Pianificare e tenere riunioni in qualsiasi luogo

Cosa imparerai a fare

Come pianificare, programmare e tenere riunioni video produttive con il tuo team.

Che cosa ti serve

10 minuti

 Un account Google Workspace. Non ce l'hai? Inizia oggi la tua prova di 14 giorni.

In questo tutorial

Pianificare l'agenda Programmare la riunione Confermare la partecipazione Condividere materiali Tenere la riunione Seguire gli sviluppi

1. Pianificare l'agenda

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1.1 Bloccare un intervallo di tempo in Calendar per prepararti per la riunione, ad esempio "Non disturbare: mi sto preparando per la riunione"

1. Sul computer, apri Google Calendar.
2. (Facoltativo) Per aggiungere invitati al tuo evento, a sinistra fai clic su Cerca persone e inizia a digitare i nomi degli invitati.
3. Fai clic su qualsiasi orario a cui non sia ancora associato un evento programmato nel calendario.
4. Aggiungi all'evento un titolo e altri eventuali dettagli.
5. Fai clic su Salva.

Suggerimento: per creare un evento di durata maggiore, trascina il mouse verso il basso della pagina mentre selezioni l'ora.

1.2 Creare la tua agenda

Dal computer puoi condividere le note sulla riunione direttamente con un evento di Google Calendar.

Aggiungere note sulla riunione agli eventi da Documenti Google

1. Sul computer, apri un documento Google, nuovo o esistente, che vuoi aggiungere a un evento.
2. Nel documento, digita "@".
3. Nel menu popup, fai clic su Note sulla riunione.
4. Cerca l'evento.
   1. Suggerimento: puoi digitare "avanti" per selezionare la riunione successiva sul calendario. 
5. Seleziona un evento. Le note sulla riunione vengono precompilate con i dettagli dell'evento, ma non sono allegate a quest'ultimo.
   • Se sei l'organizzatore della riunione: un popup ti chiede di condividere il documento e allegarlo all'evento. Per concedere l'accesso, fai clic su Condividi e allega.
   • Se non sei l'organizzatore della riunione: un popup ti chiede di condividere il documento. Per concedere l'accesso, fai clic su Condividi. Il documento non viene allegato all'evento.

Aggiungere note sulla riunione a un nuovo evento da Google Calendar

1. Apri Google Calendar sul computer.
2. Crea un evento.
3. (Facoltativo) Inserisci il titolo, l'orario, gli invitati e altri dettagli.
4. Fai clic su Aggiungi descrizione o allegati Crea note sulla riunione Salva.
   • Le note sulla riunione, precompilate con i dettagli dell'evento, sono allegate all'evento e condivise con i tuoi invitati, inclusi quelli esterni all'organizzazione.

Aggiungere allegati e note a un evento esistente da Google Calendar

1. Sul computer, apri Google Calendar.
2. Seleziona un'opzione:
   • Fai clic su un evento Crea note sulla riunione.
     All'evento vengono allegate le note sulla riunione precompilate con i dettagli dell'evento.
   • Fai clic su un evento  Menu   Allega un documento.
     Le note sulla riunione selezionate vengono allegate all'evento.
3. Le note sulla riunione si aprono in una nuova finestra. A destra, fai clic su Condividi.

2  Programmare la riunione

2.1 Creare un nuovo evento

1. Sul computer, apri Google Calendar.
2. (Facoltativo) Per aggiungere invitati al tuo evento, a sinistra fai clic su Cerca persone e inizia a digitare i nomi degli invitati.
3. Fai clic su qualsiasi orario a cui non sia ancora associato un evento programmato nel calendario.
4. Aggiungi all'evento un titolo e altri eventuali dettagli.
5. Fai clic su Salva.

Suggerimento: per creare un evento di durata maggiore, trascina il mouse verso il basso della pagina mentre selezioni l'ora.

2.2 Aggiungere invitati

Puoi controllare se una persona che vuoi aggiungere a un evento è libera o meno se questa ha condiviso il proprio calendario con te o fa parte della tua scuola o organizzazione.

1. Sul computer, apri Google Calendar.
2. Fai clic su Cerca persone a sinistra.
3. Inizia a digitare il nome di una persona e scegli quella con cui vuoi incontrarti.
4. In alto a sinistra, fai clic su Crea .
5. Fai clic su Orari suggeriti. Se l'invitato ha condiviso il proprio calendario con te, vedrai gli orari in cui può partecipare.

Nota: se crei un evento in Calendar e non concedi agli invitati l'autorizzazione a modificarlo, questi non potranno cambiare la data o l'ora dell'evento nel loro calendario.

2.3 Trovare un orario che vada bene per tutti tenendo conto dei vari fusi orari

Puoi controllare se una persona che vuoi aggiungere a un evento è libera o meno se questa ha condiviso il proprio calendario con te o fa parte della tua scuola o organizzazione.

1. Sul computer, apri Google Calendar.
2. Fai clic su Cerca persone a sinistra.
3. Inizia a digitare il nome di una persona e scegli quella con cui vuoi incontrarti.
4. In alto a sinistra, fai clic su Crea .
5. Fai clic su Orari suggeriti. Se l'invitato ha condiviso il proprio calendario con te, vedrai gli orari in cui può partecipare.

2.4 Prenotare le sale

Nota: se non riesci a visualizzare le risorse, i dettagli o i suggerimenti automatici per le sale, è possibile che l'amministratore non li abbia configurati per la tua organizzazione.

1. Sul computer, apri Google Calendar.
2. Crea un nuovo evento o aprine uno esistente.
3. Se stai modificando un evento esistente, fai clic su Modifica evento .
4. Se il tuo account fa parte di un'organizzazione con stanze, fai clic su Stanze. In base a chi inviti puoi scegliere una delle sale consigliate o cercarne una nuova. Fai clic sulle stanze o sulle risorse che vuoi aggiungere.
   • Importante: se non puoi aggiungere una stanza a un evento, Google Calendar potrebbe suggerire una scorciatoia per creare un evento duplicato in cui puoi prenotare una stanza. Questa scorciatoia consente di creare un singolo evento, senza invitati.
5. Fai clic su Salva.

Suggerimento: gli amministratori degli account possono aggiungere nuove stanze e risorse per gli utenti da prenotare utilizzando la Console di amministrazione.

2.5 Configurare la videoconferenza per gli invitati che partecipano da remoto

Pianificare una riunione video di Meet in Calendar è facile: basta aggiungere uno o più invitati all'evento per aggiungere automaticamente una riunione video.

2.6 Aggiungere i dettagli dell'evento, come l'agenda o le istruzioni per la riunione

	Scegli un fuso orario.
	Configura la ricorrenza.
	Trova un orario: trova un orario in cui i tuoi colleghi sono disponibili per partecipare alla riunione.
	Aggiungi i dettagli dell'evento: aggiungi il luogo della riunione, invia notifiche per l'evento e altro ancora.
	Aggiungi videoconferenza: aggiungi una riunione video all'evento oppure seleziona un componente aggiuntivo di terze parti per le conferenze.
	Aggiungi una descrizione dell'evento: aggiungi dettagli come le informazioni di contatto, le istruzioni o i link all'evento. Formatta la descrizione aggiungendo grassetto, corsivo o sottolineatura oppure aggiungi elenchi e link.
	Aggiungi allegati: collega file agli eventi, ad esempio documenti o presentazioni.

2.7 Inviare email di invito

Una volta inseriti tutti i dettagli, salva l'evento e invia gli inviti.

1. Fai clic su Salva.
2. Scegli un'opzione:
   • Invia per inviare una notifica via email agli inviati
   • Non inviare per ignorare le notifiche in questa fase
   • Ignora per continuare a modificare l'invito
3. Se stai invitando persone esterne all'organizzazione, fai clic su:
   • Invita ospiti esterni per inviare una notifica agli invitati esterni.
   • Continua a modificare per inviare una notifica agli invitati in un secondo momento. 
4. Per aprire l'evento nella pagina Modifica evento, fai clic su Altre opzioni. (facoltativo)

Aggiornare un evento esistente:

Puoi invitare altre persone, cambiare il luogo della riunione e altro ancora.

1. Sul computer, apri Google Calendar.
2. Fai clic sull'evento da modificare. Se visualizzi l'opzione, fai clic su Modifica evento .
3. Apporta modifiche all'evento.
4. Fai clic su Salva nella parte superiore della pagina.

Nota: se l'organizzatore non ti ha concesso l'autorizzazione ad apportare modifiche, non puoi cambiare l'orario o la durata dell'evento.

3  Confermare la partecipazione

3.1 Controllare chi ha accettato o rifiutato l'invito

Se devi monitorare la partecipazione all'evento, puoi vedere immediatamente chi ha accettato o rifiutato l'invito e chi ha proposto un nuovo orario per la riunione.

Controllare la partecipazione degli invitati:

1. Nella griglia di Calendar, fai clic una sola volta sull'evento.
2. In corrispondenza di ciascun invitato è visualizzata la relativa risposta. Per vedere le risposte potresti dover fare clic sulla freccia giù .

Rispondere a una proposta di nuovo orario per una riunione:

1. Sul calendario, fai clic su un evento con l'icona a forma di orologio.
2. Nella sezione "Invitati ", trova gli orari suggeriti.
3. Fai clic su Rivedi orario proposto.
4. Per modificare l'evento adottando l'orario proposto, fai clic su Salva.

4  Condividere materiali

4.1 Creare e condividere i materiali della riunione

1. Seleziona il file che vuoi condividere.
2. Fai clic su Condividi o sull'icona Condividi .
3. In Condividi con persone e gruppi, inserisci l'indirizzo email con cui vuoi condividere il file.

   Nota: se la condivisione con i visitatori è attiva nella tua organizzazione, puoi invitare una persona che non ha un Account Google a collaborare ai tuoi file e alle tue cartelle su Google Drive. Vedi Condividere documenti con i visitatori.

4. Per cambiare le azioni che le persone possono eseguire nel file, a destra, fai clic sulla Freccia giù Visualizzatore, Commentatore o Editor.
5. Scegli di inviare notifiche alle persone:
   • Se vuoi comunicare alle persone che hai condiviso un file con loro, seleziona la casella Invia notifiche. Se scegli di inviare le notifiche, tutti gli indirizzi email che inserisci verranno inclusi nell'email.
   • Se non vuoi inviare notifiche, deseleziona la casella Invia notifiche.
6. Fai clic su Condividi o Invia.

Utilizza questo modello di piano di progetto

4.2 Allegare all'invito agende e materiali della riunione

	Scegli un fuso orario.
	Configura la ricorrenza.
	Trova un orario: trova un orario in cui i tuoi colleghi sono disponibili per partecipare alla riunione.
	Aggiungi i dettagli dell'evento: aggiungi il luogo della riunione, invia notifiche per l'evento e altro ancora.
	Aggiungi videoconferenza: aggiungi una riunione video all'evento oppure seleziona un componente aggiuntivo di terze parti per le conferenze.
	Aggiungi una descrizione dell'evento: aggiungi dettagli come le informazioni di contatto, le istruzioni o i link all'evento. Formatta la descrizione aggiungendo grassetto, corsivo o sottolineatura oppure aggiungi elenchi e link.
	Aggiungi allegati: collega file agli eventi, ad esempio documenti o presentazioni.

4.3 Discutere l'agenda con commenti indirizzati a persone specifiche

1. In Documenti, Fogli o Presentazioni, seleziona il testo che vuoi commentare.
2. Fai clic su Aggiungi commento .
3. Inserisci il commento nella casella.
4. Per indirizzare l'attività o il commento a una persona specifica, inserisci un segno più (+) seguito dal suo indirizzo email. Puoi aggiungere un numero illimitato di persone. Ciascuna persona riceverà un'email con il tuo commento e un link al file.
5. (Facoltativo) Per assegnare il commento a una persona specifica, seleziona la casella Assegna a.
6. Fai clic su Commenta o Assegna.

Nota: se un file raggiunge il numero massimo di commenti, puoi crearne una copia senza copiare i commenti.

4.4 Inviare aggiornamenti e note agli invitati, ad esempio le indicazioni stradali per il luogo della riunione

1. In Calendar, fai clic sul nome dell'evento nella griglia del tuo calendario.
2. Fai clic su Modifica evento  e apporta le tue modifiche all'evento.
3. Fai clic su Salva. 
4. Inserisci un messaggio per gli invitati.
5. Fai clic su Invia.

5  Tenere la riunione

5.1 Partecipare alla riunione

Partecipare a una riunione da Calendar

1. In Google Calendar, fai clic sull'evento a cui vuoi partecipare.
2. Fai clic su Partecipa con Google Meet.
3. Nella finestra che si apre, fai clic su Partecipa. 

Partecipare a una riunione da Gmail

1. Apri Gmail e fai clic su Meet nella barra laterale.
2. Scegli un'opzione:
   • Fai clic su Nuova riunione per avviare una nuova riunionePartecipa.
   • Fai clic su Partecipa a una riunione e inserisci il nickname o il codice riunionePartecipa.
   • Per partecipare a una riunione pianificata, posiziona il puntatore del mouse su una riunione in Le mie riunioniPartecipa.

Partecipare a una riunione da Meet

In Meet, puoi selezionare un evento pianificato oppure inserire un codice riunione o un nickname.

Selezionare un evento pianificato:

1. In un browser web, inserisci https://meet.google.com.
2. Seleziona la riunione dal tuo elenco di eventi programmati. In Google Meet vengono visualizzate solo le riunioni programmate tramite Google Calendar.
3. Fai clic su Partecipa.

Suggerimento: imposta la riproduzione di un suono quando le prime 5 persone sono entrate nella riunione. Successivamente, riceverai una notifica silenziosa per i nuovi partecipanti.

Inserire un codice riunione o un nickname:

1. In un browser web, inserisci https://meet.google.com.
2. Fai clic su Inserisci un codice o un link > fai clic su Partecipa.
3. Inserisci un codice riunione o un nickname.
   • Il codice riunione è la stringa di lettere che si trova nella parte finale del link della riunione. Non è necessario inserire i trattini.
   • Puoi utilizzare i nickname riunione solo con i membri della tua organizzazione. Questa funzionalità è attualmente disponibile solo per gli utenti di Google Workspace.

   • Se la tua organizzazione ha acquistato e installato un dispositivo hardware Meet, puoi anche digitare il codice riunione o il nickname in quel dispositivo.

   • Per avviare una nuova riunione con un nuovo codice, lascia il campo vuoto. 

4. Fai clic su Partecipa.

Suggerimento: se ti trovi in una stanza in ufficio, partecipa alla riunione dal tuo laptop utilizzando la modalità Complementare per presentare e prendere parte alle attività. In modalità Complementare, il microfono e la videocamera sono disattivati per ridurre il rischio di eco dal tuo laptop. Scopri di più sulla modalità Complementare.

Utilizza questa scheda di riferimento di Google Meet.

5.2 Presentare, discutere e collaborare ai materiali

Gli organizzatori di riunioni con Google Workspace for Education possono impedire ai partecipanti di condividere il loro schermo. 

1. Su Google Drive, apri il file di Documenti Google, Fogli Google o Presentazioni Google che vuoi condividere o presentare.
2. (Facoltativo) Per modificare un documento, un foglio di lavoro o una presentazione in simultanea con i tuoi invitati:
   1. Nell'angolo in alto a destra, fai clic su Condividi.
   2. Aggiungi un titolo al documento e fai clic su Salva.
   3. Aggiungi gli invitati alla riunione e concedi a tutti l'accesso come Editor.
   4. Fai clic su Invia.
3. Apri Google Meet e partecipa alla riunione.
4. Fai clic su Presenta ora e scegli cosa condividere:
   • Il tuo schermo intero
   • Una finestra
   • Una scheda
5. Fai clic su Condividi.

Suggerimento: se non stai utilizzando il browser Chrome (che nasconde automaticamente tutte le notifiche popup), silenzia o disattiva le modifiche in modo che non vengano visualizzate durante la presentazione.

5.3 Assegnare attività

1. In Documenti, Fogli o Presentazioni, seleziona il testo che vuoi commentare.
2. Fai clic su Aggiungi commento .
3. Inserisci il commento nella casella.
4. Per indirizzare l'attività o il commento a una persona specifica, inserisci un segno più (+) seguito dal suo indirizzo email. Puoi aggiungere un numero illimitato di persone. Ciascuna persona riceverà un'email con il tuo commento e un link al file.
5. (Facoltativo) Per assegnare il commento a una persona specifica, seleziona la casella Assegna a.
6. Fai clic su Commenta o Assegna.

Nota: se un file raggiunge il numero massimo di commenti, puoi crearne una copia senza copiare i commenti.

6  Seguire gli sviluppi

6.1 Inviare un'email di follow-up

1. In Calendar, fai clic sul nome dell'evento nella griglia del tuo calendario.
2. Fai clic su Modifica evento  e apporta le tue modifiche all'evento.
3. Fai clic su Salva. 
4. Inserisci un messaggio per gli invitati.
5. Fai clic su Invia.

6.2 Tenere traccia dell'avanzamento assegnando attività nella tua agenda

1. In Documenti, Fogli o Presentazioni, seleziona il testo che vuoi commentare.
2. Fai clic su Aggiungi commento .
3. Inserisci il commento nella casella.
4. Per indirizzare l'attività o il commento a una persona specifica, inserisci un segno più (+) seguito dal suo indirizzo email. Puoi aggiungere un numero illimitato di persone. Ciascuna persona riceverà un'email con il tuo commento e un link al file.
5. (Facoltativo) Per assegnare il commento a una persona specifica, seleziona la casella Assegna a.
6. Fai clic su Commenta o Assegna.

Nota: se un file raggiunge il numero massimo di commenti, puoi crearne una copia senza copiare i commenti.

6.3 Programmare riunioni successive per conoscere gli aggiornamenti

1. Sul computer, apri Google Calendar.
2. (Facoltativo) Per aggiungere invitati al tuo evento, a sinistra fai clic su Cerca persone e inizia a digitare i nomi degli invitati.
3. Fai clic su qualsiasi orario a cui non sia ancora associato un evento programmato nel calendario.
4. Aggiungi all'evento un titolo e altri eventuali dettagli.
5. Fai clic su Salva.

Suggerimento: per creare un evento di durata maggiore, trascina il mouse verso il basso della pagina mentre selezioni l'ora.

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