Utilizzare Vault per eseguire ricerche in Gmail

Google Vault è destinato agli amministratori e agli uffici legali. Perché tu possa utilizzare Vault, l'amministratore di Google Workspace deve configurare il tuo account. Chi è il mio amministratore?

Nell'ambito dei tuoi progetti di eDiscovery dei dati di Google Workspace, puoi utilizzare Vault per cercare messaggi di Gmail, identificare account di interesse, esaminare e stampare i contenuti dei messaggi e visualizzare e scaricare gli allegati.

Se la tua organizzazione utilizza la crittografia lato client di Google Workspace con Gmail, puoi utilizzare Vault per cercare, scaricare ed esportare i messaggi di Gmail con crittografia lato client.

Prima di cercare

Prima di cercare i messaggi, ti consigliamo di consultare la sezione Messaggi Gmail supportati in Vault e le Domande frequenti sulla ricerca di Vault.

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Quali dati vengono inclusi nella ricerca

Elementi inclusi nella ricerca:

Il primo MB di testo dei messaggi e i relativi allegati.
Messaggi in modalità riservata inviati dagli utenti dell'organizzazione.
Intestazione e oggetto dei messaggi in modalità riservata inviati da mittenti esterni.
Bozze, incluse quelle eliminate e le versioni salvate automaticamente.
L'intestazione e l'oggetto delle email con crittografia lato client, che non sono criptati.

Elementi non inclusi nella ricerca:

Contenuti dei messaggi inviati in modalità riservata da mittenti esterni.
File collegati
Layout per email
Messaggi inviati tramite altri servizi Google, come Google Calendar o Documenti Google, a meno che non sia attivata l'archiviazione completa dei messaggi.
Contenuti dinamici nei messaggi dinamici.
Il corpo del testo criptato delle email con crittografia lato client

Per informazioni dettagliate, vedi Servizi e tipi di dati supportati.

Come faccio a escludere da una ricerca di Vault le bozze salvate automaticamente o eliminate?

I dati di Gmail degli utenti possono includere tre tipi di bozze di messaggi. Puoi escludere tutti i tipi di bozze di messaggi restituiti nei risultati di ricerca e nelle esportazioni o soltanto alcuni:

Per escludere tutti i tipi di bozze, seleziona la casella Escludi bozze prima di eseguire la ricerca. Le anteprime continueranno a includere le versioni delle bozze dei messaggi salvate automaticamente, ma queste ultime non saranno incluse nell'esportazione.
Per escludere le bozze salvate automaticamente, aggiungi il seguente operatore ai termini di ricerca: ‑label:^r_ad.
Per escludere le bozze eliminate e le versioni salvate automaticamente e per includere soltanto le bozze non inviate, aggiungi ‑(label:^deleted AND label:drafts) ai termini di ricerca. L'anteprima includerà le versioni salvate automaticamente delle bozze dei messaggi, ma queste ultime non saranno incluse nell'esportazione.

Come faccio a escludere i messaggi che sono stati messi in quarantena?

Aggiungi il seguente operatore ai termini di ricerca: ‑label:^admin_quarantine.

Scopri di più sulla quarantena amministrativa.

Perché eseguire una ricerca nei dati non elaborati?

Per assicurarti che tutti i dati siano pertinenti per una richiesta, ti consigliamo di eseguire la ricerca nei dati non elaborati. I dati non elaborati comprendono:

I contenuti dei messaggi e degli allegati che Gmail sta ancora indicizzando.
Per i messaggi e gli allegati di grandi dimensioni, in cui viene indicizzato solo il primo MB, i contenuti che superano questa soglia.
Gli allegati che non è stato possibile convertire in testo e indicizzare.

Se cerchi in tutti i dati o nei dati archiviati a fini legali e inserisci i termini di ricerca, Vault non sarà in grado di trovare corrispondenze nei dati non elaborati. Per assicurarti di raccogliere tutti i dati che potrebbero corrispondere ai tuoi termini, puoi cercare i dati non elaborati associati agli account o all'unità organizzativa che ti interessa, esportarli e utilizzare un altro strumento per eseguire la ricerca utilizzando quei termini.

Informazioni sulle email con crittografia lato client

Vault conserva e archivia a fini legali le email con crittografia lato client come gli altri file.

Puoi visualizzare l'anteprima dei metadati delle email non criptate, ad esempio oggetto, mittente e destinatario.
I contenuti criptati di un'email appariranno come allegato smime.p7m o smime.p7s nell'anteprima di ricerca. Per visualizzare i contenuti, crea un'esportazione. Per decriptare un'esportazione nel formato mbox, puoi utilizzare l'utilità di decrittografia (beta). Per visualizzare le email con crittografia lato client nel formato PST, importa il file p7m di ogni utente in Microsoft Outlook.

Importante: se annulli l'abbonamento a Google Workspace e in un secondo momento vuoi decriptare i messaggi con crittografia lato client nelle esportazioni di Vault, esporta il materiale delle chiavi degli utenti utilizzando Takeout. Senza il materiale delle chiavi degli utenti, le email non possono essere decriptate.

Scopri di più sulla crittografia lato client.

Esempi di ricerche per i messaggi di Gmail

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Trovare i messaggi inviati o ricevuti da un account specifico

Puoi cercare i messaggi associati a un determinato utente senza accedere al suo account. Quando avvii una ricerca, utilizza i parametri seguenti:

Per i dati di origine, seleziona Tutti i dati.
Per l'entità, seleziona Account specifici e inserisci l'indirizzo email dell'utente.
(Facoltativo) Perfeziona la ricerca con termini come i seguenti:
- Per trovare solo i messaggi inviati da un account specifico, inserisci from:indirizzo_email.
- Per trovare solo i messaggi ricevuti da un account specifico, inserisci to:indirizzo_email. Questa ricerca restituisce le email nei cui campi A, Cc o Ccn era presente l'account specificato, ma non restituisce le email inviate ai gruppi a cui l'account è iscritto.

Trovare i messaggi scambiati tra account specifici

Puoi cercare i messaggi scambiati tra utenti specifici. Gli esempi seguenti includono due utenti, ma puoi aggiungere altri account. Quando avvii una ricerca, utilizza i parametri seguenti:

Per i dati di origine, seleziona Tutti i dati.
Per l'entità, seleziona Account specifici e inserisci gli indirizzi email di uno degli utenti. Qui non è necessario inserirli entrambi.
Perfeziona la ricerca con i termini seguenti:
- Per trovare i messaggi scambiati tra i due account, in cui uno dei due account è il mittente e l'altro il destinatario, inserisci from:(indirizzo_email_1 OR indirizzo_email_2) AND to:(indirizzo_email_1 OR indirizzo_email_2).
- Per trovare i messaggi inviati da un account a un altro, inserisci from:indirizzo_email_mittente AND to:indirizzo_email_destinatario. Nota: se gli utenti che ti interessano hanno molti account, assicurati di includere tutte le loro email seguendo l'esempio precedente e inserisci tutti gli account.

Trovare i messaggi inviati a o da un dominio esterno specifico

Puoi controllare quali account hanno inviato o ricevuto messaggi da utenti di un'altra azienda. Quando avvii una ricerca, utilizza i parametri seguenti:

Per i dati di origine, seleziona Tutti i dati.
Per l'entità, seleziona Tutti gli account.
Perfeziona la ricerca con i termini seguenti:
- Per trovare i messaggi inviati a un utente di un'altra azienda, inserisci to:*@esempio.com. Questa ricerca restituisce le email nei cui campi A, Cc o Ccn era presente un account del dominio specificato.
- Per trovare i messaggi inviati agli utenti della tua organizzazione da qualsiasi utente di un'altra azienda, inserisci from:*@esempio.com.

Trovare i messaggi inviati a un gruppo

Per trovare i messaggi di Gruppi in una ricerca di Gmail, non puoi specificare l'indirizzo email del gruppo come account da cercare. Utilizza invece i seguenti parametri:

Per l'entità, seleziona Tutti gli account.
Per i termini, inserisci from:indirizzo_gruppo. Ad esempio, per trovare i messaggi inviati al gruppo vendite@solarmora.com, inserisci from:vendite@solarmora.com.

Nota: questo metodo restituisce i messaggi solo se uno o più utenti si sono iscritti al gruppo, ricevono email di riepilogo giornaliero o di sintesi e i messaggi sono ancora disponibili per Vault (non eliminati ed eliminati definitivamente).

Trovare i messaggi che contengono una parola o un allegato specifico

Puoi controllare quali account hanno inviato o ricevuto messaggi che contengono una parola, una frase o un allegato specifico. Quando avvii una ricerca, utilizza i parametri seguenti:

Per i dati di origine, seleziona Tutti i dati.
Per l'entità, seleziona Tutti gli account.
Perfeziona la ricerca con i termini seguenti:
- Per trovare i messaggi che contengono una parola specifica, inserisci parola. Se inserisci molte parole, la ricerca restituisce solo i messaggi che contengono tutte le parole. Vault estende la ricerca all'incirca al primo MB di testo dei messaggi e a tutti gli allegati. Non è possibile limitare la ricerca solo al testo degli allegati o al testo dei messaggi.
- Per trovare i messaggi che contengono un gruppo di parole specifiche, inserisci le parole tra virgolette doppie, ad esempio "progetto alfa". La ricerca non è sensibile alle maiuscole, quindi vengono restituiti tutti i messaggi che contengono Progetto Alfa, Progetto alfa, progetto Alfa o progetto alfa.
- Per trovare i messaggi con un allegato, inserisci has:attachment. Per trovare i messaggi ai quali è allegato un file il cui nome contiene una parola chiave, inserisci filename:parola.

Cercare i messaggi di Gmail

Accedi a vault.google.com.
Fai clic su Pratiche. Cerca i dati nelle pratiche, ovvero le aree di lavoro per i progetti Vault, in cui puoi raggruppare insieme blocchi, ricerche ed esportazioni correlati tra loro. Le pratiche non limitano i dati che è possibile cercare: tutti i dati a cui puoi accedere sono disponibili per la ricerca.
Se la pratica in cui vuoi eseguire la query di ricerca esiste, fai clic per aprirla. In caso contrario, puoi crearne una:
1. Fai clic su Crea pratica.
2. Inserisci un nome per la pratica e, facoltativamente, una descrizione.
3. Fai clic su Crea.
Si apre la scheda Ricerca.
Come servizio, seleziona Gmail.
Seleziona i dati di origine in cui cercare:
- Tutti i dati: cerca in tutti i messaggi dell'organizzazione.
- Dati archiviati a fini legali: cerca solo nei messaggi archiviati a fini legali in relazione alla pratica.
- Dati non elaborati: cerca solo nei messaggi che Gmail sta ancora elaborando o che non è in grado di indicizzare. Per maggiori dettagli, vedi Perché eseguire una ricerca nei dati non elaborati? in questa pagina.
Seleziona l'entità in cui cercare:
- Tutti gli account: cerca in tutti gli account dell'organizzazione.
- Account specifici: puoi inserire fino a 500 indirizzi email di account. Vault cerca gli account specificati negli indirizzi dei mittenti e dei destinatari della busta. Per eseguire una ricerca in base all'intestazione, al mittente o all'indirizzo del destinatario, inserisci i termini di ricerca nel campo Termini.
- Unità organizzativa: puoi cercare gli account in un'unità organizzativa specifica. Se scegli un'unità organizzativa che comprende unità organizzative secondarie, la ricerca degli account verrà eseguita anche in queste ultime.
(Facoltativo) Seleziona un fuso orario.
(Facoltativo) Inserisci un intervallo per la Data di invio.
- Se inserisci una data di inizio, Vault restituisce tutti i messaggi inviati in quella data o successivamente.
- Se inserisci una data di fine, Vault restituisce tutti i messaggi inviati in quella data o precedentemente.
(Facoltativo) In Termini, inserisci uno o più termini di ricerca:
- Per cercare una o più parole chiave nel messaggio, inserisci le parole separate da spazi. Ad esempio, obiettivi progetto.
- Per cercare una frase, racchiudi le parole tra virgolette. Ad esempio, "obiettivi progetto". Nota: la ricerca ignora le maiuscole/minuscole e la punteggiatura nei gruppi di parole tra virgolette.
- Per eseguire una ricerca per account, data, proprietà del messaggio o oggetto, utilizza gli operatori di ricerca.
I termini di ricerca non possono superare i 2000 caratteri.
(Facoltativo) Per escludere le bozze dei messaggi dalla ricerca, attiva Escludi le bozze delle email. Quando questa opzione è disattivata, Vault restituisce tutte le bozze di messaggi che corrispondono alla query, incluse quelle salvate automaticamente.
(Facoltativo) Per cercare solo i messaggi con crittografia lato client o per escluderli dalla ricerca, fai clic su Opzioni avanzate in Stato della crittografia lato client, seleziona Crittografia lato client.
Nota: questa opzione è disponibile solo se è attivata la crittografia lato client di Google Workspace.
Fai clic su una delle seguenti opzioni:
- Cerca: esegui la ricerca per restituire un elenco di messaggi che corrispondono alla query.
- Conteggio: calcola il numero di messaggi corrispondenti alla query e il numero di account con messaggi corrispondenti. Per scaricare un file CSV dei dati del numero di query, fai clic su Scarica account con corrispondenze. Scopri di più sulla valutazione dell'ambito di una query.
- Esporta: esporta direttamente i risultati della ricerca e ignora l'anteprima dei risultati. Scopri di più sulle esportazioni
Al termine della ricerca, del conteggio o dell'esportazione, puoi eseguire le seguenti azioni:
- Per modificare la ricerca, fai clic su Espandi.
- Per aprire un'anteprima di un messaggio e del relativo thread, fai clic sul messaggio.
- Per creare un'esportazione dei risultati di ricerca, fai clic su Esporta. Scopri di più
- Per salvare la query, fai clic su Salva. Scopri di più
- Per cancellare tutti i campi e avviare una nuova ricerca, fai clic su Cancella.

Visualizzare l'anteprima dei messaggi nei risultati di ricerca

Dopo aver effettuato una ricerca, puoi esaminare e stampare i messaggi che corrispondono alla tua query e visualizzare e scaricare gli allegati.

Nell'elenco dei risultati di ricerca, fai clic sul messaggio. Si apre un elenco di messaggi nel thread e vengono visualizzati automaticamente i contenuti del messaggio più recente del thread.
- I messaggi contrassegnati dall'icona hanno uno o più allegati. Fai clic sul messaggio per scaricare o visualizzare l'allegato.
- I messaggi contrassegnati dall'icona sono stati inviati con la modalità riservata di Gmail. Puoi nascondere o mostrare i contenuti di questi messaggi quando li visualizzi in anteprima e li stampi. Scopri di più
- I messaggi contrassegnati dall'icona sono email con crittografia lato client.
- Nei thread lunghi, l'anteprima è disponibile solo per i 100 messaggi più recenti. Tuttavia, un'esportazione dei risultati di ricerca include tutti i messaggi che corrispondono alla tua query, inclusi i messaggi non in anteprima.
Per visualizzare i contenuti di un singolo messaggio, fai clic sullo stesso. Per visualizzare i contenuti di tutti i messaggi nel thread, fai clic su Espandi tutto .
Per visualizzare un messaggio e tutti i contenuti dell'intestazione, fai clic su Originale.
Per stampare un singolo messaggio, fai clic su Stampa. Per stampare tutti i messaggi di un thread, fai clic su Stampa il thread .

Esportare le email con crittografia lato client

Dopo aver cercato email con crittografia lato client, puoi esportare una copia dei dati e scaricarli per ulteriori analisi. Per decriptare i messaggi mbox, utilizza l'utilità di decrittografia (beta).

Se il messaggio criptato contiene un link a un file di Google Drive, Vault non può esportare il file collegato, anche se hai attivato Esporta file di Drive collegati per l'esportazione. Vault non ha accesso ai contenuti del messaggio criptato.

Per esportare i dati, devi disporre dei privilegi Gestione delle pratiche, Gestione delle ricerche e Gestione delle esportazioni.

Fai clic su Esporta.
Inserisci un nome per l'esportazione.
Se la tua organizzazione ha un criterio dell'area geografica dati, seleziona l'area geografica dati per l'esportazione.
Scopri di più sulle esportazioni e sulle regioni di dati di Vault.
Scegli un formato per i file scaricati.
Fai clic su Esporta.

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