本頁面提供下列問題解決方法：
- 管理資訊收集作業
- 建立新手上路文件
- 設定員工檢查清單
- 集中管理培訓教材
- 建立集中式的培訓網站
- 製作效果出眾的培訓簡報
- 隨時隨地都能訓練新進員工
- 安排面談時間或舉辦輔導工作坊
- 為新進團隊成員舉辦迎新活動
管理資訊收集作業
將所有的培訓管理流程改為透過線上進行，有助於大幅減少文書作業。無論是蒐集新進員工的資料還是收集政策確認簽名等，您都可以利用 Google 表單製作專用的電子表單，只要幾分鐘的時間即可製作完成。這些表單不僅更新方便，還可以透過資訊站、電腦或行動裝置存取。
- 前往 Google 表單。
- 按一下「空白」圖示
。
- 系統隨即會開啟一份新表單。
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建立新手上路文件
培訓新進小組成員時往往需要用到大量的資料，包括健康與安全程序、專業聘僱合約、員工手冊等。您可以和團隊使用 Google 文件同時建立相關內容，利用即時加註功能提供具體意見回饋，進而製作出納入了所有人意見的文件。
建立及命名文件
按一下頁面頂端的 [未命名文件]，輸入新的標題，然後按一下 [確定]。
設定員工檢查清單
您可以使用 Google 試算表建立須知清單，在其中列出新進員工所需的相關培訓課程 (例如軟體使用訓練、公司政策審核等)，協助員工快速上手。如果員工對訓練課程有任何問題，可以在試算表中加上註解，獲得立即的意見回饋。
建立試算表
按一下頁面頂端的 [未命名文件]，輸入新的標題，然後按一下 [確定]。
集中管理培訓教材
您可以將所有培訓資料存放在共用雲端硬碟中，再與貴機構及每位新進員工共用。參與培訓的員工可以透過任何裝置編輯這些資料；資料有所異動時，其他團隊成員也能夠即時查看變更內容，新增意見回饋。而更新的內容也會立即發布給所有人，因此這些專供新進員工使用的資源永遠都是最新版本，而且不會有任何出入。
建立共用雲端硬碟
- 在電腦上前往 drive.google.com。
- 按一下左側的「共用雲端硬碟」。
- 按一下左上角的「新增」。
- 輸入共用雲端硬碟名稱。
- 按一下「建立」。
建立集中式的培訓網站
對於大公司或分散式企業的新進員工而言，覺得茫然無措是常見的情況，而這也正是新人在到職後的前幾個月離職率特別高的原因。您可以建立協作平台網頁，將所有新人培訓和訓練資源放在裡面，方便新進員工找到重要的參考資料，快速對工作上手。
建立及命名網站
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選擇下列任一做法：
- 在 Google 協作平台首頁中，按一下頂端的「空白」，或是點選「範本庫」並選取一個範本。
- 在 Google 雲端硬碟中，依序按一下「新增」
「更多」
- 在左上方輸入協作平台的文件名稱，然後按下 Enter 鍵。
製作深具影響力的培訓簡報
想要為新進小組成員打造專屬的培訓課程嗎？需要針對新進人員的培訓作業準備相關簡報嗎？您可以透過 Google 簡報，和團隊成員協力整理出重要的資訊內容，製作出實用的培訓方案。
建立及命名簡報
- 在電腦上開啟 Google 簡報首頁。
- 按一下頂端的「空白」。
- 按一下頂端的「未命名簡報」，然後輸入新標題。
隨時隨地都能訓練新進員工
需要快速為工作地點分散的員工提供訓練嗎？想降低現場培訓所需的費用嗎？您可以使用 YouTube 直播輕鬆與新進員工線上對談，還可進行問與答活動。只要使用 Google Meet 就可以為全球各地的員工舉辦虛擬培訓課程，輕鬆省下時間和差旅成本。您也可以在雲端硬碟或共用雲端硬碟中共用錄製課程或其他教材。
透過 Meet 發起會議
- 前往 Google Meet。
- 按一下 [新建會議]。
- 選擇下列任一做法：
- 建立日後的會議：
- 如要提供日後會議的詳細資料，請複製會議連結並分享給參與者。
- 如要直接透過此連結發起會議，只需在瀏覽器中貼上連結，或在「輸入代碼或連結」欄位中輸入連結
按一下 [加入] 即可。
- 發起即時會議：建立新會議並直接加入。
- 在 Google 日曆中安排會議：如果選擇安排會議，系統會將你導向 Google 日曆。
- 建立日後的會議：
按一下 [加入] 即可。提示：Google Workspace Essentials 使用者無法在 Google 日曆中安排會議。
錄製會議內容以便日後分享
- 在電腦上使用 Google Meet，按一下「發起」或「加入」。
- 依序按一下右下方的「活動」圖示
- 如要錄製會議字幕，請選取語言。
- 在某些情況下，如果錄製檔案是在 Google 雲端硬碟中播放，則系統可能會在檔案準備就緒的幾個小時後才產生字幕。
- 按一下「開始錄製」。
- 按一下彈出式視窗中的「開始」。
- 等待系統開始錄製。參與者會在錄製開始或停止時收到通知。
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會議錄製內容的長度上限為 8 小時，超過 8 小時會自動停止錄製。
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- 如要停止錄製，請依序按一下「活動」圖示
- 在彈出式視窗中，按一下「停止錄製」。
- 提示：所有人都離開會議後，系統就會自動停止錄製。
會議發起人和錄製會議的使用者都會收到一封含有錄製內容連結的電子郵件。
錄製內容會儲存在會議發起人的「我的雲端硬碟」>「Meet Recordings」資料夾。
對於透過不同途徑建立的會議，會議發起人的定義不同，具體如下：
- Google 日曆：會議發起人是指在 Google 日曆中建立會議活動的使用者。
- Meet 首頁或其他產品 (例如 Gmail 或 Jamboard)：會議發起人是指發起會議或產生會議代碼的使用者。
安排面談時間或舉辦輔導工作坊
即使您已安排好各項培訓計畫，新進員工一開始通常還是會有許多問題，這時您可以安排諮詢時段或一對一的輔導工作坊，協助他們快速上手。您可以利用 Google 日曆列出可供預約的時段，然後將日曆連結分享給新進員工。
建立預約區塊
- 在電腦上使用自己的公司或學校帳戶開啟 Google 日曆。
- 確定您使用的是 [週] 檢視或 [天] 檢視。
- 按一下日曆中的任何一個位置。然後在隨即彈出的活動方塊中按一下 [預約時段]。
- 輸入詳細資料 (包括標題)，並選擇您要讓活動出現在哪個日曆中。
- 如要新增更多資訊 (例如地點或說明)，請按一下「更多選項」。
提示：如果你想將預約區塊設定為週期性活動，請在邀請他人預訂時段前先進行設定。當你將包含已預訂時段的現有預約區塊設為重複時，系統會複製已預訂的時段作為新時段，並且可以進行重複預訂。瞭解如何設定重複活動。
為新進團隊成員舉辦迎新活動
您可以利用 Google 日曆規劃迎新活動，讓新進員工更有歸屬感。首先，您可以將邀請函寄送給所有團隊成員，在其中附上介紹新進員工的歡迎訊息，以及活動地點相關資訊。接下來再收集大家的回應以及傳送相關提醒，掌握活動進度。