Melding

Werkt u met externe collega's en collega's op kantoor? Bekijk hoe u productief kunt blijven in hybride werkomgevingen

Vergaderingen plannen en voeren, waar u ook bent

Tutorial voor Google Workspace voor bedrijven

Wat u leert

Hoe u productieve videovergaderingen kunt plannen en voeren met uw team.

Wat u nodig heeft

10 minuten

Account Google Workspace-account: Heeft u geen account? Start vandaag uw proefperiode van 14 dagen.

" "

In deze tutorial

De agenda plannen De vergadering plannen Deelname bevestigen Materiaal delen De vergadering voeren Opvolgen
" "

1. De agenda plannen


Alles uitvouwen  |  Alles samenvouwenAlles samenvouwen
1.1 Tijd reserveren in uw agenda om u voor te bereiden op de vergadering (bijvoorbeeld: Niet storen, ik bereid me voor op de vergadering)
  1. Open Google Agenda op je computer.
  2. Optioneel: Als je gasten aan je afspraak wilt toevoegen, klik je aan de linkerkant op Zoeken naar mensen en typ je de namen van je gasten.
  3. Klik op een tijd in de agenda waarvoor nog geen afspraak is gepland.
  4. Voeg een titel en afspraakgegevens aan de afspraak toe.
  5. Klik op Opslaan.

Tip: Als je een langer durende afspraak wilt maken, kun je bij het selecteren van de tijd de muisaanwijzer omlaag slepen over de pagina.

1.2 De agenda maken

Op je computer kun je notulen rechtstreeks delen via een Google Agenda-afspraak.

Notulen aan afspraken toevoegen vanuit Google Documenten

  1. Open op je computer een nieuw of bestaand Google-document dat je aan een afspraak wilt toevoegen.
  2. Typ @ in het document.
  3. Klik in het pop-upmenu op Notulen.
  4. Zoek naar een afspraak.
    1. Tip: Je kunt 'volgende' typen om de volgende vergadering in je agenda te selecteren.
  5. Selecteer een afspraak. De notulen zijn vooraf ingevuld met de afspraakgegevens, maar niet bijgevoegd bij de afspraak.
    • Als je de organisator van de vergadering bent: In een pop-up wordt je gevraagd het document te delen en bij te voegen bij de afspraak. Klik op Delen en bijvoegen om toegang te geven.
    • Als je niet de organisator van de vergadering bent: In een pop-up wordt je gevraagd het document te delen. Klik op Delen om toegang te geven. Het document wordt niet bijgevoegd bij de afspraak.

Notulen aan een nieuwe afspraak toevoegen vanuit Google Agenda

  1. Open Google Agenda op je computer.
  2. Maak een afspraak.
  3. Optioneel: Geef de titel, tijd, gasten en andere informatie op.
  4. Klik op Beschrijving of bijlagen toevoegen en dan Notulen maken en dan Opslaan.
    • Je notulen, vooraf ingevuld met de afspraakgegevens, worden bijgevoegd bij de afspraak en gedeeld met je gasten, waaronder die van buiten je organisatie.

Bijlagen en notities aan een bestaande afspraak toevoegen vanuit Google Agenda

  1. Open Google Agenda op je computer.
  2. Selecteer een optie:
    • Klik op een afspraak en dan Notulen maken.
      Vooraf ingevulde notulen met de afspraakgegevens worden bijgevoegd bij de afspraak.
    • Klik op een afspraak en dan Menu  en dan Document bijvoegen.
      De geselecteerde notulen worden bijgevoegd bij de afspraak.
  3. De notulen worden geopend in een nieuw venster. Klik aan de rechterkant op Delen.

" "

De vergadering plannen


 
2.1 Een nieuwe afspraak maken
  1. Open Google Agenda op je computer.
  2. Optioneel: Als je gasten aan je afspraak wilt toevoegen, klik je aan de linkerkant op Zoeken naar mensen en typ je de namen van je gasten.
  3. Klik op een tijd in de agenda waarvoor nog geen afspraak is gepland.
  4. Voeg een titel en afspraakgegevens aan de afspraak toe.
  5. Klik op Opslaan.

Tip: Als je een langer durende afspraak wilt maken, kun je bij het selecteren van de tijd de muisaanwijzer omlaag slepen over de pagina.

2.2 Gasten toevoegen

Als iemand de eigen agenda met je heeft gedeeld of deel uitmaakt van je bedrijf, school of andere organisatie, kun je zien of de persoon vrij of bezet is wanneer je deze aan een afspraak toevoegt.

  1. Open Google Agenda op je computer.
  2. Klik aan de linkerkant op Zoeken naar mensen.
  3. Begin iemands naam te typen en kies degene met wie je een afspraak wilt maken.
  4. Klik linksboven op Maken Toevoegen.
  5. Klik op Aanbevolen tijden. Als de gast die je hebt uitgenodigd zijn agenda met je heeft gedeeld, kun je zien wanneer hij aanwezig kan zijn.

Opmerking: Als u een afspraak in Agenda maakt en gasten niet toestaat de afspraak te wijzigen, kunnen ze de datum of tijd van de afspraak niet wijzigen in hun eigen agenda.

Gasten toevoegen

2.3 Een tijdstip bepalen waarop iedereen in alle tijdzones kan

Als iemand de eigen agenda met je heeft gedeeld of deel uitmaakt van je bedrijf, school of andere organisatie, kun je zien of de persoon vrij of bezet is wanneer je deze aan een afspraak toevoegt.

  1. Open Google Agenda op je computer.
  2. Klik aan de linkerkant op Zoeken naar mensen.
  3. Begin iemands naam te typen en kies degene met wie je een afspraak wilt maken.
  4. Klik linksboven op Maken Toevoegen.
  5. Klik op Aanbevolen tijden. Als de gast die je hebt uitgenodigd zijn agenda met je heeft gedeeld, kun je zien wanneer hij aanwezig kan zijn.
Een tijd vinden voor een meeting
2.4 Ruimten boeken

Opmerking: Als u geen faciliteiten, ruimtegegevens of automatische ruimtesuggesties ziet, heeft uw beheerder deze wellicht niet ingesteld voor uw organisatie.

  1. Open Google Agenda op je computer.
  2. Maak een nieuwe afspraak of open een bestaande afspraak.
  3. Klik op Afspraak bewerken Bewerken als je een bestaande afspraak bewerkt.
  4. Klik op Ruimtes als je account deel uitmaakt van een organisatie met ruimtes. Op basis van wie je uitnodigt, kun je kiezen uit voorgestelde ruimtes of zoeken naar een nieuwe ruimte. Klik op de ruimtes of faciliteiten die je wilt toevoegen.
    • Belangrijk: Als je geen ruimte kunt toevoegen aan een afspraak, kan Google Agenda een snelkoppeling voorstellen om een dubbele afspraak te maken waarin je een ruimte kunt boeken. Met deze snelkoppeling wordt één afspraak gemaakt, zonder gasten.
  5. Klik op Opslaan.
Tip: Accountbeheerders kunnen nieuwe ruimtes en faciliteiten toevoegen die gebruikers kunnen boeken via de Beheerdersconsole.

Een ruimte boeken

2.5 Videovergaderingen instellen voor externe gasten

U kunt makkelijk een Meet-videovergadering plannen in Agenda. Voeg gewoon een of meer gasten aan de afspraak toe. Er wordt dan automatisch een videovergadering toegevoegd.

2.6 Afspraakgegevens toevoegen, zoals de agenda of instructies voor de vergadering
1. Kies een tijdzone.
2. Stel een terugkerende afspraak in.
3. Zoek een tijdstip: Zoek een tijdstip waarop uw collega's kunnen deelnemen aan de meeting.
4. Voeg afspraakgegevens toe: Voeg de meetinglocatie toe, verzend afspraakmeldingen en meer.
5. Voeg een videoconferencecall toe: Voeg een videomeeting toe aan de afspraak. Of selecteer een add-on voor conferencecalls van derden.
6. Voeg een afspraakbeschrijving toe: Voeg gegevens toe aan de afspraak, zoals contactgegevens, instructies of links. Voeg opmaak toe aan de beschrijving door tekst vet, cursief of onderstreept te maken. U kunt ook lijsten en links toevoegen.
7. Voeg bijlagen toe: Voeg bestanden toe aan de afspraak, zoals documenten of presentaties.

Agendagegevens toevoegen

2.7 Uitnodigingen e-mailen

Zodra u alle gegevens heeft ingevuld, slaat u de afspraak op en stuurt u de uitnodigingen.

  1. Klik op Opslaan.
  2. Kies een optie:
    • Verzenden om de gasten per e-mail op de hoogte te stellen.
    • Niet verzenden om meldingen op dit moment over te slaan.
    • Sluiten om door te gaan met het bewerken van de uitnodiging.
  3. Als u mensen van buiten uw organisatie uitnodigt, klikt u op:
    • Externe gasten uitnodigen om de gasten op de hoogte te stellen.
    • Doorgaan met bewerken om ze later op de hoogte te stellen.
  4. (Optioneel) Klik op Meer opties om de afspraak te openen op de pagina 'Afspraak bewerken'.


Een bestaande afspraak updaten:

U kunt meer gasten uitnodigen, de locatie van de vergadering wijzigen en meer.

  1. Open Google Agenda op je computer.
  2. Klik op de afspraak die je wilt bewerken. Als Afspraak bewerken Afspraak bewerken wordt weergegeven, klik je daarop.
  3. Breng wijzigingen aan in je afspraak.
  4. Klik bovenaan de pagina op Opslaan.

Opmerking: Als de organisator van de afspraak u geen bewerkingsrechten heeft gegeven, kunt u geen wijzigingen aanbrengen aan de tijd of duur van de afspraak.

Afspraakupdates opslaan

Terug naar boven

" "

3  Deelname bevestigen


 
3.1 Controleren wie de uitnodiging heeft geaccepteerd of geweigerd

U kunt direct zien wie uw uitnodiging heeft geaccepteerd of geweigerd en wie een nieuw tijdstip heeft voorgesteld, zodat u de deelname aan een afspraak kunt bijhouden.

Deelname van gasten controleren:

  1. Klik in het agendaraster op de afspraak.
  2. Naast elke gast ziet u de reactie van de gast. U moet wellicht op de pijl-omlaag klikken om de reacties te bekijken.


Reageren op een verzoek voor een nieuw tijdstip:

  1. Klik op een afspraak met een klokicoon in je agenda.
  2. Bekijk de voorgestelde tijden onder 'Gasten'.
  3. Klik op Bekijk voorgestelde tijd onder het tijdsvoorstel dat je wilt bekijken.
  4. Klik op Opslaan om de afspraak te verzetten naar de voorgestelde tijd.

Deelname controleren

Terug naar boven

" "

4  Materiaal delen


 
4.1 Materiaal voor de vergadering maken en delen
  1. Selecteer het bestand dat u wilt delen.
  2. Klik op Delen of Delen .
  3. Voer onder Delen met mensen en groepen het e-mailadres in waarmee u het bestand wilt delen.

    Opmerking: Als delen met bezoekers is ingeschakeld voor uw organisatie, kunt u iemand uitnodigen die geen Google-account heeft om samen te werken in uw Google Drive-bestanden en -mappen. Zie Documenten delen met bezoekers.

  4. Als u wilt wijzigen wat mensen met het bestand kunnen doen, klikt u rechts op de pijl-omlaag and thenKijker, Reageerder of Bewerker.
  5. Kies ervoor om mensen op de hoogte te brengen:
    • Als u mensen wilt laten weten dat u een bestand met ze heeft gedeeld, vinkt u het vakje aan voor Mensen op de hoogte brengen. Als deze optie is ingeschakeld, wordt de e-mail gestuurd naar alle e-mailadressen die u invoert.
    • Als u mensen niet op de hoogte wilt brengen, haalt u het vinkje weg voor Mensen op de hoogte brengen.
  6. Klik op Delen of Verzenden.

Gebruik deze template voor een projectplan

Bestanden delen in Drive
4.2 Agenda's en materiaal voor de vergadering bij de uitnodiging voegen
1. Kies een tijdzone.
2. Stel een terugkerende afspraak in.
3. Zoek een tijdstip: Zoek een tijdstip waarop uw collega's kunnen deelnemen aan de meeting.
4. Voeg afspraakgegevens toe: Voeg de meetinglocatie toe, verzend afspraakmeldingen en meer.
5. Voeg een videoconferencecall toe: Voeg een videomeeting toe aan de afspraak. Of selecteer een add-on voor conferencecalls van derden.
6. Voeg een afspraakbeschrijving toe: Voeg gegevens toe aan de afspraak, zoals contactgegevens, instructies of links. Voeg opmaak toe aan de beschrijving door tekst vet, cursief of onderstreept te maken. U kunt ook lijsten en links toevoegen.
7. Voeg bijlagen toe: Voeg bestanden toe aan de afspraak, zoals documenten of presentaties.

Agendagegevens toevoegen

4.3 De agenda bespreken op basis van gerichte reacties
  1. Selecteer in Documenten, Spreadsheets of Presentaties de tekst waarop u wilt reageren.
  2. Klik op Opmerking toevoegen .
  3. Typ een opmerking in het vak.
  4. (Optioneel) Als u de taak of opmerking aan een specifieke persoon wilt richten, typt u een plusteken (+) gevolgd door het e-mailadres. U kunt zo veel mensen toevoegen als u wilt.Elke persoon krijgt een e-mail met uw opmerking en een link naar het bestand.
  5. (Optioneel) Als u de opmerking aan een specifieke persoon wilt toewijzen, vinkt u het vakje aan voor Toewijzen aan.
  6. Klik op Opmerking toevoegen of Toewijzen.

Opmerking: Als het bestand het maximumaantal reacties heeft bereikt, kunt u een kopie van het bestand maken zonder de opmerkingen te kopiëren.

Open het reactievak en voer tekst in, met de optie om een taak aan iemand toe te wijzen.

4.4 Updates en opmerkingen naar de gasten sturen, zoals een routebeschrijving naar de locatie van de vergadering
  1. Klik in Agenda op de naam van de afspraak in het agendaraster.
  2. Klik op Bewerken  en breng wijzigingen aan in de afspraak.
  3. Klik op Opslaan
  4. Voer een bericht in voor de gasten.
  5. Klik op Verzenden.

Gasten toevoegen

Terug naar boven

" "

De vergadering voeren


 
5.1 Deelnemen aan de vergadering

Deelnemen aan een vergadering vanuit Agenda

  1. Klik in Google Agenda op de afspraak waaraan u wilt deelnemen.
  2. Klik op Deelnemen met Google Meet.
  3. Klik in het venster dat wordt geopend op Nu deelnemen.

Deelnemen aan een vergadering vanuit Gmail

  1. Open Gmail en klik in de zijbalk op Meet.
  2. Kies een optie:
    • Klik op Nieuwe vergadering om een nieuwe vergadering te starten Nu deelnemen.
    • Klik op Deelnemen aan een vergadering en voer de bijnaam of code van de vergadering in Deelnemen.
    • Als u wilt deelnemen aan een geplande vergadering, plaatst u de muisaanwijzer op een vergadering onder Mijn vergaderingen Nu deelnemen.

Deelnemen aan een vergadering vanuit Meet

In Meet kunt u een geplande afspraak selecteren of een code of bijnaam van een vergadering invoeren.

Een geplande afspraak selecteren:

  1. Ga in een webbrowser naar https://meet.google.com/.
  2. Selecteer de vergadering in de lijst met geplande afspraken. In Google Meet staan alleen vergaderingen die zijn gepland via Google Agenda.
  3. Klik op Nu deelnemen.

Tip: Er klinkt een geluid als de eerste vijf mensen deelnemen aan de vergadering. Daarna ziet u een stille melding voor nieuwe deelnemers.

Geef de code of bijnaam van de vergadering op:

  1. Ga in een webbrowser naar https://meet.google.com/.
  2. Klik op Voer een code of link in > klik op Deelnemen.
  3. Vul de code of bijnaam van de vergadering in.
    • De code van de vergadering is de reeks letters aan het einde van de link naar de vergadering. U hoeft de streepjes niet op te geven.
    • U kunt alleen bijnamen van vergaderingen gebruiken met mensen in uw organisatie. Deze functie is momenteel alleen beschikbaar voor Google Workspace-gebruikers.
    • Als uw organisatie een Meet-hardware-apparaat heeft geïnstalleerd, kunt u ook de code of bijnaam van de vergadering invullen op het apparaat.

    • Laat dit veld leeg om een nieuwe vergadering te starten met een nieuwe code. 

  4. Klik op Doorgaan en op Nu deelnemen.
Tip: Als u zich in een kantoorruimte bevindt, neemt u via de Companion-modus deel aan de vergadering om te presenteren en deel te nemen aan activiteiten. Je microfoon en camera zijn uitgeschakeld in de Companion-modus om de kans op echo van je laptop te verkleinen. Meer informatie over de Companion-modus

Gebruik dit spiekbriefje voor Google Meet.

Deelnemen aan Google Meet.

5.2 Materiaal presenteren, bespreken en eraan samenwerken
Organisatoren van vergaderingen met Google Workspace for Education kunnen instellen dat deelnemers niet hun scherm kunnen delen.
  1. Open in Google Drive het bestand uit Google Documenten, Google Spreadsheets of Google Presentaties dat u wilt delen of presenteren.
  2. (Optioneel) Ga als volgt te werk om een document, spreadsheet of presentatie samen met uw gasten te bewerken:
    1. Klik rechtsboven op Delen.
    2. Voeg een titel toe voor het document en klik op Opslaan.
    3. Voeg de gasten voor de vergadering toe en geef iedereen het toegangsniveau Bewerker.
    4. Klik op Verzenden.
  3. Open Google Meet en neem deel aan de vergadering.
  4. Klik op Nu presenteren en kies wat u wilt delen:
    • Uw volledige scherm
    • Een venster
    • Een tabblad
  5. Klik op Delen.

Tip: Als u niet de Chrome-browser gebruikt (waarin pop-upmeldingen automatisch worden verborgen) moet u meldingen verbergen of uitzetten, zodat ze niet worden weergegeven terwijl u presenteert.

5.3 Taken toewijzen
  1. Selecteer in Documenten, Spreadsheets of Presentaties de tekst waarop u wilt reageren.
  2. Klik op Opmerking toevoegen .
  3. Typ een opmerking in het vak.
  4. (Optioneel) Als u de taak of opmerking aan een specifieke persoon wilt richten, typt u een plusteken (+) gevolgd door het e-mailadres. U kunt zo veel mensen toevoegen als u wilt.Elke persoon krijgt een e-mail met uw opmerking en een link naar het bestand.
  5. (Optioneel) Als u de opmerking aan een specifieke persoon wilt toewijzen, vinkt u het vakje aan voor Toewijzen aan.
  6. Klik op Opmerking toevoegen of Toewijzen.

Opmerking: Als het bestand het maximumaantal reacties heeft bereikt, kunt u een kopie van het bestand maken zonder de opmerkingen te kopiëren.

Open het reactievak en voer tekst in, met de optie om een taak aan iemand toe te wijzen.

Terug naar boven

" "

6  Opvolgen

6.1 Een follow-upmail sturen
  1. Klik in Agenda op de naam van de afspraak in het agendaraster.
  2. Klik op Bewerken  en breng wijzigingen aan in de afspraak.
  3. Klik op Opslaan
  4. Voer een bericht in voor de gasten.
  5. Klik op Verzenden.
Gasten toevoegen
6.2 De voortgang bijhouden door actie-items toe te wijzen in de agenda
  1. Selecteer in Documenten, Spreadsheets of Presentaties de tekst waarop u wilt reageren.
  2. Klik op Opmerking toevoegen .
  3. Typ een opmerking in het vak.
  4. (Optioneel) Als u de taak of opmerking aan een specifieke persoon wilt richten, typt u een plusteken (+) gevolgd door het e-mailadres. U kunt zo veel mensen toevoegen als u wilt.Elke persoon krijgt een e-mail met uw opmerking en een link naar het bestand.
  5. (Optioneel) Als u de opmerking aan een specifieke persoon wilt toewijzen, vinkt u het vakje aan voor Toewijzen aan.
  6. Klik op Opmerking toevoegen of Toewijzen.

Opmerking: Als het bestand het maximumaantal reacties heeft bereikt, kunt u een kopie van het bestand maken zonder de opmerkingen te kopiëren.

Open het reactievak en voer tekst in, met de optie om een taak aan iemand toe te wijzen.
6.3 Follow-upvergaderingen plannen om statusupdates te horen
  1. Open Google Agenda op je computer.
  2. Optioneel: Als je gasten aan je afspraak wilt toevoegen, klik je aan de linkerkant op Zoeken naar mensen en typ je de namen van je gasten.
  3. Klik op een tijd in de agenda waarvoor nog geen afspraak is gepland.
  4. Voeg een titel en afspraakgegevens aan de afspraak toe.
  5. Klik op Opslaan.

Tip: Als je een langer durende afspraak wilt maken, kun je bij het selecteren van de tijd de muisaanwijzer omlaag slepen over de pagina.


Google, Google Workspace en de gerelateerde merken en logo's zijn handelsmerken van Google LLC. Alle andere bedrijfs- en productnamen zijn handelsmerken van de bedrijven waarmee ze in verband worden gebracht.

Was dit nuttig?

Hoe kunnen we dit verbeteren?
Zoeken
Zoekopdracht wissen
Zoekfunctie sluiten
Google-apps
Hoofdmenu