Planera och håll möten var du än är

Det här lär du dig

Planera, schemalägga och håll produktiva videomöten med teamet.

Det här behöver du

10 minuter

 Google Workspace-konto – Har du inget ännu? Starta provperioden på 14 dagar i dag.

I de här självstudierna

Planera programmet Boka mötet Bekräfta närvaro Dela material Håll mötet Följ upp

1. Planera programmet

Utöka alla  |  Komprimera allaKomprimera alla

1.1 Sätta av tid i kalendern för mötesförberedelser (exempel: Stör ej – förbereder inför möte)

1. Öppna Google Kalender på datorn.
2. Valfritt: Om du vill lägga till gäster i din händelse klickar du på Sök efter personer till vänster och börjar skriva in namnen på gästerna.
3. Klicka på valfri ledig tid i kalendern utan schemalagd händelse.
4. Ge händelsen en rubrik och lägg till eventuella uppgifter.
5. Klicka på Spara.

Tips! Skapa en längre händelse genom att dra musen nedåt på sidan när du väljer tiden.

1.2 Skapa programmet

Från datorn kan du dela mötesanteckningar direkt till en händelse i Google Kalender.

Lägga till mötesanteckningar i händelser från Google Dokument

1. Öppna ett nytt eller befintligt Google-dokument som du vill lägga till i en händelse på datorn.
2. Skriv @ i dokumentet.
3. Klicka på Mötesanteckningar i popup-menyn.
4. Sök efter en händelse.
   1. Tips! Du kan skriva ”nästa” för att välja nästa möte i kalendern. 
5. Välj en händelse. Mötesanteckningarna fylls i automatiskt med händelseuppgifter men är inte kopplade till händelsen.
   • Om du är mötesarrangör: Ett popup-meddelande visas med en uppmaning om att dela och bifoga dokumentet i händelsen. Ge åtkomst genom att klicka på Dela och bifoga.
   • Om du inte är mötesarrangör: Ett popup-fönster visas med en uppmaning om att dela dokumentet. Ge åtkomst genom att klicka på Dela. Dokumentet bifogas inte till händelsen.

Lägga till mötesanteckningar i en ny händelse från Google Kalender

1. Öppna Google Kalender på datorn.
2. Skapa en händelse.
3. Valfritt: Ange titel, tid, gäster och andra uppgifter.
4. Klicka på Lägg till beskrivning eller bilagor Skapa mötesanteckningar  Spara.
   • Dina mötesanteckningar, som är förifyllda med händelseuppgifter, bifogas till händelsen och delas med dina gäster, inklusive de utanför organisationen.

Lägga till bilagor och anteckningar i en befintlig händelse från Google Kalender

1. Öppna Google Kalender på datorn.
2. Välj ett alternativ:
   • Klicka på en händelse  Ta mötesanteckningar.
     Förifyllda mötesanteckningar med händelseinformation bifogas i händelsen.
   • Klicka på en händelse  Meny   Bifoga ett dokument.
     Mötesanteckningarna du väljer bifogas i händelsen.
3. Mötesanteckningarna öppnas i ett nytt fönster. Klicka på Dela till höger.

2  Boka mötet

2.1 Skapa en ny händelse

1. Öppna Google Kalender på datorn.
2. Valfritt: Om du vill lägga till gäster i din händelse klickar du på Sök efter personer till vänster och börjar skriva in namnen på gästerna.
3. Klicka på valfri ledig tid i kalendern utan schemalagd händelse.
4. Ge händelsen en rubrik och lägg till eventuella uppgifter.
5. Klicka på Spara.

Tips! Skapa en längre händelse genom att dra musen nedåt på sidan när du väljer tiden.

2.2 Lägga till gäster

Om en person delar sin kalender med dig eller ingår i organisationen, går det att kontrollera om personen är ledig eller upptagen när den läggs till i en händelse.

1. Öppna Google Kalender på datorn.
2. Klicka på Sök efter personer till vänster.
3. Börja skriva in någons namn och välj personen som du vill träffa.
4. Klicka på Skapa längst upp till vänster.
5. Klicka på Föreslagna tider. Om gästen du bjuder in har delat sin kalender med dig ser du när de kan delta.

Obs! Om du skapar en händelse i Kalender och inte ger gäster tillåtelse att ändra händelsen kan de inte ändra händelsens datum eller tid i sin egen kalender.

2.3 Hitta en tid som fungerar för alla i olika tidszoner

Om en person delar sin kalender med dig eller ingår i organisationen, går det att kontrollera om personen är ledig eller upptagen när den läggs till i en händelse.

1. Öppna Google Kalender på datorn.
2. Klicka på Sök efter personer till vänster.
3. Börja skriva in någons namn och välj personen som du vill träffa.
4. Klicka på Skapa längst upp till vänster.
5. Klicka på Föreslagna tider. Om gästen du bjuder in har delat sin kalender med dig ser du när de kan delta.

2.4 Boka rum

Obs! Om du inte ser resurser, rumsinformation eller automatiska rumsförslag kanske administratören inte har ställt in dem för organisationen.

1. Öppna Google Kalender på datorn.
2. Skapa en ny händelse eller öppna en befintlig.
3. Om du redigerar en befintlig händelse klickar du på Redigera händelse .
4. Om ditt konto är en del av en organisation med rum klickar du på Rum. Baserat på vilka du bjuder in kan du välja bland förslag på rum eller söka efter ett nytt. Klicka på de rum eller resurser du vill lägga till.
   • Viktigt: Om du inte kan lägga till ett rum i en händelse kan Google Kalender föreslå en genväg för att skapa en dubblett av händelsen där du kan boka ett rum. Den här genvägen skapar en enda händelse utan gäster.
5. Klicka på Spara.

Tips: Kontoadministratörer kan lägga till nya rum och resurser för användare att boka med hjälp av administratörskonsolen.

2.5 Skapa videokonferenser för gäster på andra platser

Det är enkelt att schemalägga ett Meet-videomöte i Kalender – lägg bara till en eller flera gäster i händelsen om du vill lägga till ett videomöte automatiskt.

2.6 Lägga till uppgifter om händelse, som program eller mötesanvisningar

	Välj en tidszon.
	Ställ in en återkommande händelse.
	Hitta en tid – hitta en tid när dina kolleger har tid för mötet.
	Lägg till händelsedetaljer – lägg till mötesplatsen, skicka händelseaviseringar med mera.
	Lägg till videokonferenser – lägg till ett videomöte i din händelse. Eller välj ett konferenstillägg från tredje part.
	Lägg till en händelsebeskrivning – lägg till detaljer, till exempel kontaktuppgifter, instruktioner eller länkar för din händelse. Formatera beskrivningen genom att lägga till fet, kursiv eller understrykning, eller lägg till listor och länkar.
	Lägg till bilagor – anpassa filer, till exempel dokument eller presentationer till dina händelser.

2.7 Skicka e-postinbjudningar

När du är klar med att fylla i detaljerna sparar du din händelse och skickar inbjudningarna.

1. Klicka på Spara.
2. Välj ett alternativ:
   • Skicka om du vill avisera gäster via e-post
   • Skicka inte om du vill hoppa över aviseringar för närvarande
   • Stäng om du vill fortsätta redigera inbjudan
3. Om du bjuder in personer utanför organisationen klickar du på:
   • Bjud in externa gäster om du vill avisera dem.
   • Fortsätt att redigera och avisera dem senare. 
4. (Valfritt) Om du vill öppna händelsen på sidan Redigera händelse klickar du på Fler alternativ.

Uppdatera en befintlig händelse:

Du kan bjuda in fler gäster, ändra mötesplats med mera.

1. Öppna Google Kalender på datorn.
2. Klicka på den händelse som du vill redigera. Om du ser Redigera händelse klickar du där.
3. Ändra händelsen.
4. Klicka på Spara högst upp på sidan.

Obs! Om arrangören inte har gett dig redigeringsbehörighet kan du inte göra ändringar av tid eller varaktighet för händelsen.

3 Bekräfta närvaro

3.1 Kontrollera vilka som har tackat ja och nej till din inbjudan

Om du behöver spåra närvaro för din händelse kan du omedelbart se vem som har tackat ja eller nej till din inbjudan och vem som har föreslagit en ny mötestid.

Kontrollera gästernas närvaro:

1. Klicka en gång på händelsen i din kalender.
2. Du kan se svaret bredvid varje gäst. Du måste kanske klicka på nedåtpilen för att se svaren.

Reagera på en föreslagen ny mötesförfrågan:

1. Klicka på en händelse med en klockikon i kalendern.
2. Leta upp föreslagna tider under Gäster.
3. Under det tidsförslag du vill granska klickar du på Granska föreslagen tid.
4. Om du vill ändra händelsen till den föreslagna tiden klickar du på Spara.

4 Dela material

4.1 Skapa och dela mötesmaterial

1. Välj den fil du vill dela.
2. Klicka på Dela eller Dela .
3. Under Dela med personer och grupper anger du den e-postadress du vill dela med.

   Obs! Om besökardelning är på för din organisation kan du bjuda in någon som inte har ett Google-konto att samarbeta i dina Google Drive-filer och mappar. Se Dela dokument med besökare.

4. Om du vill ändra vad andra kan göra med filen klickar du på nedåtpilen till höger Läsbehörig, Kommentator eller Redigerare.
5. Välj att avisera personer:
   • Om du vill avisera personer om att du har delat en fil med dem markerar du rutan Avisera personer. Om du aviserar andra inkluderas samtliga e-postadresser du anger att inkluderas i e-postmeddelandet.
   • Om du inte vill avisera personer avmarkerar du rutan Avisera personer.
6. Klicka på Dela eller Skicka.

Använd den här mallen för projektplan

4.2 Bifoga program och mötesmaterial till din inbjudan

	Välj en tidszon.
	Ställ in en återkommande händelse.
	Hitta en tid – hitta en tid när dina kolleger har tid för mötet.
	Lägg till händelsedetaljer – lägg till mötesplatsen, skicka händelseaviseringar med mera.
	Lägg till videokonferenser – lägg till ett videomöte i din händelse. Eller välj ett konferenstillägg från tredje part.
	Lägg till en händelsebeskrivning – lägg till detaljer, till exempel kontaktuppgifter, instruktioner eller länkar för din händelse. Formatera beskrivningen genom att lägga till fet, kursiv eller understrykning, eller lägg till listor och länkar.
	Lägg till bilagor – anpassa filer, till exempel dokument eller presentationer till dina händelser.

4.3 Diskutera programmet med riktade kommentarer

1. I Dokument, Kalkylark eller Presentationer markerar du texten du vill kommentera.
2. Klicka på Lägg till kommentar .
3. Skriv din kommentar i rutan.
4. (Valfritt) Om du vill hänvisa din uppgift eller kommentar till en viss person anger du ett plustecken (+) följt av personens e-postadress. Du kan lägga till så många personer som du vill. Varje person får ett e-postmeddelande med din kommentar och en länk till filen.
5. (Valfritt) Om du vill tilldela en kommentar till en viss person markerar du rutan Tilldela till.
6. Klicka på Kommentera eller Tilldela.

Obs! Om en fil har maximalt antal kommentarer kan du göra en kopia av den utan att kopiera några kommentarer.

4.4 Skicka uppdateringar och anteckningar till dina gäster, till exempel anvisningar för din mötesplats

1. Klicka på händelsenamnet i rutnätet i Kalender.
2. Klicka på Redigera  och gör dina ändringar i händelsen.
3. Klicka på Spara.
4. Ange ett meddelande för gäster.
5. Klicka på Skicka.

5  Håll mötet

5.1 Anslut till mötet

Gå med i ett möte från Kalender

1. Klicka på händelsen i vilken du vill delta i Google Kalender.
2. Klicka på Anslut genom Google Meet.
3. Klicka på Gå med nu i fönstret som öppnas. 

Gå med i ett möte från Gmail

1. Öppna Gmail och klicka på Meet i sidofältet.
2. Välj ett alternativ:
   • Klicka på Nytt möte för att starta ett nytt möteGå med nu.
   • Klicka på Gå med i ett möte och ange ett mötesnamn eller en kodGå med.
   • Om du vill gå med i ett schemalagt möte pekar du på ett möte under Mina mötenGå med nu.

Gå med i ett möte från Meet

I Meet kan du välja en schemalagd händelse eller ange en möteskod eller ett smeknamn.

Välj en schemalagd händelse:

1. Skriv https://meet.google.com/ i en webbläsare.
2. Välj mötet på listan med schemalagda händelser. Endast möten schemalagda i Google Kalender visas i Google Meet.
3. Klicka på Gå med nu.

Tips! En ljudsignal hörs när de fem första personerna går med. Därefter får du en tyst avisering för alla nya deltagare.

Ange en möteskod eller ett smeknamn:

1. Skriv https://meet.google.com/ i en webbläsare.
2. Klicka på Ange kod eller länk > klicka på Gå med.
3. Ange en möteskod eller ett mötesnamn.
   • Möteskoden är bokstäverna i slutet av möteslänken. Du behöver inte ange bindestreck.
   • Du kan endast använda mötesnamn för personer i organisationen. Den här funktionen är för närvarande endast tillgänglig för Google Workspace-användare.

   • Om organisationen har köpt och installerat en enhet med Meet-maskinvara kan du även ange möteskoden eller smeknamnet på den enheten.

   • Lämna fältet tomt om du vill starta ett nytt möte med en ny kod. 

4. Klicka på Fortsätt och sedan på Gå med nu.

Tips! Om du är i ett mötesrum kan du använda Companion-läge och gå med i mötet från din laptop för att presentera och delta i aktiviteter. Mikrofonen och kameran är avstängda i Companion-läge för att minska risken för eko från din laptop. Läs mer om Companion-läget.

Använd denna lathund för Google Meet.

5.2 Presentera, diskutera och samarbeta kring material

Mötesarrangörer som använder Google Workspace for Education kan förhindra att deltagare delar sina skärmar. 

1. I Google Drive öppnar du den fil från Google Dokument, Google Kalkylark eller Google Presentationer som du vill dela eller presentera.
2. (Valfritt) Så här redigerar du ett dokument, ett kalkylark eller en presentation samtidigt som dina gäster:
   1. Klicka på Dela uppe till höger.
   2. Ge dokumentet ett namn och klicka på Spara.
   3. Lägg till dina mötesgäster och ge alla redigeringsåtkomst.
   4. Klicka på Skicka.
3. Öppna Google Meet och gå med i mötet.
4. Klicka på Presentera nu och välj vad du vill dela:
   • Hela skärmen
   • Ett fönster
   • En flik
5. Klicka på Dela.

Tips! Om du inte använder webbläsaren Chrome (som automatiskt döljer popup-aviseringar) ska du dölja eller stänga av aviseringar så att de inte visas medan du presenterar.

5.3 Tilldela uppgifter

1. I Dokument, Kalkylark eller Presentationer markerar du texten du vill kommentera.
2. Klicka på Lägg till kommentar .
3. Skriv din kommentar i rutan.
4. (Valfritt) Om du vill hänvisa din uppgift eller kommentar till en viss person anger du ett plustecken (+) följt av personens e-postadress. Du kan lägga till så många personer som du vill. Varje person får ett e-postmeddelande med din kommentar och en länk till filen.
5. (Valfritt) Om du vill tilldela en kommentar till en viss person markerar du rutan Tilldela till.
6. Klicka på Kommentera eller Tilldela.

Obs! Om en fil har maximalt antal kommentarer kan du göra en kopia av den utan att kopiera några kommentarer.

6 Följ upp

6.1 Skicka uppföljningsmeddelanden

1. Klicka på händelsenamnet i rutnätet i Kalender.
2. Klicka på Redigera  och gör dina ändringar i händelsen.
3. Klicka på Spara.
4. Ange ett meddelande för gäster.
5. Klicka på Skicka.

6.2 Spåra utvecklingen genom att tilldela åtgärdsposter i programmet

1. I Dokument, Kalkylark eller Presentationer markerar du texten du vill kommentera.
2. Klicka på Lägg till kommentar .
3. Skriv din kommentar i rutan.
4. (Valfritt) Om du vill hänvisa din uppgift eller kommentar till en viss person anger du ett plustecken (+) följt av personens e-postadress. Du kan lägga till så många personer som du vill. Varje person får ett e-postmeddelande med din kommentar och en länk till filen.
5. (Valfritt) Om du vill tilldela en kommentar till en viss person markerar du rutan Tilldela till.
6. Klicka på Kommentera eller Tilldela.

Obs! Om en fil har maximalt antal kommentarer kan du göra en kopia av den utan att kopiera några kommentarer.

6.3 Planera uppföljningsmöten för att få statusuppdateringar

1. Öppna Google Kalender på datorn.
2. Valfritt: Om du vill lägga till gäster i din händelse klickar du på Sök efter personer till vänster och börjar skriva in namnen på gästerna.
3. Klicka på valfri ledig tid i kalendern utan schemalagd händelse.
4. Ge händelsen en rubrik och lägg till eventuella uppgifter.
5. Klicka på Spara.

Tips! Skapa en längre händelse genom att dra musen nedåt på sidan när du väljer tiden.

_{Google, Google Workspace och relaterade märken och logotyper är varumärken som tillhör Google LLC. Alla andra företags- och produktnamn är varumärken som tillhör de företag som de är kopplade till.}