Trong Gmail, tài khoản được ủy quyền và hộp thư đến dùng chung là như nhau. Bạn có thể sử dụng các tính năng này để cấp cho một số người hoặc nhóm (người được ủy quyền) quyền truy cập vào tài khoản Gmail của bạn, từ đó có được hộp thư đến mang tới những lợi ích như:
- Tự động sắp xếp email bằng các bộ lọc (quy tắc)
- Lưu giữ hồ sơ thư từ bằng cách lưu trữ email
- Theo dõi trạng thái của email bằng nhãn
- Hiện hoặc ẩn tên người được ủy quyền với tư cách là người gửi
Người được ủy quyền có thể đọc, gửi và xóa email của bạn. Họ không thể trò chuyện với người khác thay mặt bạn hoặc thay đổi mật khẩu Gmail của bạn. Khi họ gửi tin nhắn, địa chỉ email của họ sẽ xuất hiện.
Nếu đang sử dụng Gmail thông qua cơ quan, trường học hoặc tổ chức khác thì bạn có thể uỷ quyền cho một nhóm. Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng quản lý việc ủy quyền thông qua tư cách thành viên trong nhóm.
Sự khác biệt giữa các tài khoản hoặc hộp thư đến này và Hộp thư đến cộng tác
Hộp thư đến cộng tác là một loại nhóm mà bạn tạo trong Google Groups.
- Các thành viên có thể gửi thư, giao cuộc trò chuyện cho nhau và theo dõi cuộc trò chuyện dưới dạng việc cần làm.
- Hộp thư đến cộng tác có địa chỉ email. Mọi người có thể gửi và nhận thư trong Hộp thư đến cộng tác thông qua các chương trình email khách như Gmail. Để biết thông tin chi tiết, hãy truy cập vào bài viết Gửi email từ địa chỉ hoặc email đại diện khác.
Mở rộng tất cả | Thu gọn tất cả
Thêm hoặc xoá người được uỷ quyền
Bạn có thể thêm tối đa 10 người được uỷ quyền.
Nếu bạn đang sử dụng Gmail do cơ quan, trường học hoặc tổ chức khác cấp:
- Bạn có thể thêm tối đa 1000 người được uỷ quyền trong tổ chức.
- Với cách sử dụng thông thường, 40 người được uỷ quyền có thể truy cập vào một Tài khoản Gmail cùng một lúc.
- Nếu bạn sử dụng các quy trình tự động, chẳng hạn như API hoặc tiện ích của trình duyệt, thì một số người được uỷ quyền có thể truy cập vào một Tài khoản Gmail cùng một lúc.
- Trên máy tính, hãy mở Gmail. Bạn không thể thêm người được uỷ quyền từ ứng dụng Gmail.
- Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt
Xem tất cả chế độ cài đặt.
- Nhấp vào thẻ Tài khoản và nhập hoặc Tài khoản.
- Trong mục "Cấp quyền truy cập vào tài khoản của bạn", hãy nhấp vào Thêm tài khoản khác. Nếu bạn đang sử dụng Gmail do cơ quan hoặc trường học cấp, thì tổ chức của bạn có thể hạn chế uỷ quyền email. Nếu bạn không thấy chế độ cài đặt này, hãy liên hệ với quản trị viên.
- Nhập địa chỉ email của người bạn muốn thêm vào. Nếu đang sử dụng Gmail do cơ quan, trường học hoặc tổ chức khác cấp và quản trị viên cho phép, thì bạn có thể nhập địa chỉ email của một nhóm. Nhóm này phải có cùng miền với tổ chức bạn. Các thành viên bên ngoài nhóm sẽ không được uỷ quyền.
Lưu ý quan trọng: Nếu tài khoản bạn uỷ quyền là một tài khoản mới hoặc mật khẩu đã được đặt lại, thì Quản trị viên phải tắt yêu cầu đổi mật khẩu khi bạn đăng nhập lần đầu.- Tìm hiểu cách quản trị viên có thể tạo tài khoản người dùng.
- Tìm hiểu cách quản trị viên có thể đặt lại mật khẩu.
6. Nhấp vào Bước tiếp theo
Gửi email để cấp quyền truy cập.
Người bạn thêm sẽ nhận được một email yêu cầu họ xác nhận. Lời mời sẽ hết hạn sau một tuần.
Nếu bạn đã thêm một nhóm, tất cả thành viên trong nhóm sẽ trở thành người được uỷ quyền mà không cần xác nhận.
Lưu ý: Việc uỷ quyền có thể mất tối đa 24 giờ thì mới bắt đầu có hiệu lực.
Xem tất cả chế độ cài đặt.
Gửi email để cấp quyền truy cập.- Trên máy tính, hãy mở Gmail. Bạn không thể thiết lập người được ủy quyền từ ứng dụng Gmail.
- Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt
- Nhấp vào thẻ Tài khoản và nhập.
- Trong mục "Cấp quyền truy cập vào tài khoản của bạn", hãy nhấp vào Xóa bên cạnh tài khoản bạn muốn xóa.
Khắc phục sự cố
Nếu thêm người được uỷ quyền tại cơ quan, trường học hoặc tổ chức khác, thì bạn chỉ có thể thêm người hoặc nhóm khác trong tổ chức của mình làm người được uỷ quyền.
Nếu người đó thuộc tổ chức của bạn nhưng bạn không thể thêm họ, hãy kiểm tra với quản trị viên để đảm bảo bạn đã bật tính năng uỷ quyền cho tổ chức của mình.
Để có kết quả tốt nhất, hãy xóa mọi dấu trang đã lưu.
Lưu ý: Có thể mất chút thời gian, thường là tối đa một giờ, thì người được ủy quyền mới có thể truy cập vào tài khoản của bạn.
Nếu bạn không thể truy cập vào tài khoản được ủy quyền bằng miền Google Workspace, hãy tìm hiểu cách bật hoặc tắt tùy chọn ủy quyền thư.