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Configurer des zones de quarantaine pour les e-mails

Mettre des messages en quarantaine pour examen avant leur distribution

Pour mettre en quarantaine des e-mails, vous devez être connecté en tant que super-administrateur.

La mise en quarantaine des e-mails est une fonctionnalité de l'outil de modération Google Workspace. Elle permet aux administrateurs Google Workspace de créer des paramètres pour envoyer les e-mails entrants et sortants en zone de quarantaine avant qu'ils ne soient distribués aux destinataires. En savoir plus sur l'outil de modération

Lorsque des e-mails sont mis en quarantaine, vous et les autres membres de votre organisation pouvez les examiner avant qu'ils ne soient distribués aux destinataires. La mise en quarantaine des e-mails permet d'éviter le spam, de minimiser les pertes de données et de protéger les informations confidentielles. Elle permet également de gérer les pièces jointes des messages, ce qui évite aux membres de votre organisation d'ouvrir ou d'envoyer des éléments indésirables.

En tant qu'administrateur, vous pouvez ajouter des paramètres personnalisés permettant de spécifier les messages à mettre en quarantaine dans la console d'administration Google. Vous pouvez par exemple placer en quarantaine les messages sortants contenant des informations confidentielles, les messages entrants comportant des pièces jointes ou des liens suspects, ou tous les messages contenant des informations personnelles ou sensibles, telles que des numéros de carte de crédit ou d'identification fiscale.

Lorsqu'un message est mis en quarantaine, vous pouvez effectuer l'une des actions suivantes :

  • Identifier le paramètre ayant envoyé le message en quarantaine
  • Libérer le message de la zone de quarantaine pour qu'il soit distribué au destinataire auquel il était adressé
  • Bloquer la distribution du message au destinataire et éventuellement en informer l'expéditeur

Les messages mis en quarantaine sont stockés jusqu'à ce que l'une des actions soit effectuée. Si ce n'est pas le cas, ils sont définitivement supprimés au bout de 30 jours. Pour en savoir plus, consultez Gérer les messages mis en quarantaine.

Fonctionnalités et limites de la mise en quarantaine 

Cette section décrit le comportement et les limites que vous devez connaître lorsque vous utilisez la mise en quarantaine des e-mails.

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Durée de conservation en quarantaine

Les messages mis en quarantaine sont stockés dans la zone de quarantaine pendant 30 jours au maximum après leur envoi. Les messages sont automatiquement et définitivement supprimés au bout de 30 jours. Les messages supprimés de la zone de quarantaine ne peuvent pas être récupérés par les administrateurs ni par les utilisateurs.

Si vous utilisez un espace de stockage supplémentaire pour vos e-mails dont la période de conservation est plus longue (dans Google Vault, par exemple), les messages mis en quarantaine datant de plus de 30 jours y sont disponibles jusqu'à la fin de la période de conservation. Pour en savoir plus sur les durées de conservation dans Vault, consultez Conserver les messages Gmail avec Vault.
Zone de quarantaine par défaut

Une zone de quarantaine est déjà configurée dans votre compte Google Workspace. Il s'agit de la zone de quarantaine par défaut. Les zones de quarantaine que vous créez sont appelées zones de quarantaine personnalisées. Si vous ajoutez un paramètre de mise en quarantaine des messages sans spécifier de zone de quarantaine personnalisée, les messages mis en quarantaine par ce paramètre sont envoyés dans la zone de quarantaine par défaut.

Si vous supprimez une zone de quarantaine personnalisée contenant des messages mis en quarantaine, ces messages sont déplacés dans la zone de quarantaine par défaut.

Zones de quarantaine personnalisées et restreintes

Les super-administrateurs peuvent créer des zones de quarantaine personnalisées pour :

  • répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise (par exemple, mettre en quarantaine tous les messages sortants qui contiennent l'expression "confidentiel") ;
  • autoriser des groupes d'utilisateurs désignés à accéder aux zones de quarantaine (dites zones de quarantaine restreintes) ;
  • envoyer un avis de rejet aux expéditeurs lorsque la distribution de leurs messages mis en quarantaine est bloquée ;
  • envoyer des notifications automatiques aux administrateurs concernant les messages mis en quarantaine.
Envoyer des messages dans plusieurs zones de quarantaine

Vous pouvez créer plusieurs zones de quarantaine personnalisées. Vous pouvez par exemple créer une zone de quarantaine pour les messages sortants comportant du contenu sensible et une autre pour les messages entrants incluant des pièces jointes potentiellement dangereuses.

Les messages peuvent être envoyés vers plusieurs zones de quarantaine. C'est le cas lorsque vous possédez plus d'une zone de quarantaine et que différents paramètres envoient des messages dans plusieurs d'entre elles. Lorsqu'un message correspond à plusieurs paramètres de mise en quarantaine, il est envoyé vers toutes les zones de quarantaine spécifiées dans les paramètres correspondants.

Supprimer des zones de quarantaine
Vous ne pouvez pas supprimer des zones de quarantaine personnalisées référencées dans un paramètre de mise en quarantaine. Pour supprimer ces zones de quarantaine, commencez par supprimer le paramètre qui y fait référence. Vous pouvez également modifier le paramètre afin d'envoyer les messages vers une autre zone de quarantaine.
Types de messages acceptés

Vous ne pouvez intervenir que sur les messages mis en quarantaine qui sont envoyés ou reçus par des utilisateurs inscrits avec votre compte Google Workspace. Les types de messages suivants ne peuvent pas être mis en quarantaine :

  • Messages envoyés aux groupes
  • Messages envoyés ou reçus par des comptes suspendus ou désactivés
Messages sortants
  • Les messages sortants mis en quarantaine apparaissent dans le dossier Messages envoyés de l'expéditeur. Leur suppression du dossier Messages envoyés n'a aucune incidence sur leur état de mise en quarantaine.
  • Pour éviter d'envoyer un grand nombre de messages en quarantaine, n'envoyez pas de messages externes à de grandes listes de diffusion. Lorsqu'un message de groupe ou de liste est mis en quarantaine, une copie du message est mise en quarantaine pour chaque destinataire. Cela peut entraîner la mise en quarantaine d'un grand nombre de messages.
Notifications

Activez les notifications dans les paramètres de mise en quarantaine :

  • Pour informer les expéditeurs de la mise en quarantaine de leurs messages, utilisez l'option Envoyer le message de rejet par défaut des paramètres de mise en quarantaine.
  • Pour informer régulièrement les administrateurs de la mise en quarantaine de nouveaux messages, utilisez l'option du paramètre de mise en quarantaine Notifier régulièrement de la mise en quarantaine des messages.

Les destinataires ne sont jamais avertis lorsqu'un message est mis en quarantaine.

Messages S/MIME
  • Si un expéditeur demande un chiffrement S/MIME pour un message sortant qui correspond à un paramètre de mise en quarantaine, le message est rejeté et n'est pas envoyé en zone de quarantaine.
  • Si un administrateur définit des règles de conformité et de routage pour S/MIME pour les messages sortants, les messages qui correspondent aux paramètres sont envoyés en zone de quarantaine.  

Configurer une zone de quarantaine pour les e-mails

Google Workspace dispose d'une zone de quarantaine par défaut que vous pouvez utiliser pour tous les messages mis en quarantaine. Si votre organisation est relativement petite ou n'envoie pas ou ne reçoit pas beaucoup d'e-mails, il se peut que la zone de quarantaine par défaut réponde à vos exigences.

Les administrateurs peuvent créer des zones de quarantaine personnalisées pour plus de flexibilité et d'évolutivité. Vous pouvez créer plusieurs zones de quarantaine personnalisées. Vous pouvez par exemple créer une zone de quarantaine pour les messages sortants comportant du contenu sensible et une autre pour les messages entrants incluant des pièces jointes potentiellement dangereuses.

Avec les zones de quarantaine personnalisées, vous pouvez :

  • autoriser des groupes d'utilisateurs désignés à accéder aux zones de quarantaine (dites zones de quarantaine restreintes) ;
  • envoyer un avis de rejet aux expéditeurs lorsque la distribution de leurs messages mis en quarantaine est refusée ;
  • envoyer un message automatique lorsque la distribution des messages mis en quarantaine est refusée.

Pour configurer une zone de quarantaine personnalisée pour les e-mails, commencez par créer une zone de quarantaine, puis ajoutez les paramètres permettant d'envoyer des messages vers celle-ci.

Étape 1 : Ajoutez une zone de quarantaine pour les e-mails

Configurez une ou plusieurs zones de quarantaine dans la console d'administration Google.

Effectuez cette étape avant d'ajouter des paramètres de mise en quarantaine des messages, car vous devez spécifier la zone de quarantaine dans le paramètre.

Pour ajouter une zone de quarantaine :

  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. In the Admin console, go to Menu puis AppspuisGoogle WorkspacepuisGmailpuisManage quarantines.
  3. Cliquez sur Ajouter une zone de quarantaine.
  4. Dans la boîte de dialogue Ajouter une zone de quarantaine, procédez comme suit :
    Configurer une option Que devez-vous faire ?
    Nom

    Saisissez le nom de la zone de quarantaine. Il peut être utile d'utiliser un nom décrivant le type de règle qui envoie des messages dans cette zone de quarantaine, par exemple Pièces jointes suspectes. Ce nom apparaît à côté de chaque message dans le tableau de bord des zones de quarantaine.

    Description (Facultatif) Ajoutez d'autres informations sur cette zone de quarantaine. Cette description s'affiche dans le tableau de bord des zones de quarantaine.
    Groupe d'examinateurs de la zone de quarantaine

    (Facultatif) Vous pouvez autoriser d'autres membres de votre organisation à accéder à cette zone de quarantaine. Ils doivent faire partie d'un groupe que vous avez configuré à cette fin. Si vous ne sélectionnez aucun groupe, l'accès à cette zone de quarantaine est limité aux super-administrateurs et aux administrateurs disposant du droit Gmail Accéder à la zone de quarantaine administrative.

    Pour créer un groupe d'accès aux zones de quarantaine, cliquez sur Gérer les groupes dans la fenêtre Ajouter une zone de quarantaine. Pour connaître la procédure détaillée, consultez Autoriser vos utilisateurs à accéder aux zones de quarantaine des e-mails.

    Pour autoriser un groupe existant à accéder à cette zone de quarantaine :

    1. Cliquez sur Sélectionner des groupes.
    2. Dans la fenêtre Sélectionner des groupes, faites défiler la page ou effectuez une recherche pour trouver un groupe.
    3. Cliquez sur le nom du groupe pour le sélectionner.
    4. En haut à droite de la fenêtre Sélectionner un groupe, cliquez sur X pour fermer la fenêtre et enregistrer le groupe dans le paramètre de mise en quarantaine.
    5. Pour accorder l'accès à d'autres groupes, répétez les étapes a à d.
    Effet du rejet des messages entrants

    Sélectionnez l'action à effectuer lorsque vous empêchez la distribution des messages entrants mis en quarantaine par ce paramètre :

    • Supprimer le message : le message n'est pas distribué aux destinataires et est supprimé. L'expéditeur ne reçoit pas de notification à ce sujet.
    • Envoyer le message de rejet par défaut : le message n'est pas distribué aux destinataires et est supprimé. Un message de rejet est envoyé à l'expéditeur.

    Pour en savoir plus sur le comportement des messages de rejet, consultez Utiliser les messages de rejet par défaut.

    Effet du rejet des messages sortants

    Sélectionnez l'action à effectuer lorsque vous empêchez la distribution des messages sortants mis en quarantaine par ce paramètre :

    • Supprimer le message : le message n'est pas distribué aux destinataires et est supprimé. L'expéditeur ne reçoit pas de notification à ce sujet.
    • Envoyer le message de rejet par défaut : le message n'est pas distribué aux destinataires et est supprimé. Un message de rejet est envoyé à l'expéditeur.

    Pour en savoir plus sur le comportement des messages de rejet, consultez Utiliser les messages de rejet par défaut.

    Notifier régulièrement de la mise en quarantaine des messages

    (Facultatif) Sélectionnez cette option pour envoyer des notifications automatiques périodiques aux super-administrateurs lorsque des messages sont mis en quarantaine. 

    Contenu des notifications : les notifications incluent le nombre de messages ajoutés à chaque zone de quarantaine et le nombre total de messages mis en quarantaine au cours de la période de notification.

    Délai : les notifications sont envoyées dans l'heure qui suit la mise en quarantaine d'un message. La fréquence et le délai des notifications dépendent de la fréquence à laquelle les nouveaux messages sont mis en quarantaine. Vous ne pouvez recevoir qu'une seule notification par heure.

    Destinataires : les notifications ne sont envoyées qu'aux super-administrateurs. Elles ne sont pas envoyées aux utilisateurs disposant des droits du rôle d'administrateur "Accéder à la zone de quarantaine administrative" ni aux groupes disposant de droits de mise en quarantaine.

  5. Au bas de la boîte de dialogue Ajouter un paramètre, cliquez sur Enregistrer. La nouvelle zone de quarantaine est ajoutée au tableau Gérer les zones de quarantaine.
    Les modifications peuvent prendre jusqu'à 24 heures, mais sont généralement plus rapides. En savoir plus
  6. Pour ajouter d'autres zones de quarantaine, répétez cette procédure.

Pour supprimer ou modifier une zone de quarantaine, sélectionnez l'action dans la colonne Actions du tableau Gérer les zones de quarantaine.

Utiliser les messages de rejet par défaut

Cette section contient des informations importantes sur l'option Envoyer le message de rejet par défaut des paramètres de mise en quarantaine.

  • Lorsque vous refusez un message de groupe entrant, les messages de rejet sont supprimés (ils ne sont pas distribués à l'expéditeur), même si cette option est sélectionnée dans les paramètres de mise en quarantaine.
  • Chaque fois que vous refusez un ou plusieurs messages en une seule action, l'expéditeur reçoit un message de rejet. Par exemple, si vous sélectionnez trois messages d'un expéditeur et que vous cliquez sur Refuser, puis que vous sélectionnez cinq messages provenant du même expéditeur et cliquez sur Refuser, l'expéditeur reçoit deux messages de rejet. Pour réduire le nombre de messages de rejet envoyés aux expéditeurs, sélectionnez tous les messages d'un même expéditeur à la fois, puis cliquez sur Refuser. L'expéditeur reçoit un seul message de rejet listant tous les messages refusés et leurs destinataires.
  • Les messages de rejet incluent dans leur corps l'objet du message d'origine mis en quarantaine. Ainsi, si l'objet a entraîné la mise en quarantaine du message initial, le message de rejet risque également d'être mis en quarantaine. Pour résoudre ce problème, modifiez les paramètres de mise en quarantaine afin d'exclure les messages de type "Sortant" ou "Interne - Envoi".

Étape 2 : Ajoutez des paramètres aux messages en quarantaine

Après avoir créé une ou plusieurs zones de quarantaine, ajoutez des paramètres spécifiant les messages à mettre en quarantaine.

Les messages sont envoyés en quarantaine en fonction des paramètres que vous ajoutez dans la console d'administration Google. Les paramètres Gmail figurant dans le tableau ci-dessous proposent une option de mise en quarantaine des messages qui répondent aux critères spécifiés dans le paramètre. Ce paramètre indique également la destination des messages en quarantaine. Vous pouvez envoyer des messages dans la zone de quarantaine par défaut ou dans une zone de quarantaine personnalisée que vous avez créée.

Pour connaître la procédure détaillée permettant d'ajouter, de supprimer ou de mettre à jour les paramètres de mise en quarantaine des e-mails, consultez les pages accessibles via un lien dans la colonne Paramètre ci-dessous :

Paramètre Description
Conformité des pièces jointes

Placez les messages en quarantaine en fonction du nom du fichier en pièce jointe, du type de fichier en pièce jointe ou de la taille totale du message (pièces jointes comprises). Par exemple, vous pouvez mettre en quarantaine les messages entrants et sortants contenant des pièces jointes de type .exe, car ces pièces jointes peuvent correspondre à un logiciel dangereux.

Notifications : ce paramètre permet d'envoyer une notification aux expéditeurs de votre organisation lorsqu'ils envoient un message interne mis en quarantaine avec le paramètre.

Conformité du contenu

Mettez en quarantaine les messages s'ils incluent un type de contenu sensible que vous spécifiez et lorsque le contenu sensible se trouve dans le message. Par exemple, vous pouvez placer en quarantaine les messages sortants dont le corps contient un numéro de carte de crédit.

Notifications : ce paramètre permet d'envoyer une notification aux expéditeurs de votre organisation lorsqu'ils envoient un message interne mis en quarantaine avec le paramètre.

Contenu répréhensible Mettez en quarantaine les messages s'ils comprennent certains mots que vous spécifiez dans une liste de mots personnalisés. Par exemple, vous pouvez mettre en quarantaine les messages entrants contenant du langage grossier.
Routage

Placez les messages en quarantaine en fonction de leur expéditeur ou de leurs destinataires. Par exemple, vous pouvez mettre en quarantaine tous les messages entrants provenant d'un domaine qui a déjà envoyé des e-mails malveillants à vos utilisateurs.

Notifications : ce paramètre permet d'envoyer une notification aux expéditeurs de votre organisation lorsqu'ils envoient un message interne mis en quarantaine avec le paramètre.

Spam Mettez en quarantaine les messages entrants que Gmail considère comme du spam.

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