Buscar mensajes de Gmail y de la versión clásica de Hangouts con Vault

 

Vault es una herramienta para administradores y personal legal y no funcionará correctamente hasta que el administrador de G Suite configure tu cuenta. 

 

Una vez que hayas creado un asunto, utiliza Vault para buscar mensajes de Gmail y de la versión clásica de Hangouts. También puedes usarlo para buscar los siguientes elementos:

Cuestiones que debes tener en cuenta antes de hacer búsquedas

Antes de hacer búsquedas, debes tener en cuenta los aspectos que se indican más adelante. Para obtener más información sobre cómo buscar datos, consulta el artículo Preguntas frecuentes acerca de la búsqueda de Vault.

¿Qué tipos de archivos adjuntos se indexan?

En Vault, se indexan los archivos adjuntos de texto con formatos admitidos (por ejemplo, .pdf, .xslx o .docx), pero no el contenido de vídeo, audio, imagen ni binario.

¿Cómo se gestionan los mensajes y los archivos adjuntos de gran tamaño en Vault?

Vault indexa y busca en aproximadamente el primer megabyte de cada mensaje y sus archivos adjuntos.Si detecta los términos de búsqueda en este primer megabyte, busca el resto de los datos y los prepara para obtener una vista previa del mensaje y exportarlo.

Es posible que las etiquetas de Gmail generadas por el sistema afecten a los resultados de búsqueda

En Gmail se utilizan etiquetas para organizar los mensajes de la bandeja de entrada de los usuarios. Hay etiquetas de dos tipos:

  • Etiquetas visibles: aparecen en la interfaz de Gmail. Algunas de estas etiquetas son comunes a todas las cuentas de Gmail, y los usuarios pueden crear más para organizar sus mensajes.
  • Etiquetas generadas por el sistema: los servidores de Gmail las utilizan para clasificar mensajes. Los usuarios finales no pueden verlas.

Las etiquetas generadas por el sistema controlan el modo en que se muestran los mensajes a los usuarios de Gmail. Por ejemplo, es posible que Gmail aplique la etiqueta finance a los mensajes que provienen de entidades bancarias y la etiqueta travel a los mensajes que contengan reservas de hotel.

Si los usuarios crean una etiqueta con el mismo nombre que una etiqueta generada por el sistema, Gmail puede diferenciarlas y mostrar los mensajes correctamente. Sin embargo, Vault no puede hacer esta distinción. Si utilizas una etiqueta generada por el sistema para buscar mensajes, es posible que se muestren más mensajes de lo esperado.

Por ejemplo, supongamos que una organización necesita retener toda la información relacionada con las finanzas de la empresa durante siete años:

  • Se solicita a los empleados que creen una etiqueta finance y que la apliquen a los mensajes que contengan información financiera de la empresa.
  • Algunos empleados reciben sus extractos bancarios personales en la cuenta de empresa, por lo que Gmail les aplica la etiqueta generada por el sistema, llamada finance.

En este caso, si se incluye una etiqueta finance en la búsqueda, también se mostrarán los mensajes con los extractos bancarios personales de los empleados.

Te recomendamos que tengas cuidado si utilizas las siguientes etiquetas en una búsqueda:

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved

Buscar mensajes de Gmail y la versión clásica de Hangouts

  1. Crea un asunto o haz clic en alguno que ya tengas.
  2. En el panel de la izquierda, haz clic en Buscar y, a continuación, selecciona Correo como el tipo de datos que quieres buscar.
  3. Elige una fuente:
    • Todos los datos: busca en todos los datos de tu organización.
    • Datos retenidos: busca en todos los datos de un asunto concreto que estén sujetos a conservación en caso de litigio.
    • Datos sin procesar: busca en el contenido que se ha identificado como parcialmente procesado.
  4. Elige un método de búsqueda:
    • Todas las cuentas: busca en todas las cuentas con licencia de Vault del dominio.
    • Cuentas concretas: introduce cuentas para buscar en usuarios concretos. Puedes introducir hasta 500 cuentas. En este campo se busca por la dirección del destinatario o del remitente del mensaje. Utiliza la opción Términos para buscar por el encabezado, o por la dirección del destinatario o del remitente.
    • Unidad organizativa: busca en una unidad organizativa concreta. Si seleccionas una con unidades organizativas secundarias, también se buscará en todas ellas.
  5. (Opcional) Introduce un periodo de fecha de envío y elige una zona horaria.
    • Si introduces una fecha de inicio, Vault devuelve todos los mensajes enviados de esa fecha en adelante.
    • Si introduces una fecha de finalización, Vault devuelve todos los mensajes enviados hasta ese día incluido.
  6. (Opcional) En Términos, incluye términos de búsqueda.Puedes usar operadores de búsqueda para realizar búsquedas complejas. Los términos de búsqueda no pueden superar los 2000 caracteres.
     
    Consejo: Busca mensajes de la versión clásica de Hangouts con el término de búsqueda es:chat.
  7. (Opcional) Marca la casilla Excluir borradores de mensajes de esta búsqueda. Si la dejas sin marcar, Vault incluirá en los resultados de la búsqueda los borradores de mensajes que cumplan los criterios, incluidos los borradores que se guardan de forma automática.
  8. Haz clic en una de estas opciones:
    • Buscar: se hace una búsqueda.
    • Recuento: muestra el número de mensajes que coinciden con la consulta y la cantidad de cuentas que tienen mensajes coincidentes. Puedes descargar un archivo CSV que incluya los nombres de las cuentas y el total de mensajes de la consulta. Más información sobre la evaluación del alcance de las consultas
    • Exportar: no se genera ninguna vista previa de los resultados de búsqueda, que se exportan directamente.
  9. (Opcional) Haz clic en la flecha hacia abajo Buscar para seleccionar alguna de estas opciones:
    • Restablecer: se borra el formulario de búsqueda.
    • Duplicar el formulario de búsqueda: se abre otro formulario de búsqueda debajo del que ya tenías rellenado con la información que habías introducido anteriormente.

Obtener una vista previa de los resultados de búsqueda

Cuando abres un mensaje, se muestra la conversación completa. En el caso de que las conversaciones sean muy largas, en la vista previa solo se incluyen los 100 mensajes más recientes. No podrás ver los mensajes anteriores de la conversación. Sin embargo, al exportar se incluyen todos los mensajes que coinciden con tus criterios de búsqueda.

Nota: Vault solo exporta los mensajes que coinciden con los términos de búsqueda. Si necesitas exportar más mensajes de la conversación, vuelve atrás y modifica los términos de búsqueda.

  • Para ver la información básica del encabezado de un mensaje, haz clic en mostrar detalles.

    Los detalles básicos de los mensajes son:
    • De
    • Para
    • Fecha
    • Asunto
    • Etiquetas del sistema: muestra el estado del mensaje en la cuenta del usuario.
      • No leído
      • Bandeja de entrada
      • Spam
      • Enviados
      • Abiertos
      • Borradores
      • Papelera
      • Eliminados
      • Chats
    • Etiquetas del usuario: muestra las etiquetas que el usuario ha aplicado al mensaje.
  • Para ver un mensaje en su totalidad, incluida toda la información del encabezado, haz clic en Original.
  • Los mensajes con el modo confidencial de Gmail se envían con el icono Activar el modo confidencial. Puedes ocultar o mostrar el contenido de esos mensajes al revisarlos e imprimirlos. Más información sobre el modo confidencial de Gmail
  • Para imprimir un mensaje concreto, haz clic en Imprimir.
  • Para imprimir todos los mensajes de una conversación, haz clic en Imprimir todo.
  • En los mensajes con archivos adjuntos, puedes Descargar los archivos adjuntos. En algunos tipos de archivo (como .docx, .ppt y .pdf) puedes hacer clic en Ver para consultar el archivo adjunto sin descargarlo.
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