Configurar y gestionar cuarentenas de correo electrónico

Los superadministradores de G Suite pueden configurar políticas y ajustes para poner en cuarentena los mensajes que tu organización envía y recibe. Además, puedes asignar privilegios de administrador a usuarios específicos para permitirles gestionar los mensajes de una cuarentena. 

Las cuarentenas pueden ayudar a evitar el spam, minimizar la pérdida de datos y proteger la información confidencial. También permiten controlar los archivos adjuntos de los mensajes para evitar que los usuarios envíen, abran o hagan clic en elementos sospechosos. Cuando se pone en cuarentena un mensaje, se envía a la cuarentena de administrador, donde el administrador podrá realizar una de estas acciones:  

  • Mostrar la regla que provocó que el mensaje se pusiera en cuarentena.
  • Entregar el mensaje al destinatario al que va dirigido.
  • Rechazar la entrega del mensaje.
  • No hacer nada (el mensaje se eliminará automáticamente al cabo de 30 días).

 También puedes recibir alertas de cuarentena periódicas. Los mensajes puestos en cuarentena se almacenan en los servidores de Google hasta que se lleva a cabo alguna acción al respecto. 

¿Qué ocurre con los remitentes y los destinatarios de los mensajes en cuarentena?

  • Cuando se ponen en cuarentena mensajes entrantes, los destinatarios a los que van dirigidos no reciben ningún indicio acerca de la existencia del mensaje, a menos que permitas que se entreguen.
  • Los mensajes salientes puestos en cuarentena se muestran en la carpeta Enviados del remitente, pero no se entregan al destinatario a menos que un administrador los quite de la cuarentena. Aunque el remitente los quite de la carpeta Enviados, los mensajes seguirán en cuarentena hasta que los muevas o hasta que se eliminen transcurridos 30 días. 

Notas

  • Solo puedes gestionar los mensajes en cuarentena de los usuarios de G Suite registrados.
  • Solo puedes poner en cuarentena los mensajes de los usuarios, no los de los grupos. 

Configurar y gestionar cuarentenas de correo electrónico

Las cuarentenas se crean configurando políticas y ajustes en la consola de administración. También se pueden asignar privilegios de administrador a usuarios concretos para que gestionen mensajes en una o varias cuarentenas y accedan a ellos.

Añadir, editar, eliminar y revisar cuarentenas

En la consola de administración de Google puedes añadir, editar, eliminar y revisar cuarentenas de correo electrónico.

Para añadir una cuarentena:

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la consola de administración, ve a Aplicaciones > G Suite > Gmail > Administrar las cuarentenas.

  3. Haz clic en Añadir cuarentena.

  4. Determina los ajustes de la cuarentena: 

    • Introduce un nombre y una descripción.

    • Con respecto a los mensajes entrantes y salientes, elige si quieres que se envíe un mensaje de rechazo al remitente cuando deniegues el envío de un mensaje que se ha puesto en cuarentena.

    • (Opcional) Selecciona Enviar notificaciones periódicas cuando los mensajes se pongan en cuarentena.

  5. Haz clic en Guardar.

Para editar una cuarentena:

  1. En la consola de administración, ve a Aplicaciones y, a continuación, G Suite y, a continuación, Gmail y, a continuación, Gestionar cuarentenas.
  2. Junto a la cuarentena que quieras modificar, haz clic en Editar.

  3. Realiza los cambios que quieras y haz clic en Guardar.

Para eliminar una cuarentena:

  1. En la consola de administración, ve a Aplicaciones y, a continuación, G Suite y, a continuación, Gmail y, a continuación, Gestionar cuarentenas.
  2. A la derecha del nombre de la cuarentena, haz clic en Eliminar y, a continuación, confirma la acción. Los mensajes que queden en esa cuarentena pasarán a la cuarentena predeterminada.
Nota: No se puede eliminar una cuarentena que se esté usando en relación con uno o varios ajustes de políticas. Si quieres eliminar una cuarentena activa, accede al ajuste correspondiente y cámbialo de cuarentena. 
 

Para revisar la configuración de una cuarentena:

  1. En la consola de administración, ve a Aplicaciones y, a continuación, G Suite y, a continuación, Gmail y, a continuación, Gestionar cuarentenas.
  2. Haz clic en Ir a la cuarentena de administrador. Se mostrarán todas las cuarentenas, incluida la del administrador.
  3. A la derecha del nombre de la cuarentena cuya configuración quieres revisar, haz clic en  y selecciona Configuración
  4. (Opcional) Si quieres editar la configuración de la cuarentena desde esta página, haz clic en Modificar en consola de administración de G Suite.
Configurar políticas para poner mensajes en cuarentena

En la consola de administración puedes configurar políticas para poner mensajes en cuarentena de acuerdo con cualquiera de estos ajustes de Gmail:

Para cada ajuste, puedes poner en cuarentena los mensajes que cumplan determinados criterios de configuración y, a continuación, seleccionar qué política de cuarentena se aplicará a esos mensajes. En la configuración de cumplimiento y de enrutamiento, también puedes decidir si se notificará a los remitentes internos cuando sus mensajes, tanto los salientes como los internos en curso de envío, sean puestos en cuarentena.

Gestionar mensajes en cuarentena

Cuando hayas configurado las políticas de una cuarentena, podrás ver y gestionar sus mensajes.

Para abrir la cuarentena de administrador:

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En el panel de control de la consola de administración, ve a Aplicaciones y, a continuación, G Suite y, a continuación, Gmail y, a continuación, Gestionar cuarentenas
  3. Haz clic en Ir a la cuarentena de administrador para ver todas las cuarentenas. 
Nota: Para ver la configuración de una cuarentena, haz clic en el icono  que aparece junto a ella y selecciona Configuración.

Mensajes entrantes y salientes

En los mensajes se muestra el nombre de la cuarentena y se indica si son entrantes o salientes.  

  • Si un mensaje entrante tiene varios destinatarios, se muestra en la cuarentena una vez por cada destinatario (por ejemplo, un mensaje con cinco destinatarios se muestra en la cuarentena cinco veces).
  • Si permites que se entregue un mensaje saliente, se pondrá en cuarentena solo una vez antes de enviarse. Por lo tanto, si tienes previsto poner en cuarentena correos internos, configura la cuarentena como Interno: en curso de envío en lugar de como Interno: en curso de recepción. De esta forma, te aseguras de que solo se ponga en cuarentena un mensaje antes de entregarlo a los destinatarios.

Consejo: Para evitar que se ponga en cuarentena una gran cantidad de mensajes, te recomendamos impedir que las listas de correo electrónico de gran tamaño puedan recibir mensajes de forma pública. 

Ver y gestionar los mensajes en cuarentena

Acción Procedimiento

Ver mensajes en cuarentena, permitidos y rechazados

De forma predeterminada, todos los mensajes en cuarentena aparecen en la lista al iniciar sesión. Para ordenar los mensajes, haz clic en una etiqueta de la izquierda. Si no aparece la lista de cuarentena en ese lado, haz clic en Menú Menú.

En Rechazado o Permitido solo aparecen los mensajes recibidos en los últimos 30 días. Si no realizas ninguna acción con respecto al mensaje ni lo rechazas en un plazo de 30 días, se eliminará automáticamente de la cuarentena.

Mostrar el mensaje y la definición de la regla que activó la cuarentena

Haz clic en un mensaje de la lista para ver el mensaje y la definición de la regla que provocó que se pusiera en cuarentena.

  • Descripción de la regla: el nombre o la descripción de la regla
  • Origen: la parte del mensaje que activó la regla (por ejemplo, el cuerpo del mensaje)  
  • Cadena coincidente: cadena o expresión que coincidió con contenido del correo electrónico 

Si el valor de la cadena coincidente se encuentra en los campos visibles del mensaje (cabecera de remitente, cabecera de destinatarios, cuerpo del mensaje o asunto), se destacará en el mensaje. 

Importante: El origen y la cadena coincidente solo se muestran cuando están disponibles. Aunque se hace todo lo posible por mostrar la regla asociada a cada mensaje, es posible que no aparezca en algunos mensajes. 

Buscar mensajes

Escribe un término de búsqueda en el campo correspondiente. Se mostrarán los mensajes que en ese momento estén en la cuarentena predeterminada y en cualquier otra que crees. No se buscarán mensajes en Rechazado ni en Permitido.

Se busca en el mensaje completo, incluidos el cuerpo del mensaje, el asunto, la dirección del remitente y la del destinatario. Puedes utilizar operadores de búsqueda avanzada para buscar solo en una parte específica del mensaje.

Permitir el envío de uno o varios mensajes en cuarentena

Marca la casilla que aparece a la izquierda del nombre de cada destinatario. Luego, haz clic en Permitir.

Si los usuarios no ven mensajes permitidos en su bandeja de entrada, diles que busquen el mensaje en todas las carpetas, incluida la Papelera.

Nota: Algunos mensajes tienen tal nivel de contenido fraudulento que se rechazan cuando se establece la conexión. Esos mensajes no se colocan en la cuarentena de administrador aunque tengas seleccionada la opción "Poner el spam en cuarentena administrativa" en la configuración de Spam.

Rechazar el envío de uno o varios mensajes en cuarentena

Marca la casilla que aparece a la izquierda del nombre de cada destinatario y haz clic en Rechazar. Vuelve a hacer clic en este ajuste para confirmar la acción.

Notas sobre las notificaciones de rechazo:

  • Cuando rechazas un mensaje, se descarta o se envía una notificación de rechazo predeterminada, según la cuarentena que hayas seleccionado.
  • Si un mensaje aparece en varias cuarentenas, se tratará según la cuarentena que hayas seleccionado, incluso si las otras cuarentenas se han configurado para llevar a cabo una acción diferente.
  • Todos los mensajes aparecen en la cuarentena predeterminada. Si rechazas un mensaje desde esa cuarentena, se aplicará la acción de rechazo que se haya configurado en la cuarentena predeterminada.

Acción en bloque

Cuando empieces a seleccionar mensajes, se activará la opción de acción en bloque. A diferencia de la casilla Seleccionar todo, que solo se aplica a los mensajes de la vista actual, con la acción en bloque puedes rechazar o aceptar todos los mensajes de la cuarentena seleccionada o de los resultados de búsqueda.

 

Enviar mensajes de rechazo

Si quieres enviar notificaciones cuando rechaces mensajes en cuarentena, tienes que tener en cuenta lo siguientes factores:

  • Si rechazas un mensaje entrante enviado a varios destinatarios de tu dominio, el remitente recibirá un mensaje de rechazo cada vez que selecciones un grupo de destinatarios a quienes denegarles la entrega. Si quieres evitarlo, puedes marcar las casillas de todos los destinatarios del mensaje para asegurarte de que el remitente reciba un único mensaje de rechazo que contenga la lista completa de destinatarios rechazados. Si no seleccionas a todos los destinatarios y rechazas más tarde a otros, el remitente original recibirá una segunda notificación.
  • Los mensajes de rechazo incluyen, en su cuerpo de texto, los asuntos de los mensajes originales. Por este motivo, si el término que provocó que el mensaje original se pusiera en cuarentena aparecía en el asunto, puede que el mensaje de rechazo también se ponga en cuarentena cuando se rechace el mensaje. Dependerá de si la cuarentena se ha configurado para incluir mensajes de tipo Saliente o Interno: en curso de envío.
  • Si deniegas un mensaje de grupo entrante, el mensaje de rechazo no se enviará al remitente, sino que simplemente se descartará.
Identificar los tipos de mensajes no admitidos 

Firma y cifrado con S/MIME:       

Recibir alertas de cuarentena

Para recibir notificaciones periódicas cuando se pongan en cuarentena mensajes nuevos, selecciona Enviar notificaciones periódicas cuando los mensajes se pongan en cuarentena al añadir o editar cuarentenas en la consola de administración.

Si se crean alertas de cuarentena, incluirán la siguiente información:

  • El número de mensajes recibidos en cada cuarentena con este ajuste activado.

  • El número total de mensajes puestos en cuarentena durante el intervalo de notificación.

Recibirás notificaciones informando de los nuevos correos que se hayan puesto en cuarentena en un periodo máximo de una hora a partir de que aparezcan en la cuarentena de administrador. La frecuencia y el momento en el que se envíen estas alertas variarán en función de cada cuánto tiempo se pongan en cuarentena nuevos correos electrónicos, pero nunca recibirás más de una alerta por hora.

Nota: El informe de resumen de cuarentena y la cuarentena de administrador no son lo mismo. Más información

Permitir que los usuarios gestionen cuarentenas de correo electrónico

Los superadministradores de G Suite pueden asignar privilegios de administrador a usuarios concretos para que gestionen los mensajes de la cuarentena predeterminada y de otras personalizadas. 

Nota: Los pasos indicados en esta sección se deben seguir una vez creadas y configuradas las políticas de la cuarentena. Si necesitas ayuda para configurar y gestionar cuarentenas, consulta las instrucciones que aparecen al principio de este artículo.

Asignar funciones de administrador y cuarentenas

La función de administrador que asignas a un usuario determina las cuarentenas que puede ver y gestionar.

  • Acceder a la cuarentena de administrador: los usuarios pueden acceder y gestionar mensajes en cualquier cuarentena, incluida la cuarentena predeterminada.
  • Acceder a cuarentenas restringidas: los usuarios pueden acceder y gestionar mensajes en cuarentenas concretas.

Con el objetivo de proteger la privacidad de los usuarios, cada vez que alguien inicia sesión en cualquiera de las funciones de administrador para gestionar mensajes de correo electrónico, se registran el ID de mensaje y el nombre de la cuarentena. Busca estos eventos en los informes de administrador para saber qué medida se adoptó.

Antes de empezar

Como administrador de G Suite, puedes configurar y asignar funciones de administrador a usuarios concretos para que accedan a mensajes en cuarentena y los gestionen. Debes seguir todos los pasos que se describen a continuación para configurar y asociar usuarios a las cuarentenas.  

Paso 1: Crear funciones con privilegios de cuarentena

  1. En la consola de administración, accede a Funciones de administrador y haz clic en Crear una función.
  2. Introduce un nombre y una descripción y, a continuación, haz clic en Crear.
  3. En la pestaña Privilegios, en Gmail, marca la casilla Acceder a la cuarentena de administrador, o bien Acceder a cuarentenas restringidas.
  4. Haz clic en Guardar. Cuando lo hagas, esta nueva función se seleccionará y aparecerá en Funciones creadas por usuarios.

Paso 2: Asignar usuarios a la función de administrador

  1. Cuando tengas la función seleccionada, haz clic en la pestaña Administradores y, a continuación, en Asignar administradores. Introduce un nombre o una dirección de correo electrónico. Al escribir el nombre de un usuario se muestra automáticamente su dirección de correo electrónico.
  2. Si quieres asignar más usuarios a la función, haz clic en Asignar más. Una vez introducidos los nombres de usuario, haz clic en Confirmar asignación.

Paso 3: Crear grupos de usuarios 

  1. En la consola de administración, haz clic en Grupos y, a continuación, en Añadir Añadir.
  2. Introduce un nombre, una dirección de correo electrónico y una descripción del grupo.
  3. En "Nivel de acceso", selecciona Restringido
  4. Haz clic en Crear.

A continuación, añade usuarios al grupo.  

Paso 4: Añadir usuarios a un grupo 

  1. En la consola de administración, accede a Usuarios.
  2. En la lista que aparece, localiza al usuario que quieras añadir y haz clic sobre él para abrir la página de su cuenta.
  3. En la página de la cuenta del usuario, haz clic en Grupos. Aparecerán todos los grupos a los que pertenezca el usuario.
  4. Haz clic en Añadir Añadir.
  5. Busca el grupo de los usuarios con privilegios de cuarentena y selecciónalo.
  6. Haz clic en Añadir.

Paso 5: Añadir grupos a una cuarentena  

  1. Accede a Aplicaciones > G Suite > Gmail para que se muestre la página de configuración de Gmail.
  2. Selecciona Gestionar cuarentenas y, a continuación, haz clic en el botón Editar situado junto a la cuarentena a la que quieres añadir el grupo.
  3. En el panel Editar cuarentena, haz clic en Seleccionar grupos y selecciona el grupo de usuarios que creaste para la cuarentena de administrador.
  4. Haz clic en Guardar.

Una vez completado este proceso, los usuarios pueden iniciar sesión y acceder a la cuarentena a la que están asignados. Cuando inicien sesión, los usuarios con privilegios de administrador accederán a la consola de administración.  

Nota: Cuando los mensajes se ponen en cuarentena, las notificaciones solo se envían al superadministrador. Las notificaciones de cuarentena no se envían a grupos con privilegios de cuarentena.

Gestionar el acceso de los usuarios a las cuarentenas

Si asignas privilegios de administrador en una cuarentena a un usuario, este puede acceder a los mensajes de dicha cuarentena y gestionarlos.   

Para gestionar los mensajes en cuarentena:

  1. Inicia sesión en tu cuenta de G Suite.
  2. En el navegador web, accede a https://email-quarantine.google.com/adminreview. Dependiendo de la función de administrador que tengas asignada, aparecen todas las cuarentenas asociadas a los grupos de los que seas miembro.
  3. A la izquierda, selecciona la cuarentena que quieras y, a continuación, mira y gestiona los mensajes de la cuarentena
Reglas de administrador y de cuarentena adicionales

Los mensajes que aparecen en cuarentenas se basan en los privilegios de administrador de un usuario y en las políticas configuradas de cada cuarentena. Las siguientes directrices se aplican a las cuarentenas y a los usuarios asociados con ellas, y pueden serte útiles a la hora de solucionar problemas habituales de las cuarentenas.

Mensajes de la cuarentena predeterminada

Los mensajes de la cuarentena predeterminada se han marcado como spam o han activado alguna política que hayas configurado. Estos son algunos de los motivos adicionales por los que pueden aparecer mensajes en la cuarentena predeterminada:

  • Si configuras una regla de cuarentena, pero no la asocias a ninguna cuarentena concreta, los mensajes se envían a la cuarentena predeterminada.  
  • Si se elimina una cuarentena, todos sus mensajes se envían a la cuarentena predeterminada. 

Mensajes de la carpeta Todas las cuarentenas

Los mensajes que aparecen en la carpeta Todas las cuarentenas dependen de los privilegios del administrador en cuestión:

  • Acceder a la cuarentena de administrador: se muestran los correos electrónicos de cualquier cuarentena, incluida la cuarentena predeterminada. 
  • Acceder a cuarentenas restringidas: se muestran los correos electrónicos de las cuarentenas a las que está asociado el administrador. No se muestran, sin embargo, los mensajes de la cuarentena predeterminada. 

Importante: Si un administrador rechaza la entrega de mensajes desde la carpeta Todas las cuarentenas, se aplicará la configuración asociada a la cuarentena predeterminada, aunque difiera de la configuración de la cuarentena correspondiente. 

Mensajes de las carpetas Rechazado y Permitido

Los mensajes que aparecen en las carpetas Rechazado y Permitido dependen de los privilegios del administrador en cuestión:

  • Acceder a la cuarentena de administrador: se muestran los correos electrónicos de las carpetas Rechazado y Permitido, incluidos los de la cuarentena predeterminada.  
  • Acceder a cuarentenas restringidas: solo se muestran los correos electrónicos de las carpetas Rechazado y Permitido de las cuarentenas a las que está asociado el usuario. No se muestran los mensajes de la cuarentena predeterminada. 

Mensajes de cuarentenas restringidas

Los mensajes (rechazados o permitidos) de cuarentenas restringidas solo los pueden gestionar usuarios con privilegios de administrador en esas cuarentenas. No se muestran los mensajes de la cuarentena predeterminada. 

Administrador eliminado de un grupo

Si se elimina un usuario con privilegios de administrador del grupo asociado a una cuarentena, los mensajes de esa cuarentena ya no se mostrarán y el usuario no podrá gestionarlos. Si el usuario intenta cargar una cuarentena o gestionar la entrega de mensajes, aparecerá un mensaje de error.  

Grupos eliminados de una cuarentena  

Si un grupo deja de estar asociado a una cuarentena, los administradores con privilegios de cuarentena restringida perderán el acceso a ella. 

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