Aan de slag: Postini-klanten

Gefeliciteerd met uw recente overstap naar G Suite en Vault. We weten dat u ervaring heeft met eDiscovery en aan de slag wilt.

Get started with search and export
Opmerking: Bekijk Aan de slag met Google Vault in de overstapgids van Postini voor uitgebreide instructies over de overstap vanuit Postini en een uitgebreidere vergelijking van functies in GMD en Vault.

1. Log in bij Vault

Vault heeft een eigen interface, apart van andere Google Apps.

Log in bij Vault

2. Maak een kwestie

Een kwestie in Vault vervult dezelfde functie als een onderzoek in Postini. Het is een virtuele opslagruimte voor alle gegevens die te maken hebben met een onderzoek. Zonder kwestie kunt u niet zoeken in Vault.

In Postini wordt altijd het laatste onderzoek geopend waaraan u heeft gewerkt. In Vault moet u echter elke keer dat u inlogt een kwestie maken of kiezen. Zo weet u zeker dat u altijd in de juiste kwestie werkt.

U kunt eenvoudig kwesties delen met anderen, inclusief externe gebruikers.

3. Zoeken naar berichten in Gmail en de klassieke versie van Hangouts

In een groot domein met veel gebruikers kan het lastig zijn berichten te zoeken. Soms vindt u te veel berichten en soms vindt u er niet genoeg. Met de juiste zoektermen vindt Vault echter precies de berichten die u zoekt.

Uw zoekresultaten tellen

Een snelle manier om de effectiviteit van een zoekopdracht te bepalen, is met de functie Resultaten tellen. U vindt deze functie onder de pijl-omlaag naast Zoeken. Vault telt het aantal berichten dat overeenkomt met de zoekcriteria. U kunt dan de zoekopdracht verbreden of verfijnen, afhankelijk van de vereisten van de kwestie.

U heeft te veel berichten gevonden

Ga als volgt te werk om het aantal berichten dat Vault voor u heeft gevonden, te verminderen:

  • Zoekt u berichten die zijn verzonden door specifieke gebruikers? Voer in het veld 'Accounts' een naam in, of probeer zoekoperators te gebruiken, zoals from:gebruiker1@bedrijf.com en to:gebruiker2@bedrijf.com.
  • Zoekt u een specifieke reeks woorden? In veel organisaties bevat Gmail miljoenen berichten, met daarin de meestgebruikte woorden in elke taal. U merkt misschien dat de woorden die u zoekt, vaak voorkomen in berichten die niet van toepassing zijn voor de kwestie. Probeer dan woorden te groeperen in woordreeksen binnen aanhalingstekens.
  • Vindt u te veel exemplaren van hetzelfde bericht? Vault slaat meerdere versies op van het bericht terwijl de afzender het bericht opstelt. Als u niet zo veel berichten wilt zien, klikt u op het vakje Concepten uitsluiten en worden deze berichten verwijderd uit de zoekresultaten.
  • Wilt u bepaalde berichten uitsluiten van uw zoekopdracht? Gebruik een streepje (-) om berichten te verwijderen uit de zoekopdracht. Met bijvoorbeeld -subject:vakantie worden alle berichten met een onderwerp met daarin het woord 'vakantie' verwijderd.

 

U heeft niet genoeg berichten gevonden

Ga als volgt te werk om meer berichten te vinden:

  • Controleer uw zoektermen. Deze kunnen het aantal zoekresultaten beperken.
  • U kunt alleen zoeken naar berichten in accounts waaraan een Vault-licentie is toegewezen. Berichten in accounts zonder licentie worden niet bewaard en kunnen niet worden geopend via Vault. Zie Vault-licenties toewijzen als uw organisatie licenties toewijst aan een deel van het domein.
  • Alle berichten in een gesprek worden door Vault als één gesprek weergegeven.

    Een samengevouwen gesprek:

     

    Klik op het gesprek om de berichten uit te vouwen. Klik op individuele berichten om deze te lezen:

Meer zoektips

Dit zijn enkele aanvullende zoekopdrachten die u kunt gebruiken om de juiste berichten voor uw kwestie te vinden.

Hoe doet u het volgende Voorbeeldzoekopdracht
Alle berichten zoeken die zijn verzonden naar of vanuit een extern domein Met deze zoekopdracht worden alle berichten getoond die zijn verzonden naar of van het externe domein, ongeacht de afzender:
(from:solarmora.com OR to:solarmora.com)
Alleen chatberichten zoeken Met deze zoekopdracht worden alleen chatberichten getoond en worden e-mailberichten uitgesloten.
is:chat
Sommige woorden zoeken en andere woorden uitsluiten Met deze zoekopdracht worden de woorden 'vergadering' en 'vergaderen' getoond, maar niet 'vergaderruimte' of 'vergaderverslag':
(vergader* -vergaderruimte -vergaderverslag)
Woorden zoeken die in een bericht bij elkaar in de buurt staan Met deze zoekopdracht wordt 'niet doorsturen' getoond, maar 'niet aan de leverancier doorsturen' niet. Gebruik een getal tussen de 1 en de 50.
("niet AROUND 3 doorsturen")
Verwijderde berichten met een door de gebruiker toegepast label uitsluiten Met deze zoekopdracht worden alle verwijderde berichten uitgesloten waarop door de gebruiker het label 'reizen' is toegepast:
-(label:^deleted AND label:reizen)
Specifieke soorten bijlagen zoeken Met deze zoekopdracht worden alle berichten met pdf-bijlagen getoond:
(has:attachment filename:pdf)
Berichten uitsluiten die in de quarantaine zijn geplaatst

Met deze zoekopdracht worden berichten in de beheerdersquarantaine uitgesloten:
-label:^admin_quarantine

Een zoekopdracht verfijnen

Bij het bekijken van uw zoekopdracht staan de termen die u heeft ingevoerd boven aan het scherm.

Klik op de zoekbalk om het formulier 'snel zoeken' te openen en uw termen aan te passen.

4. In Drive zoeken naar bestanden

Als u in Drive zoekt naar bestanden moet u per accountnaam of organisatie-eenheid (met minder dan 5000 gebruikers) zoeken. Vault doorzoekt de bestandsnamen en de inhoud van ondersteunde bestandstypen.

Bestandstypen die worden geïndexeerd in Vault
Opmerking: Klanten van Google Apps for Government kunnen niet zoeken in de inhoud van bestanden. Ze kunnen echter wel zoeken in bestandsnamen en andere bestandseigenschappen.
U kunt in Vault een voorbeeld bekijken van bestanden in Google Apps en de meeste soorten door gebruikers geüploade bestanden.

5. Uw zoekopdracht opslaan

Nadat u uw zoekparameters heeft bepaald, kunt u de zoekopdracht opslaan en deze zoekopdracht later weer eenvoudig en snel uitvoeren Opgeslagen zoekopdrachten zijn dynamisch. Dat houdt in dat als u in de toekomst dezelfde zoekopdracht weer uitvoert, ook de berichten en bestanden worden getoond die zijn gemaakt sinds de laatste keer dat u de zoekopdracht heeft uitgevoerd.

6. Exporteren en analyseren

Doe het volgende nadat u de berichten of bestanden heeft gevonden die u nodig heeft voor uw kwestie: 

  1. Exporteer de zoekresultaten.
  2. Begin met het analyseren van de geëxporteerde bestanden.

Andere taken in Vault

Dit zijn enkele andere taken die u kunt uitvoeren als u de juiste Vault-rechten heeft:

  • U kunt specifieke berichten en bestanden bewaren volgens de bewaarverplichtingen van uw organisatie. Controleer uw bewaarbeleid en update dit indien nodig.
  • U kunt bewaarplichten plaatsen op individuele gebruikers of organisatie-eenheden om gegevens te bewaren. Berichten en bestanden die onder een bewaarplicht vallen, worden nooit verwijderd, ongeacht de andere bewaarinstellingen die van toepassing zijn. 
  • U kunt de rechten bekijken waarmee wordt bepaald wat andere gebruikers kunnen doen in Vault.

Functievergelijking van Postini en Vault

Nu u bent overgestapt naar G Suite, kunt u de eDiscovery-beleidsregels en -procedures van uw organisatie opnieuw evalueren, zodat u het maximale kunt halen uit de verbeterde functies die u krijgt bij de overstap van GMD naar Vault.

Vault-functie Voordelen voor de klant
Gemaakt voor G Suite en Gmail U heeft uitgebreidere zoekopties:
  • Vault is geïntegreerd met andere Google-services, inclusief chat en Drive.
  • Er is geen limiet aan het aantal accounts dat u kunt doorzoeken of de periode die u kunt opgeven. U kunt met één zoekopdracht zoeken in alle Gmail-berichten in uw domein.
  • Berichten zijn beschikbaar in Vault zodra ze zijn ontvangen in Gmail.
  • Vault biedt volledige ondersteuning voor de zoekoperators die worden gebruikt door Gmail en Drive, evenals Booleaanse zoekopdrachten en zoekopdrachten met jokertekens.
Flexibel bewaarbeleid U kunt nu specifieke berichten bewaren, gebaseerd op organisatie-eenheid, zoektermen en/of datum verzonden. Controleer uw bewaarbeleid en update dit indien nodig.
Opmerking: Momenteel kan Vault geen bestanden in Drive bewaren of er een bewaarplicht op plaatsen.
Doelgerichte bewaarplichten U kunt nu juridische bewaarplichten plaatsen, gebaseerd op gebruikersaccount, datum verzonden en/of zoektermen.
Onbeperkt bewaren Uw organisatie is niet meer gebonden aan de bewaarperiode van tien jaar van GMD. Vault kan berichten voor onbepaalde tijd bewaren.
Opslag op dezelfde plaats Omdat Vault volledig is geïntegreerd met andere Google-services, hoeft u geen dubbel archief bij te houden.

Bekijk de volgende gedeelten voor aanvullende informatie over Vault-functies.

Postini-functies die beschikbaar zijn in Vault

Deze functies bestaan al in Vault, u kunt ze meteen gebruiken.

Postini-functie Vault-functie
Zoeken in gearchiveerde e-mails Zoeken in Gmail-gegevens

Zoek en exporteer berichten in Gmail voor eDiscovery- en compliancedoeleinden.

Geavanceerde Booleaanse zoekopdrachten Zoekoperators

Gebruik geavanceerde zoekoperators, inclusief Booleaanse operators, Gmail-operators en het jokerteken.

Zoeken op basis van identiteit Zoeken in Gmail-gegevens 

Zoek Gmail-berichten gebaseerd op een of meer gebruikersaccounts.

Onderzoeksbeheer Kwesties maken en organiseren

Maak een kwestie om uw onderzoeken te beheren en uw archiefzoekopdrachten te ordenen. In Vault is een kwestie een opslagruimte voor alle gegevens van een bepaalde zaak of onderzoek.

Bewaarplichten voor gebruikers Juridische bewaarplichten

Plaats een juridische bewaarplicht op een account om de Gmail-gegevens van een gebruiker te bewaren. U opent de bewaarde gegevens in Vault door te zoeken.

Zoeken beperken Vault-rechten

Configureer rollen voor uw domein en wijs deze toe aan Vault-gebruikers.

Berichtsamenvattingen, uitgebreide berichtweergave, bijlagen weergeven Een voorbeeld van zoekresultaten bekijken

Bekijk zoekresultaten, inclusief gesprekken, informatie uit kopteksten en bestandsinhoud, voordat u deze exporteert.

Archiefrapporten Rapporten en controles

Bekijk de acties die gebruikers hebben uitgevoerd toen ze waren ingelogd bij Vault.

Een bewaarplicht plaatsen op opgeslagen zoekresultaten Doelgerichte bewaarplicht

Gebruik bewaarplichten om te voorkomen dat bepaalde berichten worden verwijderd uit het archief. Bewaarplichten kunnen worden geplaatst op individuele gebruikers of organisatie-eenheden, of volgens specifieke zoektermen.

Opgeslagen resultaten exporteren Zoekresultaten exporteren

Exporteer berichten en bestanden voor uitgebreidere analyse of om deze te delen met niet-Vault-gebruikers.

Bewaren per organisatie-eenheid Bewaarregels

Stel bewaarbeleid in voor individuele gebruikers of organisatie-eenheden.

Postini-functies die niet beschikbaar zijn in Vault

Deze functies worden niet ondersteund door Vault:

  • Verzamelarchieven: Vault archiveert alleen gebruikers die zijn ingeschreven bij G Suite.
  • Ondersteuning voor Lotus Notes™: GMD ondersteunde het invoegen van Lotus Notes-logboeken. Lotus Notes wordt niet ondersteund door Vault.
  • Invoegen van niet-standaard Exchange-logboeken: Vault accepteert alleen standaard logboeken in RFC 822 MIME (of multipart) met logboekrapporten in tekst of platte tekst, of tekst of HTML MIME-delen. Vault accepteert geen logboeken in andere indelingen. Ook worden geen bcc-berichten geaccepteerd die zijn doorgestuurd naar het logboekadres dat niet is opgenomen in een logboekindeling.
  • Meldingen in Exchange-logboeken: Vault heeft niet de mogelijkheid de logboekstroom van Exchange-logboeken te volgen vanaf de e-mailserver van een klant, en de klant e-mailmeldingen te sturen bij gebeurtenissen.
  • Opgeslagen zoekresultaten: GMD ondersteunde de mogelijkheid zoekopdrachten en zoekresultaten op te slaan. Vault ondersteunt het opslaan van zoekopdrachten, maar niet de resultaten. Als gebruikers resultaten willen opslaan, moeten ze de gegevensreeks exporteren of er een doelgerichte juridische bewaarplicht op plaatsen.
  • Berichtgrootte: Vault is gebouwd voor Gmail. In Gmail kunnen berichten tot 25 MB worden geaccepteerd, dus gebruikers zijn beperkt tot 25 MB per bericht.
  • Mijn onderzoek: Deze functie wordt niet meer ondersteund. Gebruikers die zoekopdrachten willen uitvoeren voor discovery of een onderzoek, of om een juridische bewaarplicht te plaatsen, moeten een kwestie maken in Vault. Dit komt overeen met het uitvoeren van een zoekopdracht via een kwestie met naam in GMD. De sectie 'Mijn onderzoek' van elke gebruiker wordt door Google overgezet naar Vault.
  • Lookup: De GMD-specifieke functie om het adres van een gebruiker te zoeken, wordt niet meer ondersteund. Met Vault kunnen gebruikers echter nog wel specifieke ID's zoeken. Vault zoekt automatisch een gebruikers-ID op als u dit typt in het zoekvak.
  • Venster 'Bedrijfsdirectory': In GMD kon u zoeken naar de identiteit van een gebruiker. Hierin stonden alle e-mailadressen en aliassen die zijn geregistreerd voor een gebruiker in uw berichtbeveiligingsservice. Dit type zoekopdracht wordt niet ondersteund door Vault.
  • Beveiligde FTP-overdracht: Met GMD kon u beveiligde FTP-overdrachten of -exports uitvoeren vanuit de interface. Deze functie wordt niet ondersteund door Vault. In een toekomstige versie kunt u met Vault exports in Drive beheren. Hierdoor zijn FTP-overdrachten niet meer nodig.
  • Archief handmatig legen: In GMD werd het handmatig legen van het archief ondersteund. In Vault wordt alleen het automatisch legen van gegevens in het archief ondersteund. Vault lost echter automatisch meerdere bewaarperiodes op een bepaald document op, evenals eventuele juridische bewaarplichten.
  • Resultaten sorteren op datum, van, aan en onderwerp: In Vault kunt u resultaten alleen sorteren op datum.
  • Zoeken in e-mailstroom: Deze functie is verouderd en is niet beschikbaar in Vault.
Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?