Microsoft Outlook và Gmail có nhiều tính năng tương tự và khác biệt quan trọng. Bài viết này sẽ so sánh ứng dụng Outlook dành cho máy tính và Gmail trên web để làm nổi bật lợi ích của việc chuyển sang Gmail.
Trên trang này
- Tại sao nên chuyển sang Gmail?
- Những việc bạn có thể làm theo cách khác trong Gmail
- Xem nhanh các điểm khác biệt về tính năng
- Tên khác cho các tính năng tương tự
- Cộng tác và sử dụng các ứng dụng khác với Gmail
Mở rộng tất cả | Thu gọn tất cả
Gmail là một ứng dụng gốc trên web
Gmail được thiết kế cho web, đồng thời ứng dụng này được xây dựng nhằm mang lại sự linh hoạt và khả năng cộng tác. Nhờ đó, Gmail có lợi thế hơn so với các ứng dụng email được thiết kế cho máy tính và được thiết kế để hoạt động đơn lẻ. Ví dụ:
- Bạn luôn có thể sử dụng Gmail trong khi di chuyển – Gmail chạy trong trình duyệt web thay vì ứng dụng trên máy tính của bạn. Việc sử dụng trình duyệt web giúp bạn có thể dễ dàng cộng tác trong các dự án tại cơ quan hoặc trường học, ở mọi nơi, trên mọi thiết bị.
- Bạn không bao giờ bị mất dữ liệu – Hệ thống sẽ tự động lưu các điểm thay đổi của bạn khi bạn làm việc. Bạn không cần phải liên tục nhấp Lưu hoặc thiết lập tính năng lưu tự động.
Các tính năng của Gmail được AI (trí tuệ nhân tạo) của Google hỗ trợ
Khi chuyển sang Gmail, bạn có thể sử dụng các tính năng AI mạnh mẽ, bao gồm:
- Soạn thư thông minh và nội dung đề xuất được cá nhân hoá cho bạn – Nhận đề xuất viết thư được cá nhân hoá trong khi nhập. Tính năng này giúp bạn viết và trả lời thư nhanh hơn. Tìm hiểu thêm tại Trung tâm trợ giúp của Gmail
- Hộp thư đến dạng thẻ – Cho phép Gmail tự động sắp xếp thư của bạn thành các danh mục như Quảng cáo, Mạng xã hội, Nội dung cập nhật và Diễn đàn. Nhờ đó, bạn có thể xem những thông báo quan trọng nhất trước tiên. Chọn loại hộp thư đến của bạn
- Đề xuất huỷ đăng ký – Gmail cung cấp một nút huỷ đăng ký đơn giản để bạn có thể xoá địa chỉ của mình khỏi danh sách gửi thư của người gửi quảng cáo, chỉ bằng một cú nhấp chuột. Tìm hiểu thêm tại Trung tâm trợ giúp của Gmail
- Dấu quan trọng – Cho phép Gmail sử dụng các hành động trước đây của bạn để dự đoán thư nào có thể quan trọng đối với bạn và đánh dấu chúng. Tìm hiểu thêm tại Trung tâm trợ giúp của Gmail
- Bộ lọc thư rác – Gmail tự động chặn hơn 99,9% thư rác, thư lừa đảo và thư chứa phần mềm độc hại, bảo vệ hơn 1,5 tỷ hộp thư đến. Bạn có thể an tâm rằng hệ thống sẽ tự động xác định email đáng ngờ và gửi đến thư mục thư rác. Tìm hiểu thêm tại Trung tâm trợ giúp của Gmail
- Nhắc nhở – Gmail có thể nhắc bạn một cách thông minh về các thư đang chờ trả lời bằng cách đưa các thư đó lên đầu hộp thư đến. Tìm hiểu thêm tại Trung tâm trợ giúp của Gmail
Gmail có thể cập nhật thư để hiển thị nội dung mới nhất
Khi bật email động, bạn có thể hoàn thành những việc cần làm, chẳng hạn như phản hồi sự kiện, điền vào bảng câu hỏi và trả lời nhận xét trong Google Tài liệu mà không cần rời khỏi Gmail. Tìm hiểu thêm tại Trung tâm trợ giúp của Gmail
Các kênh liên lạc của bạn đều ở cùng một nơi
Gửi email, sử dụng Chat, bắt đầu cuộc họp video và quản lý lịch của bạn, tất cả ngay trong Gmail. Bạn cũng có thể tìm kiếm nội dung trên tất cả các kênh liên lạc của mình trong một cửa sổ trình duyệt. Tìm hiểu cách chọn kênh liên lạc
Những việc bạn có thể làm theo cách khác trong Gmail
Khi chuyển sang Gmail, chắc hẳn bạn cũng muốn giữ nguyên các quy trình công việc hiện tại. Ngoài ra, mặc dù bạn thường có thể sao chép quy trình công việc từ Outlook sang Gmail nhưng thời điểm chuyển đổi là thời điểm tuyệt vời để khám phá những cách làm việc mới.
Hãy sử dụng các phương pháp hay nhất và các mẹo dưới đây để tìm hiểu những việc bạn có thể làm theo cách khác trong Gmail.
| Quy trình công việc của Outlook | Mẹo và các phương pháp hay nhất về Gmail |
|---|---|
| Cộng tác trên các bản sao của tài liệu – Gửi bản sao cho đồng nghiệp dưới dạng tệp đính kèm email. | Cùng nhau làm việc trên một tài liệu – Chia sẻ Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày, cập nhật quyền chia sẻ và trả lời nhận xét mà không cần rời khỏi Gmail. Tìm hiểu thêm |
| Sắp xếp theo người gửi – Sử dụng thanh tìm kiếm hoặc trình đơn bộ lọc trong hộp thư đến của bạn. | Tìm thư bằng lệnh tìm kiếm – Tìm kiếm bằng tiêu chí tìm kiếm nâng cao, khối và lớp phủ tìm kiếm ứng dụng. Tìm hiểu thêm |
| Đánh dấu thư bạn gửi là quan trọng – Chọn dấu quan trọng ở mức độ cao. | Sử dụng các chủ đề thông minh hơn – Làm nổi bật mức độ quan trọng của thư trong trường chủ đề. Tìm hiểu thêm |
| Định dạng văn bản trong email – Áp dụng các định dạng văn bản trong cửa sổ thư. | Sử dụng Google Tài liệu cho các định dạng văn bản đặc biệt – Áp dụng các định dạng văn bản thường dùng trong cửa sổ thư. Để có các bảng hoặc chế độ định dạng nâng cao, hãy chỉnh sửa và gửi email từ Google Tài liệu. Tìm hiểu thêm |
| Thêm nút bình chọn vào một thư – Tạo cuộc thăm dò ý kiến qua email. | Sử dụng Google Biểu mẫu để thực hiện khảo sát – Tạo cuộc thăm dò ý kiến bằng Google Biểu mẫu. Tìm hiểu thêm |
| Sử dụng cờ làm lời nhắc theo dõi – Sử dụng cờ để theo dõi các thư quan trọng mà bạn nhận được. | Gắn dấu sao hoặc tạm ẩn thư quan trọng – Gắn dấu sao, tạm ẩn hoặc đánh dấu thư bạn nhận được là quan trọng. Tìm hiểu thêm |
| Email nhóm – Sử dụng quy tắc, danh mục và thư mục. | Lọc và gắn nhãn email – Sử dụng bộ lọc và gắn nhãn cho thư. Tìm hiểu thêm |
| Đăng thư trong các thư mục – Gửi thư chứa thông tin đến các thư mục trong tài khoản của bạn. | Gửi thư cho bản thân – Sau đó, gắn nhãn cho thư hoặc đánh dấu chúng là quan trọng. Tìm hiểu thêm |
| Sử dụng Thư mục công khai – Chia sẻ thông tin trong tổ chức của bạn. | Sử dụng Google Drive – Chia sẻ tệp và thư mục trong Google Drive. Tìm hiểu thêm tại Trung tâm trợ giúp của Trình chỉnh sửa Tài liệu |
| Sử dụng hộp thư dùng chung – Cho phép nhiều người gửi thư từ một địa chỉ email duy nhất. | Uỷ quyền tài khoản email – Cho phép nhiều người sử dụng một tài khoản email duy nhất hoặc tạo Hộp thư đến cộng tác. Tìm hiểu thêm tại Trung tâm trợ giúp của Gmail |
| Sử dụng tính năng Tự động lưu trữ và Quét sạch – Thiết lập quy tắc để di chuyển định kỳ thư từ hộp thư đến tới tệp Lưu trữ trên Outlook. | Dùng bộ lọc để tự động lưu trữ thư –Lưu trữ thư hoặc thiết lập bộ lọc để tự động di chuyển thư vào mục lưu trữ. Không cần lên lịch quy tắc để chạy định kỳ. Sau khi lưu trữ, bạn vẫn có thể tìm thư trong nhãn Tất cả thư. Tìm hiểu thêm |
Xem nhanh các điểm khác biệt về tính năng
Phần này làm nổi bật sự khác biệt giữa các tính năng của Outlook và Gmail.
| Tính năng hoặc việc cần làm | Outlook (máy tính) | Gmail (web) |
|---|---|---|
| Mở email |
Mở Outlook trên máy tính của bạn.
|
Truy cập vào gmail.com trên trình duyệt bất kỳ. Tìm hiểu thêm |
| Viết email | Sử dụng trình kiểm tra ngữ pháp và chính tả. | Nhận đề xuất về ngữ pháp, chính tả và phong cách viết được cá nhân hoá. Tìm hiểu thêm |
| Lưu thư nháp | Nhấp vào Trang chủ Thư mới, rồi nhấp vào Lưu. |
Nhấp vào Soạn thư. Thư nháp sẽ được lưu tự động. Tìm hiểu thêm |
| Đính kèm email vào email | Trong cửa sổ thư, hãy chèn một mục trong Outlook hoặc kéo một mục vào thư. | Chuyển tiếp thư dưới dạng tệp đính kèm hoặc kéo thư vào một thư khác. Tìm hiểu thêm |
| Lưu tệp đính kèm | Lưu tệp đính kèm vào máy tính của bạn. | Tải tệp đính kèm lên Google Drive. Tìm hiểu thêm |
| Xem từng tin nhắn hoặc chuỗi cuộc trò chuyện | Sắp xếp theo cuộc trò chuyện hoặc người gửi. Cuộn xuống để xem tất cả thư hoặc cuộc trò chuyện (chế độ xem trên máy tính để bàn). | Sử dụng phần cài đặt nhanh để thay đổi chế độ xem cuộc hội thoại. Xem tối đa 100 thư hoặc cuộc trò chuyện trên mỗi màn hình (chế độ xem trên web). Tìm hiểu thêm |
| Trả lời email | Trên ruy-băng, hãy nhấp vào Trả lời. | Trong phần thư, hãy nhấp vào Trả lời. Để trả lời nhanh, hãy sử dụng đề xuất của tính năng Trả lời thông minh. Tìm hiểu thêm |
| Trả lời trực tiếp nội dung của email trước | Trong thư trả lời của bạn, viết: "xem câu trả lời của tôi trong cùng dòng bên dưới". Sau đó, nhập thư trước đó. | Sao chép văn bản từ thư trước vào thư trả lời của bạn rồi áp dụng định dạng trích dẫn. Sau đó, hãy nhập câu trả lời của bạn. Tìm hiểu thêm |
| Thêm phím tắt vào phần cài đặt | Tuỳ chỉnh phần cài đặt trên ruy-băng. | Thêm phím tắt tuỳ chỉnh cho những thao tác bạn thường xuyên thực hiện. Tìm hiểu thêm |
Tên khác cho các tính năng tương tự
Đôi khi, Outlook và Gmail sử dụng các tên khác nhau cho các tính năng tương tự. Hãy sử dụng bảng này để liên kết các tên gọi khác biệt.
| Outlook | Gmail |
|---|---|
| Thư mục | Nhãn |
| Quy tắc | Bộ lọc |
| Thư mới | Soạn thư |
| Trì hoãn việc gửi | Gửi theo lịch biểu |
| Thu hồi thư | Huỷ gửi |
| Hợp nhất thư | Chế độ gửi cho nhiều người |
| Mã hoá email | Chế độ bảo mật |
| Cảnh báo | Thông báo |
| Phần nhanh | Mẫu email |
| Bỏ qua cuộc trò chuyện | Bỏ qua cuộc trò chuyện? |
| Email Rác | Thư rác |
| Mục đã xoá bỏ | Thùng rác |
Cộng tác và sử dụng các ứng dụng khác với Gmail
Gmail cho phép bạn di chuyển từ luồng giao tiếp này sang luồng khác mà không thay đổi ngữ cảnh của bạn.
| Việc cần làm | Cách thực hiện trong Gmail (web) |
|---|---|
| Làm việc với đồng nghiệp bằng Outlook | Sử dụng đồng thời Outlook và Gmail |
| Chỉnh sửa email cùng đồng nghiệp | Cùng nhau tạo nội dung email trong Google Tài liệu |
| Trò chuyện với đồng nghiệp và chia sẻ nội dung trong Không gian | Sử dụng Google Chat trong Gmail |
| Giúp liên hệ với đồng nghiệp dễ dàng hơn | Thêm người vào Danh bạ Google |
| Bắt đầu cuộc họp video và cuộc gọi thoại | Sử dụng Google Meet trong Gmail |
| Lên lịch cuộc họp và cuộc hẹn | Sử dụng thanh bên Lịch Google trong Gmail |
| Tạo việc cần làm trong email | Kéo email vào Google Tasks |
| Tạo ghi chú từ email | Lưu email vào Google Keep |
| Tham gia cuộc thăm dò ý kiến | Gửi bài khảo sát trên Google Biểu mẫu |
Google, Google Workspace, nhãn và các biểu trưng liên quan là nhãn hiệu của Google LLC. Tất cả tên công ty và sản phẩm khác là nhãn hiệu của các công ty liên kết với các nhãn hiệu đó.