Aan de slag met zoeken en exporteren

Welkom bij Google Vault. In deze handleiding ziet u hoe u snel kunt beginnen met het zoeken naar en exporteren van de gegevens van uw organisatie in Vault.

Get started with search and export

1. Log in bij Vault

Vault heeft een eigen interface, apart van andere Google Apps.

Log in bij Vault

2. Maak een kwestie

Een kwestie in Vault is een virtuele opslagruimte voor alle gegevens die te maken hebben met een onderzoek. Zonder kwestie kunt u niet zoeken in Vault.

U kunt eenvoudig kwesties delen met anderen, inclusief externe gebruikers.

3. Zoeken naar berichten in Gmail en de klassieke versie van Hangouts

In een groot domein met veel gebruikers kan het lastig zijn berichten te zoeken. Soms vindt u te veel berichten en soms vindt u er niet genoeg. Met de juiste zoektermen vindt Vault echter precies de berichten die u zoekt.

Uw zoekresultaten tellen

Een snelle manier om de effectiviteit van een zoekopdracht te bepalen, is met de functie Resultaten tellen. U vindt deze functie onder de pijl-omlaag naast Zoeken. Vault telt het aantal berichten dat overeenkomt met de zoekcriteria. U kunt dan de zoekopdracht verbreden of verfijnen, afhankelijk van de vereisten van de kwestie.

U heeft te veel berichten gevonden

Ga als volgt te werk om het aantal berichten dat Vault voor u heeft gevonden, te verminderen:

  • Zoekt u berichten die zijn verzonden door specifieke gebruikers? Voer in het veld 'Accounts' een naam in, of probeer zoekoperators te gebruiken, zoals from:gebruiker1@bedrijf.com en to:gebruiker2@bedrijf.com.
  • Zoekt u een specifieke reeks woorden? In veel organisaties bevat Gmail miljoenen berichten, met daarin de meestgebruikte woorden in elke taal. U merkt misschien dat de woorden die u zoekt, vaak voorkomen in berichten die niet van toepassing zijn voor de kwestie. Probeer dan woorden te groeperen in woordreeksen binnen aanhalingstekens.
  • Vindt u te veel exemplaren van hetzelfde bericht? Vault slaat meerdere versies op van het bericht terwijl de afzender het bericht opstelt. Als u niet zo veel berichten wilt zien, klikt u op het vakje Concepten uitsluiten en worden deze berichten verwijderd uit de zoekresultaten.
  • Wilt u bepaalde berichten uitsluiten van uw zoekopdracht? Gebruik een streepje (-) om berichten te verwijderen uit de zoekopdracht. Met bijvoorbeeld -subject:vakantie worden alle berichten met een onderwerp met daarin het woord 'vakantie' verwijderd.

 

U heeft niet genoeg berichten gevonden

Ga als volgt te werk om meer berichten te vinden:

  • Controleer uw zoektermen. Deze kunnen het aantal zoekresultaten beperken.
  • U kunt alleen zoeken naar berichten in accounts waaraan een Vault-licentie is toegewezen. Berichten in accounts zonder licentie worden niet bewaard en kunnen niet worden geopend via Vault. Zie Vault-licenties toewijzen als uw organisatie licenties toewijst aan een deel van het domein.
  • Alle berichten in een gesprek worden door Vault als één gesprek weergegeven.

    Een samengevouwen gesprek:

     

    Klik op het gesprek om de berichten uit te vouwen. Klik op individuele berichten om deze te lezen:

Meer zoektips

Dit zijn enkele aanvullende zoekopdrachten die u kunt gebruiken om de juiste berichten voor uw kwestie te vinden.

Hoe doet u het volgende Voorbeeldzoekopdracht
Alle berichten zoeken die zijn verzonden naar of vanuit een extern domein Met deze zoekopdracht worden alle berichten getoond die zijn verzonden naar of van het externe domein, ongeacht de afzender:
(from:solarmora.com OR to:solarmora.com)
Alleen chatberichten zoeken Met deze zoekopdracht worden alleen chatberichten getoond en worden e-mailberichten uitgesloten.
is:chat
Sommige woorden zoeken en andere woorden uitsluiten Met deze zoekopdracht worden de woorden 'vergadering' en 'vergaderen' getoond, maar niet 'vergaderruimte' of 'vergaderverslag':
(vergader* -vergaderruimte -vergaderverslag)
Woorden zoeken die in een bericht bij elkaar in de buurt staan Met deze zoekopdracht wordt 'niet doorsturen' getoond, maar 'niet aan de leverancier doorsturen' niet. Gebruik een getal tussen de 1 en de 50.
("niet AROUND 3 doorsturen")
Verwijderde berichten met een door de gebruiker toegepast label uitsluiten Met deze zoekopdracht worden alle verwijderde berichten uitgesloten waarop door de gebruiker het label 'reizen' is toegepast:
-(label:^deleted AND label:reizen)
Specifieke soorten bijlagen zoeken Met deze zoekopdracht worden alle berichten met pdf-bijlagen getoond:
(has:attachment filename:pdf)
Berichten uitsluiten die in de quarantaine zijn geplaatst

Met deze zoekopdracht worden berichten in de beheerdersquarantaine uitgesloten:
-label:^admin_quarantine

Een zoekopdracht verfijnen

Bij het bekijken van uw zoekopdracht staan de termen die u heeft ingevoerd boven aan het scherm.

Klik op de zoekbalk om het formulier 'snel zoeken' te openen en uw termen aan te passen.

4. In Drive zoeken naar bestanden

Als u in Drive zoekt naar bestanden moet u per accountnaam of organisatie-eenheid (met minder dan 5000 gebruikers) zoeken. Vault doorzoekt de bestandsnamen en de inhoud van ondersteunde bestandstypen.

Bestandstypen die worden geïndexeerd in Vault
Opmerking: Klanten van Google Apps for Government kunnen niet zoeken in de inhoud van bestanden. Ze kunnen echter wel zoeken in bestandsnamen en andere bestandseigenschappen.
U kunt in Vault een voorbeeld bekijken van bestanden in Google Apps en de meeste soorten door gebruikers geüploade bestanden.

5. Uw zoekopdracht opslaan

Nadat u uw zoekparameters heeft bepaald, kunt u de zoekopdracht opslaan en deze zoekopdracht later weer eenvoudig en snel uitvoeren Opgeslagen zoekopdrachten zijn dynamisch. Dat houdt in dat als u in de toekomst dezelfde zoekopdracht weer uitvoert, ook de berichten en bestanden worden getoond die zijn gemaakt sinds de laatste keer dat u de zoekopdracht heeft uitgevoerd.

6. Exporteren en analyseren

Doe het volgende nadat u de berichten of bestanden heeft gevonden die u nodig heeft voor uw kwestie: 

  1. Exporteer de zoekresultaten.
  2. Begin met het analyseren van de geëxporteerde bestanden.

Andere taken in Vault

Dit zijn enkele andere taken die u kunt uitvoeren als u de juiste Vault-rechten heeft:

  • U kunt specifieke berichten en bestanden bewaren volgens de bewaarverplichtingen van uw organisatie. Controleer uw bewaarbeleid en update dit indien nodig.
  • U kunt bewaarplichten plaatsen op individuele gebruikers of organisatie-eenheden om gegevens te bewaren. Berichten en bestanden die onder een bewaarplicht vallen, worden nooit verwijderd, ongeacht de andere bewaarinstellingen die van toepassing zijn. 
  • U kunt de rechten bekijken waarmee wordt bepaald wat andere gebruikers kunnen doen in Vault.

 

Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?