新しいチームメンバーのオンボーディングを行うためのヒント

目次

• 情報収集を管理する
• オンボーディング ドキュメントを作成する
• 従業員のチェックリストを設定する
• オンボーディングに関する資料を 1 か所に保存する
• 一元的なトレーニング ウェブサイトを作成する
• インパクトのあるトレーニング プレゼンテーションを作成する
• いつ、どこにいてもできる新入社員のトレーニング
• 面談や個人指導ワークショップを開催する
• 新しいチームメンバーの歓迎イベントを計画する

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情報収集を管理する

研修や手続きに関する事務作業をすべてオンラインに移行してペーパーワークを減らしましょう。Google フォームで電子フォームを作成すると、新規採用者の情報を集めたり、ポリシー承諾の署名を集めたりする作業を数分で行えます。これらのフォームは簡単に更新できるうえ、キオスク、パソコン、モバイル デバイスからアクセスすることが可能です。

詳細

1. Google フォームにアクセスします。
2. 空白 をクリックします。
3. 新しいフォームが開きます。

Google フォームのスタートガイド

 

オンボーディング ドキュメントを作成する

新しいチームメンバーの研修には、安全衛生に関する手順、雇用契約、従業員ハンドブックなど、大量の資料が必要です。チームで同時に Google ドキュメントを使用してコンテンツを作成し、リアルタイムのコメント機能で具体的なフィードバックを行うことで、全員の意見を反映したドキュメントに仕上げることができます。組織で Gemini for Google Workspace を使用している場合は、Gemini in Google ドキュメントを使用して、下書きのひな形を作成できます。

詳細

ドキュメントを作成して名前を付ける

1. パソコンで Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム、Vids のいずれかのホーム画面を開きます。
2. [作成] をクリックします。

お手数ですが、以下を行うこともおすすめします。

• テンプレートからファイルを作成する
• Google Vids のテンプレートを使用する

ページの上部で、[無題のドキュメント] をクリックし、新しいタイトルを入力して、[OK] をクリックします。

Google ドキュメントのスタートガイド

Write or rewrite with Gemini

1. On your computer, open a document from Google Docs.
2. At the top right, click Ask Gemini .
3. On the side panel, select a prompt or create your own.
4. Press Enter.
5. Generate text and refine it.
   • Examples:
     • “Write an announcement email about a new feature.”
     • “Make the announcement more fun.”
6. You can also:
   • Add the text to your document: Click Insert .
   • Find a different version: Click Retry .
   • Send feedback about the suggested text: Click Good suggestion or Bad suggestion .

Get started with Google Docs

 

従業員のチェックリストを設定する

新しいメンバーが習得する必要がある業務（ソフトウェア トレーニング、会社のポリシーの確認など）をまとめたチェックリストを Google スプレッドシートで作成することができます。作業に関する質問があれば、スプレッドシートにコメントを挿入すると、即座にフィードバックを得ることができます。

詳細

チェックボックスを挿入する

1. パソコンの Google スプレッドシートでスプレッドシートを開きます。
2. チェックボックスを挿入するセルを選択します。
3. 上部のメニューで [挿入] [チェックボックス] の順にクリックします。
4. チェックボックスを削除するには、削除するチェックボックスを選択してから [削除] をクリックします。

注: チェックボックスはグラフ、フィルタ、ピボット テーブル、関数で使用できます。

チェックボックスのセルにカスタムのセル値を追加する

追加するチェックボックスにカスタムのセル値を設定できます。たとえば、チェックボックスをオンにした場合の値を「はい」、オフにした場合の値を「いいえ」に設定することが可能です。

1. パソコンの Google スプレッドシートでスプレッドシートを開きます。
2. チェックボックスを挿入するセルを選択します。
3. 上部のメニューで [データ] [データの入力規則] の順にクリックします。
4. [条件] の横にある [チェックボックス] を選択します。
5. [カスタムのセル値を使用する] をクリックします。
6. [チェックマーク付き] の横に値を入力します。
7. 省略可: [チェックマークなし] の横に値を入力します。
8. [保存] をクリックします。

 

オンボーディングに関する資料を 1 か所に保存する

新しいメンバー向けの研修に関するすべての資料を共有ドライブに保存して、組織や新入社員と共有することができます。研修担当スタッフはどのデバイスからでも資料を編集でき、他のチームメンバーは変更点をリアルタイムで確認してフィードバックを入力できます。リソースは常に最新の状態に保たれ、全員がすぐに更新を把握できるため、新入社員に一貫した情報を提供できます。

詳細

共有ドライブを作成する

1. パソコンで drive.google.com を開きます。
2. 左側で、[共有ドライブ] をクリックします。
3. 左上の [新規] をクリックします。
4. 共有ドライブの名前を入力します。
5. [Create（作成）] をクリックします。

 

一元的なトレーニング ウェブサイトを作成する

大企業や事業所が分散している会社の従業員は、何をしたらよいかわからない状況に陥ることがしばしば見受けられます。従業員の転職のほとんどが、入社後わずか数か月のうちに発生している原因もここにあります。Google サイトで作成したウェブページにすべての研修資料をまとめておけば、入社後すぐに仕事に慣れ、重要な参照資料も 1 か所で確認してもらうことができます。

詳細

サイトを作成して名前を付ける

1. 次のいずれかを行います。

   • Google サイトのホームページの上部にある [空白] をクリックするか、[テンプレート ギャラリー] をクリックしてテンプレートを選択します。
   • Google Driveで、[新規] [その他] [Google サイト] をクリックします。
2. 左上にサイトのドキュメント名を入力して Enter キーを押します。

 

インパクトのあるトレーニング プレゼンテーションを作成する

新しいチームメンバーに配布するトレーニング資料や、オリエンテーション用のプレゼンテーションが必要な場合、Google スライドを使用して、重要なメッセージや情報を盛り込んだインパクトのあるトレーニング プログラムを作成できます。また、Google Vids を使用してトレーニング動画を作成することも可能です。Vids は、プロンプトと追加したファイルに基づいて動画を生成できます。独自のクリップや音声ナレーションを録音して動画に追加することもできます。

詳細

プレゼンテーションを作成して名前を付ける

1. パソコンで Google スライドを開きます。
2. 上部の [空白のプレゼンテーション] をクリックします。
3. 上部の [無題のプレゼンテーション] をクリックし、新しいタイトルを入力します。

Create a video with Vids

1. パソコンで Google Vids を開きます。
2. Choose an option:
   • Help Me Create: Create a video with AI in Google Vids. 
   • Select a template: Build your video based on a template that you select. 
   • Start with a recording: Build your video with a video, audio, or screen recording. 
   • Upload media: Build your video by recording yourself (audio narration or a full video recording), your computer screen, or both. 

Get started with Google Vids

 

時間や場所にかかわらず新入社員のトレーニングを行う

タイムリーなトレーニングを必要とする従業員が世界各地にいる場合やオンサイトのトレーニング コストを削減したい場合、YouTube ライブを使えば、新しいスタッフに簡単にライブ トレーニングを提供し、質疑応答も行うことができます。また、Google Meet を使えば、時間も出張費もかけずに世界各地を結んだ仮想トレーニング教室を開くことができます。録画などの資料は Google ドライブや共有ドライブで共有できます。

詳細

Meet から会議を開始する

1. Google Meet にアクセスします。
2. [新しい会議] をクリックします。
3. 次のいずれかを行います。
   • 次回以降の会議を作成:
     • 今後の会議の詳細を共有するには、会議のリンクをコピーして参加者と共有します。
     • このリンクを使用して会議を直接開始するには、リンクをブラウザに貼り付けるか、[会議コードまたはリンクを入力] 欄にリンクを入力 [参加] をクリックします。
   • 会議を今すぐ開始: 新しい会議を作成し、その会議に直接参加します。
   • Google カレンダーでスケジュールを設定: 会議のスケジュールを設定するには、Google カレンダーに移動します。

ヒント: Google Workspace Essentials をご利用の場合、Google カレンダーで会議のスケジュールを設定することはできません。

会議を録画して後で共有する

1. パソコンの Google Meet で、[開始] または [参加] をクリックします。
2. 右下のアクティビティ アイコン 録画] をクリックします。
   • 会議の字幕を録画するには、言語を選択します。
   • 録画を Google ドライブで再生した場合、字幕が利用可能になるまでの録画ファイルの準備に数時間かかることがあります。
3. [録画を開始] をクリックします。
4. ポップアップ画面で [開始] をクリックします。
5. 録画が始まるのを待ちます。録画が開始または停止すると、参加者に通知されます。
   • 会議の録画は合計 8 時間まで可能で、それ以上の録画は自動的に停止します。
6. 録画を終了するには、アクティビティ アイコン [録画] [録画を停止] をクリックします。
7. ポップアップ画面で [録画を停止] をクリックします。
   • ヒント: 全員が会議から退出すると、録画が自動的に停止します。

会議の主催者と録画を開始したユーザーに、録画ファイルのリンクが記載されたメールが届きます。

この録画ファイルは、会議の主催者のマイドライブ > 「Meet Recordings」フォルダに保存されます。

会議の作成方法に応じて、次のようになります。

• Google カレンダーで会議を作成した場合: Google カレンダーで会議の予定を作成したユーザーが会議の主催者になります。
• Google Meet のホームページまたは別のサービス（Gmail など）で会議を作成した場合: 会議を開始したユーザー、またはコードを生成したユーザーが会議の主催者になります。

 

面談や個人指導ワークショップを開催する

重要: 予約枠が予約スケジュールに置き換えられます。詳しくは、予約枠の変更についての記事をご覧ください。

トレーニング プログラムを適切に行っていても、新入社員には最初はわからないことがたくさんあるものです。そんなときは面談やワークショップを行って、仕事に早くなじめるようにサポートすることができます。Google カレンダーで予約スケジュール機能を使用すると、空き時間をより適切に管理できます。

予約スケジュールでできることは次のとおりです。

• 予約ページを作成して共有し、他のユーザーに予約を入れてもらう。
• カレンダーの自分のスケジュールの横に予約済みの予約を表示する。

詳細

予約スケジュールを作成する

重要: 予備カレンダーで予約スケジュールを作成したり、予約スケジュールに共同主催者を追加したりするには、有効な Google Workspace サブスクリプションが必要です。詳しくは、予約スケジュールに関するプレミアム機能についての記事をご覧ください。

1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
2. 左上の [作成] をクリックします。
3. [予約スケジュール] をクリックします。
4. タイトルを入力します。
   • タイトルは、予約ページのリンクを知っているすべてのユーザーが見ることができます。
   • タイトルは、スケジュールと新規予約のカレンダーに表示されます。
5. 予約の長さを設定するには、下矢印アイコン をクリックします。
   • 予約の長さは 5 分以上にする必要があります。
6. 予約可能な日付、時間、タイムゾーンを設定します。
   • 1 回限りまたは定期的な予約スケジュールを設定できます。
   • ヒント: 1 日に複数の時間枠を追加するには、「この曜日に別の時間帯を追加」アイコン をクリックします。
7. 予約受付期間や予約できない日など、予約の空き状況に関する設定を選択します。詳しくは、空き時間のカスタマイズについての記事をご覧ください。
8. 予約スケジュールを追加するメイン カレンダーまたは予備カレンダーを選択します。

   • ヒント:

     • 予約スケジュールを作成した後で、そのスケジュールを編集して別のメイン カレンダーや予備カレンダーで使用することはできません。

     • 予備カレンダーやメイン カレンダーの編集権限を持つユーザーは誰でも、スケジュールの変更や、新規予約の確認を行うことができます。詳しくは、アクセス権限についての記事をご覧ください。

9. オプション: メイン カレンダーや予備カレンダーで作成または承諾した予定が重複しないようにするには、[カレンダー] で [カレンダーで空き情報を確認する] を選択します。次に、作成済みまたは承諾済みの予定時間を予約可能な時間にしたくないカレンダーをすべて選択します。
   • 重要: この機能をオフにした場合も、予約ページにある各予約枠が予約できるのは 1 回のみです。
10. 予約に共同主催者を追加するには、共同主催者の名前またはメールアドレスを入力します。

    • Google グループを直接追加することもできます。

11. [次へ] をクリックします。

Google カレンダー スタートガイド

 

新しいチームメンバーの歓迎イベントを計画する

新しいメンバーがスムーズに溶け込めるように、Google カレンダーを活用して歓迎イベントを企画しましょう。新入社員を紹介する歓迎の挨拶や場所の情報を記載した招待状をチーム全員に送信し、返信を確認したり、リマインダーを送ったりして、イベントを管理します。

詳細

予定のスケジュールを設定してゲストを追加する

1. パソコンで Google カレンダーを開きます。
2. 省略可: 予定にゲストを追加するには、左側にある [ユーザーを検索] をクリックしてゲストの名前を入力します。
3. カレンダー上でまだ予定が入っていない時間をクリックします。
4. 予定のタイトルや詳細情報を追加します。
5. [保存] をクリックします。

ヒント: 期間の長い予定を作成するには、時間を選択したままマウスをページ下方にドラッグします。

 

_{Google、Google Workspace、および関連するマークとロゴは、Google LLC の商標です。その他すべての企業名および商品名は、関連各社の商標または登録商標です。}