Mit Vault in Gmail und im klassischen Hangouts suchen

Google Vault ist für Administratoren und juristisches Personal. Bevor Sie Vault verwenden können, muss Ihr Google Workspace-Administrator Ihr Konto einrichten. Wer ist mein Administrator?

Bei E-Discovery-Projekten mit Google Workspace-Daten können Sie mit Vault nach Nachrichten in Gmail und im klassischen Hangouts suchen, interessante Konten finden, Nachrichteninhalte prüfen und drucken sowie Anhänge ansehen und herunterladen.

Wichtige Informationen vor Beginn der Suche

Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Häufig gestellte Fragen zur Vault-Suche.

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Welche Arten von Anhängen werden indexiert?

Kompatible textbasierte Dateitypen wie PDF, XLSX und DOCX werden für die Suche indexiert, Video-, Audio-, Bild- oder Binärdateien hingegen nicht.

Wie werden große Nachrichten und Anhänge in Vault behandelt?

In Vault werden Nachrichten und deren Anhänge zunächst teilweise (bis etwa 1 MB) indexiert und durchsucht. Falls es eine Übereinstimmung gibt, wird in den restlichen Daten gesucht und die Daten werden für die Vorschau und den Export verfügbar gemacht.

Vom System generierte Gmail-Labels können Suchergebnisse beeinflussen

In Gmail werden vom System generierte Labels verwendet, um Nachrichten zu kategorisieren, und für Nutzer sichtbare Labels, damit sie Nachrichten in ihrem Posteingang sortieren können. In Gmail wird das vom System generierte Label finance möglicherweise auf Nachrichten der Bank eines Nutzers und das vom System generierte Label travel auf Nachrichten mit Hotelreservierungen angewendet.

Nutzer können für sie sichtbare Labels erstellen und anwenden. Manchmal stimmen diese Labels mit den vom System generierten überein. Wenn das passiert, werden bei der Suche in Vault Nachrichten mit dem vom Nutzer erstellten Label und nicht die mit demselben vom System generierten Label berücksichtigt. Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel basierend auf einem Label erstellen, werden unter Umständen dadurch mehr Nachrichten ein- oder ausgeschlossen als Sie möchten.

Beispiel

Sie möchten nach allen Daten suchen, die sich auf die Unternehmensfinanzen beziehen und bei denen Folgendes gilt:

  • Mitarbeiter werden angewiesen, das Label finance zu erstellen und auf Nachrichten anzuwenden, die Finanzdaten des Unternehmens enthalten.
  • Mitarbeiter erhalten die Abrechnungen ihrer Firmenkreditkarte per E-Mail an ihre Arbeitskonten. Sie versehen sie nicht mit dem selbst erstellten Label finance, sondern in Gmail wird das vom System generierte Label finance angewendet.

In diesem Szenario werden bei einer Suchanfrage, die Nachrichten mit label:finance einschließt, nur die Nachrichten berücksichtigt, die Nutzer mit diesem Label versehen haben, nicht aber diejenigen mit vom System generierten Labels mit den privaten Kontoauszügen der Mitarbeiter.

Gängige vom System generierte Labels

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved 
Die meisten Gruppenunterhaltungen aus Google Chat sind über die Gmail-Suche verfügbar

Seit Anfang Dezember 2020 gilt Folgendes: Wenn in Ihrer Organisation weiterhin das klassische Hangouts für Nutzer aktiviert ist, werden die meisten Gruppennachrichten in Google Chat mit Gruppenunterhaltungen im klassischen Hangouts synchronisiert. Nachrichten, die von Nutzern gelöscht, aber in Vault aufbewahrt werden, werden nicht mit dem klassischen Hangouts synchronisiert. Damit bei der Suche alle passenden Nachrichten in Vault berücksichtigt werden, suchen Sie in Google Chat.

Nachrichten aus Gmail und dem klassischen Hangouts suchen

Die folgenden Schritte gelten für das neue Vault (vault.google.com). Anleitung für das klassische Vault

  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheiten. Daten werden in Rechtsangelegenheiten gesucht. Dies sind Arbeitsbereiche für Ihre Vault-Projekte. Rechtsangelegenheiten ermöglichen das Gruppieren zusammengehörender Holds, Suchanfragen und Exporte. Dadurch werden die Daten, nach denen Sie suchen können, nicht eingeschränkt. Alle Daten, auf die Sie zugreifen dürfen, sind aus allen Rechtsangelegenheiten durchsuchbar.
  3. Wenn die Rechtsangelegenheit bereits vorhanden ist, klicken Sie darauf, um sie zu öffnen. Andernfalls erstellen Sie eine Rechtsangelegenheit für die Suchanfrage:
    1. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheit erstellen.
    2. Geben Sie einen Namen für die Rechtsangelegenheit und optional eine Beschreibung ein.
    3. Klicken Sie auf Erstellen.

    Der Tab Suchen wird geöffnet.

  4. Wählen Sie Gmail als Dienst aus.
  5. Wählen Sie die Quelldaten für die Suche aus:
    • Alle Daten: Es wird in allen Nachrichten Ihrer Organisation gesucht.
    • Auf „Hold“ gesetzte Daten: Es werden nur Nachrichten der Rechtsangelegenheit mit einem Hold gesucht.
    • Nicht verarbeitete Daten: Es werden nur Nachrichten gesucht, die in Vault noch verarbeitet werden.
  6. Wählen Sie die Entität für die Suche aus:
    • Alle Konten: Es wird in allen Konten in Ihrer Organisation gesucht.
    • Bestimmte Konten: Sie können bis zu 500 Konto-E-Mail-Adressen eingeben. In Vault werden die Envelope-Absender- und -Empfängeradressen für die angegebenen Konten durchsucht. Geben Sie Suchbegriffe in das Feld Begriffe ein, um nach Header, Absender oder Empfängeradresse zu suchen.
    • Organisationseinheit: Es wird in Konten einer bestimmten Organisationseinheit gesucht. Zugehörige Konten in untergeordneten Organisationseinheiten werden ebenfalls durchsucht.
  7. Optional: Wählen Sie eine Zeitzone aus.
  8. Optional: Geben Sie einen Zeitraum für das Sendedatum ein.
    • Wenn Sie ein Startdatum eingeben, werden in Vault alle Nachrichten berücksichtigt, die an oder nach dem angegebenen Datum gesendet wurden.
    • Wenn Sie ein Enddatum eingeben, werden in Vault alle Nachrichten berücksichtigt, die an oder vor dem Datum gesendet wurden.
  9. Optional: Geben Sie unter Begriffe einen oder mehrere Suchbegriffe ein:
    • Wenn Sie nach einem oder mehreren Suchbegriffen in der Nachricht suchen möchten, geben Sie Wörter durch Leerzeichen getrennt ein. Beispiel: Ziele Projekt
    • Wenn Sie nach einer Wortgruppe suchen, setzen Sie sie in Anführungszeichen. Beispiel: „Ziele für das Projekt“
    • Sie können die Suche mit Suchoperatoren verfeinern, um nach Konto, Datum, Nachrichteneigenschaften oder Betreff zu suchen.
    • Um nur Nachrichten aus dem klassischen Hangouts zu suchen, geben Sie is:chat ein. Wenn Sie Nachrichten aus dem klassischen Hangouts ausschließen möchten, geben Sie NOT is:chat ein.

    Suchbegriffe dürfen nicht mehr als 2.000 Zeichen enthalten.

  10. Optional: Klicken Sie das Kästchen E-Mail-Entwürfe ausschließen an, um Nachrichtenentwürfe aus der Suche auszuschließen. Wenn diese Option deaktiviert ist, werden in Vault alle Entwürfe zurückgegeben, die Ihre Kriterien erfüllen, auch automatisch gespeicherte.
  11. Klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:
    • Suchen: Hiermit wird die Suche gestartet und Sie erhalten eine Liste von Nachrichten, die Ihrer Suchanfrage entsprechen.
    • Anzahl: Hiermit werden die Anzahl der Nachrichten, die mit Ihrer Anfrage übereinstimmen, und die Anzahl der Konten mit übereinstimmenden Nachrichten berechnet. Klicken Sie auf Konten mit Übereinstimmungen herunterladen, um eine CSV-Datei mit den Daten zur Anzahl der Abfragen herunterzuladen. Weitere Informationen zur Abschätzung des Geltungsbereichs einer Abfrage
    • Exportieren: Hiermit wird die Vorschau übersprungen und die Suchergebnisse werden direkt exportiert. Weitere Informationen zum Exportieren
  12. Nach Abschluss der Suche, Zählung oder des Exports können Sie folgende Aktionen ausführen:
    • Wenn Sie die Suche bearbeiten möchten, klicken Sie auf Maximieren.
    • Wenn Sie eine Vorschau der Nachricht und des entsprechenden Threads ansehen möchten, klicken Sie auf die Nachricht.
    • Um die Suchergebnisse zu exportieren, klicken Sie auf Exportieren. Weitere Informationen
    • Klicken Sie auf Speichern, um die Abfrage zu speichern. Weitere Informationen
    • Wenn Sie alle Felder löschen und eine neue Suche starten möchten, klicken Sie auf Löschen.

Vorschau der Nachrichten in den Suchergebnissen ansehen

Die folgenden Schritte gelten für das neue Vault (vault.google.com). Anleitung für das klassische Vault

Wenn Sie eine Suche durchgeführt haben, können Sie die Nachrichten ansehen und drucken, die Ihrer Suchanfrage entsprechen, sowie Anhänge abrufen und herunterladen.

  1. Klicken Sie in der Liste der Suchergebnisse auf die Nachricht. Daraufhin wird eine Liste der Nachrichten im Thread geöffnet und der Inhalt der neuesten Nachricht wird automatisch angezeigt.
    • Nachrichten, die mit "" markiert sind, haben einen oder mehrere Anhänge. Klicken Sie auf die Nachricht, um den Anhang herunterzuladen oder anzuzeigen.
    • Nachrichten mit dem Symbol Modus "Vertraulich" aktivieren wurden im Gmail-Modus „Vertraulich“ gesendet. Sie können die Inhalte dieser Nachrichten in der Vorschau und beim Drucken ausblenden oder anzeigen. Weitere Informationen
    • Bei langen Unterhaltungen sind nur die neuesten 100 Nachrichten in der Vorschau verfügbar. Ein Export der Suchergebnisse enthält jedoch alle Nachrichten, die Ihrer Suchanfrage entsprechen, auch Nachrichten, die nicht in der Vorschau angezeigt werden.
  2. Klicken Sie auf eine Nachricht, um sich den Inhalt anzusehen. Wenn Sie die Inhalte aller Nachrichten im Thread anzeigen möchten, klicken Sie auf „Alle maximieren“ "".
  3. Klicken Sie auf Original, um eine Nachricht und den gesamten Header der Nachricht aufzurufen.
  4. Klicken Sie auf Drucken, um eine einzelne Nachricht auszudrucken. Um alle Nachrichten in einer Konversation zu drucken, klicken Sie auf „Thread drucken“ "".

Das klassische Vault verwenden

Klicken Sie unten, um die Schritte für das klassische Vault (ediscovery.google.com) zu öffnen. Anleitung für das neue Vault

Daten aus Gmail und dem klassischen Hangouts in ediscovery.google.com suchen

Nachrichten aus Gmail und dem klassischen Hangouts suchen

  1. Sie können eine neue Rechtsangelegenheit erstellen oder auf eine vorhandene klicken.
  2. Klicken Sie im linken Bereich auf Suche und wählen Sie als Datentyp für die Suche E-Mail aus.
  3. Wählen Sie eine Quelle aus:
    • Alle Daten: Es wird in allen Daten in Ihrer Organisation gesucht.
    • Auf „Hold“ gesetzte Daten: Es werden alle Daten der Rechtsangelegenheit mit einem Hold gesucht.
    • Nicht verarbeitete Daten: Es wird in Inhalten gesucht, die von uns als teilweise verarbeitet identifiziert wurden.
  4. Wählen Sie eine Suchmethode aus:
    • Alle Konten: So wird in allen lizenzierten Vault-Konten der Domain gesucht.
    • Bestimmte Konten: Geben Sie Konten ein, damit nur in diesen gesucht wird. Sie dürfen bis zu 5.000 Konten eingeben. Mit diesem Feld können Sie die Adresse des Envelope-Absenders oder -Empfängers suchen. Unter „Begriffe“ ist auch die Suche nach Header, Absender- oder Empfängeradresse möglich.
    • Organisationseinheit: Mit dieser Methode werden Daten in einer bestimmten Organisationseinheit gesucht. Wenn Sie eine mit untergeordneten Organisationseinheiten auswählen, werden auch diese vollständig in die Suche aufgenommen.
  5. Optional: Geben Sie einen Bereich für das Sendedatum ein und wählen Sie eine Zeitzone aus.
    • Wenn Sie ein Startdatum eingeben, gibt Vault alle Dateien zurück, die an oder nach dem angegebenen Datum gesendet wurden.
    • Wenn Sie ein Enddatum eingeben, gibt Vault alle Nachrichten zurück, die an oder vor dem angegebenen Datum gesendet wurden.
  6. Unter Begriffe können Sie nach Wunsch einen oder mehrere Suchbegriffe eingeben. Verwenden Sie Suchoperatoren, wenn Sie komplexe Suchen ausführen möchten. Suchbegriffe dürfen nicht mehr als 2.000 Zeichen enthalten.
     
    Tipp: Wenn Sie nach Nachrichten aus dem klassischen Hangouts suchen möchten, verwenden Sie den Suchbegriff is:chat.
  7. Optional: Klicken Sie das Kästchen Entwürfe ausschließen an, um Nachrichtenentwürfe aus der Suche auszuschließen. Wenn dieses Kästchen nicht angeklickt ist, werden in Vault alle Entwürfe angezeigt, die Ihre Kriterien erfüllen, auch automatisch gespeicherte.
  8. Klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:
    • Suchen: Die Suche wird gestartet.
    • Anzahl: Es wird angezeigt, wie viele Nachrichten insgesamt Ihren Suchkriterien entsprechen und in wie vielen Konten es passende Nachrichten gibt. Sie können eine CSV-Datei herunterladen, in der die Kontonamen sowie die Gesamtzahl der Nachrichten für diese Abfrage aufgeführt sind. Weitere Informationen zur Abschätzung des Geltungsbereichs einer Abfrage
    • Exportieren: Die Vorschau wird übersprungen und die Suchergebnisse werden direkt exportiert.
  9. Optional: Klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben Suchen, um aus folgenden Aktionen auszuwählen:
    • Zurücksetzen: Die Eingaben im Suchformular werden gelöscht.
    • Suchformular duplizieren: Unter dem aktuellen Suchformular wird ein weiteres geöffnet, in dem die bereits eingegebenen Informationen übernommen werden.

Suchergebnisse in der Vorschau ansehen

Wenn Sie eine Nachricht öffnen, wird die gesamte Konversation angezeigt. Ist diese sehr lang, sind jedoch nur die letzten 100 Nachrichten in der Vorschau enthalten. Frühere Nachrichten aus der Konversation sind nicht zu sehen. Beim Export werden jedoch alle Nachrichten berücksichtigt, die Ihren Suchkriterien entsprechen.

Hinweis: In Vault werden nur Nachrichten exportiert, die den eingegebenen Suchbegriffen entsprechen. Ändern Sie sie, wenn weitere Inhalte der Konversation exportiert werden sollen.

  • Um allgemeine Headerinformationen für eine Nachricht aufzurufen, klicken Sie auf Details anzeigen.

    Allgemeine E-Mail-Informationen:
    • Absender
    • Empfänger
    • Datum
    • Betreff
    • Systemlabels: geben den Status dieser Nachricht im Konto des Nutzers an:
      • Ungelesen
      • Posteingang
      • Spam
      • Gesendet
      • Geöffnet
      • Entwurf
      • Papierkorb
      • Gelöscht
      • Chats
    • Nutzerlabels: sämtliche Labels, die der Nutzer einer Nachricht zugewiesen hat.
  • Um sich eine Nachricht vollständig anzeigen zu lassen, d. h. einschließlich aller Headerinformationen, klicken Sie auf Original.
  • Nachrichten mit dem Symbol Modus "Vertraulich" aktivieren wurden im Gmail-Modus „Vertraulich“ gesendet. Sie können die Inhalte dieser Nachrichten in der Vorschau und beim Drucken ausblenden oder anzeigen. Weitere Informationen zum Gmail-Modus „Vertraulich“
  • Klicken Sie auf Drucken, um eine einzelne Nachricht auszudrucken.
  • Klicken Sie auf Alle drucken, um alle Nachrichten in einer Konversation auszudrucken.
  • Klicken Sie auf Herunterladen, wenn Sie E-Mail-Anhänge herunterladen möchten. Für einige Dateitypen (zum Beispiel DOCX, PPT und PDF) besteht die Möglichkeit, den Dateianhang mit der Option Ansehen lediglich zu öffnen, ohne ihn herunterzuladen. 
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