Elemente in Gmail und im klassischen Hangouts mithilfe von Vault finden

Google Vault ist für Administratoren und juristisches Personal. Bevor Sie Vault verwenden können, muss Ihr Google Workspace-Administrator Ihr Konto einrichten. Wer ist mein Administrator?

Bei E-Discovery-Projekten mit Google Workspace-Daten können Sie mit Vault nach Nachrichten in Gmail und im klassischen Hangouts suchen, Konten von Interesse finden, Nachrichteninhalte prüfen und drucken sowie Anhänge ansehen und herunterladen.

Wichtige Informationen vor Beginn der Suche

Informieren Sie sich vor der Suche nach Nachrichten, welche Arten von Gmail-Nachrichten in Vault unterstützt werden, und lesen Sie die häufig gestellten Fragen zur Vault-Suche.

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Die meisten Gruppenunterhaltungen aus Google Chat sind über die Gmail-Suche verfügbar

Seit Anfang Dezember 2020 gilt Folgendes: Wenn in Ihrer Organisation weiterhin das klassische Hangouts für Nutzer aktiviert ist, werden die meisten Gruppennachrichten in Google Chat mit Gruppenunterhaltungen im klassischen Hangouts synchronisiert. Nachrichten, die von Nutzern gelöscht, aber in Vault aufbewahrt werden, werden nicht mit dem klassischen Hangouts synchronisiert. Damit bei der Suche alle passenden Nachrichten in Vault berücksichtigt werden, suchen Sie in Google Chat.

Wie kann ich automatisch gespeicherte oder verworfene Entwürfe aus einer Vault-Suche ausschließen?

Die Gmail-Daten eines Nutzers können drei verschiedene Arten von Nachrichtenentwürfen enthalten. Sie können in den Suchergebnissen und Exporten alle oder nur bestimmte Arten von Nachrichtenentwürfen ausschließen.

  • Um alle Arten auszuschließen, klicken Sie vor der Suche das Kästchen neben Entwürfe ausschließen an. Die Vorschauen beinhalten weiterhin automatisch gespeicherte Versionen von Nachrichtenentwürfen, allerdings sind diese nicht im Export enthalten.
  • Um automatisch gespeicherte Entwürfe auszuschließen, geben Sie mit Ihren Suchbegriffen den folgenden Operator ein: -label:^r_ad
  • Um verworfene Entwürfe und automatisch gespeicherte Versionen auszuschließen und nur nicht gesendete Entwürfe einzuschließen, geben Sie mit Ihren Suchbegriffen den folgenden Operator ein: ‑(label:^deleted AND label:drafts). Die Vorschau beinhaltet weiterhin automatisch gespeicherte Versionen von Nachrichtenentwürfen, allerdings sind diese nicht im Export enthalten.
Wie kann ich Nachrichten ausschließen, die unter Quarantäne gestellt wurden?

Geben Sie mit Ihren Suchbegriffen den folgenden Operator ein: -label:^admin_quarantine

Weitere Informationen zur administrativen Quarantäne

Beispiele für Suchanfragen nach Gmail-Nachrichten

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Nachrichten suchen, die von einem bestimmten Konto gesendet oder empfangen wurden

Sie können nach Nachrichten suchen, die mit einem bestimmten Nutzer verknüpft sind, ohne auf sein Konto zugreifen zu müssen. Verwenden Sie zum Starten einer Suche die folgenden Parameter:

  • Wählen Sie als Quelldaten Alle Daten aus.
  • Wählen Sie als Entität die Option Bestimmte Konten aus und geben Sie die E-Mail-Adresse des Nutzers ein.
  • Optional: Verfeinern Sie Ihre Suche mit Begriffen wie den folgenden:
    • Wenn Sie nur Nachrichten suchen möchten, die über dieses Konto gesendet wurden, geben Sie from:E-Mail-Adresse ein.
    • Wenn Sie nur Nachrichten suchen möchten, die von diesem Konto empfangen wurden, geben Sie to:E-Mail-Adresse ein. Bei dieser Suche werden E-Mails gefunden, die in den Feldern „An“, „Cc“ oder „Bcc“ enthalten waren. E-Mails an Gruppen, die das Konto abonniert hat, werden nicht berücksichtigt. 
    • Wenn Sie nur Gmail-Nachrichten und keine Nachrichten im klassischen Hangouts suchen möchten, geben Sie NOT is:chat ein.
Nachrichten suchen, die zwischen bestimmten Konten gesendet wurden

Sie können nach Nachrichten suchen, die zwischen bestimmten Nutzern gesendet wurden. Die folgenden Beispiele gelten für zwei Nutzer. Sie können aber weitere Konten hinzufügen. Verwenden Sie zum Starten einer Suche die folgenden Parameter:

  • Wählen Sie als Quelldaten Alle Daten aus.
  • Wählen Sie als Entität Bestimmte Konten aus und geben Sie eine der E-Mail-Adressen der Nutzer ein. Sie müssen hier nicht beide eingeben.
  • Verfeinern Sie die Suche mit folgenden Begriffen:
    • Wenn Sie Nachrichten suchen, die zwischen den beiden Konten gesendet wurden (entweder das Konto als Absender oder Empfänger), geben Sie from:(E-Mail-Adresse_1 OR E-Mail-Adresse_2) AND to:(E-Mail-Adresse_1 OR E-Mail-Adresse_2) ein.
    • Wenn Sie Nachrichten suchen, die von einem Konto an ein anderes Konto gesendet wurden, geben Sie from:Absender-E-Mail-Adresse AND to:Empfänger-E-Mail-Adresse ein. Hinweis: Wenn die Nutzer, an denen Sie interessiert sind, viele Konten haben, stellen Sie sicher, dass alle E-Mail-Adressen übereinstimmen. Folgen Sie hierzu dem vorherigen Beispiel und geben Sie alle Konten ein.
Nachrichten suchen, die an eine bestimmte oder von einer bestimmten externen Domain gesendet wurden

Sie können nachsehen, über welche Konten Nutzer von einem anderen Unternehmen Nachrichten gesendet oder empfangen haben. Verwenden Sie zum Starten einer Suche die folgenden Parameter:

  • Wählen Sie als Quelldaten Alle Daten aus.
  • Wählen Sie als Entität Alle Konten aus.
  • Verfeinern Sie die Suche mit folgenden Begriffen:
    • Wenn Sie Nachrichten suchen, die an einen beliebigen Nutzer in einem anderen Unternehmen gesendet wurden, geben Sie to:*@externe_Domain.de ein. Bei dieser Suche werden E-Mails zurückgegeben, bei denen sich ein Konto in der angegebenen Domain in den Feldern „An“, „Cc“ oder „Bcc“ befand. 
    • Wenn Sie Nachrichten suchen, die von einem beliebigen Nutzer in einem anderen Unternehmen an Nutzer in Ihrer Organisation gesendet wurden, geben Sie from:*@externe_Domain.de ein.
Nachrichten suchen, die ein bestimmtes Wort oder einen bestimmten Dateianhang enthalten

Sie können sehen, welche Konten Nachrichten gesendet oder empfangen haben, die ein bestimmtes Wort, eine bestimmte Wortgruppe oder einen bestimmten Anhang enthalten. Verwenden Sie zum Starten einer Suche die folgenden Parameter:

  • Wählen Sie als Quelldaten Alle Daten aus.
  • Wählen Sie als Entität Alle Konten aus.
  • Verfeinern Sie die Suche mit folgenden Begriffen:
    • Wenn Sie Nachrichten suchen, die ein bestimmtes Wort enthalten, geben Sie Suchbegriff ein. Wenn Sie mehrere Wörter eingeben, werden bei der Suche nur Nachrichten angezeigt, die alle Wörter enthalten. In Vault wird ungefähr das erste MB des Nachrichtentexts und der Anhänge durchsucht. Sie können die Suche nicht auf den Anhangstext oder Nachrichtentext beschränken.
    • Wenn Sie nach Nachrichten mit einer bestimmten Wortgruppe suchen, geben Sie die Wörter in doppelte Anführungszeichen ein, z. B. "projekt alpha". Bei der Suche wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Die Ergebnisse umfassen also Nachrichten, die folgenden Text enthalten: Projekt Alpha, Projekt alpha, projekt Alpha oder projekt alpha
    • Nachrichten mit einem Anhang finden Sie mit has:attachment. Wenn Sie Nachrichten finden möchten, deren Dateianhang einen bestimmten Suchbegriff enthält, geben Sie filename:Suchbegriff ein.

Nachrichten aus Gmail und dem klassischen Hangouts finden

  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheiten. In Vault werden Daten in sogenannten Rechtsangelegenheiten gesucht. Dies sind Arbeitsbereiche für Ihre Vault-Projekte. Rechtsangelegenheiten ermöglichen das Gruppieren zusammengehörender Holds, Suchanfragen und Exporte. Dadurch werden die Daten, nach denen Sie suchen können, nicht eingeschränkt. Alle Daten, auf die Sie zugreifen dürfen, sind aus allen Rechtsangelegenheiten durchsuchbar.
  3. Wenn die Rechtsangelegenheit bereits vorhanden ist, klicken Sie darauf, um sie zu öffnen. Andernfalls erstellen Sie eine Rechtsangelegenheit für die Suchanfrage:
    1. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheit erstellen.
    2. Geben Sie einen Namen für die Rechtsangelegenheit und optional eine Beschreibung ein.
    3. Klicken Sie auf Erstellen.

    Der Tab Suchen wird geöffnet.

  4. Wählen Sie Gmail als Dienst aus.
  5. Wählen Sie die Quelldaten für die Suche aus:
    • Alle Daten: Die Suche umfasst alle Nachrichten Ihrer Organisation.
    • Auf „Hold“ gesetzte Daten: Die Suche umfasst nur die Nachrichten der Rechtsangelegenheit, die mit einem Hold versehen sind.
    • Nicht verarbeitete Daten: Die Suche umfasst nur Nachrichten, die in Vault noch verarbeitet werden.
  6. Wählen Sie die Entität für die Suche aus:
    • Alle Konten: Die Suche umfasst alle Konten in Ihrer Organisation.
    • Bestimmte Konten: Sie können bis zu 500 Konto-E-Mail-Adressen eingeben. In Vault werden die Envelope-Absender- und -Empfängeradressen für die angegebenen Konten durchsucht. Geben Sie Suchbegriffe in das Feld Begriffe ein, um nach Header, Absender oder Empfängeradresse zu suchen.
    • Organisationseinheit: Die Suche umfasst Konten einer bestimmten Organisationseinheit. Zugehörige Konten in untergeordneten Organisationseinheiten werden ebenfalls durchsucht.
  7. Optional: Wählen Sie eine Zeitzone aus.
  8. Optional: Geben Sie einen Zeitraum für das Sendedatum ein.
    • Wenn Sie ein Startdatum eingeben, werden in Vault alle Nachrichten berücksichtigt, die an oder nach dem angegebenen Datum gesendet wurden.
    • Wenn Sie ein Enddatum eingeben, werden in Vault alle Nachrichten berücksichtigt, die an oder vor dem Datum gesendet wurden.
  9. Optional: Geben Sie unter Begriffe einen oder mehrere Suchbegriffe ein:
    • Wenn Sie nach einem oder mehreren Suchbegriffen in der Nachricht suchen möchten, geben Sie Wörter durch Leerzeichen getrennt ein. Beispiel: Ziele Projekt
    • Wenn Sie nach einer Wortgruppe suchen, setzen Sie sie in Anführungszeichen. Beispiel: „Ziele für das Projekt“
    • Sie können die Suche mit Suchoperatoren verfeinern, um nach Konto, Datum, Nachrichteneigenschaften oder Betreff zu suchen.
    • Um nur Nachrichten aus dem klassischen Hangouts zu suchen, geben Sie is:chat ein. Wenn Sie Nachrichten aus dem klassischen Hangouts ausschließen möchten, geben Sie NOT is:chat ein.

    Suchbegriffe dürfen nicht mehr als 2.000 Zeichen enthalten.

  10. Optional: Klicken Sie das Kästchen E-Mail-Entwürfe ausschließen an, um Nachrichtenentwürfe aus der Suche auszuschließen. Wenn diese Option deaktiviert ist, werden in Vault alle Entwürfe zurückgegeben, die Ihre Kriterien erfüllen, auch automatisch gespeicherte.
  11. Klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:
    • Suchen: Hiermit wird die Suche gestartet und Sie erhalten eine Liste von Nachrichten, die Ihrer Suchanfrage entsprechen.
    • Anzahl: Hiermit werden die Anzahl der Nachrichten, die mit Ihrer Anfrage übereinstimmen, und die Anzahl der Konten mit übereinstimmenden Nachrichten berechnet. Klicken Sie auf Konten mit Übereinstimmungen herunterladen, um eine CSV-Datei mit den Daten zur Anzahl der Abfragen herunterzuladen. Weitere Informationen zur Abschätzung des Geltungsbereichs einer Abfrage
    • Exportieren: Hiermit wird die Vorschau übersprungen und die Suchergebnisse werden direkt exportiert. Weitere Informationen zum Exportieren
  12. Nach Abschluss der Suche, Zählung oder des Exports können Sie folgende Aktionen ausführen:
    • Wenn Sie die Suche bearbeiten möchten, klicken Sie auf Maximieren.
    • Wenn Sie eine Vorschau der Nachricht und des entsprechenden Threads ansehen möchten, klicken Sie auf die Nachricht.
    • Um die Suchergebnisse zu exportieren, klicken Sie auf Exportieren. Weitere Informationen
    • Klicken Sie auf Speichern, um die Abfrage zu speichern. Weitere Informationen
    • Wenn Sie alle Felder löschen und eine neue Suche starten möchten, klicken Sie auf Löschen.

Vorschau der Nachrichten in den Suchergebnissen ansehen

Wenn Sie eine Suche durchgeführt haben, können Sie die Nachrichten ansehen und drucken, die Ihrer Suchanfrage entsprechen, sowie Anhänge abrufen und herunterladen.

  1. Klicken Sie in der Liste der Suchergebnisse auf die Nachricht. Daraufhin wird eine Liste der Nachrichten im Thread geöffnet und der Inhalt der neuesten Nachricht wird automatisch angezeigt.
    • Nachrichten, die mit "" markiert sind, haben einen oder mehrere Anhänge. Klicken Sie auf die Nachricht, um den Anhang herunterzuladen oder anzuzeigen.
    • Nachrichten mit dem Symbol Modus "Vertraulich" aktivieren wurden im Gmail-Modus „Vertraulich“ gesendet. Sie können die Inhalte dieser Nachrichten in der Vorschau und beim Drucken ausblenden oder anzeigen lassen. Weitere Informationen
    • Bei langen Unterhaltungen sind nur die neuesten 100 Nachrichten in der Vorschau verfügbar. Ein Export der Suchergebnisse enthält jedoch alle Nachrichten, die Ihrer Suchanfrage entsprechen, auch Nachrichten, die nicht in der Vorschau angezeigt werden.
  2. Klicken Sie auf eine Nachricht, um sich den Inhalt anzusehen. Wenn Sie sich die Inhalte aller Nachrichten im Thread anzeigen lassen möchten, klicken Sie auf „Alle maximieren“ "".
  3. Klicken Sie auf Original, um eine Nachricht und den gesamten Header der Nachricht aufzurufen.
  4. Klicken Sie auf Drucken, um eine einzelne Nachricht auszudrucken. Um alle Nachrichten in einem Thread zu drucken, klicken Sie auf „Thread drucken“ "".
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