Planifier un événement avec des collègues

 

Sur cette page

• Créer un événement
• Ajouter une salle à votre événement
• Joindre un ordre du jour 
• Ajouter une visioconférence
• Inviter d'autres personnes
• Annuler ou restaurer un événement

               

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Créer un événement

Planifier l'événement et ajouter des invités

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Facultatif : Si vous souhaitez ajouter des invités à votre événement, cliquez sur Rechercher des contacts à gauche et saisissez les premières lettres du nom de vos invités.
3. Dans l'agenda, cliquez sur une heure à laquelle aucun événement n'est encore planifié.
4. Donnez un titre à l'événement et ajoutez les détails voulus.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Conseil : Pour prolonger la durée de l'événement, cliquez sur l'heure voulue et faites glisser la souris vers le bas jusqu'à l'heure de fin.

Comparer les agendas des invités pour rechercher un horaire 

Lorsque vous créez un événement, vous pouvez afficher les agendas des invités côte à côte afin de trouver un horaire convenant à tout le monde :

1. Accédez aux paramètres  ParamètresOptions d'affichage cochez l'option Afficher les agendas côte à côte en mode "Vue Jour".
2. Lorsque vous créez un événement et ajoutez des invités, sélectionnez la vue Jour dans votre agenda.

Il existe de nombreuses autres façons de créer des événements. Consultez le Centre d'aide Google Agenda pour en savoir plus.

Ajouter une salle à un événement

Vous ne pouvez utiliser cette fonctionnalité que si votre organisation l'autorise. Pour obtenir de l'aide, contactez votre administrateur.
(Pour les administrateurs de comptes) Cette fonctionnalité n'est pas disponible dans toutes les éditions de Google Workspace.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Créez un événement ou ouvrez un événement existant.
3. Si vous modifiez un événement existant, cliquez sur Modifier l'événement .
4. Si votre compte fait partie d'une organisation associée à des salles, cliquez sur Salles. En fonction des personnes que vous invitez, vous pouvez choisir une salle parmi les suggestions proposées, ou en rechercher une autre. Cliquez sur les salles ou les ressources que vous souhaitez ajouter.
   • Important : Si vous ne parvenez pas à ajouter une salle à un événement, Google Agenda peut suggérer une méthode rapide pour créer un double de l'événement dans lequel vous pouvez réserver une salle. Cette méthode crée un seul événement, sans invités.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Astuce : Les administrateurs de compte peuvent ajouter des salles et des ressources que les utilisateurs peuvent réserver à l'aide de la Console d'administration.

Joindre un ordre du jour

Agenda peut créer un ordre du jour pour vous, ou vous pouvez joindre un ordre du jour existant à votre événement.

Créer un ordre du jour pour un nouvel événement

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Créez un événement.
3. Facultatif : Saisissez le titre, l'heure, les invités et d'autres informations.
4. Cliquez sur Ajouter une description ou une pièce jointe  Créer des notes de réunion  Enregistrer.
   • Les notes de réunion, préremplies avec les détails de l'événement, sont jointes à l'événement et partagées avec les invités, y compris les personnes externes à votre organisation.

Créer ou joindre un ordre du jour à un événement existant

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Sélectionnez une option :
   • Cliquez sur un événement  Prendre des notes de réunion.
     Des notes de réunion préremplies incluant les détails de l'événement sont jointes à celui-ci.
   • Cliquez sur un événement  Menu   Joindre un document.
     Les notes de réunion sélectionnées sont jointes à l'événement.
3. Les notes de réunion s'affichent dans une nouvelle fenêtre. Sur la droite, cliquez sur Partager.

Remarque : Si votre administrateur n'autorise pas le partage de fichiers Google Drive en dehors de votre organisation, vous pouvez envoyer des pièces jointes via Gmail à des invités externes.

Consultez le Centre d'aide Google Agenda pour en savoir plus

Ajouter une visioconférence

Vous ne pouvez utiliser cette fonctionnalité que si votre organisation l'autorise. Pour obtenir de l'aide, contactez votre administrateur. 

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Créez un événement ou ouvrez un événement existant pour lequel vous disposez d'un accès en écriture.
   • Pour les nouveaux événements, cliquez sur Autres options.
   • Pour les événements existants, cliquez sur Modifier .
3. Dans l'événement, recherchez le champ "Conférence".
   • Pour supprimer une visioconférence existante, cliquez sur Supprimer.
   • Pour ajouter une nouvelle conférence, cliquez sur Ajouter une visioconférence Google Meet.
     Conseil : Pour éviter de participer à une réunion avec un code arrivé à expiration et pour bien planifier les réunions que vous créez, vérifiez la date d'expiration des codes de réunion. En savoir plus sur les codes de réunion Google Meet
   • Si vous avez installé un module complémentaire de conférence depuis Google Workspace Marketplace, sélectionnez le fournisseur dans le menu déroulant "Ajouter des conférences". Découvrez comment installer un module complémentaire à partir de Marketplace.
4. Cliquez sur Save (Enregistrer).

Inviter d'autres personnes à votre événement

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Cliquez sur un événement Modifier l'événement .
3. Sur la droite, sous "Invités", commencez à saisir le nom de la personne, puis sélectionnez-la dans vos contacts. Vous pouvez également saisir une adresse e-mail pour inviter des personnes qui ne figurent pas dans votre liste de contacts.
   Pour marquer la participation d'un invité comme facultative : à côté du nom de l'invité, cliquez sur l'icône représentant une personne . Si l'icône ne s'affiche pas, passez la souris sur le nom de l'invité.
4. Une fois vos modifications terminées, cliquez sur Enregistrer.

Vous ne pouvez pas ajouter d'invités à des événements créés automatiquement à partir de Gmail, comme les anniversaires, les fêtes et les événements sportifs.

 

Pour savoir comment inviter un grand groupe, consultez le Centre d'aide Google Agenda.

Annuler ou restaurer un événement

Supprimer un événement pour l'annuler

Si vous avez créé un événement, vous pouvez le supprimer. Il est alors retiré de votre agenda et de celui de tous les invités.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Cliquez sur l'événement à supprimer.
3. Cliquez sur Supprimer l'événement .

Restaurer un événement

Vous disposez d'environ 30 jours pour restaurer un événement que vous avez supprimé par erreur.

1. Ouvrez Google Agenda.
2. En haut à droite, cliquez sur Paramètres   Corbeille. Vous voyez les événements supprimés de cet agenda.
   • Pour restaurer un seul événement, cliquez sur Restaurer  à côté de son nom.
   • Pour restaurer les événements sélectionnés, cliquez sur Restaurer tous les événements sélectionnés  au-dessus de la liste.

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