Google Vault is bedoeld voor beheerders en juridisch personeel. Voordat u Vault kunt gebruiken, moet uw Google Workspace-beheerder uw account instellen. Wie is mijn beheerder?
Deze gids bevat een overzicht van de eDiscovery-functies van Google Vault, waarmee u de Google Workspace-gegevens van uw organisatie kunt zoeken en exporteren.
- Stap 1: Inloggen bij Vault
- Stap 2: Een kwestie maken
- Stap 3: Zoeken naar gegevens
- Stap 4: Een voorbeeld van uw resultaten bekijken
- Stap 5: Uw zoekopdracht opslaan
- Stap 6: Exporteren en analyseren
- Andere taken in Vault
Stap 1: Inloggen bij Vault
Ga naar https://vault.google.com en log in met uw Google Workspace-account.
Als u niet kunt inloggen bij Vault, vraagt u uw Google Workspace-beheerder Vault in te schakelen voor u.
Stap 2: Een kwestie maken
Als u gebruikersgegevens wilt zoeken en exporteren, maakt u een werkruimte die een kwestie wordt genoemd. U kunt een kwestie zien als een map waarin u uw zoekopdrachten en exportpakketten opslaat. U kunt kwesties makkelijk delen met anderen, inclusief externe gebruikers.
- Klik op Kwesties
Maken.
Als u de optie Maken niet ziet, vraagt u uw Google Workspace-beheerder u de vereiste rechten te geven.
- Voer een naam en eventueel een beschrijving in voor de kwestie.
- Klik op Create (Maken).
Maken.
Stap 3: Zoeken naar gegevens
Toen u in stap 2 een kwestie maakte, werd deze geopend op het tabblad Zoeken. U kunt nu een zoekopdracht starten.
Als u het tabblad Zoeken niet ziet, vraagt u uw Google Workspace-beheerder u de vereiste rechten te geven.
- Selecteer een Google-service om in te zoeken, zoals Gmail.
- Voer de zoekparameters in. U kunt kiezen in welke accounts u wilt zoeken en welke voorwaarden u wilt gebruiken. Bijvoorbeeld:
-
Berichten zoeken die zijn verstuurd door specifieke gebruikers: Voer een e-mailadres in het veld Accountmailadressen in. Of gebruik zoekoperators, zoals from:user1@example.com en to:user2@example.com.
-
Berichten zoeken met een specifieke woordgroep: In veel organisaties bevat Gmail miljoenen berichten, met daarin de meestgebruikte woorden in elke taal. Probeer dan woorden te groeperen in woordgroepen binnen aanhalingstekens. zoals "vertrouwelijk project X". Opmerking: bij het zoeken worden de hoofdletters en interpunctie van woordgroepen tussen aanhalingstekens genegeerd.
-
Behalve conceptmails: Gmail slaat versies van een conceptbericht op terwijl de afzender het bericht opstelt. Als u niet zo veel berichten wilt zien, vinkt u het vakje aan voor Behalve conceptmails. Deze berichten worden dan verwijderd uit de zoekresultaten.
-
Overeenkomsten uitsluiten: Als u bepaalde gegevens niet wilt zien in een zoekopdracht, zet u een streepje (‑) voor de zoekterm. Met bijvoorbeeld -subject:vakantie worden alle berichten met een onderwerp met daarin het woord 'vakantie' uitgesloten.
Meer informatie over zoeken in Gmail, Drive en Meet, Chats, Agenda, Groepen en Voice. Ga hieronder naar Meer zoektips voor berichten voor meer zoektips voor Gmail.
-
- (Optioneel, ondersteund voor Gmail en Groepen) Als u denkt dat een zoekopdracht te veel resultaten zal opleveren, waardoor het lang duurt voordat deze is verwerkt, kunt u op Aantal klikken. Met Aantal wordt het aantal resultaten sneller vermeld dan als u een volledige zoekopdracht uitvoert.
Als u de zoekopdracht wilt verfijnen, klikt u op Uitvouwen en bewerkt u de zoekparameters.
-
Klik op Zoeken. Nadat de zoekopdracht is voltooid, wordt er een tabel met de resultaten geopend in Vault.
Beperkingen tijdens het zoeken:
-
Definitief verwijderde gegevens: Vault kan alleen gegevens zoeken en retourneren die niet definitief uit de productiesystemen van Google zijn verwijderd. Vault bewaart niet automatisch de gegevens van uw organisatie. U moet bewaarregels of bewaarplichten instellen, zodat u zeker weet dat u bepaalde gegevens kunt zoeken en exporteren.
-
Drive-items: Als u zoekt in Drive, kunt u zoeken naar tekst in bestanden, zoals Microsoft Word, Excel en PowerPoint, pdf, HTML, txt en rtf. U kunt niet zoeken in video-, audio-, afbeeldings- of binaire bestanden.
-
Jokertekenfout: Vault kan geen zoekresultaten retourneren als een zoekoperator met jokertekens overeenkomt met 100 of meer woorden in het account van een gebruiker. Als
subj:voe*bijvoorbeeld te veel overeenkomsten oplevert, kunt u zoeken naarsubj:voer*(om 'voer' te vinden) ensubj:voet*(om 'voet' en 'voetbal' te vinden). U kunt niet zoeken met jokertekens in Chat, Drive en Voice.
-
| Doel | Voorbeeldzoekopdracht |
|---|---|
| Alle berichten zoeken die zijn verstuurd naar of vanuit een extern domein | Met deze zoekopdracht worden alle berichten getoond die zijn verstuurd naar of van het externe domein, ongeacht de afzender:
|
| Alleen chatberichten zoeken | Met deze zoekopdracht worden alleen chatberichten getoond en worden e-mailberichten uitgesloten.
|
| Sommige woorden zoeken en andere woorden uitsluiten | Met deze zoekopdracht worden de woorden 'vergadering' en 'vergaderen' getoond, maar niet 'vergaderruimte' of 'vergaderverslag':
|
| Woorden zoeken die in een bericht bij elkaar in de buurt staan | Met deze zoekopdracht wordt 'niet doorsturen' getoond, maar 'niet aan de leverancier doorsturen' niet. Gebruik een getal tussen 1 en 19.
|
| Verwijderde berichten met een door de gebruiker toegepast label uitsluiten | Met deze zoekopdracht worden alle verwijderde berichten uitgesloten waarop door de gebruiker het label 'reizen' is toegepast:
|
| Specifieke soorten bijlagen zoeken | Met deze zoekopdracht worden alle berichten met pdf-bijlagen getoond:
|
| Berichten uitsluiten die in quarantaine zijn geplaatst | Met deze zoekopdracht worden berichten in de beheerdersquarantaine uitgesloten:
|
Stap 4: Een voorbeeld van uw resultaten bekijken
Als u een voorbeeld van een item in de resultaten wilt bekijken, klikt u in de tabel met resultaten op een rij. Het voorbeeld wordt geopend in een zijbalk aan de rechterkant.
Gedrag van het voorbeeld:
- Berichten: Alle berichten in een gesprek worden door Vault als één e-mailgesprek weergegeven. Klik op het bericht om het gesprek uit te vouwen. Als u een voorbeeld van een individueel bericht wilt bekijken, klikt u op het betreffende bericht.
- Drive-items: U kunt een voorbeeld bekijken van Google-bestanden, zoals documenten, spreadsheets, presentaties en tekeningen, en door gebruikers geüploade bestanden, zoals docx, pdf en xlsx.
U kunt mogelijk niet van alle berichten of bestanden een voorbeeld bekijken. Het voorbeeld kan beperkt zijn, maar als u de zoekresultaten exporteert, bevat de export wel alle overeenkomende gegevens.
Stap 5: Uw zoekopdracht opslaan
Nadat u de zoekparameters heeft ingesteld, kunt u de zoekopdracht opslaan om deze later snel opnieuw te kunnen uitvoeren.
- Klik op Opslaan om de zoekopdracht op te slaan. Met deze actie worden de zoekresultaten niet opgeslagen, alleen de zoekparameters. Als u de huidige resultaten wilt opslaan, gaat u door naar de volgende stap en exporteert u de resultaten.
- Als u een opgeslagen zoekopdracht wilt openen, klikt u op Opgeslagen query's bekijken en klikt u op de zoekopdracht. Opgeslagen zoekopdrachten zijn dynamisch: als u de zoekopdracht opnieuw uitvoert, bevatten de resultaten gegevens die zijn gemaakt sinds de laatste keer dat u de zoekopdracht heeft uitgevoerd.
Stap 6: Exporteren en analyseren
- Als u de resultaten van de zoekopdracht wilt opslaan, klikt u op het tabblad Zoeken op Exporteren.
Als u de optie Exporteren niet ziet, vraagt u uw beheerder u de vereiste rechten te geven.
- Ga naar het tabblad Exports om de voortgang van de export bij te houden. Klik als de export klaar is op Downloaden. Nadat de export is gestart, heeft u 15 dagen de tijd om de exportbestanden te downloaden.
- De export bevat een gecomprimeerd bestand met de gegevens die door de zoekopdracht zijn geretourneerd. Het bevat ook een metadatabestand om de gegevens aan de bijbehorende accounts te koppelen. Gebruik software van derden om de geëxporteerde bestanden te verwerken.
Andere taken in Vault
Dit zijn andere taken die u kunt uitvoeren in Vault:
- Bewaar specifieke berichten en bestanden volgens de bewaarverplichtingen van uw organisatie.
- Controleer uw bewaarbeleid en update dit indien nodig.
- Plaats bewaarplichten op individuele gebruikers of organisatie-eenheden om gegevens te bewaren. Berichten en bestanden die onder een bewaarplicht vallen, worden nooit verwijderd, ongeacht de andere bewaarinstellingen die van toepassing zijn.
- U kunt de rechten bekijken waarmee wordt bepaald wat andere gebruikers kunnen doen in Vault.