduce un espacio de Chat y haz clic en él para seleccionarlo. Repite este proceso para añadir más espacios de Chat.
    3. Una vez que hayas añadido todos los espacios de Chat en los que quieras buscar, haz clic en Listo.
  8. (Opcional) En Fecha de envío, selecciona un periodo:
    Nota: Si indicas fechas, Vault devuelve todas las conversaciones que tengan mensajes enviados o recibidos durante ese periodo y que coincidan con los términos de consulta. Los resultados también pueden incluir mensajes que coincidan con los términos de búsqueda, pero que no se hayan enviado o recibido durante el periodo indicado.
    • Si introduces una fecha de inicio, Vault devuelve todos los mensajes enviados de esa fecha en adelante.
    • Si introduces una fecha de finalización, Vault devolverá todos los mensajes enviados ese día o antes.
  9. (Opcional) Elige una zona horaria para que Vault restrinja la búsqueda a esa zona. No obstante, los resultados de búsqueda se mostrarán y se exportarán en GMT. 
  10. (Opcional) En Términos, incluye términos de búsqueda. Puedes hacer búsquedas más complejas mediante operadores de búsqueda.
  11. Haz clic en una de las siguientes opciones:
    • Buscar: se hace una búsqueda.
    • Exportar: no se genera ninguna vista previa de los resultados de búsqueda, que se exportan directamente.
  12. (Opcional) Haz clic en la flecha hacia abajo Buscar para seleccionar alguna de estas opciones:
    1. Restablecer: se borra el formulario de búsqueda.
    2. Duplicar el formulario de búsqueda: se abre otro formulario de búsqueda debajo del actual, rellenado con la información que habías introducido anteriormente.

Vista previa de los resultados de búsqueda de Chat

La vista previa de búsqueda incluye los siguientes elementos:

  • Fragmento: se trata de una breve sinopsis de la conversación.
  • Propietario: son los participantes de un intercambio de mensajes directos o la sala en la que se ha mantenido la conversación. 
  • Enviado por última vez: muestra la fecha del último mensaje. Si un usuario edita un mensaje, la fecha del último envío podría cambiar. Sin embargo, eliminar mensajes no tiene ningún efecto en la fecha.

Cuando abres un mensaje, se muestra toda la conversación. En el caso de conversaciones muy largas, en la vista previa solo se incluyen los 1000 mensajes más recientes. No podrás ver los mensajes anteriores de la conversación. Sin embargo, cuando se realice una exportación, se incluirán todos los mensajes que coincidan con tus criterios de búsqueda.

Nota: Vault solo exporta los mensajes que coinciden con los términos de búsqueda. Si necesitas exportar más mensajes de Chat, vuelve atrás y modifica los términos de búsqueda.

Exportar mensajes de Chat

Cuando tengas todos los resultados de búsqueda que necesitas, puedes hacer lo siguiente: 

  1. Exportar los resultados de búsqueda.
  2. Analizar los archivos exportados.
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