Per impostare una quarantena email, devi aver eseguito l'accesso come super amministratore.
La quarantena email è una funzionalità dello strumento di moderazione di Google Workspace. Con la quarantena email, gli amministratori di Google Workspace possono creare impostazioni che inviano i messaggi email in arrivo e in uscita alla quarantena, prima che vengano recapitati ai destinatari. Scopri di più sullo strumento di moderazione.
Quando i messaggi email vengono messi in quarantena, tu e gli altri membri della tua organizzazione potete rivederli prima che vengano recapitati ai destinatari. La quarantena email contribuisce a prevenire lo spam, riduce al minimo la perdita di dati e protegge le informazioni riservate. La quarantena email consente inoltre di gestire gli allegati dei messaggi, in modo che le persone della tua organizzazione non aprano o inviino qualcosa che non dovrebbe aprire.
In qualità di amministratore, puoi aggiungere impostazioni personalizzate nella Console di amministrazione Google che specificano quali messaggi devono essere messi in quarantena. Ad esempio, potresti voler mettere in quarantena i messaggi in uscita che contengono informazioni sensibili, i messaggi in arrivo con allegati o link sospetti oppure tutti i messaggi con informazioni personali o sensibili, come numeri di carte di credito o codici fiscali.
Quando un messaggio viene messo in quarantena, puoi eseguire una delle seguenti azioni:
- Identifica l'impostazione che ha inviato il messaggio alla quarantena.
- Togli il messaggio dalla quarantena in modo che venga recapitato al destinatario originale.
- Impedisci che il messaggio venga recapitato al destinatario e, facoltativamente, comunica al mittente che è stato bloccato.
I messaggi messi in quarantena rimangono archiviati fino a quando non viene compiuta una delle azioni. Se non viene intrapresa alcuna azione su un messaggio messo in quarantena, questo viene eliminato definitivamente dopo 30 giorni. Scopri di più in Gestire i messaggi in quarantena.
Funzionalità e limiti della quarantena
Questa sezione descrive il comportamento e le limitazioni che dovresti conoscere quando utilizzi la quarantena per email.
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Periodo di conservazione della quarantenaI messaggi messi in quarantena vengono conservati per un massimo di 30 giorni dopo l'invio. I messaggi vengono eliminati automaticamente e definitivamente dopo 30 giorni. I messaggi eliminati dalla quarantena non possono essere recuperati dagli amministratori o dagli utenti.
Se utilizzi spazio di archiviazione aggiuntivo per le email per un periodo di conservazione prolungato, ad esempio Google Vault, i messaggi messi in quarantena più vecchi di 30 giorni saranno disponibili nello spazio di archiviazione aggiuntivo fino alla scadenza del periodo di conservazione. Per ulteriori informazioni sui periodi di conservazione di Vault, vedi Conservare i messaggi di Gmail con Vault.Nel tuo account Google Workspace è già configurata una quarantena. Si tratta della cosiddetta quarantena predefinita. Le quarantene create da te sono chiamate quarantene personalizzate. Se aggiungi un'impostazione che mette in quarantena i messaggi, ma non specifichi una quarantena personalizzata nell'impostazione, i messaggi messi in quarantena in base a questa impostazione vengono inviati alla quarantena predefinita.
Se elimini una quarantena personalizzata che contiene messaggi in quarantena, i messaggi che si trovano nella quarantena eliminata vengono spostati nella quarantena predefinita.
I super amministratori possono creare quarantene personalizzate per:
- Supportare esigenze aziendali specifiche. Ad esempio, potresti voler mettere in quarantena tutti i messaggi in uscita che contengono la frase "riservato all'azienda".
- Concedere l'accesso alla quarantena a gruppi di utenti specifici. Questo meccanismo è chiamato quarantena con restrizioni.
- Inviare un avviso di rifiuto ai mittenti quando blocchi il recapito dei loro messaggi in quarantena.
- Inviare agli amministratori notifiche automatiche sui messaggi in quarantena.
Puoi creare più quarantene personalizzate. Ad esempio, potresti creare una quarantena diversa per i messaggi in uscita con contenuti sensibili e una quarantena diversa per i messaggi in arrivo con allegati potenzialmente pericolosi.
I messaggi possono essere inviati a più di una quarantena. Questo accade quando hai più quarantene e più impostazioni che inviano messaggi a quarantene diverse. Quando un messaggio corrisponde a più di un'impostazione di quarantena, viene inviato a tutte le quarantene specificate nelle impostazioni corrispondenti.
Puoi intervenire soltanto su messaggi messi in quarantena da o inviati a utenti registrati con il tuo account Google Workspace. Questi tipi di messaggi non possono essere messi in quarantena:
- Messaggi inviati a Gruppi
- Messaggi inviati o ricevuti da account sospesi o disattivati
- I messaggi in uscita messi in quarantena vengono inseriti nella cartella Posta inviata del mittente. L'eliminazione di un messaggio dalla cartella Posta inviata non influisce in alcun modo sullo stato della quarantena del messaggio.
- Per evitare di mettere in quarantena una grande quantità di messaggi, non inviare messaggi esterni a mailing list estese. Quando un messaggio di gruppo o di elenco viene messo in quarantena, una copia del messaggio viene messa in quarantena per ciascun destinatario. Questo può causare la messa in quarantena di un numero elevato di messaggi.
Attiva le notifiche nelle impostazioni della quarantena:
- Per inviare una notifica ai mittenti quando il loro messaggio è in quarantena, utilizza l'opzione di quarantena Invia il messaggio di rifiuto predefinito.
- Per inviare periodicamente agli amministratori notifiche sui messaggi messi in quarantena, utilizza l'opzione di quarantena Invia periodicamente notifiche quando i messaggi vengono messi in quarantena.
I destinatari non ricevono mai notifiche quando un messaggio viene messo in quarantena.
- Se un mittente richiede la crittografia S/MIME per un messaggio in uscita che corrisponde a un'impostazione di quarantena, il messaggio viene rifiutato e non viene messo in quarantena.
- Se un amministratore imposta regole di conformità e routing per S/MIME per i messaggi in uscita, i messaggi che corrispondono alle impostazioni vengono messi in quarantena.
Configurare una quarantena per le email
Google Workspace dispone di una quarantena email predefinita che puoi utilizzare per tutti i messaggi in quarantena. Se la tua organizzazione è relativamente piccola o non invia o riceve molte email, la quarantena predefinita potrebbe soddisfare i requisiti previsti.
Gli amministratori possono creare quarantene personalizzate per una maggiore flessibilità e scalabilità. Puoi creare più quarantene personalizzate. Ad esempio, potresti creare una quarantena diversa per i messaggi in uscita con contenuti sensibili e una quarantena diversa per i messaggi in arrivo con allegati potenzialmente pericolosi.
Con le quarantene personalizzate puoi:
- Concedere l'accesso in quarantena a gruppi specifici di utenti, definiti quarantena con restrizioni.
- Inviare un avviso di rifiuto ai mittenti quando impedisci il recapito di messaggi in quarantena.
- Inviare un messaggio automatico quando ai messaggi in quarantena viene negato il recapito.
Per configurare una quarantena email personalizzata, aggiungi prima una nuova quarantena, quindi le impostazioni per l'invio dei messaggi alla quarantena.
Passaggio 1: aggiungi una quarantena per le email
Configura una o più quarantene nella Console di amministrazione Google.
Esegui questo passaggio prima di aggiungere impostazioni che mettono in quarantena i messaggi, in quanto è necessario specificare la quarantena nell'impostazione.
Per aggiungere una quarantena:
-
Accedi alla Console di amministrazione Google.
Accedi utilizzando l'account amministratore (che non termina con @gmail.com).
-
In the Admin console, go to Menu
Apps
Google Workspace
- Fai clic su Aggiungi quarantena.
- Nella finestra delle impostazioni Aggiungi quarantena, segui questi passaggi:
Opzione impostazione Cosa fare Nome Inserisci un nome per la quarantena. Ti consigliamo di utilizzare un nome che descriva il tipo di regola che invia i messaggi alla quarantena, ad esempio Allegati sospetti. Questo nome viene visualizzato accanto a ogni messaggio nella dashboard della quarantena.
Descrizione (Facoltativo) Aggiungi altri dettagli su questa quarantena. Questa descrizione viene visualizzata nella dashboard della quarantena. Gruppo per revisioni quarantene (Facoltativo) Puoi consentire ad altri utenti della tua organizzazione di accedere a questa quarantena. Devono far parte di un gruppo configurato a questo scopo. Se non selezioni un gruppo, l'accesso a questa quarantena è limitato ai super amministratori e agli amministratori a cui è stato assegnato il privilegio Gmail Accesso alla quarantena amministrativa.
Per creare un nuovo gruppo per l'accesso alla quarantena, fai clic su Gestisci gruppi nella casella Aggiungi quarantena. Per la procedura dettagliata, vedi Consentire agli utenti di accedere alla quarantena per le email.
Per concedere a un gruppo esistente l'accesso a questa quarantena:
- Fai clic su Seleziona gruppi.
- Nella finestra Seleziona gruppi, scorri o esegui una ricerca per trovare un gruppo.
- Fai clic sul nome del gruppo per selezionarlo.
- In alto a destra nella finestra Seleziona gruppo, fai clic sulla X per chiudere la finestra e salva il gruppo nelle impostazioni di quarantena.
- Per concedere l'accesso a più gruppi, ripeti i passaggi da a a d.
Effetto rifiuto in entrata Seleziona un'azione da eseguire quando impedisci il recapito dei messaggi in arrivo messi in quarantena da questa impostazione:
- Rilascia messaggio : il messaggio non viene recapitato ai destinatari e viene eliminato. Il mittente non riceve una notifica al riguardo.
- Invia il messaggio di rifiuto predefinito : il messaggio non viene recapitato ai destinatari e viene eliminato. Al mittente viene recapitato un messaggio di rifiuto.
Per ulteriori informazioni sul comportamento dei messaggi di rifiuto, consulta Utilizzare i messaggi di rifiuto predefiniti.
Effetto rifiuto in uscita Seleziona un'azione da eseguire quando impedisci il recapito dei messaggi in uscita messi in quarantena da questa impostazione:
- Rilascia messaggio : il messaggio non viene recapitato ai destinatari e viene eliminato. Il mittente non riceve una notifica al riguardo.
- Invia il messaggio di rifiuto predefinito : il messaggio non viene recapitato ai destinatari e viene eliminato. Al mittente viene recapitato un messaggio di rifiuto.
Per ulteriori informazioni sul comportamento dei messaggi di rifiuto, consulta Utilizzare i messaggi di rifiuto predefiniti.
Invia periodicamente notifiche quando i messaggi vengono messi in quarantena (Facoltativo) Seleziona questa opzione per inviare notifiche automatiche periodiche ai super amministratori quando i messaggi vengono messi in quarantena.
Contenuto delle notifiche : le notifiche includono il numero di messaggi aggiunti a ogni quarantena e il numero totale di messaggi messi in quarantena durante il periodo di notifica.
Tempistiche: le notifiche vengono inviate entro un'ora dalla messa in quarantena di un messaggio. La frequenza e i tempi delle notifiche si basano sulla frequenza con cui i nuovi messaggi vengono messi in quarantena. È previsto un massimo di 1 notifica all'ora.
Destinatari: le notifiche vengono inviate solo ai super amministratori. Non vengono inviate agli utenti con privilegi di amministratore per il ruolo di amministratore Accesso alla quarantena amministrativa o ai gruppi con privilegi per le quarantene.
- In fondo alla finestra Aggiungi impostazione, fai clic su Salva.La nuova quarantena viene aggiunta alla tabella Gestisci le quarantene.
Le modifiche possono richiedere fino a 24 ore, ma in genere sono più rapide. Scopri di più - Per aggiungere altre quarantene, ripeti questi passaggi.
Per eliminare o modificare una quarantena, seleziona l'azione nella colonna Azioni nella tabella Gestisci le quarantene.
Utilizzare i messaggi di rifiuto predefiniti
Questa sezione contiene informazioni importanti sull'opzione Invia il messaggio di rifiuto predefinito nelle impostazioni della quarantena.
- Quando impedisci il recapito di un messaggio di gruppo in entrata, i messaggi rifiutati vengono rilasciati (non vengono recapitati al mittente), anche quando questa opzione è selezionata nelle impostazioni della quarantena.
- Ogni volta che rifiuti uno o più messaggi in un'unica azione, il mittente riceve un messaggio di rifiuto. Ad esempio, se selezioni tre messaggi di un mittente, fai clic su Rifiuta, quindi seleziona cinque messaggi dello stesso mittente e fai clic su Rifiuta, il mittente riceve due messaggi di rifiuto. Per ridurre al minimo il numero di messaggi di rifiuto per i mittenti, seleziona tutti i messaggi di un singolo mittente contemporaneamente, quindi fai clic su Rifiuta. Il mittente riceve un unico messaggio di rifiuto che elenca tutti i messaggi rifiutati con i relativi destinatari.
- I messaggi di rifiuto includono l'oggetto del messaggio originale messo in quarantena nel corpo del messaggio. Pertanto, se l'oggetto ha causato la quarantena del messaggio originale, anche il messaggio di rifiuto rischia di essere messo in quarantena. Per risolvere questo problema, aggiorna le impostazioni della quarantena in modo da escludere i messaggi di tipo invio in uscita o interno.
Passaggio 2: aggiungi le impostazioni ai messaggi in quarantena
Dopo aver creato una o più quarantene, aggiungi le impostazioni che specificano i messaggi da mettere in quarantena.
I messaggi vengono inviati alla quarantena in base alle impostazioni che hai aggiunto nella Console di amministrazione Google. Le impostazioni di Gmail nella tabella seguente includono un'opzione per mettere in quarantena i messaggi che soddisfano i criteri specificati nell'impostazione. L'impostazione specifica anche quali messaggi vengono inviati in quarantena. Puoi inviare i messaggi alla quarantena predefinita o a una quarantena personalizzata da te creata.
Per la procedura dettagliata su come aggiungere, eliminare o aggiornare le impostazioni che mettono in quarantena i messaggi email, visita la pagina a cui rimanda il link nella colonna Impostazioni di seguito:
| Impostazione | Descrizione |
|---|---|
| Conformità degli allegati |
Mettere in quarantena i messaggi in base al nome del file, al tipo di file o alle dimensioni totali del messaggio (inclusi gli allegati). Ad esempio, potresti voler mettere in quarantena i messaggi in arrivo e in uscita che contengono allegati di tipo .exe, poiché l'allegato potrebbe essere software pericoloso. Notifiche: questa impostazione consente di inviare una notifica ai mittenti della tua organizzazione quando inviano un messaggio interno che viene messo in quarantena con l'impostazione. |
| Conformità dei contenuti |
Metti in quarantena i messaggi se contengono un tipo di contenuti sensibili da te specificato e se questi contenuti si trovano all'interno del messaggio. Ad esempio, potresti voler mettere in quarantena i messaggi in uscita che contengono un numero di carta di credito nel corpo del messaggio. Notifiche: questa impostazione consente di inviare una notifica ai mittenti della tua organizzazione quando inviano un messaggio interno che viene messo in quarantena con l'impostazione. |
| Contenuti discutibili | Mettere in quarantena i messaggi includendo determinate parole da te specificate da un elenco di parole personalizzate creato da te. Ad esempio, potresti voler mettere in quarantena i messaggi in arrivo che contengono linguaggio volgare. |
| Routing |
Mettere in quarantena i messaggi in base a chi li ha inviati o a chi sono i destinatari. Ad esempio, potresti voler mettere in quarantena tutti i messaggi in arrivo provenienti da un dominio che in passato ha inviato email dannose ai tuoi utenti. Notifiche: questa impostazione consente di inviare una notifica ai mittenti della tua organizzazione quando inviano un messaggio interno che viene messo in quarantena con l'impostazione. |
| Spam | Mettere in quarantena i messaggi in arrivo che Gmail ritiene essere spam. |
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