Utilizzare Vault per effettuare ricerche in Gmail e nella versione classica di Hangouts

 

Vault è destinato agli amministratori e agli uffici legali. Affinché Vault funzioni correttamente è necessario che l'amministratore di G Suite configuri il tuo account. 

 

Dopo aver creato una pratica, utilizza Vault per cercare messaggi di Gmail e della versione classica di Hangouts. Puoi anche utilizzare Vault per cercare:

Cose da sapere prima di iniziare una ricerca

Prima di iniziare una ricerca, tieni presenti le seguenti considerazioni. Per ulteriori informazioni sulla ricerca di dati, consulta le Domande frequenti sulla ricerca di Vault.

Quali tipi di allegati vengono indicizzati?

Gli allegati indicizzati per la ricerca sono tipi di file testuali compatibili, ad esempio i file con le estensioni .pdf, .xslx e .docx. Tuttavia, Vault non indicizza contenuti video, audio, di immagine e in formato binario.

In che modo Vault gestisce messaggi e allegati di grandi dimensioni?

Vault indicizza all'incirca il primo megabyte di un messaggio e di tutti gli allegati ed esegue la ricerca in quella porzione. Se trova una corrispondenza, esegue la ricerca nel resto dei dati e li rende disponibili per l'anteprima e l'esportazione. 

Le etichette di Gmail generate dal sistema possono influire sui risultati di ricerca

Gmail utilizza le etichette per organizzare i messaggi nella Posta in arrivo degli utenti. Esistono due tipi di etichette:

  • Etichette visibili agli utenti: queste etichette sono visualizzate nell'interfaccia utente di Gmail. Alcune etichette comunemente utilizzate sono presenti in tutti gli account Gmail e gli utenti possono crearne di nuove per organizzare meglio i loro messaggi.
  • Etichette generate dal sistema: queste etichette sono utilizzate dai sistemi di backend di Gmail per classificare i messaggi e non sono visibili agli utenti finali.

Le etichette generate dal sistema determinano come i messaggi vengono presentati agli utenti di Gmail. Ad esempio, Gmail potrebbe applicare l'etichetta finance ai messaggi inviati a un utente dalla sua banca e l'etichetta travel ai messaggi che riguardano prenotazioni alberghiere.

Se un utente crea un'etichetta che coincide con una generata dal sistema, Gmail è in grado di differenziare le etichette in conflitto e visualizzare i messaggi appropriati. Tuttavia, Vault non è in grado di distinguere le etichette generate dal sistema da quelle create dagli utenti che hanno lo stesso nome. L'utilizzo di un'etichetta generata dal sistema per la ricerca di messaggi potrebbe restituire un numero di messaggi maggiore di quello previsto.

Ad esempio, supponiamo che un'organizzazione abbia l'obbligo di conservare tutti i dati correlati alla finanza aziendale per sette anni:

  • Ai dipendenti viene richiesto di creare un'etichetta denominata finance e di applicarla ai messaggi che includono informazioni finanziarie aziendali.
  • Alcuni dipendenti hanno richiesto che gli estratti del loro conto bancario personale siano inviati via email ai loro account aziendali. Gmail applica l'etichetta finance, generata dal sistema, a questi messaggi.

In questo scenario, una ricerca che include label:finance restituirà i messaggi che contengono gli estratti conto bancari personali dei dipendenti.

Quando esegui una ricerca, ti consigliamo di utilizzare le seguenti etichette con cautela:

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved

Cercare messaggi di Gmail e della versione classica di Hangouts

  1. Crea una nuova pratica o fai clic su una pratica esistente.
  2. Fai clic su Cerca nel riquadro a sinistra, quindi fai clic su Posta come tipo di dati da cercare.
  3. Scegli un'origine:
    • Tutti i dati: cerca in tutti i dati dell'organizzazione.
    • Dati bloccati: cerca in tutti i dati sottoposti a conservazione per controversia legale per la pratica interessata.
    • Dati non elaborati: cerca nei contenuti che abbiamo identificato come parzialmente elaborati.
  4. Seleziona un metodo di ricerca:
    • Tutti gli account: cerca in tutti gli account Vault con licenza nel dominio.
    • Account specifici: inserisci gli account per cercare utenti specifici. Puoi inserire fino a 500 account. Il campo consente di cercare il mittente della busta o l'indirizzo del destinatario. Utilizza Termini per eseguire la ricerca per intestazione, indirizzo mittente o indirizzo destinatario.
    • Unità organizzativa: cerca all'interno di un'unità organizzativa specifica. Se ne scegli una con unità organizzative secondarie, la ricerca verrà eseguita anche in queste ultime.
  5. Inserisci un intervallo di date di invio e scegli un fuso orario. (facoltativo)
    • Se inserisci una data d'inizio, Vault restituisce tutti i messaggi inviati nella data inserita o successivamente.
    • Se inserisci una data di fine, Vault restituisce tutti i messaggi inviati nella data inserita o precedentemente.
  6. Utilizza Termini per specificare uno o più termini di ricerca. Se la ricerca è complessa, utilizza gli operatori. (facoltativo) I termini di ricerca non possono superare i 2000 caratteri.
     
    Suggerimento: per cercare i messaggi della versione classica di Hangouts, utilizza il termine di ricerca is:chat.
  7. Seleziona la casella Escludi bozze per escludere le bozze dei messaggi dalla ricerca. (facoltativo) Se questa casella non è selezionata, Vault restituirà qualsiasi bozza di messaggio che corrisponde ai tuoi criteri, incluse le bozze salvate automaticamente.
  8. Fai clic su una delle seguenti opzioni:
    • Cerca: consente di eseguire una ricerca.
    • Conteggio: visualizza il numero di messaggi corrispondenti alla query, insieme al numero di account con messaggi corrispondenti. Puoi scaricare un file CSV che contiene i nomi degli account e i totali dei messaggi corrispondenti alla query. Ulteriori informazioni sulla valutazione dell'ambito di una query.
    • Esporta: ignora l'anteprima ed esporta immediatamente i risultati della ricerca.
  9. Fai clic sulla freccia Giù accanto a Cerca per visualizzare le seguenti opzioni: (facoltativo)
    • Reimposta: cancella il modulo di ricerca.
    • Duplica modulo di ricerca: apre un altro modulo di ricerca nel modulo corrente che contiene le informazioni già inserite precedentemente.

Visualizzare l'anteprima dei risultati di ricerca

Quando apri un messaggio, viene visualizzata l'intera conversazione del thread. Per i thread molto lunghi vengono inclusi nell'anteprima solo gli ultimi 100 messaggi. Non puoi visualizzare l'anteprima dei messaggi precedenti del thread. Tuttavia, nell'esportazione vengono inclusi tutti i messaggi che corrispondono ai tuoi criteri di ricerca.

Nota: Vault esporta solo i messaggi che corrispondono ai termini di ricerca. Torna indietro e modifica i termini di ricerca per esportare messaggi aggiuntivi dal thread.

  • Per visualizzare le informazioni di intestazione generali di un messaggio, fai clic su Mostra dettagli.

    Dettagli di base di un messaggio:
    • Da
    • A
    • Data
    • Oggetto
    • Etichette di sistema: mostrano lo stato del messaggio nell'account dell'utente:
      • Da leggere
      • Posta in arrivo
      • Spam
      • Inviati
      • Aperti
      • Bozza
      • Cestino
      • Eliminati
      • Chat
    • Etichette dell'utente: mostra tutte le etichette applicate al messaggio dall'utente.
  • Per visualizzare il messaggio completo, incluse tutte le informazioni dell'intestazione, fai clic su originale.
  • I messaggi contrassegnati dall'icona Attiva la modalità riservata sono stati inviati con la modalità riservata di Gmail. Puoi nascondere o visualizzare i contenuti di questi messaggi quando visualizzi l'anteprima e li stampi. Ulteriori informazioni sulla modalità riservata di Gmail.
  • Per stampare un singolo messaggio, fai clic su Stampa.
  • Per stampare tutti i messaggi di una conversazione, fai clic su Stampa tutto.
  • Se un messaggio contiene allegati, puoi scaricare i file. Per alcuni tipi di file (come .docx, .ppt e .pdf) puoi visualizzare l'allegato senza scaricarlo. 
È stato utile?
Come possiamo migliorare l'articolo?