Nach E-Mails und klassischen Hangouts suchen

Nachdem Sie eine Rechtsangelegenheit erstellt haben, können Sie mit Vault nach E-Mails und nach Nachrichten aus dem klassischen Hangouts suchen. Außerdem lässt sich mit Vault Folgendes suchen:

Wichtige Informationen vor Beginn der Suche

Bevor Sie eine Suche ausführen, sollten Sie sich die nachstehenden Fragen und Antworten durchlesen. Zusätzliche Informationen zum Suchen von Daten finden Sie im Artikel Häufig gestellte Fragen zur Vault-Suche.

Welche Arten von Anhängen werden indexiert?

Kompatible textbasierte Dateitypen, zum Beispiel Dateien mit den Endungen PDF, XSLX und DOCX, werden für die Suche indexiert. Vault indexiert allerdings keine Video-, Audio-, Bild- oder Binärdateien.

Wie behandelt Vault große Nachrichten und Anhänge?

In Vault werden eine Nachricht und ihre Anhänge zunächst teilweise (bis etwa 1 MB) indexiert und durchsucht. Wenn Vault eine Übereinstimmung findet, werden die restlichen Daten durchsucht und für die Vorschau und den Export verfügbar gemacht. 

E-Mails und Chatnachrichten suchen

  1. Sie können eine neue Rechtsangelegenheit erstellen oder auf eine vorhandene klicken.
  2. Klicken Sie im linken Bereich auf Suche und wählen Sie Datentyp für die Suche E-Mail aus.
  3. Wählen Sie eine Quelle aus:
    • Alle Daten: Es wird in allen Daten in Ihrer Organisation gesucht.
    • Auf "Hold" gesetzte Daten: Es wird in allen Daten für die Rechtsangelegenheit gesucht, über die ein Litigation Hold verhängt wurde.
    • Nicht verarbeitete Daten: Es wird in Inhalten gesucht, die von uns als teilweise verarbeitet identifiziert wurden.
  4. Wählen Sie eine Suchmethode aus:
    • Alle Konten: So wird in allen lizenzierten Vault-Konten der Domain gesucht.
    • Bestimmte Konten: Geben Sie Konten ein, damit nur in diesen gesucht wird. Sie dürfen bis zu 500 eingeben. Mit diesem Feld können Sie die Adresse des Envelope-Absenders oder -Empfängers suchen. Unter "Begriffe" ist auch die Suche nach Header, Absender- oder Empfängeradresse möglich.
    • Organisationseinheit: Mit dieser Methode werden Daten in einer bestimmten Organisationseinheit gesucht. Wenn Sie eine mit untergeordneten Organisationseinheiten auswählen, werden auch diese vollständig in die Suche aufgenommen.
  5. Optional: Geben Sie einen Bereich für das Sendedatum ein und wählen Sie eine Zeitzone aus.
    • Wenn Sie ein Startdatum eingeben, gibt Vault alle Dateien zurück, die an oder nach dem angegebenen Datum gesendet wurden.
    • Wenn Sie ein Enddatum eingeben, gibt Vault alle Dateien zurück, die an oder vor dem angegebenen Datum gesendet wurden.
  6. Optional: Sie können unter Begriffe einen oder mehrere Suchbegriffe eingeben. Verwenden Sie Suchoperatoren, wenn Sie komplexe Suchen ausführen möchten. Suchbegriffe dürfen nicht mehr als 2.000 Zeichen enthalten.
     
    Tipp: Wenn Sie nach Chats aus dem klassischen Hangouts suchen möchten, verwenden Sie den Suchbegriff is:chat.
  7. Optional: Klicken Sie das Kästchen Entwürfe ausschließen an, um E-Mail-Entwürfe aus der Suche auszuschließen. Wenn dieses Kästchen nicht angeklickt ist, werden in Vault alle Entwürfe angezeigt, die Ihre Kriterien erfüllen, auch automatisch gespeicherte.
  8. Klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:
    • Suchen: Die Suche wird gestartet.
    • Zählen: Die Zahl der Nachrichten, die mit Ihren Suchbegriffen gefunden werden, wird angezeigt. Sie haben anschließend die Möglichkeit, Ihre Suchkriterien zu bearbeiten, um mehr oder weniger Ergebnisse zu erhalten.
    • Exportieren: Die Vorschau wird übersprungen und die Suchergebnisse werden direkt exportiert.
  9. Optional: Klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben Suche, um aus folgenden Aktionen auszuwählen:
    • Zurücksetzen: Die Eingaben im Suchformular werden gelöscht.
    • Suchformular duplizieren: Unter dem aktuellen Suchformular wird ein weiteres geöffnet, das auch mit den bereits eingegebenen Informationen befüllt ist.

Suchergebnisse in der Vorschau ansehen

Wenn Sie eine E-Mail- oder Chatnachricht öffnen, wird die gesamte dazugehörige Konversation angezeigt. Ist diese sehr lang, sind jedoch nur die letzten 100 Nachrichten in der Vorschau enthalten. Frühere Nachrichten aus der Konversation können darin nicht angezeigt werden. Beim Export werden jedoch alle Nachrichten berücksichtigt, die Ihren Suchkriterien entsprechen.

Hinweis: In Vault werden nur Nachrichten exportiert, die den eingegebenen Suchbegriffen entsprechen. Ändern Sie sie, wenn weitere Inhalte der Konversation exportiert werden sollen.

  • Um allgemeine Header-Informationen für eine Nachricht anzuzeigen, klicken Sie auf Details anzeigen.

    Allgemeine E-Mail-Informationen:
    • Absender
    • Empfänger
    • Datum
    • Betreff
    • Systemlabels: geben den Status dieser Nachricht im Konto des Nutzers an:
      • Ungelesen
      • Posteingang
      • Spam
      • Gesendet
      • Geöffnet
      • Entwurf
      • Papierkorb
      • Gelöscht
      • Chats
    • Nutzerlabels: alle Labels, die ein Nutzer auf die Nachricht angewandt hat.
  • Um sich eine Nachricht vollständig anzeigen zu lassen, d. h. einschließlich aller Headerinformationen, klicken Sie auf Original.
  • Um eine einzelne Nachricht zu drucken, klicken Sie auf Drucken.
  • Um alle Nachrichten in einer Konversation zu drucken, klicken Sie auf Alle drucken.
  • Klicken Sie auf Herunterladen, wenn Sie vorhandene E-Mail-Anhänge herunterladen möchten. Für einige Dateitypen (zum Beispiel DOCX, PPT und PDF) besteht die Möglichkeit, den Dateianhang mit der Option Ansehen lediglich zu öffnen, ohne ihn herunterzuladen. 
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