Effectuer des recherches dans Gmail à l'aide de Vault

Google Vault est conçu pour les administrateurs et le personnel juridique. Pour que vous puissiez utiliser Vault, votre administrateur Google Workspace doit configurer votre compte. Qui est mon administrateur ?

Lors de vos projets d'ediscovery sur les données Google Workspace, vous pouvez utiliser Vault pour rechercher des messages de Gmail, identifier les comptes qui vous intéressent, vérifier et imprimer le contenu des messages, et afficher et télécharger des pièces jointes.

Si votre organisation utilise le chiffrement côté client (CSE) Google Workspace avec Gmail, vous pouvez rechercher, télécharger et exporter des messages Gmail chiffrés côté client à l'aide de Vault. 

Avant de lancer une recherche

Avant de rechercher des messages, nous vous recommandons de consulter Messages Gmail disponibles dans Vault et Questions fréquentes sur la recherche dans Vault.

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Sur quelles données porte la recherche ?

Inclus dans la recherche :

• Premier méga-octet de texte et pièces jointes d'un message
• Messages en mode confidentiel envoyés par les utilisateurs de votre organisation
• En-têtes et objets des messages en mode confidentiel envoyés par des expéditeurs externes
• Brouillons, y compris les brouillons supprimés et les versions enregistrées automatiquement
• En-tête et objet non chiffrés des e-mails chiffrés côté client

Exclus de la recherche :

• Contenu des messages en mode confidentiel envoyés par des expéditeurs externes
• Fichiers associés
• Mises en page d'e-mail
• Messages envoyés par le biais d'autres services Google tels que Google Agenda ou Google Docs, sauf si le stockage complet des messages est activé
• Contenu dynamique des messages dynamiques
• Corps du texte chiffré des e-mails chiffrés côté client

Pour en savoir plus, consultez Services et types de données compatibles.

Comment faire pour exclure de la recherche Vault les brouillons enregistrés automatiquement ou supprimés ?

Les données Gmail d'un utilisateur peuvent inclure trois types de brouillons. Vous pouvez exclure tous les types de brouillons ou seulement certains dans les résultats de recherche et les exportations :

• Pour exclure tous les types de brouillons, cochez l'option Exclure les brouillons avant de lancer la recherche. Les versions de brouillons enregistrées automatiquement apparaissent toujours dans les aperçus, mais elles ne sont pas incluses dans l'exportation.
• Pour exclure les brouillons enregistrés automatiquement, ajoutez l'opérateur suivant à vos termes de recherche : ‑label:^r_ad.
• Pour exclure les brouillons supprimés et les versions enregistrées automatiquement, et inclure uniquement les brouillons non envoyés, ajoutez : ‑(label:^deleted AND label:drafts). Les versions de brouillons enregistrées automatiquement apparaîtront toujours dans les aperçus, mais elles ne seront pas incluses dans l'exportation.

Comment puis-je exclure les messages placés en quarantaine ?

Ajoutez l'opérateur suivant à vos termes de recherche : -label:^admin_quarantine.

En savoir plus sur la zone de quarantaine administrative

Pourquoi rechercher des données non traitées ?

Pour vous assurer d'obtenir toutes les données pertinentes, vous pouvez rechercher des données non traitées. Les données non traitées comprennent :

• le contenu des messages et des pièces jointes qui sont toujours en cours d'indexation par Gmail ;
• le contenu au-delà de 1 Mo pour les messages volumineux et les pièces jointes, où seul le premier Mo ;
• les pièces jointes qui n'ont pas pu être converties en texte et indexées.

Si vous recherchez toutes les données ou les données conservées, puis saisissez des termes de recherche, Vault ne peut pas mettre en correspondance les termes avec les données non traitées. Pour vous assurer de recueillir toutes les données susceptibles de correspondre à vos termes, vous pouvez rechercher des données non traitées associées aux comptes ou à l'unité organisationnelle qui vous intéresse, les exporter et les rechercher à l'aide d'un autre outil.

À propos des e-mails chiffrés côté client

Vault conserve les e-mails chiffrés côté client de la même manière que les autres fichiers.

• Vous pouvez prévisualiser les métadonnées non chiffrées des e-mails, telles que l'objet, l'expéditeur et le destinataire.
• Le contenu chiffré d'un e-mail apparaît sous la forme d'une pièce jointe smime.p7m ou smime.p7s dans l'aperçu de la recherche. Pour afficher le contenu, créez une exportation. Pour déchiffrer une exportation au format mbox, vous pouvez utiliser l'utilitaire de déchiffrement (version bêta). Pour afficher les e-mails chiffrés côté client au format PST, importez le fichier p7m de chaque utilisateur dans Microsoft Outlook.

Important : Si vous résiliez votre abonnement Google Workspace et que vous souhaitez ensuite déchiffrer les messages chiffrés côté client dans les exportations Vault, exportez le matériel de clé de vos utilisateurs à l'aide de Takeout. Sans le matériel de clé des utilisateurs, vous ne pouvez pas déchiffrer les e-mails.

En savoir plus sur le chiffrement côté client

Exemples de recherches de messages Gmail

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Rechercher les messages envoyés ou reçus par un compte spécifique

Vous pouvez rechercher les messages associés à un utilisateur spécifique, sans avoir à accéder à son compte. Lorsque vous lancez une recherche, utilisez les paramètres suivants :

• Pour les données sources, sélectionnez Toutes les données.
• Pour l'entité, sélectionnez Comptes spécifiques et saisissez l'adresse e-mail de l'utilisateur.
• (Facultatif) Affinez votre recherche à l'aide de termes en particulier, par exemple :
  • Pour rechercher uniquement les messages envoyés par le compte spécifique, saisissez from:adresse_e-mail.
  • Pour rechercher uniquement les messages reçus par le compte spécifique, saisissez to:adresse_e-mail. Cette recherche renvoie les e-mails dont le compte spécifique figurait dans les champs "À", "Cc" ou "Cci". Elle ne renvoie pas les e-mails envoyés aux groupes auxquels le compte est abonné.

Rechercher les messages envoyés entre comptes spécifiques

Vous pouvez rechercher les messages envoyés entre des utilisateurs spécifiques. Les exemples suivants concernent deux utilisateurs, mais vous pouvez ajouter plus de comptes. Lorsque vous lancez une recherche, utilisez les paramètres suivants :

• Pour les données sources, sélectionnez Toutes les données.
• Pour l'entité, sélectionnez Comptes spécifiques, puis saisissez l'adresse e-mail d'un utilisateur. Il est inutile de renseigner les deux champs ici.
• Affinez votre recherche à l'aide de termes :
  • Pour rechercher les messages envoyés entre les deux comptes, que ces comptes soient l'expéditeur ou le destinataire, saisissez from:(adresse_e-mail_1 OR adresse_e-mail_2) AND to:(adresse_e-mail_1 OR adresse_e-mail_2).
  • Pour retrouver les messages envoyés par un compte vers un autre compte, saisissez from:adresse_e-mail_expéditeur AND to:adresse_e-mail_destinataire. Remarque : Si les utilisateurs qui vous intéressent possèdent plusieurs comptes, saisissez bien tous les comptes, en suivant l'exemple précédent.

Rechercher les messages envoyés vers ou depuis un domaine externe spécifique

Vous pouvez examiner quels comptes ont envoyé ou reçu des messages d'utilisateurs d'une autre entreprise. Lorsque vous lancez une recherche, utilisez les paramètres suivants :

• Pour les données sources, sélectionnez Toutes les données.
• Pour l'entité, sélectionnez Tous les comptes.
• Affinez votre recherche à l'aide de termes :
  • Pour trouver les messages envoyés à n'importe quel utilisateur d'une autre entreprise, saisissez to:*@example.com. Cette recherche renvoie les e-mails présentant des comptes du domaine spécifié dans les champs "À", "Cc" ou "Cci". 
  • Pour rechercher les messages envoyés aux utilisateurs de votre organisation par un utilisateur d'une autre entreprise, saisissez from:*@example.com.

Rechercher les messages envoyés à un groupe

Lorsque vous recherchez des messages de groupe dans Gmail, vous ne pouvez pas indiquer l'adresse e-mail du groupe comme compte à rechercher. Utilisez plutôt les paramètres suivants :

• Pour l'entité, sélectionnez Tous les comptes.
• Pour les termes, saisissez from:adresse_groupe. Par exemple, pour rechercher les messages envoyés au groupe [e-mail], saisissez from:[e-mail].

Remarque : Si vous utilisez cette approche, des messages ne sont renvoyés que si un ou plusieurs utilisateurs s'abonnent au groupe et reçoivent des e-mails récapitulatifs, et que les messages restent disponibles dans Vault (ils ne doivent pas avoir été effacés ou supprimés définitivement).

Rechercher des messages contenant un mot ou une pièce jointe spécifiques

Vous pouvez examiner quels comptes ont envoyé ou reçu des messages contenant un mot, une expression ou une pièce jointe spécifiques. Lorsque vous lancez une recherche, utilisez les paramètres suivants :

• Pour les données sources, sélectionnez Toutes les données.
• Pour l'entité, sélectionnez Tous les comptes.
• Affinez votre recherche à l'aide de termes :
  • Pour rechercher les messages contenant un mot spécifique, saisissez mot. Si vous saisissez plusieurs mots, la recherche ne renvoie que les messages contenant tous les mots. Vault effectue des recherches dans le premier Mo de texte du message et dans les éventuelles pièces jointes. Vous ne pouvez pas limiter votre recherche au texte des pièces jointes ou au message.
  • Pour rechercher les messages contenant une expression spécifique, saisissez les mots entre guillemets, tels que "projet alpha". La recherche n'est pas sensible à la casse. Les messages contenant Projet Alpha, Projet alpha, projet Alpha ou projet alpha sont donc tous renvoyés.
  • Pour rechercher les messages comportant une pièce jointe, saisissez has:attachment. Pour rechercher des messages présentant en pièce jointe un fichier dont le nom comporte un mot clé, saisissez filename:mot.

Rechercher des messages Gmail

1. Connectez-vous à vault.google.com.
2. Cliquez sur Litiges. Vous recherchez des données dans les litiges, qui sont des espaces de travail pour vos projets Vault. Les litiges vous permettent de regrouper des obligations de conservation, des recherches et des exportations similaires. Ils ne restreignent pas vos recherches : quel que soit le litige, vous pouvez rechercher toutes les données auxquelles vous avez accès.
3. Si le litige sur lequel vous souhaitez exécuter la requête de recherche existe déjà, cliquez dessus pour l'ouvrir. Sinon, créez un litige :
   1. Cliquez sur Créer un litige.
   2. Saisissez un nom pour le litige et éventuellement une description.
   3. Cliquez sur Créer.

   L'onglet Rechercher s'ouvre.

4. Sous "Service", sélectionnez Gmail.
5. Sélectionnez les données source à rechercher :
   • Toutes les données : la recherche porte sur tous les messages de votre organisation.
   • Données conservées : la recherche porte uniquement sur les messages sous obligation de conservation pour le litige.
   • Données non traitées : la recherche porte uniquement sur les messages encore en cours de traitement ou que Gmail ne peut pas indexer. Pour en savoir plus, consultez Pourquoi rechercher les données non traitées ?
6. Sélectionnez l'entité à rechercher :
   • Tous les comptes : la recherche porte sur tous les comptes de votre organisation.
   • Comptes spécifiques : saisissez jusqu'à 500 adresses e-mail de comptes. Vault recherche l'adresse d'expéditeur et de destinataire de l'enveloppe pour les comptes indiqués. Pour une recherche par en-tête, expéditeur ou destinataire, saisissez les termes de requête dans le champ Termes.
   • Unité organisationnelle : lancez une recherche sur les comptes d'une unité organisationnelle donnée. Si vous choisissez une unité organisationnelle comportant des unités organisationnelles enfants, la recherche porte également sur les comptes des unités enfants.
7. (Facultatif) Sélectionnez un fuseau horaire.
8. (Facultatif) Saisissez une plage pour le champ Date d'envoi.
   • Si vous indiquez une date de début, Vault renvoie tous les messages envoyés à compter de cette date.
   • Si vous indiquez une date de fin, Vault renvoie tous les messages envoyés à cette date ou avant.
9. (Facultatif) Dans le champ Termes, saisissez un ou plusieurs termes de recherche :
   • Pour rechercher un ou plusieurs mots clés dans le message, saisissez des mots séparés par des espaces. Par exemple, objectifs projet.
   • Pour rechercher une expression, placez les mots entre guillemets. Par exemple, "objectifs du projet". Remarque : la recherche ne tient pas compte de la casse ni des signes de ponctuation entre guillemets.
   • Pour effectuer une recherche par compte, date, objet ou propriétés du message, utilisez des opérateurs de recherche.

   Les termes de recherche ne doivent pas dépasser 2 000 caractères.

10. (Facultatif) Pour exclure les brouillons de la recherche, activez l'option Exclure les brouillons. Lorsque cette option est désactivée, Vault affiche tous les brouillons qui correspondent à votre requête, y compris les brouillons enregistrés automatiquement.
11. (Facultatif) Pour rechercher uniquement les messages chiffrés côté client ou les exclure de votre recherche, cliquez sur Options avancées sous État chiffré côté client, sélectionnez Chiffré côté client.
    Remarque : Cette option n'est disponible que si le chiffrement côté client Google Workspace est activé.
12. Cliquez sur l'une des options suivantes :
    • Rechercher : exécutez votre recherche et affichez la liste des messages correspondant à votre requête.
    • Nombre : calculez le nombre de messages correspondant à cette requête et le nombre de comptes contenant ces messages. Pour télécharger les données du nombre de requêtes dans un fichier CSV, cliquez sur Télécharger les comptes avec des messages correspondants à la requête. En savoir plus sur l'évaluation de la portée d'une requête
    • Exporter : exportez directement les résultats de recherche sans prévisualiser les résultats. En savoir plus sur les exportations
13. Une fois la recherche, le calcul des nombres ou l'exportation terminé, vous pouvez effectuer les actions suivantes :
    • Pour modifier votre recherche, cliquez sur Développer.
    • Pour ouvrir l'aperçu d'un message et de son fil de discussion, cliquez sur le message.
    • Pour exporter vos résultats de recherche, cliquez sur Exporter. En savoir plus
    • Pour enregistrer votre requête, cliquez sur Enregistrer. En savoir plus
    • Pour effacer tous les champs et commencer une nouvelle recherche, cliquez sur Effacer.

Prévisualiser les messages dans les résultats de recherche

Après avoir effectué une recherche, vous pouvez consulter et imprimer les messages obtenus, et afficher et télécharger des pièces jointes.

1. Dans la liste des résultats, cliquez sur le message. La liste des messages du fil de discussion s'ouvre et affiche automatiquement le contenu du message le plus récent.
   • Les messages comportant l'icône  contiennent une ou plusieurs pièces jointes. Cliquez sur le message pour télécharger ou afficher la pièce jointe.
   • Les messages comportant l'icône  ont été envoyés avec le mode confidentiel de Gmail. Vous pouvez masquer ou afficher leur contenu lorsque vous les prévisualisez et les imprimez. En savoir plus
   • Les messages comportant l'icône  sont des e-mails chiffrés côté client.
   • Pour les fils de discussion longs, seuls les 100 derniers messages sont disponibles dans l'aperçu. Toutefois, lorsque vous exportez les résultats de recherche, tous les messages correspondant à votre requête sont inclus, y compris ceux qui ne se trouvent pas dans l'aperçu.
2. Pour afficher le contenu d'un message, cliquez sur celui-ci. Pour afficher le contenu de tous les messages du fil de discussion, cliquez sur Tout développer .
3. Pour afficher un message ainsi que le contenu de son en-tête, cliquez sur Original.
4. Pour imprimer un message donné, cliquez sur Imprimer. Pour imprimer tous les messages d'un fil de discussion, cliquez sur Imprimer le fil .

Exporter des e-mails chiffrés côté client

Après avoir recherché des e-mails chiffrés côté client, vous pouvez exporter une copie des données et les télécharger pour les analyser de façon plus approfondie. Pour déchiffrer les messages mbox, utilisez l'utilitaire de déchiffrement (version bêta).

Si le message chiffré contient un lien vers un fichier Google Drive, Vault ne peut pas exporter le fichier associé, même si vous avez activé l'option "Exporter les fichiers Drive associés" pour l'exportation. Vault n'a pas accès au contenu du message chiffré.

Pour exporter des données, vous devez disposer des droits Gérer les litiges, Gérer les recherches et Gérer les exportations.

1. Cliquez sur Exporter.
2. Saisissez un nom pour votre exportation.
3. Si votre organisation a mis en place des règles pour la région des données, sélectionnez la région des données pour l'exportation.

   En savoir plus sur les exportations et les régions de données Vault.

4. Choisissez un format pour les fichiers téléchargés.
5. Cliquez sur Exporter.