Mit Vault in Gmail und im klassischen Hangouts suchen

 

Google Vault ist für Administratoren und juristisches Personal. Vault funktioniert erst ordnungsgemäß, wenn Ihr G Suite-Administrator Ihr Konto eingerichtet hat. 

 

Nachdem Sie eine Rechtsangelegenheit erstellt haben, können Sie mit Vault nach Nachrichten in Gmail und im klassischen Hangouts suchen. Außerdem lässt sich in Vault nach Folgendem suchen:

Wichtige Informationen vor Beginn der Suche

Bevor Sie eine Suche ausführen, sollten Sie sich die nachstehenden Fragen und Antworten durchlesen. Zusätzliche Informationen zum Suchen von Daten finden Sie im Hilfeartikel Häufig gestellte Fragen zur Vault-Suche.

Welche Arten von Anhängen werden indexiert?

Kompatible textbasierte Dateitypen, zum Beispiel Dateien mit den Erweiterungen PDF, XSLX und DOCX, werden für die Suche indexiert. Vault indexiert allerdings keine Video-, Audio-, Bild- oder Binärdateien.

Wie werden große Nachrichten und Anhänge in Vault behandelt?

In Vault werden Nachrichten und deren Anhänge zunächst teilweise (bis etwa 1 MB) indexiert und durchsucht. Falls es eine Übereinstimmung gibt, wird in den restlichen Daten gesucht und die Daten werden für die Vorschau und den Export verfügbar gemacht. 

Vom System generierte Gmail-Labels können Suchergebnisse beeinflussen

In Gmail werden Labels verwendet, um Nachrichten in den Posteingängen der Nutzer zu organisieren. Es gibt zwei Arten von Labels:

  • Für Nutzer sichtbare Labels: Diese Labels erscheinen in der Benutzeroberfläche von Gmail. Einige allgemeine Labels sind in allen Gmail-Konten vorhanden. Nutzer können außerdem neue Labels erstellen, um ihre Nachrichten besser zu organisieren.
  • Vom System generierte Labels: Diese Labels werden von den Back-End-Systemen von Gmail verwendet, um Nachrichten zu klassifizieren. Sie sind für Endnutzer unsichtbar.

Vom System erstellte Labels legen fest, wie Nachrichten für Gmail-Nutzer dargestellt werden. So kann Gmail beispielsweise das Label finance auf Nachrichten anwenden, die von der Bank eines Nutzers stammen, und das Label travel für Nachrichten mit Hotelreservierungen.

Wenn ein Nutzer ein Label erstellt, das mit einem vom System generierten Label übereinstimmt, kann Gmail diese Labels auseinanderhalten und Nachrichten entsprechend anzeigen. Vault kann jedoch nicht zwischen vom System generierten Labels einerseits und vom Nutzer erstellten Labels andererseits unterscheiden, wenn sie denselben Namen haben. Wenn Sie mit einem vom System generierten Label nach Nachrichten suchen, werden möglicherweise mehr Nachrichten zurückgegeben als erwartet.

Beispiel: Eine Organisation ist verpflichtet, alle Daten im Zusammenhang mit der Unternehmensfinanzierung sieben Jahre lang aufzubewahren:

  • Die Mitarbeiter werden angewiesen, ein Label namens finance zu erstellen und es auf Nachrichten anzuwenden, die Informationen zu den Finanzen des Unternehmens enthalten.
  • Einige Mitarbeiter bekommen ihre privaten Kontoauszüge an ihr Unternehmenskonto gesendet. Gmail wendet das vom System generierte Label finance auf diese Nachrichten an.

In diesem Szenario werden bei einer Suche nach label:finance auch die Nachrichten mit den privaten Kontoauszügen der Mitarbeiter zurückgegeben.

Wir empfehlen Ihnen, vorsichtig vorzugehen, wenn Sie folgende Labels in einer Suche verwenden:

  • personal
  • social
  • promotion
  • promos
  • updates
  • forums
  • travel
  • purchases
  • finance
  • all
  • buzz
  • chat
  • chats
  • done
  • draft
  • drafts
  • important
  • inbox
  • lowpriority
  • low_priority
  • mute
  • muted
  • pinned
  • read
  • reminder
  • reminders
  • scheduled
  • sent
  • snoozed
  • spam
  • phishing
  • star
  • starred
  • task
  • tasks
  • trash
  • trips
  • unimportant
  • unread
  • voicemail
  • saved

Nachrichten aus Gmail und dem klassischen Hangouts suchen

  1. Sie können eine neue Rechtsangelegenheit erstellen oder auf eine vorhandene klicken.
  2. Klicken Sie im linken Bereich auf Suche und wählen Sie als Datentyp für die Suche E-Mail aus.
  3. Wählen Sie eine Quelle aus:
    • Alle Daten: Es wird in allen Daten in Ihrer Organisation gesucht.
    • Auf "Hold" gesetzte Daten: Es wird in allen Daten für die Rechtsangelegenheit gesucht, über die ein Litigation Hold verhängt wurde.
    • Nicht verarbeitete Daten: Es wird in Inhalten gesucht, die von uns als teilweise verarbeitet identifiziert wurden.
  4. Wählen Sie eine Suchmethode aus:
    • Alle Konten: So wird in allen lizenzierten Vault-Konten der Domain gesucht.
    • Bestimmte Konten: Geben Sie Konten ein, damit nur in diesen gesucht wird. Sie dürfen bis zu 500 eingeben. Mit diesem Feld können Sie die Adresse des Envelope-Absenders oder -Empfängers suchen. Unter "Begriffe" ist auch die Suche nach Header, Absender- oder Empfängeradresse möglich.
    • Organisationseinheit: Mit dieser Methode werden Daten in einer bestimmten Organisationseinheit gesucht. Wenn Sie eine mit untergeordneten Organisationseinheiten auswählen, werden auch diese vollständig in die Suche aufgenommen.
  5. Optional: Geben Sie einen Bereich für das Sendedatum ein und wählen Sie eine Zeitzone aus.
    • Wenn Sie ein Startdatum eingeben, gibt Vault alle Dateien zurück, die an oder nach dem angegebenen Datum gesendet wurden.
    • Wenn Sie ein Enddatum eingeben, gibt Vault alle Dateien zurück, die an oder vor dem angegebenen Datum gesendet wurden.
  6. Unter Begriffe können Sie nach Wunsch einen oder mehrere Suchbegriffe eingeben. Verwenden Sie Suchoperatoren, wenn Sie komplexe Suchen ausführen möchten. Suchbegriffe dürfen nicht mehr als 2.000 Zeichen enthalten.
     
    Tipp: Wenn Sie nach Nachrichten aus dem klassischen Hangouts suchen möchten, verwenden Sie den Suchbegriff is:chat.
  7. Optional: Klicken Sie das Kästchen Entwürfe ausschließen an, um Nachrichtenentwürfe aus der Suche auszuschließen. Wenn dieses Kästchen nicht angeklickt ist, werden in Vault alle Entwürfe angezeigt, die Ihre Kriterien erfüllen, auch automatisch gespeicherte.
  8. Klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:
    • Suchen: Die Suche wird gestartet.
    • Anzahl: Es wird angezeigt, wie viele Nachrichten insgesamt Ihren Suchkriterien entsprechen und in wie vielen Konten es passende Nachrichten gibt. Sie können eine CSV-Datei herunterladen, in der die Kontonamen sowie die Gesamtzahl der Nachrichten für diese Abfrage aufgeführt sind. Weitere Informationen zur Abschätzung des Umfangs einer Abfrage
    • Exportieren: Die Vorschau wird übersprungen und die Suchergebnisse werden direkt exportiert.
  9. Optional: Klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben Suche, um aus folgenden Aktionen auszuwählen:
    • Zurücksetzen: Die Eingaben im Suchformular werden gelöscht.
    • Suchformular duplizieren: Unter dem aktuellen Suchformular wird ein weiteres geöffnet, das auch mit den bereits eingegebenen Informationen befüllt ist.

Suchergebnisse in der Vorschau ansehen

Wenn Sie eine Nachricht öffnen, wird die gesamte Konversation angezeigt. Ist diese sehr lang, sind jedoch nur die letzten 100 Nachrichten in der Vorschau enthalten. Frühere Nachrichten aus der Konversation sind nicht zu sehen. Beim Export werden jedoch alle Nachrichten berücksichtigt, die Ihren Suchkriterien entsprechen.

Hinweis: In Vault werden nur Nachrichten exportiert, die den eingegebenen Suchbegriffen entsprechen. Ändern Sie sie, wenn weitere Inhalte der Konversation exportiert werden sollen.

  • Um allgemeine Header-Informationen für eine Nachricht anzuzeigen, klicken Sie auf Details anzeigen.

    Allgemeine E-Mail-Informationen:
    • Absender
    • Empfänger
    • Datum
    • Betreff
    • Systemlabels: geben den Status dieser Nachricht im Konto des Nutzers an:
      • Ungelesen
      • Posteingang
      • Spam
      • Gesendet
      • Geöffnet
      • Entwurf
      • Papierkorb
      • Gelöscht
      • Chats
    • Nutzerlabels: alle Labels, die ein Nutzer auf die Nachricht angewendet hat.
  • Um sich eine Nachricht vollständig anzeigen zu lassen, d. h. einschließlich aller Headerinformationen, klicken Sie auf Original.
  • Nachrichten mit dem Symbol Modus "Vertraulich" aktivieren wurden im Gmail-Modus "Vertraulich" gesendet. Sie können die Inhalte dieser Nachrichten bei der Anzeige in der Vorschau und beim Drucken ausblenden oder anzeigen. Weitere Informationen zum Gmail-Modus "Vertraulich"
  • Um eine einzelne Nachricht zu drucken, klicken Sie auf Drucken.
  • Um alle Nachrichten in einer Konversation zu drucken, klicken Sie auf Alle drucken.
  • Klicken Sie auf Herunterladen, wenn Sie vorhandene E-Mail-Anhänge herunterladen möchten. Für einige Dateitypen (zum Beispiel DOCX, PPT und PDF) besteht die Möglichkeit, den Dateianhang mit der Option Ansehen lediglich zu öffnen, ohne ihn herunterzuladen. 
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