Utilizar Vault para hacer búsquedas en Gmail

Google Vault es una herramienta para administradores y personal de departamentos legales. Para usar Vault, tu administrador de Google Workspace debe configurar tu cuenta. ¿Quién es mi administrador?

Como parte de tus proyectos de descubrimiento electrónico de datos de Google Workspace, con Vault puedes buscar mensajes de Gmail, identificar cuentas de interés, revisar e imprimir contenido de mensajes, así como ver y descargar archivos adjuntos.

Si tu organización utiliza el cifrado del lado del cliente (CPC) de Google Workspace con Gmail, puedes usar Vault para buscar, descargar y exportar mensajes de Gmail con cifrado del lado del cliente.

Antes de hacer búsquedas

Antes de buscar mensajes, te recomendamos leer la información sobre los mensajes de Gmail admitidos en Vault y las Preguntas frecuentes acerca de la búsqueda de Vault.

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Qué datos se buscan

Se buscan:

El primer MB de texto y archivos adjuntos de un mensaje
Mensajes en modo Confidencial enviados por usuarios de tu organización
Encabezados y asunto de los mensajes enviados en modo Confidencial por remitentes externos
Borradores, incluidos los descartados y las versiones guardadas automáticamente
El encabezado y el asunto sin cifrar de los correos con cifrado del lado del cliente

No se buscan:

El contenido de los mensajes en modo Confidencial enviados por remitentes externos
Archivos enlazados
Plantillas de correo
Mensajes enviados a través de otros servicios de Google, como Google Calendar o Documentos de Google, a menos que el almacenamiento de correo completo esté activado
Contenido dinámico en mensajes dinámicos
Texto del cuerpo cifrado de los correos con cifrado del lado del cliente

Consulta información detallada en el artículo Servicios y tipos de datos admitidos.

¿Cómo puedo excluir de una búsqueda de Vault los borradores guardados de forma automática o descartados?

En los datos de Gmail de los usuarios se pueden incluir tres tipos de borradores. Puedes excluir todos o solo algunos tipos de borradores en los resultados de búsqueda y en las exportaciones:

Puedes excluir todos los tipos de borradores, marca la casilla Excluir borradores antes de realizar la búsqueda. Las versiones guardadas automáticamente de los borradores aún se incluyen en las vistas previas, pero no en las exportaciones.
Si quieres excluir los borradores guardados automáticamente, añade el operador ‑label:^r_ad a tus términos de búsqueda.
Si quieres excluir los borradores descartados y las versiones guardadas automáticamente, e incluir solo los borradores no enviados, añade ‑(label:^deleted AND label:drafts) a tus términos de búsqueda. Las versiones guardadas automáticamente de los borradores aún se incluyen en la vista previa, pero no en las exportaciones.

¿Cómo puedo excluir los mensajes que se han puesto en cuarentena?

Añade el siguiente operador a tus términos de búsqueda: ‑label:^admin_quarantine.

Más información sobre la cuarentena de administrador

¿Por qué buscar datos sin procesar?

Para asegurarte de obtener todos los datos relevantes de un caso, busca datos sin procesar. Estos son algunos ejemplos de datos sin procesar:

El contenido de los mensajes y archivos adjuntos que Gmail aún está indexando.
Si los mensajes y los archivos adjuntos son grandes, solo se indexa el primer MB, por lo que no se procesan el resto de los datos por encima de ese límite.
Los archivos adjuntos que no se han podido convertir en texto ni indexar.

Si buscas en todos los datos o en los datos retenidos e introduces términos de búsqueda, Vault no podrá encontrar coincidencias entre los términos y los datos sin procesar. Para asegurarte de que recoges todos los datos que podrían coincidir con tus términos, puedes buscar datos sin procesar asociados con las cuentas o la unidad organizativa de tu interés, exportarlos y usar otra herramienta para buscarlos con tus términos.

Acerca de los correos con cifrado del lado parte del cliente

Vault conserva y retiene los correos con cifrado del lado del cliente igual que otros archivos.

Puedes previsualizar los metadatos de correos no cifrados, como el asunto, el remitente y el destinatario.
El contenido cifrado de un correo electrónico aparecerá como un archivo adjunto smime.p7m o smime.p7s en la vista previa de la búsqueda. Para ver su contenido, deberás crear una exportación. Para descifrar una exportación en formato mbox, usa la utilidad de descifrado (beta). Para ver los correos con cifrado del lado del cliente en formato PST, importa el archivo p7m de cada usuario a Microsoft Outlook.

Importante: Si cancelas tu suscripción a Google Workspace y más adelante quieres descifrar los mensajes con cifrado del lado del cliente en las exportaciones de Vault, exporta el material de las claves de tus usuarios con Takeout. Sin el material de las claves de los usuarios, no podrás descifrar los correos.

Más información sobre el cifrado del lado del cliente

Ejemplos de búsquedas de mensajes de Gmail

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Buscar mensajes enviados o recibidos por una cuenta concreta

Puedes buscar mensajes asociados a un usuario concreto sin tener que acceder a su cuenta. Cuando inicies una búsqueda, usa estos parámetros:

Para buscar por datos de origen, selecciona Todos los datos.
Para buscar por entidad, selecciona Cuentas concretas e introduce la dirección de correo del usuario.
(Opcional) Acota la búsqueda con términos como estos:
- Para buscar solo mensajes enviados desde una cuenta concreta, escribe from:dirección_correo.
- Para buscar solo mensajes recibidos por una cuenta concreta, escribe to:dirección_correo. Esta búsqueda devuelve correos en los que la cuenta especificada estaba en los campos Para, Cc o Cco. Sin embargo, no devuelve los correos enviados a los grupos a los que la cuenta está suscrita.

Buscar mensajes enviados entre cuentas concretas

Puedes buscar mensajes enviados entre usuarios concretos. En los siguientes ejemplos se incluyen solo dos usuarios, pero puedes añadir más cuentas a la búsqueda. Cuando inicies una búsqueda, usa estos parámetros:

Para buscar por datos de origen, selecciona Todos los datos.
Para buscar por entidad, selecciona Cuentas concretas e introduce una de las direcciones de correo del usuario. No es necesario que incluyas ambas direcciones.
Acota la búsqueda con términos de búsqueda:
- Para buscar mensajes intercambiados entre dos cuentas, en los que una cuenta sea la remitente y otra sea la destinataria o viceversa, escribe from:(dirección_correo_1 OR dirección_correo_2) AND to:(dirección_correo_1 OR dirección_correo_2).
- Para buscar mensajes enviados de una cuenta a otra, escribe from:dirección_correo_remitente AND to:dirección_correo_destinatario. Nota: Si los usuarios que quieres buscar tienen muchas cuentas, asegúrate de que la búsqueda te devuelva todos sus correos utilizando el parámetro anterior e introduciendo todas las cuentas.

Buscar mensajes enviados o recibidos de un dominio externo concreto

Puedes consultar qué cuentas han enviado o recibido mensajes de usuarios de otra empresa. Cuando inicies una búsqueda, usa estos parámetros:

Para buscar por datos de origen, selecciona Todos los datos.
Para buscar por entidad, selecciona Todas las cuentas.
Acota la búsqueda con términos de búsqueda:
- Para buscar mensajes que se hayan enviado a algún usuario de otra empresa, escribe to:*@dominio_externo.com. Esta búsqueda devuelve correos electrónicos en los que alguna cuenta con el dominio especificado estaba en los campos Para, Cc o Cco.
- Para buscar mensajes que algún usuario de otra empresa haya enviado a usuarios de tu organización, escribe from:*@dominio_externo.com.

Buscar mensajes enviados a un grupo

Para encontrar mensajes de Grupos en una búsqueda de Gmail, no puedes especificar la dirección de correo del grupo como la cuenta en la que quieres buscar. En su lugar, utiliza estos parámetros:

Para buscar por entidad, selecciona Todas las cuentas.
Si quieres buscar por términos, escribe from:dirección_grupo. Por ejemplo, para buscar mensajes enviados al grupo ventas@solarmora.com, escribe from:ventas@solarmora.com.

Nota: Este método solo devuelve mensajes si uno o más usuarios se han suscrito al grupo, reciben un resumen o correos resumen y los mensajes siguen disponibles en Vault (no se han eliminado ni purgado).

Buscar mensajes que contengan una palabra concreta o un archivo adjunto

Puedes ver qué cuentas han enviado o recibido mensajes que contengan una palabra, una frase o un archivo adjunto en concreto. Cuando inicies una búsqueda, usa estos parámetros:

Para buscar por datos de origen, selecciona Todos los datos.
Para buscar por entidad, selecciona Todas las cuentas.
Acota la búsqueda con términos de búsqueda:
- Para buscar mensajes que contengan una palabra concreta, escribe palabra. Si escribes muchas palabras, la búsqueda solo devolverá mensajes que contengan todas esas palabras. Vault hace una búsqueda en el primer MB aproximadamente del texto del mensaje y en los archivos adjuntos. No puedes restringir la búsqueda para que solo se incluya el texto de los mensajes o de los archivos adjuntos.
- Para buscar mensajes que contengan una frase concreta, escribe las palabras entre comillas dobles, como "proyecto alfa". En la búsqueda no se distingue entre mayúsculas y minúsculas, por lo que se devolverán todos los mensajes que contengan Proyecto Alfa, Proyecto alfa, proyecto Alfa o proyecto alfa.
- Para buscar mensajes que tengan un archivo adjunto, escribe has:attachment. Para buscar mensajes con un archivo adjunto que incluya una determinada palabra clave en su nombre, escribe filename:palabra.

Buscar mensajes de Gmail

Inicia sesión en vault.google.com.
Haz clic en Asuntos. Para buscar datos se utilizan asuntos, que son espacios de trabajo de tus proyectos de Vault. Los asuntos te permiten agrupar datos de retenciones, datos de búsquedas y datos exportados relacionados. Los asuntos no restringen los datos que puedes buscar, ya que todos los datos a los que se puede acceder se pueden buscar desde cualquier asunto.
Si el asunto en el que quieres ejecutar la consulta de búsqueda ya existe, haz clic en él para abrirlo. De lo contrario, crea un asunto:
1. Haz clic en Crear asunto.
2. Introduce el nombre del asunto y, si quieres, una descripción.
3. Haz clic en Crear.
Se abre la pestaña Buscar.
Como servicio, selecciona Gmail.
Selecciona la fuente de datos en la que quieres buscar:
- Todos los datos: busca en todos los mensajes de tu organización.
- Datos retenidos: busca solo en los mensajes del asunto que tengan retenciones aplicadas.
- Datos sin procesar: solo se buscan los mensajes que Gmail aún está procesando o no puede indexar. Para obtener más información, consulta el apartado ¿Por qué buscar datos sin procesar? de esta página.
Selecciona la entidad en la que quieres realizar la búsqueda:
- Todas las cuentas: busca en todas las cuentas de la organización.
- Cuentas concretas: introduce hasta 500 direcciones de correo electrónico de cuenta. Vault busca las cuentas especificadas en las direcciones de remitente y destinatario del sobre. Para buscar por encabezado, remitente o dirección del destinatario, introduce los términos de la consulta en el campo Términos.
- Unidad organizativa: busca en las cuentas de una unidad organizativa concreta. Si eliges una que tenga unidades organizativas secundarias, se buscará en todas ellas.
(Opcional) Selecciona una zona horaria.
(Opcional) En Fecha de envío, introduce un intervalo.
- Si introduces una fecha de inicio, Vault devolverá todos los mensajes enviados de esa fecha en adelante.
- Si introduces una fecha de finalización, Vault devolverá todos los mensajes enviados en esa fecha o antes.
(Opcional) En Términos, introduce uno o más términos de búsqueda:
- Para buscar una o varias palabras clave en el mensaje, introduce palabras separadas por espacios. Por ejemplo, objetivos del proyecto.
- Para buscar una frase, escribe las palabras entre comillas. Por ejemplo, "objetivos del proyecto". Nota: La búsqueda ignora el uso de mayúsculas, minúsculas y puntuación en las frases entre comillas.
- Para buscar por cuenta, fecha, propiedades del mensaje o asunto, utiliza operadores de búsqueda.
Los términos de búsqueda no pueden superar los 2000 caracteres.
(Opcional) Para excluir borradores de mensajes de la búsqueda, activa Excluir borradores de correo electrónico. Cuando esta opción está desactivada, Vault devuelve todos los borradores de mensajes que coinciden con tu consulta, incluidos los borradores que se guardan de forma automática.
(Opcional) Para buscar solo mensajes con cifrado del lado del cliente o excluirlos de la búsqueda, haz clic en Opciones avanzadas debajo de Estado de cifrado del lado del cliente, selecciona Con cifrado del lado del cliente.
Nota: Esta opción solo está disponible si el cifrado del lado del cliente de Google Workspace está activado.
Haz clic en una de estas opciones:
- Buscar: te permite ejecutar la búsqueda y obtener la lista de mensajes que coinciden con tu consulta.
- Recuento: calcula el número de mensajes que coinciden con la consulta y la cantidad de cuentas que tienen mensajes coincidentes. Si quieres descargar un archivo CSV con los datos del recuento de consultas, haz clic en Descargar cuentas con mensajes que coinciden. Más información sobre la evaluación del alcance de las consultas
- Exportar: puedes exportar directamente los resultados de búsqueda sin abrir la vista previa. Más información sobre las exportaciones
Una vez completada la búsqueda, el recuento o la exportación, puedes hacer lo siguiente:
- Si quieres editar la búsqueda, haz clic en Mostrar.
- Si quieres abrir la vista previa de un mensaje y su conversación, haz clic en él.
- Si quieres crear una exportación de los resultados de búsqueda, haz clic en Exportar. Más información
- Para guardar la consulta, haz clic en Guardar. Más información
- Para borrar todos los campos e iniciar una nueva búsqueda, haz clic en Borrar.

Previsualizar mensajes en los resultados de búsqueda

Después de ejecutar una búsqueda, puedes revisar e imprimir los mensajes que coincidan con tu consulta, así como ver y descargar archivos adjuntos.

En la lista de resultados de búsqueda, haz clic en el mensaje. Al hacerlo, se abre una lista con los mensajes de la conversación y se muestra automáticamente el contenido del mensaje más reciente.
- Los mensajes con el icono tienen uno o varios archivos adjuntos. Haz clic en el mensaje para descargar o ver el archivo adjunto.
- Los mensajes con el icono indican que se enviaron con el modo Confidencial de Gmail. Puedes ocultar o mostrar el contenido de esos mensajes al revisarlos e imprimirlos. Más información
- Los mensajes con el icono son correos con cifrado del lado del cliente.
- Si las conversaciones son largas, solo se incluyen los 100 mensajes más recientes en la vista previa. Sin embargo, si exportas los resultados de búsqueda se incluirán todos los mensajes que coincidan con tu consulta, incluso los que no aparecen en la vista previa.
Para mostrar el contenido de un mensaje concreto, haz clic en él. Para mostrar el contenido de todos los mensajes de la conversación, haz clic en Mostrar todo .
Para ver un mensaje y todo el contenido del encabezado, haz clic en Original.
Para imprimir un mensaje concreto, haz clic en Imprimir. Para imprimir todos los mensajes de una conversación, haz clic en Imprimir conversación .

Exportar correos con cifrado del lado del cliente

Después de buscar los correos con cifrado del lado del cliente, puedes exportar una copia de los datos y descargarlos para analizarlos más a fondo. Para descifrar mensajes en formato mbox, usa la utilidad de descifrado (beta).

Si el mensaje cifrado contiene un enlace a un archivo de Google Drive, Vault no podrá exportar el archivo enlazado, aunque hayas activado la opción Exportar archivos de Drive enlazados para la exportación. Vault no tiene acceso al contenido del mensaje cifrado.

Para exportar datos, debes tener los privilegios Gestionar asuntos, Gestionar búsquedas y Gestionar exportaciones.

Haz clic en Exportar.
Da un nombre a la exportación.
Si tu organización tiene una política de la región de datos, selecciona la región de datos de la exportación.
Más información sobre las exportaciones de Vault y las regiones de datos
Elige un formato para los archivos descargados.
Haz clic en Exportar.

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