Utilizzare Vault per effettuare ricerche in Gmail e nella versione classica di Hangouts

Vault è destinato agli amministratori e agli uffici legali. Perché tu possa utilizzare Vault, l'amministratore di Google Workspace deve configurare il tuo account. Chi è il mio amministratore?

Nell'ambito dei tuoi progetti di eDiscovery dei dati di Google Workspace, puoi utilizzare Vault per cercare messaggi di Gmail e della versione classica di Hangouts, identificare account di interesse, esaminare e stampare i contenuti dei messaggi e visualizzare e scaricare gli allegati.

Cose da sapere prima di iniziare una ricerca

Per maggiori dettagli, consulta le Domande frequenti sulla ricerca di Vault.

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Quali tipi di allegati vengono indicizzati?

Gli allegati indicizzati per la ricerca sono tipi di file testuali compatibili, ad esempio i file con le estensioni .pdf, .xslx e .docx. Tuttavia, Vault non indicizza contenuti video, audio, di immagine e in formato binario.

In che modo Vault gestisce messaggi e allegati di grandi dimensioni?

Vault indicizza all'incirca il primo megabyte di un messaggio e di tutti gli allegati ed esegue la ricerca in quella porzione. Se trova una corrispondenza esegue la ricerca nel resto dei dati e li rende disponibili per l'anteprima e l'esportazione.

Le etichette di Gmail generate dal sistema possono influire sui risultati di ricerca

Gmail utilizza le etichette generate dal sistema per classificare i messaggi e utilizza le etichette visibili agli utenti per consentire agli utenti di ordinare i messaggi nella Posta in arrivo. Gmail potrebbe applicare l'etichetta finance generata dal sistema ai messaggi provenienti dalla banca di un utente e l'etichetta travel generata dal sistema ai messaggi che includono prenotazioni di hotel.

Gli utenti possono creare e applicare etichette visibili agli utenti. A volte, queste etichette possono corrispondere alle etichette generate dal sistema. Quando i due tipi di etichette corrispondono, la ricerca di Vault restituisce i messaggi con l'etichetta creata dall'utente e non quelli con l'etichetta identica generata dal sistema. Se crei una regola di conservazione basata su un'etichetta, potresti includere o escludere più messaggi di quelli che vorresti.

Esempio

Vuoi cercare in tutti i dati relativi alla finanza aziendale e vengono eseguite le seguenti azioni:

  • Ai dipendenti viene richiesto di creare un'etichetta finance e di applicarla ai messaggi che includono informazioni finanziarie aziendali.
  • I dipendenti hanno richiesto che gli estratti della carta di credito aziendale siano inviati via email ai loro account di lavoro. Non applicano l'etichetta finance creata dall'utente, ma Gmail applica a questi messaggi l'etichetta finance generata dal sistema.

In questo scenario, una query di ricerca che include i messaggi con label:finance restituisce solo i messaggi etichettati dall'utente, ma non quelli con l'etichetta generata dal sistema che contengono gli estratti conto personali dei dipendenti.

Etichette comuni generate dal sistema

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved 
La ricerca di Gmail include la maggior parte delle conversazioni di gruppo di Chat

A partire dall'inizio di dicembre 2020, se nella tua organizzazione è ancora attiva la versione classica di Hangouts per gli utenti, la maggior parte dei messaggi di gruppo di Chat viene sincronizzata con le conversazioni di gruppo nella versione classica di Hangouts. Tuttavia, i messaggi eliminati dagli utenti, ma conservati da Vault, non vengono sincronizzati con la versione classica di Hangouts. Per assicurarti che la tua ricerca restituisca tutti i messaggi corrispondenti disponibili per Vault, esegui la ricerca in Chat.

Cercare messaggi di Gmail e della versione classica di Hangouts

Questi passaggi si riferiscono alla nuova versione di Vault (vault.google.com). Vai ai passaggi per la versione classica di Vault

  1. Accedi a vault.google.com.
  2. Fai clic su Pratiche. Cerca i dati nelle pratiche, ovvero le aree di lavoro per i progetti Vault, in cui puoi raggruppare insieme blocchi, ricerche ed esportazioni correlati tra loro. Le pratiche non limitano i dati che è possibile cercare: tutti i dati a cui puoi accedere sono disponibili per la ricerca.
  3. Se la pratica in cui vuoi eseguire la query di ricerca esiste, fai clic per aprirla. In caso contrario, puoi crearne una:
    1. Fai clic su Crea pratica.
    2. Inserisci un nome per la pratica e, facoltativamente, una descrizione.
    3. Fai clic su Crea.

    Si apre la scheda Ricerca.

  4. Come servizio, seleziona Gmail.
  5. Seleziona i dati di origine in cui cercare:
    • Tutti i dati: cerca in tutti i messaggi dell'organizzazione.
    • Dati bloccati: cerca solo nei messaggi sottoposti a blocco in relazione alla pratica.
    • Dati non elaborati: cerca solo nei messaggi che sono ancora in fase di elaborazione in Vault.
  6. Seleziona l'entità da cercare:
    • Tutti gli account: cerca in tutti gli account dell'organizzazione.
    • Account specifici: puoi inserire fino a 500 indirizzi email di account. Vault cerca gli account specificati negli indirizzi dei mittenti e dei destinatari della busta. Per eseguire una ricerca in base all'intestazione, al mittente o all'indirizzo del destinatario, inserisci i termini di ricerca nel campo Termini.
    • Unità organizzativa: puoi cercare gli account in un'unità organizzativa specifica. Se scegli un'unità organizzativa che comprende unità organizzative secondarie, la ricerca degli account verrà eseguita anche in queste ultime.
  7. (Facoltativo) Seleziona un fuso orario.
  8. (Facoltativo) Inserisci un intervallo per la Data di invio.
    • Se inserisci una data di inizio, Vault restituisce tutti i messaggi inviati in quella data o successivamente.
    • Se inserisci una data di fine, Vault restituisce tutti i messaggi inviati in quella data o precedentemente.
  9. (Facoltativo) In Termini, inserisci uno o più termini di ricerca:
    • Per cercare una o più parole chiave nel messaggio, inserisci le parole separate da spazi. Ad esempio, obiettivi progetto.
    • Per cercare una frase, racchiudi le parole tra virgolette. Ad esempio, "obiettivi del progetto".
    • Per eseguire una ricerca per account, data, proprietà del messaggio o oggetto, utilizza gli operatori di ricerca.
    • Per cercare solo nei messaggi della versione classica di Hangouts, inserisci is:chat. Per escludere i messaggi della versione classica di Hangouts, inserisci NOT is:chat.

    I termini di ricerca non possono superare i 2000 caratteri.

  10. (Facoltativo) Per escludere le bozze dei messaggi dalla ricerca, attiva Escludi le bozze delle email. Quando questa opzione è disattivata, Vault restituisce tutte le bozze di messaggi che corrispondono alla query, incluse quelle salvate automaticamente.
  11. Fai clic su una delle seguenti opzioni:
    • Cerca: esegui la ricerca per restituire un elenco di messaggi che corrispondono alla query.
    • Conteggio: calcola il numero di messaggi corrispondenti alla query e il numero di account con messaggi corrispondenti. Per scaricare un file CSV dei dati del numero di query, fai clic su Scarica account con corrispondenze. Scopri di più sulla valutazione dell'ambito di una query.
    • Esporta: esporta direttamente i risultati della ricerca e ignora l'anteprima dei risultati. Scopri di più sulle esportazioni
  12. Al termine della ricerca, del conteggio o dell'esportazione, puoi eseguire le seguenti azioni:
    • Per modificare la ricerca, fai clic su Espandi.
    • Per aprire un'anteprima di un messaggio e del relativo thread, fai clic sul messaggio.
    • Per creare un'esportazione dei risultati di ricerca, fai clic su Esporta. Scopri di più
    • Per salvare la query, fai clic su Salva. Scopri di più
    • Per cancellare tutti i campi e avviare una nuova ricerca, fai clic su Cancella.

Visualizzare l'anteprima dei messaggi nei risultati di ricerca

Questi passaggi si riferiscono alla nuova versione di Vault (vault.google.com). Vai ai passaggi per la versione classica di Vault

Dopo aver effettuato una ricerca, puoi esaminare e stampare i messaggi che corrispondono alla tua query e visualizzare e scaricare gli allegati.

  1. Nell'elenco dei risultati di ricerca, fai clic sul messaggio. Si apre un elenco di messaggi nel thread e vengono visualizzati automaticamente i contenuti del messaggio più recente del thread.
    • I messaggi contrassegnati dall'icona "" hanno uno o più allegati. Fai clic sul messaggio per scaricare o visualizzare l'allegato.
    • I messaggi contrassegnati dall'icona Attiva la modalità riservata sono stati inviati con la modalità riservata di Gmail. Puoi nascondere o mostrare i contenuti di questi messaggi quando li visualizzi in anteprima e li stampi. Scopri di più
    • Nei thread lunghi, l'anteprima è disponibile solo per i 100 messaggi più recenti. Tuttavia, un'esportazione dei risultati di ricerca include tutti i messaggi che corrispondono alla tua query, inclusi i messaggi non in anteprima.
  2. Per visualizzare i contenuti di un singolo messaggio, fai clic sullo stesso. Per visualizzare i contenuti di tutti i messaggi nel thread, fai clic su Espandi tutto "".
  3. Per visualizzare un messaggio e tutti i contenuti dell'intestazione, fai clic su Originale.
  4. Per stampare un singolo messaggio, fai clic su Stampa. Per stampare tutti i messaggi in un thread, fai clic su Stampa il thread "".

Utilizzare la versione classica di Vault

Fai clic qui sotto per aprire i passaggi per la versione classica di Vault (ediscovery.google.com). Vai ai passaggi per la nuova versione di Vault

Eseguire ricerche in Gmail e nella versione classica di Hangouts su ediscovery.google.com

Cercare messaggi di Gmail e della versione classica di Hangouts

  1. Crea una nuova pratica o fai clic su una pratica esistente.
  2. Fai clic su Cerca nel riquadro a sinistra, quindi fai clic su Posta come tipo di dati da cercare.
  3. Scegli un'origine:
    • Tutti i dati: cerca in tutti i dati dell'organizzazione.
    • Dati bloccati: cerca in tutti i dati sottoposti a blocco relativi alla pratica.
    • Dati non elaborati: cerca nei contenuti che abbiamo identificato come parzialmente elaborati.
  4. Seleziona un metodo di ricerca:
    • Tutti gli account: cerca in tutti gli account Vault con licenza nel dominio.
    • Account specifici: inserisci gli account per cercare utenti specifici. Puoi inserire fino a 5000 account. Il campo consente di cercare il mittente della busta o l'indirizzo del destinatario. Utilizza Termini per eseguire la ricerca per intestazione, indirizzo mittente o indirizzo destinatario.
    • Unità organizzativa: cerca all'interno di un'unità organizzativa specifica. Se ne scegli una con unità organizzative secondarie, la ricerca verrà eseguita anche in queste ultime.
  5. (Facoltativo) Inserisci un intervallo di date di invio e scegli un fuso orario.
    • Se inserisci una data d'inizio, Vault restituisce tutti i messaggi inviati nella data inserita o successivamente.
    • Se inserisci una data di fine, Vault restituisce tutti i messaggi inviati in quella data o precedentemente.
  6. Utilizza Termini per specificare uno o più termini di ricerca. (Facoltativo) Se la ricerca è complessa, utilizza gli operatori. I termini di ricerca non possono superare i 2000 caratteri.
     
    Suggerimento: per cercare i messaggi della versione classica di Hangouts, utilizza il termine di ricerca is:chat.
  7. (Facoltativo) Seleziona la casella Escludi bozze per escludere le bozze dei messaggi dalla ricerca. Se questa casella non è selezionata, Vault restituirà qualsiasi bozza di messaggio che corrisponde ai tuoi criteri, incluse le bozze salvate automaticamente.
  8. Fai clic su una delle seguenti opzioni:
    • Cerca: consente di eseguire una ricerca.
    • Conteggio: visualizza il numero di messaggi corrispondenti alla query, insieme al numero di account con messaggi corrispondenti. Puoi scaricare un file CSV che contiene i nomi degli account e i totali dei messaggi corrispondenti alla query. Scopri di più sulla valutazione dell'ambito di una query.
    • Esporta: ignora l'anteprima ed esporta immediatamente i risultati di ricerca.
  9. (Facoltativo) Fai clic sulla Freccia giù accanto a Cerca per visualizzare le seguenti opzioni:
    • Reimposta: cancella il modulo di ricerca.
    • Duplica modulo di ricerca: apre un altro modulo di ricerca nel modulo corrente che contiene le informazioni già inserite precedentemente.

Visualizzare l'anteprima dei risultati di ricerca

Quando apri un messaggio, viene visualizzata l'intera conversazione del thread. Per i thread molto lunghi vengono inclusi nell'anteprima solo gli ultimi 100 messaggi. Non puoi visualizzare l'anteprima dei messaggi precedenti del thread. Tuttavia, nell'esportazione vengono inclusi tutti i messaggi che corrispondono ai tuoi criteri di ricerca.

Nota: Vault esporta solo i messaggi che corrispondono ai termini di ricerca. Torna indietro e modifica i termini di ricerca per esportare messaggi aggiuntivi dal thread.

  • Per visualizzare le informazioni di intestazione generali di un messaggio, fai clic su Mostra dettagli.

    Dettagli di base di un messaggio:
    • Da
    • A
    • Data
    • Oggetto
    • Etichette di sistema: mostrano lo stato del messaggio nell'account dell'utente:
      • Da leggere
      • Posta in arrivo
      • Spam
      • Inviati
      • Aperti
      • Bozza
      • Cestino
      • Eliminati
      • Chat
    • Etichette dell'utente: mostra tutte le etichette applicate al messaggio dall'utente.
  • Per visualizzare il messaggio completo, incluse tutte le informazioni dell'intestazione, fai clic su originale.
  • I messaggi contrassegnati dall'icona Attiva la modalità riservata sono stati inviati con la modalità riservata di Gmail. Puoi nascondere o visualizzare i contenuti di questi messaggi quando visualizzi l'anteprima e li stampi. Scopri di più sulla modalità riservata di Gmail.
  • Per stampare un singolo messaggio, fai clic su Stampa.
  • Per stampare tutti i messaggi di una conversazione, fai clic su Stampa tutto.
  • Se un messaggio contiene allegati, puoi scaricare i file. Per alcuni tipi di file (come .docx, .ppt e .pdf) puoi visualizzare l'allegato senza scaricarlo. 
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