学习内容
| 如何与团队成员一起计划召开视频会议，确定会议时间，以及高效召开会议。 |
您需要：
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本教程中的内容
|
1. 计划日程 |
全部展开 | 全部收起全部收起 |
- 在计算机上打开 Google 日历。
- 可选：如果您想为活动添加邀请对象，请在左侧点击找人，然后开始输入邀请对象的姓名。
- 点击日历上任何尚未安排活动的时间。
- 为活动添加标题以及任何活动详细信息。
- 点击保存。
提示：如要创建时间较长的活动，请在选择时间时向页面下方拖动鼠标。
在计算机上，您可以直接将会议记录共享到 Google 日历活动中。
在 Google 文档中为活动添加会议记录
- 在计算机上，打开要添加到活动的新 Google 文档或现有 Google 文档。
- 在文档中输入“@”。
- 在弹出式菜单中，点击会议记录。
- 搜索活动。
- 提示：您可以输入“next”来选择日历上的下一场会议。
- 选择一个活动。会议记录会预先填充活动详情，但不会附加到活动中。
- 如果您是会议组织者：系统会显示弹出式窗口，提示您共享文档并将其附加到活动中。要授予访问权限，请点击共享并附加。
- 如果您不是会议组织者：系统会打开一个弹出式窗口，提示您共享文档。要授予访问权限，请点击共享。文档不会附加到活动中。
向 Google 日历的新活动添加会议记录
- 在计算机上打开 Google 日历。
- 创建活动。
- 可选：输入标题、时间、邀请对象和其他详细信息。
- 点击添加说明或附件
创建会议记录
- 系统会将预先填充了活动详情的会议记录附加到您的活动中，并共享给邀请对象（包括单位外部的邀请对象）共。
创建会议记录 在 Google 日历中为现有活动添加附件和会议记录
- 在计算机上打开 Google 日历。
- 选择相应选项：
- 点击相应活动
系统会将预先填充了活动详情的会议记录附加到您的活动中。 - 点击相应活动
系统会将所选会议记录附加到活动中。
- 点击相应活动
- 会议记录会在新的窗口中打开。请点击右侧的共享。
2 安排会议 |
- 在计算机上打开 Google 日历。
- 可选：如果您想为活动添加邀请对象，请在左侧点击找人，然后开始输入邀请对象的姓名。
- 点击日历上任何尚未安排活动的时间。
- 为活动添加标题以及任何活动详细信息。
- 点击保存。
提示：如要创建时间较长的活动，请在选择时间时向页面下方拖动鼠标。
如果其他人已与您共享日历，或属于您所在的公司、学校或其他单位，则您在将其添加到活动时，可以查看他们是否有空。
- 在计算机上打开 Google 日历。
- 点击左侧的搜索人员。
- 开始输入邀请对象的姓名，然后选择见面对象。
- 点击左上方的“创建”图标
。
- 点击建议的时间。如果您的邀请对象已与您共享日历，则您会看到他们何时可以参加。
。注意：如果您在 Google 日历中创建了活动，且未授予邀请对象修改活动的权限，那么邀请对象将无法在自己的日历上更改活动的日期或时间。
如果其他人已与您共享日历，或属于您所在的公司、学校或其他单位，则您在将其添加到活动时，可以查看他们是否有空。
- 在计算机上打开 Google 日历。
- 点击左侧的搜索人员。
- 开始输入邀请对象的姓名，然后选择见面对象。
- 点击左上方的“创建”图标
- 点击建议的时间。如果您的邀请对象已与您共享日历，则您会看到他们何时可以参加。
注意：如果您没有看到资源、会议室详情或自动会议室建议，这可能是因为您的管理员没有为您的组织进行设置。
- 在计算机上打开 Google 日历。
- 创建新活动或打开某个现有活动。
- 要修改现有活动，请点击“编辑活动”图标
。
- 如果您的帐号所属的组织拥有“会议室”，请点击会议室。您可以根据邀请对象，在系统建议的会议室中做出选择，或者搜索其他会议室。点击您想添加的会议室或资源。
- 重要提示：如果您无法在活动中添加会议室，Google 日历可能会推荐一种快捷方式，让您创建活动副本来预订会议室。通过这种快捷方式，会创建不含任何邀请对象的单个活动。
- 点击保存。
在日历中安排 Meet 视频会议非常简单，您只需将一位或多位邀请对象添加到活动中，系统即会自动添加视频会议。
| 选择时区。 | |
| 设置周期性活动。 | |
| 确定时间 - 找到相关同事都有空参加会议的时间。 | |
| 添加活动详情 - 添加会议地点、发送活动通知等。 | |
| 添加视频会议 - 向您的活动添加视频会议。或者，选择第三方会议插件。 | |
| 添加活动说明 - 添加详细信息，例如联系方式、说明或活动链接。您可以为说明文本设置格式，例如添加粗体、斜体或下划线，或者添加列表和链接。 | |
| 添加附件 - 为活动添加附件，例如文档或演示文稿。 |
填写完详细信息后，请保存活动并发送邀请。
- 点击保存。
- 选择一个选项：
- 发送 - 向邀请对象发送电子邮件通知
- 不发送 - 这次先不发送通知
- 忽略 - 继续编辑邀请
- 如果您邀请的是单位以外的人员，请点击：
- 邀请外部人员，以便向他们发送通知。
- 继续编辑 - 稍后再通知他们。
- （可选）要在“编辑活动”页面打开活动，请点击更多选项。
更新现有活动：
您可以邀请更多人、更改会议地点等等。
- 在计算机上打开 Google 日历。
- 点击要编辑的活动。如果您看到“编辑活动”图标
，请点击该图标。
- 更改您的活动。
- 点击页面顶部的保存。
，请点击该图标。注意：如果活动组织者没有授予您编辑权限，则您无法更改活动时间或时长。
3 确认出席 |
如果您需要跟踪活动的出席情况，可以立即查看谁接受或拒绝了您的邀请，以及谁建议了新的会议时间。
查看邀请对象出席情况：
- 在日历网格中点击相应活动。
- 在每位邀请对象的旁边，可以看到他们的回复。您可能需要点击向下箭头
才能看到回复。
回复关于新会议时间的建议：
- 在日历上，点击带有时钟图标的活动。
- 在“邀请对象”下方，点击建议的时间。
- 在您想查看的时间建议下，点击查看时间建议。
- 点击保存即可将活动时间更改为建议的时间。
4 共享资料 |
- 选择您要共享的文件。
- 点击共享或“共享”图标
。
- 在与用户和群组共享下方，输入共享对象的电子邮件地址。
注意：如果贵单位启用了访客共享功能，则您可以邀请没有 Google 帐号的人员协作处理 Google 云端硬盘文件和文件夹。请参阅与访客共享文档。
- 要更改用户可对文件执行的操作，请点击右侧的向下箭头
，然后选择查看者、评论者或编辑者。
- 选择通知用户：
- 如果您想通知用户您向其共享了文件，请勾选通知对方复选框。如果您选择通知对方，通知电子邮件中会包含您输入的所有电子邮件地址。
- 如果您不想通知用户，请取消选中通知对方复选框。
- 点击共享或发送。
- 在文档、表格或幻灯片中，选择您要评论的文本。
- 点击“添加评论”图标
。
- 在文本框中输入您的评论。
- （可选）要将您的任务或评论直接发送给特定人员，请输入加号 (+) 和对方的电子邮件地址。您可以根据需要添加任意数量的人员。您提及的每位用户都会收到一封电子邮件，其中包含您的评论内容和文件的链接。
- （可选）要将评论分配给特定人员，请勾选分配对象复选框。
- 点击评论或分配。
注意：如果某个文件中的评论数量达到上限，您可以复制该文件，但不复制任何评论。
- 在日历中，点击日历网格中活动的名称。
- 点击“编辑”图标
并更改活动。
- 点击保存。
- 输入给邀请对象的消息。
- 点击发送。
5 召开会议 |
通过日历加入会议
- 在 Google 日历中，点击您想加入的活动。
- 点击通过 Google Meet 加入视频会议。
- 在随即打开的窗口中，点击立即加入。
通过 Gmail 加入会议
- 打开 Gmail，点击边栏中的会议。
- 选择一个选项：
- 点击发起新会议即可发起新的会议
立即加入。
- 点击加入会议，然后输入会议别名或代码
- 如要加入预先安排好的会议，请将光标指向我的会议下方的会议
- 点击发起新会议即可发起新的会议
通过 Meet 加入会议
在 Meet 中，您可以选择已安排的活动，也可以输入会议代码或别名。
选择已安排的活动：
- 在网络浏览器中，输入 https://meet.google.com/。
- 从已安排的活动列表中选择要加入的会议。只有通过 Google 日历安排的会议才会在 Google Meet 上显示。
- 点击立即加入。
提示：前 5 人加入时，系统会发出提示音。在此之后，系统会在新参与者加入时发送无声通知。
输入会议代码或别名：
- 在网络浏览器中，输入 https://meet.google.com。
- 点击输入会议代码或链接 > 点击加入。
- 输入会议代码或别名。
- 会议代码是会议链接末尾的字母字符串。您无需输入连字符。
- 您只能为自己单位中的用户使用会议别名。目前，仅 Google Workspace 用户可以使用此功能。
如果贵单位购买并安装了 Meet 硬件设备，您也可以在该设备中输入会议代码或别名。
您可以将字段留空，发起一个包含新代码的全新会议。
- 点击继续，接着点击立即加入。
- 在 Google 云端硬盘中，打开您要共享或展示的 Google 文档、Google 表格或 Google 幻灯片文件。
- （可选）要与您的邀请对象同时编辑文档、电子表格或演示文稿，请按以下步骤操作：
- 点击右上角的共享。
- 为文档添加标题，然后点击保存。
- 添加会议邀请对象，并向所有人授予编辑者权限。
- 点击发送。
- 打开 Google Meet 并加入会议。
- 点击立即展示并选择要分享的内容：
- 你的整个屏幕
- 单个窗口
- 单个标签页
- 点击分享。
提示：如果您使用的不是 Chrome 浏览器（Chrome 浏览器会自动隐藏弹出式通知），请忽略或关闭通知，以免在您展示内容时显示通知。
- 在文档、表格或幻灯片中，选择您要评论的文本。
- 点击“添加评论”图标
- 在文本框中输入您的评论。
- （可选）要将您的任务或评论直接发送给特定人员，请输入加号 (+) 和对方的电子邮件地址。您可以根据需要添加任意数量的人员。您提及的每位用户都会收到一封电子邮件，其中包含您的评论内容和文件的链接。
- （可选）要将评论分配给特定人员，请勾选分配对象复选框。
- 点击评论或分配。
注意：如果某个文件中的评论数量达到上限，您可以复制该文件，但不复制任何评论。
6 后续跟进
6.1 发送后续跟进邮件
- 在日历中，点击日历网格中活动的名称。
- 点击“编辑”图标
- 点击保存。
- 输入给邀请对象的消息。
- 点击发送。
- 在文档、表格或幻灯片中，选择您要评论的文本。
- 点击“添加评论”图标
- 在文本框中输入您的评论。
- （可选）要将您的任务或评论直接发送给特定人员，请输入加号 (+) 和对方的电子邮件地址。您可以根据需要添加任意数量的人员。您提及的每位用户都会收到一封电子邮件，其中包含您的评论内容和文件的链接。
- （可选）要将评论分配给特定人员，请勾选分配对象复选框。
- 点击评论或分配。
注意：如果某个文件中的评论数量达到上限，您可以复制该文件，但不复制任何评论。
- 在计算机上打开 Google 日历。
- 可选：如果您想为活动添加邀请对象，请在左侧点击找人，然后开始输入邀请对象的姓名。
- 点击日历上任何尚未安排活动的时间。
- 为活动添加标题以及任何活动详细信息。
- 点击保存。
提示：如要创建时间较长的活动，请在选择时间时向页面下方拖动鼠标。
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