Buscar en el correo y en la versión clásica de Hangouts

Una vez que hayas creado un asunto, puedes buscar mensajes en el correo y en la versión clásica de Hangouts con Vault. Con Vault, también puedes buscar los siguientes elementos:

Cuestiones que debes tener en cuenta antes de hacer búsquedas

Antes de hacer búsquedas, debes tener en cuenta lo siguiente. Para obtener más información sobre cómo buscar datos, consulta el artículo Preguntas frecuentes acerca de la búsqueda de Vault.

¿Qué tipos de archivos adjuntos se indexan?

Se indexan los archivos adjuntos de texto compatibles (por ejemplo, los archivos con extensiones .pdf, .xslx o .docx). Sin embargo, Vault no indexa contenido de vídeo, audio, imagen ni binarios.

¿Cómo se gestionan los mensajes y los archivos adjuntos de gran tamaño en Vault?

Vault indexa y busca en aproximadamente el primer megabyte de cada mensaje y sus archivos adjuntos. Si detecta los términos de búsqueda en este primer megabyte, busca el resto de los datos y los prepara para obtener una vista previa del mensaje y exportarlo. 

Buscar mensajes de chat y correo

  1. Crea un asunto o haz clic en alguno que ya tengas.
  2. En el panel de la izquierda, haz clic en Buscar y, a continuación, selecciona Correo como el tipo de datos que quieres buscar.
  3. Elige una Fuente:
    • Todos los datos: busca en todos los datos de tu organización.
    • Datos retenidos: busca en todos los datos de un asunto concreto que estén sujetos a conservación en caso de litigio.
    • Datos sin procesar: busca en el contenido que se ha identificado como parcialmente procesado.
  4. Elige un método de búsqueda:
    • Todas las cuentas: busca en todas las cuentas con licencia de Vault del dominio.
    • Cuentas concretas: introduce cuentas para buscar en usuarios concretos. Puedes introducir hasta 500 cuentas. En este campo se busca por la dirección del destinatario o del remitente del mensaje. Utiliza la opción Términos para buscar por el encabezado, o por la dirección del destinatario o del remitente.
    • Unidad organizativa: busca en una unidad organizativa concreta. Si seleccionas una con unidades organizativas secundarias, también se buscará en todas ellas.
  5. (Opcional) Introduce un periodo de fecha de envío y elige una zona horaria.
  6. (Opcional) En Términos, especifica uno o varios términos de búsqueda. Con los operadores de búsqueda, puedes hacer búsquedas complejas.
     
    Consejo: Busca mensajes de chat de la versión clásica de Hangouts con el término de búsqueda is:chat.
  7. (Opcional) Marca la casilla Excluir borradores si no quieres incluirlos en la búsqueda. Si la dejas sin marcar, Vault incluirá en los resultados de la búsqueda los borradores de mensajes que cumplan los criterios, incluidos los borradores que se guardan de forma automática.
  8. Haz clic en una de las siguientes opciones:
    • Buscar: se hace una búsqueda.
    • Recuento: se muestra el número de mensajes que se devuelven con los términos de búsqueda introducidos. Puedes modificar los criterios de búsqueda para que aparezcan más o menos resultados.
    • Exportar: no se genera ninguna vista previa de los resultados de búsqueda, que se exportan directamente.
  9. (Opcional) Haz clic en la flecha hacia abajo Buscar para seleccionar alguna de estas opciones:
    • Restablecer: se borra el formulario de búsqueda.
    • Duplicar el formulario de búsqueda: se abre otro formulario de búsqueda debajo del que ya tenías rellenado con la información que habías introducido anteriormente.

Obtener una vista previa de los resultados de búsqueda

Al abrir un mensaje de correo electrónico o de chat, se muestra toda la conversación. En el caso de que las conversaciones sean muy largas, en la vista previa solo se incluyen los 100 mensajes más recientes. No podrás ver los mensajes anteriores de la conversación. Sin embargo, al exportar se incluyen todos los mensajes que coinciden con tus criterios de búsqueda.

Nota: Vault solo exporta los mensajes que coinciden con los términos de búsqueda. Si necesitas exportar más mensajes de la conversación, vuelve atrás y modifica los términos de búsqueda.

  • Para ver la información básica del encabezado de un mensaje, haz clic en mostrar detalles.

    Los detalles básicos de los mensajes son:
    • De
    • Para
    • Fecha
    • Asunto
    • Etiquetas del sistema: muestra el estado del mensaje en la cuenta del usuario.
      • No leído
      • Bandeja de entrada
      • Spam
      • Enviados
      • Abiertos
      • Borradores
      • Papelera
      • Eliminados
      • Chats
    • Etiquetas del usuario: muestra las etiquetas que el usuario ha aplicado al mensaje.
  • Para ver un mensaje en su totalidad, incluida toda la información del encabezado, haz clic en Original.
  • Para imprimir un mensaje concreto, haz clic en Imprimir.
  • Para imprimir todos los mensajes de una conversación, haz clic en Imprimir todo.
  • En los mensajes con archivos adjuntos, puedes Descargar los archivos adjuntos. En algunos tipos de archivo (como .docx, .ppt y .pdf) puedes hacer clic en Ver para consultar el archivo adjunto sin descargarlo. 
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