Switch from Microsoft Outlook to Gmail

Sự khác biệt giữa Outlook và Gmail

Microsoft Outlook và Gmail có nhiều tính năng tương tự và khác biệt quan trọng. Bài viết này sẽ so sánh ứng dụng Outlook dành cho máy tính và Gmail trên web để làm nổi bật lợi ích của việc chuyển sang Gmail.

Trên trang này

 Mở rộng tất cả  |  Thu gọn tất cả

Tại sao nên chuyển sang Gmail?

Gmail là một ứng dụng gốc trên web

Gmail được thiết kế cho web, đồng thời ứng dụng này được xây dựng nhằm mang lại sự linh hoạt và khả năng cộng tác. Nhờ đó, Gmail có lợi thế hơn so với các ứng dụng email được thiết kế cho máy tính và được thiết kế để hoạt động đơn lẻ. Ví dụ:

  • Bạn luôn có thể sử dụng Gmail trong khi di chuyển – Gmail chạy trong trình duyệt web thay vì ứng dụng trên máy tính của bạn. Việc sử dụng trình duyệt web giúp bạn có thể dễ dàng cộng tác trong các dự án tại cơ quan hoặc trường học, ở mọi nơi, trên mọi thiết bị. 
  • Bạn không bao giờ bị mất dữ liệu – Hệ thống sẽ tự động lưu các điểm thay đổi của bạn khi bạn làm việc. Bạn không cần phải liên tục nhấp Lưu hoặc thiết lập tính năng lưu tự động.

Các tính năng của Gmail được AI (trí tuệ nhân tạo) của Google hỗ trợ

Khi chuyển sang Gmail, bạn có thể sử dụng các tính năng AI mạnh mẽ, bao gồm:

  • Soạn thư thông minh và nội dung đề xuất được cá nhân hoá cho bạn – Nhận đề xuất viết thư được cá nhân hoá trong khi nhập. Tính năng này giúp bạn viết và trả lời thư nhanh hơn.  Tìm hiểu thêm tại Trung tâm trợ giúp của Gmail
  • Hộp thư đến dạng thẻ – Cho phép Gmail tự động sắp xếp thư của bạn thành các danh mục như Quảng cáo, Mạng xã hội, Nội dung cập nhật và Diễn đàn. Nhờ đó, bạn có thể xem những thông báo quan trọng nhất trước tiên. Chọn loại hộp thư đến của bạn
  • Đề xuất huỷ đăng ký – Gmail cung cấp một nút huỷ đăng ký đơn giản để bạn có thể xoá địa chỉ của mình khỏi danh sách gửi thư của người gửi quảng cáo, chỉ bằng một cú nhấp chuột. Tìm hiểu thêm tại Trung tâm trợ giúp của Gmail
  • Dấu quan trọng – Cho phép Gmail sử dụng các hành động trước đây của bạn để dự đoán thư nào có thể quan trọng đối với bạn và đánh dấu chúng. Tìm hiểu thêm tại Trung tâm trợ giúp của Gmail
  • Bộ lọc thư rác – Gmail tự động chặn hơn 99,9% thư rác, thư lừa đảo và thư chứa phần mềm độc hại, bảo vệ hơn 1,5 tỷ hộp thư đến. Bạn có thể an tâm rằng hệ thống sẽ tự động xác định email đáng ngờ và gửi đến thư mục thư rác. Tìm hiểu thêm tại Trung tâm trợ giúp của Gmail
  • Nhắc nhở – Gmail có thể nhắc bạn một cách thông minh về các thư đang chờ trả lời bằng cách đưa các thư đó lên đầu hộp thư đến. Tìm hiểu thêm tại Trung tâm trợ giúp của Gmail

Gmail có thể cập nhật thư để hiển thị nội dung mới nhất

Khi bật email động, bạn có thể hoàn thành những việc cần làm, chẳng hạn như phản hồi sự kiện, điền vào bảng câu hỏi và trả lời nhận xét trong Google Tài liệu mà không cần rời khỏi Gmail. Tìm hiểu thêm tại Trung tâm trợ giúp của Gmail

Các kênh liên lạc của bạn đều ở cùng một nơi

Gửi email, sử dụng Chat, bắt đầu cuộc họp video và quản lý lịch của bạn, tất cả ngay trong Gmail. Bạn cũng có thể tìm kiếm nội dung trên tất cả các kênh liên lạc của mình trong một cửa sổ trình duyệt. Tìm hiểu cách chọn kênh liên lạc

Những việc bạn có thể làm theo cách khác trong Gmail

Khi chuyển sang Gmail, chắc hẳn bạn cũng muốn giữ nguyên các quy trình công việc hiện tại. Ngoài ra, mặc dù bạn thường có thể sao chép quy trình công việc từ Outlook sang Gmail nhưng thời điểm chuyển đổi là thời điểm tuyệt vời để khám phá những cách làm việc mới. 

Hãy sử dụng các phương pháp hay nhất và các mẹo dưới đây để tìm hiểu những việc bạn có thể làm theo cách khác trong Gmail.

Quy trình công việc của Outlook Mẹo và các phương pháp hay nhất về Gmail
Cộng tác trên các bản sao của tài liệu – Gửi bản sao cho đồng nghiệp dưới dạng tệp đính kèm email. Cùng nhau làm việc trên một tài liệu – Chia sẻ Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày, cập nhật quyền chia sẻ và trả lời nhận xét mà không cần rời khỏi Gmail. Tìm hiểu thêm
Sắp xếp theo người gửi – Sử dụng thanh tìm kiếm hoặc trình đơn bộ lọc trong hộp thư đến của bạn. Tìm thư bằng lệnh tìm kiếm – Tìm kiếm bằng tiêu chí tìm kiếm nâng cao, khối và lớp phủ tìm kiếm ứng dụng. Tìm hiểu thêm
Đánh dấu thư bạn gửi là quan trọng – Chọn dấu quan trọng ở mức độ cao. Sử dụng các chủ đề thông minh hơnLàm nổi bật mức độ quan trọng của thư trong trường chủ đề. Tìm hiểu thêm
Định dạng văn bản trong emailÁp dụng các định dạng văn bản trong cửa sổ thư. Sử dụng Google Tài liệu cho các định dạng văn bản đặc biệt – Áp dụng các định dạng văn bản thường dùng trong cửa sổ thư. Để có các bảng hoặc chế độ định dạng nâng cao, hãy chỉnh sửa và gửi email từ Google Tài liệu. Tìm hiểu thêm
Thêm nút bình chọn vào một thư – Tạo cuộc thăm dò ý kiến qua email. Sử dụng Google Biểu mẫu để thực hiện khảo sát – Tạo cuộc thăm dò ý kiến bằng Google Biểu mẫu. Tìm hiểu thêm
Sử dụng cờ làm lời nhắc theo dõi – Sử dụng cờ để theo dõi các thư quan trọng mà bạn nhận được. Gắn dấu sao hoặc tạm ẩn thư quan trọngGắn dấu sao, tạm ẩn hoặc đánh dấu thư bạn nhận được là quan trọng. Tìm hiểu thêm
Email nhómSử dụng quy tắc, danh mục và thư mục. Lọc và gắn nhãn emailSử dụng bộ lọc và gắn nhãn cho thư. Tìm hiểu thêm
Đăng thư trong các thư mục – Gửi thư chứa thông tin đến các thư mục trong tài khoản của bạn. Gửi thư cho bản thân – Sau đó, gắn nhãn cho thư hoặc đánh dấu chúng là quan trọng. Tìm hiểu thêm
Sử dụng Thư mục công khai – Chia sẻ thông tin trong tổ chức của bạn. Sử dụng Google Drive – Chia sẻ tệp và thư mục trong Google Drive. Tìm hiểu thêm tại Trung tâm trợ giúp của Trình chỉnh sửa Tài liệu
Sử dụng hộp thư dùng chung – Cho phép nhiều người gửi thư từ một địa chỉ email duy nhất. Uỷ quyền tài khoản email – Cho phép nhiều người sử dụng một tài khoản email duy nhất hoặc tạo Hộp thư đến cộng tác. Tìm hiểu thêm tại Trung tâm trợ giúp của Gmail
Sử dụng tính năng Tự động lưu trữ Quét sạch  – Thiết lập quy tắc để di chuyển định kỳ thư từ hộp thư đến tới tệp Lưu trữ trên Outlook. Dùng bộ lọc để tự động lưu trữ thư –Lưu trữ thư hoặc thiết lập bộ lọc để tự động di chuyển thư vào mục lưu trữ. Không cần lên lịch quy tắc để chạy định kỳ. Sau khi lưu trữ, bạn vẫn có thể tìm thư trong nhãn Tất cả thưTìm hiểu thêm

 

Xem nhanh các điểm khác biệt về tính năng

Phần này làm nổi bật sự khác biệt giữa các tính năng của Outlook và Gmail.

Tính năng hoặc việc cần làm Outlook (máy tính) Gmail (web)
Mở email
Mở Outlook trên máy tính của bạn.
Truy cập vào gmail.com trên trình duyệt bất kỳ. Tìm hiểu thêm
Viết email Sử dụng trình kiểm tra ngữ pháp và chính tả. Nhận đề xuất về ngữ pháp, chính tả và phong cách viết được cá nhân hoá. Tìm hiểu thêm
Lưu thư nháp Nhấp vào Trang chủsau đóThư mới, rồi nhấp vào Lưu. Nhấp vào Soạn thư. Thư nháp sẽ được lưu tự động. Tìm hiểu thêm
Đính kèm email vào email Trong cửa sổ thư, hãy chèn một mục trong Outlook hoặc kéo một mục vào thư. Chuyển tiếp thư dưới dạng tệp đính kèm hoặc kéo thư vào một thư khác. Tìm hiểu thêm
Lưu tệp đính kèm Lưu tệp đính kèm vào máy tính của bạn. Tải tệp đính kèm lên Google Drive. Tìm hiểu thêm
Xem từng tin nhắn hoặc chuỗi cuộc trò chuyện Sắp xếp theo cuộc trò chuyện hoặc người gửi. Cuộn xuống để xem tất cả thư hoặc cuộc trò chuyện (chế độ xem trên máy tính để bàn). Sử dụng phần cài đặt nhanh để thay đổi chế độ xem cuộc hội thoại. Xem tối đa 100 thư hoặc cuộc trò chuyện trên mỗi màn hình (chế độ xem trên web). Tìm hiểu thêm
Trả lời email Trên ruy-băng, hãy nhấp vào Trả lời. Trong phần thư, hãy nhấp vào Trả lời. Để trả lời nhanh, hãy sử dụng đề xuất của tính năng Trả lời thông minh. Tìm hiểu thêm
Trả lời trực tiếp nội dung của email trước Trong thư trả lời của bạn, viết: "xem câu trả lời của tôi trong cùng dòng bên dưới". Sau đó, nhập thư trước đó. Sao chép văn bản từ thư trước vào thư trả lời của bạn rồi áp dụng định dạng trích dẫn. Sau đó, hãy nhập câu trả lời của bạn. Tìm hiểu thêm
Thêm phím tắt vào phần cài đặt Tuỳ chỉnh phần cài đặt trên ruy-băng. Thêm phím tắt tuỳ chỉnh cho những thao tác bạn thường xuyên thực hiện. Tìm hiểu thêm
 

Tên khác cho các tính năng tương tự

Đôi khi, Outlook và Gmail sử dụng các tên khác nhau cho các tính năng tương tự. Hãy sử dụng bảng này để liên kết các tên gọi khác biệt.  

Outlook Gmail
Thư mục Nhãn
Quy tắc Bộ lọc
Thư mới Soạn thư
Trì hoãn việc gửi Gửi theo lịch biểu
Thu hồi thư Huỷ gửi
Hợp nhất thư Chế độ gửi cho nhiều người
Mã hoá email Chế độ bảo mật
Cảnh báo Thông báo
Phần nhanh Mẫu email
Bỏ qua cuộc trò chuyện Bỏ qua cuộc trò chuyện?
Email Rác Thư rác
Mục đã xoá bỏ Thùng rác

 

Cộng tác và sử dụng các ứng dụng khác với Gmail

Gmail cho phép bạn di chuyển từ luồng giao tiếp này sang luồng khác mà không thay đổi ngữ cảnh của bạn.

Việc cần làm Cách thực hiện trong Gmail (web)
Làm việc với đồng nghiệp bằng Outlook Sử dụng đồng thời Outlook và Gmail
Chỉnh sửa email cùng đồng nghiệp Cùng nhau tạo nội dung email trong Google Tài liệu
Trò chuyện với đồng nghiệp và chia sẻ nội dung trong Không gian Sử dụng Google Chat trong Gmail
Giúp liên hệ với đồng nghiệp dễ dàng hơn Thêm người vào Danh bạ Google
Bắt đầu cuộc họp video và cuộc gọi thoại Sử dụng Google Meet trong Gmail
Lên lịch cuộc họp và cuộc hẹn Sử dụng thanh bên Lịch Google trong Gmail
Tạo việc cần làm trong email Kéo email vào Google Tasks
Tạo ghi chú từ email Lưu email vào Google Keep
Tham gia cuộc thăm dò ý kiến Gửi bài khảo sát trên Google Biểu mẫu


Google, Google Workspace, nhãn và các biểu trưng liên quan là nhãn hiệu của Google LLC. Tất cả tên công ty và sản phẩm khác là nhãn hiệu của các công ty liên kết với các nhãn hiệu đó.

Tìm kiếm
Xóa nội dung tìm kiếm
Đóng tìm kiếm
Các ứng dụng của Google
Trình đơn chính
9391466604540028344
true
Tìm kiếm trong Trung tâm trợ giúp
true
true
true
true
true
17