Utilizar Vault para hacer búsquedas en Google Chat

Para buscar tus mensajes de Google Chat en Chat, visita esta página.

Google Vault es una herramienta para administradores y personal de departamentos legales. Para usar Vault, tu administrador de Google Workspace debe configurar tu cuenta. ¿Quién es mi administrador?

Como parte de tus proyectos de descubrimiento electrónico de datos de Google Workspace, con Vault puedes buscar mensajes de Google Chat, revisar el contenido de los mensajes, ver los participantes, descargar archivos adjuntos y crear una exportación de los resultados de búsqueda. 

Contenido del artículo: 

• Cuestiones que debes tener en cuenta antes de hacer búsquedas
• Ejemplos de búsquedas en Chat
• Buscar mensajes de Chat
• Previsualizar mensajes en los resultados de búsqueda

Cuestiones que debes tener en cuenta antes de hacer búsquedas

Antes de buscar mensajes, te recomendamos revisar los mensajes de Chat admitidos en Vault y las Preguntas frecuentes acerca de la búsqueda de Vault.

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Qué datos se pueden buscar y exportar

Se pueden buscar y exportar:

• Mensajes, incluidos sus archivos adjuntos, enviados con el historial activado
• Contenido de archivos adjuntos basados en texto
• Metadatos de archivos adjuntos
• Mensajes directos (MDs) enviados por usuarios externos a tus usuarios
• Mensajes enviados por usuarios externos en los mensajes de grupo y los espacios de tu organización

No se pueden buscar ni exportar:

• Mensajes enviados con el historial desactivado
• Archivos enlazados
• Mensajes de espacios de Chat externos
• Mensajes de vista previa

Consulta información detallada en el artículo Servicios y tipos de datos admitidos y en las siguientes secciones.

(Actualizado) Buscar mensajes de Chat en cuentas, unidades organizativas o conversaciones de grupo y espacios concretos

Búsqueda basada en cuentas: busca mensajes enviados o recibidos en cuentas concretas o en todas las cuentas de una unidad organizativa. De forma predeterminada, solo se buscan mensajes directos (MDs) y mensajes de grupo (en conversaciones de grupo creadas antes de principios de diciembre del 2020). Si quieres, puedes incluir mensajes en espacios de Chat a los que pertenecieran las cuentas. Más información

Búsqueda basada en espacios de Chat: busca mensajes en conversaciones de grupo creadas a partir de principios de diciembre del 2020, así como en espacios. No puedes hacer búsquedas en todos los espacios. Para seleccionar espacios y conversaciones de grupo concretos, debes introducir la cuenta de un miembro del espacio. Más información sobre las diferencias entre los mensajes de grupo y los espacios

(Actualizado) Filtrar resultados mediante términos de búsqueda

Puedes filtrar los resultados de tu búsqueda por fecha de envío, zona horaria y otros términos, como palabras clave, tipo de archivo adjunto y tipo de sala. Más información sobre los operadores de búsqueda de Chat

Vault asocia las condiciones de búsqueda con los mensajes. Solo se devuelven los mensajes que cumplan todas las condiciones. Para obtener más información, revisa estos ejemplos.

Algunos archivos adjuntos de mensajes no se pueden buscar ni exportar

Los archivos compartidos con enlaces no se buscan ni exportan: cuando un usuario comparte un archivo almacenado en Drive a través de Chat, en los mensajes que se envían no se adjunta una copia del archivo correspondiente, sino que se incluye un enlace a él. Puedes buscar por la URL del archivo, pero Vault no indexa el título ni el contenido del archivo. Estos archivos adjuntos basados en enlaces no se incluyen cuando buscas o exportas mensajes de Chat.

Los archivos que se adjuntan directamente a los mensajes se buscan y exportan: cuando se adjuntan archivos directamente a mensajes de Chat, Vault indexa el nombre del archivo para poder buscarlo. Vault también indexa el contenido de la mayoría de los tipos de archivo basados en texto (por ejemplo, los archivos con extensiones .pdf, .xlsx y .docx). Estos archivos adjuntos se tienen en cuenta al buscar y exportar mensajes de Chat, y también están sujetos a las reglas de conservación y a las retenciones de Chat.

Vista previa de un máximo de 1500 mensajes

Puedes previsualizar hasta 1500 mensajes en los resultados de búsqueda, incluidos los mensajes que se proporcionan para aportar contexto. Para obtener más información sobre los mensajes contextuales, consulta el apartado Previsualizar mensajes en los resultados de búsqueda de esta página.

(Actualizado) Vault hace búsquedas en espacios de Chat en función de la pertenencia a ellos

En las búsquedas basadas en cuentas, Vault busca en los espacios de Chat a los que pertenece la cuenta en la que se hace la búsqueda o cualquier cuenta de la unidad organizativa. Si la cuenta ya no pertenece a un espacio de Chat, Vault solo busca en los mensajes enviados antes de abandonarlo.

Espacios de chat y usuarios externos: no puedes buscar los mensajes que hayan enviado los usuarios de tu organización en espacios de Chat creados por otras organizaciones.

Puedes buscar mensajes enviados por usuarios externos en espacios de Chat creados por usuarios de tu organización.

Datos retenidos: puedes limitar tu búsqueda a datos retenidos, es decir, mensajes asociados a una cuenta de usuario que esté sujeta a una retención. En ese caso, Vault busca mensajes si un usuario sujeto a una retención que coincide con tus parámetros de búsqueda pertenecía al espacio. Si todos los usuarios sujetos a una retención abandonan el espacio de Chat, al buscar mensajes retenidos, solo se devolverán los mensajes que se hayan enviado antes de que el último usuario sujeto a una retención dejara el espacio.

(Actualizado) Vault puede buscar en mensajes de Chat que algunos usuarios no ven

Cuando los participantes de un mensaje directo o chat de grupo están sujetos a retenciones o a reglas de conservación diferentes, es posible que algunos participantes vean el historial de mensajes, mientras que otros no. 

Por ejemplo, el participante 1 se encuentra en una unidad organizativa sujeta a una regla de conservación que purga los mensajes directos al cabo de 7 días. El participante 1 chatea con el participante 2, que está en una unidad organizativa sujeta a una regla que conserva indefinidamente los mensajes directos. Siete días después de que el participante 1 intercambie un mensaje directo con el participante 2, el participante 1 perderá el acceso al mensaje directo. Sin embargo, como los mensajes directos del participante 2 se conservan de forma indefinida, no se purgan y el participante 2 sigue teniendo acceso a ellos.

En las búsquedas de Vault en las que se especifique el participante 1, no se devolverán mensajes que superen su regla de conservación de 7 días ni el periodo de conservación estándar de 30 días definido en Chat. En las búsquedas de Vault en las que se especifique el participante 2, se devolverán todos los mensajes que aún no se hayan purgado.

Ejemplos de búsquedas en Chat

Cómo se aplican los términos de búsqueda a los mensajes de los espacios de Chat

Por ejemplo, supongamos que tienes un espacio con el siguiente intercambio de mensajes:

    Participante 1: hola

    Participante 2: buenas

 

Si utilizas términos de búsqueda, entonces la búsqueda, la vista previa y la exportación de los mensajes se lleva a cabo de la siguiente manera:

Término de búsqueda	Comportamiento de búsqueda, vista previa y exportación de los espacios de Chat
hola	Búsqueda: solo se devuelve el mensaje del participante 1 porque es el único que coincide con el término de búsqueda. Vista previa y exportación: se incluye el mensaje del participante 1 y todos los mensajes del espacio o de la conversación (en el caso de las salas organizadas en conversaciones) que se han enviado en las 12 horas anteriores y las 12 horas posteriores.
buenas	Búsqueda: solo se devuelve el mensaje del participante 2 porque es el único que coincide con el término de búsqueda. Vista previa y exportación: se incluye el mensaje del participante 2 y todos los mensajes del espacio o de la conversación (en el caso de las salas organizadas en conversaciones) que se han enviado en las 12 horas anteriores y las 12 horas posteriores.
hola buenas	No se devuelven mensajes ni se exportan porque ninguno de los mensajes contiene ambos términos de búsqueda.
hola from:[e-mail]	Búsqueda: solo se devuelve el mensaje del participante 1 porque es el único que coincide con los dos términos de búsqueda. Vista previa y exportación: se incluye el mensaje del participante 1 y todos los mensajes del espacio o de la conversación (en el caso de las salas organizadas en conversaciones) que se han enviado en las 12 horas anteriores y las 12 horas posteriores.
hola from:[e-mail]	No se devuelven mensajes ni se exportan porque ninguno de los mensajes coincide con ambos términos de búsqueda.
‐hola from:[e-mail]	No se devuelven ni exportan los mensajes de la conversación de muestra porque no hay ningún mensaje individual que coincida con los dos términos de búsqueda.
‐hola from:[e-mail]	Búsqueda: solo se devuelve el mensaje del participante 2 porque es el único que coincide con el término de búsqueda. Vista previa y exportación: se incluye el mensaje del participante 2 y todos los mensajes del espacio que se han enviado en las 12 horas anteriores y las 12 horas posteriores.

Buscar mensajes de Chat

1. Inicia sesión en vault.google.com.
2. Haz clic en Asuntos. Para buscar datos se utilizan asuntos, que son espacios de trabajo de tus proyectos de Vault. Los asuntos te permiten agrupar retenciones, búsquedas y exportaciones relacionadas. Los asuntos no restringen los datos que puedes buscar, ya que todos los datos a los que se puede acceder se pueden buscar desde cualquier asunto.
3. Si el asunto en el que quieres ejecutar la consulta de búsqueda ya existe, haz clic en él para abrirlo. De lo contrario, crea un asunto:
   1. Haz clic en Crear asunto.
   2. Introduce el nombre del asunto y, si quieres, una descripción.
   3. Haz clic en Crear.

   Se abrirá automáticamente la pestaña Buscar.

4. Selecciona Chat como servicio.
5. Selecciona los datos de origen que quieres buscar:
   • Todos los datos: busca en todos los mensajes de tu organización.
   • Datos retenidos: busca solo en los mensajes del asunto que tengan retenciones aplicadas.
6. Selecciona la entidad en la que quieres realizar la búsqueda:
   • Cuentas concretas: introduce hasta 5000 direcciones de correo electrónico de cuenta.
   • Unidad organizativa: busca en las cuentas de una unidad organizativa secundaria concreta.

   • No puedes hacer búsquedas en la unidad organizativa superior (toda la organización). Si seleccionas esa unidad, no se devolverá ningún resultado. 
   • Si la unidad organizativa tiene unidades organizativas secundarias, se buscará también en las cuentas de todas ellas.
   • Si tienes una estructura organizativa grande, es posible que no se muestren resultados al seleccionar una unidad organizativa superior. Para que eso no ocurra, debes seleccionar una unidad organizativa secundaria concreta. 
   • Cada unidad organizativa debe tener menos de 5000 miembros. 

• Espacios de Chat: busca en uno o varios espacios:
  1. En el cuadro de diálogo que se abre, introduce una o varias direcciones de correo electrónico de los miembros de los espacios en los que quieras buscar.
  2. Haz clic en Buscar.
  3. En la lista de espacios, selecciona aquellos en los que quieras buscar y haz clic en Añadir.

1. (Opcional) Si buscas en cuentas o en una unidad organizativa, haz clic en Incluir mensajes de espacios de Chat  para incluirlos. Vault solo busca en un espacio si alguna de las cuentas que se están examinando pertenece a ese espacio.
2. (Opcional) Selecciona una zona horaria.
3. (Opcional) En Fecha de envío, introduce un intervalo.

   Nota: Si indicas fechas, Vault devuelve todas las conversaciones que tengan mensajes enviados o recibidos durante ese periodo y que coincidan con los términos de consulta. Los resultados también pueden incluir mensajes que coincidan con los términos de búsqueda, pero que no se hayan enviado o recibido durante el periodo indicado.

   • Si introduces una fecha de inicio, Vault devolverá todos los mensajes enviados de esa fecha en adelante.
   • Si introduces una fecha de finalización, Vault devolverá todos los mensajes enviados en esa fecha o antes.
4. (Opcional) En Términos, introduce uno o más términos de búsqueda:

   Los términos de búsqueda no pueden superar los 2000 caracteres.

   • Para buscar una o varias palabras clave en el mensaje, introduce palabras precedidas por un signo más (+) y separadas por espacios. Por ejemplo, +proyecto +objetivos.
   • Para buscar frases, las palabras deben ir entrecomilladas y precedidas por el signo más (+). Por ejemplo, +"objetivos del proyecto".
   • Para buscar solo mensajes directos, introduce is:dm. Para buscar solo mensajes de espacios, introduce is:room.
   • Para buscar por cuenta, fecha o propiedades del mensaje, utiliza operadores de búsqueda.
5. Haz clic en una de estas opciones:
   • Buscar: te permite ejecutar la búsqueda y obtener una lista de mensajes que coincidan con tu consulta.
   • Exportar: puedes exportar directamente los resultados de búsqueda sin abrir la vista previa. Más información sobre las exportaciones
6. Una vez completada la búsqueda o exportación, puedes hacer lo siguiente:
   • Si quieres editar la búsqueda, haz clic en Mostrar.
   • Si quieres abrir la vista previa de un mensaje y su conversación, haz clic en él.
   • Si quieres crear una exportación de los resultados de búsqueda, haz clic en Exportar. Más información
   • Para guardar la consulta, haz clic en Guardar. Más información
   • Para borrar todos los campos e iniciar una nueva búsqueda, haz clic en Borrar.

Previsualizar mensajes en los resultados de búsqueda

Después de realizar una búsqueda, puedes revisar los mensajes que coinciden con tu consulta, ver los participantes y descargar archivos adjuntos.

Para previsualizar un mensaje, haz clic en él en la lista de los resultados de búsqueda. Se abrirá una lista de mensajes. Para proporcionar contexto para los mensajes coincidentes, Vault incluye mensajes de la misma conversación tal y como se indica a continuación:

Tipo de conversación	Mensajes contextuales en la vista previa y las exportaciones
Mensajes directos Chats de grupo Espacios organizados en conversaciones  (denominados anteriormente "salas no organizadas en conversaciones")	Mensajes enviados en las 12 horas anteriores y posteriores al momento en el que se enviaron los mensajes que coincidan con la búsqueda. Si el mensaje que coincide con la búsqueda es una respuesta que forma parte de un espacio organizado en conversaciones, el periodo se calcula a partir del mensaje principal (el mensaje al que se respondió con el mensaje que coincide con la búsqueda). Todos los mensajes principales de ese periodo se incluyen para aportar contexto, además de todas las respuestas a esos mensajes principales.
Espacios agrupados por tema (denominados anteriormente "salas organizadas en conversaciones")	Mensajes sobre el mismo tema que el mensaje que coincida con la búsqueda, enviados en las 12 horas anteriores y posteriores.

 

Nota: En el caso de las conversaciones largas, solo se muestran en la vista previa los primeros 1500 mensajes (hasta 900 MB, a partir de las 12 horas anteriores). Sin embargo, una exportación de los resultados de búsqueda incluye todos los mensajes que coincidan con tu consulta o que aporten contexto, incluso los que no aparecen en la vista previa.

 

Los mensajes con el icono  tienen uno o varios archivos adjuntos. Para descargar un archivo adjunto, previsualiza en mensaje y haz clic en Descargar.