Planificar y celebrar reuniones desde cualquier lugar

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Aprenderás a hacer lo siguiente

Cómo planificar, programar y celebrar videollamadas productivas con tu equipo.

Qué se necesita

Unos 15 minutos.

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En este tutorial

Planificar la agenda Programar la reunión Confirmar asistencia Compartir materiales Celebrar la reunión Hacer un seguimiento

1. Planificar la agenda

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1.1. Bloquear tiempo en Calendar para prepararse la reunión (por ejemplo, "No molestar: preparación de reunión")

1. En Calendar, elige una opción:
   • Haz clic en una franja horaria en blanco de la cuadrícula del calendario.
   • Haz clic en Crear.
2. Selecciona Evento.

1.2. Crear la agenda

Desde el ordenador, puedes compartir las notas de la reunión directamente en un evento de Google Calendar.

Añadir notas de una reunión a eventos desde Documentos de Google

1. En un ordenador, crea o abre un Documento de Google al que quieras añadir un evento.
2. En el documento, escribe "@".
3. En el menú emergente, haz clic en Notas de la reunión.
4. Busca un evento.
   1. Nota: Puedes escribir "siguiente" para seleccionar la próxima reunión de tu calendario. 
5. Selecciona un evento. Las notas de la reunión se rellenan automáticamente con los detalles del evento, pero no se adjuntan a él.
   • Si eres el organizador de la reunión: aparecerá una ventana emergente en la que se te pedirá que compartas y adjuntes el documento al evento. Para dar acceso al documento, haz clic en Compartir y adjuntar.
   • Si no eres el organizador de la reunión: aparecerá una ventana emergente que te pedirá que compartas el documento. Para dar acceso al documento, haz clic en Compartir. El documento no se adjunta al evento.

Añadir notas de una reunión a un evento nuevo desde Google Calendar

1. En un ordenador, abre Google Calendar.
2. Crea un evento.
3. (Opcional) Introduce el título, la fecha, los invitados y otros datos.
4. Haz clic en Añadir descripción o archivos adjuntos Crear notas de la reunión Guardar.
   • Las notas de la reunión, ya rellenadas con los detalles del evento, se adjuntan a él y se comparten con los invitados, incluidos los que no pertenecen a tu organización.

Añadir archivos adjuntos y notas a un evento desde Google Calendar

1. En tu ordenador, abre Google Calendar.
2. Selecciona una opción:
   • Haz clic en un evento Tomar notas de la reunión.
     Las notas de la reunión, ya rellenadas con los detalles del evento, se adjuntan a este.
   • Haz clic en un evento Menú Adjuntar un documento.
     Las notas de la reunión seleccionadas se adjuntan a tu evento.
3. Las notas de la reunión se abren en una ventana nueva. En la parte derecha, haz clic en Compartir.

2. Programar la reunión

2.1. Crear un evento

1. En Calendar, elige una opción:
   • Haz clic en una franja horaria en blanco de la cuadrícula del calendario.
   • Haz clic en Crear.
2. Selecciona Evento.

2.2. Añadir invitados

1. En el campo Añadir invitados, introduce las primeras letras del nombre o la dirección de correo electrónico de una persona. A medida que escribas aparecerán las direcciones del directorio de tu organización que coincidan.
2. Haz clic en una sugerencia para añadir esa persona al evento. Si no se muestran sugerencias, escribe la dirección de correo electrónico completa del invitado. Una vez que añades un invitado a un evento, ocurre lo siguiente:
   • Se añade automáticamente al evento una videollamada de Google Meet.
   • El calendario del invitado aparece junto al tuyo.
3. (Opcional) Puedes añadir direcciones de listas de distribución de Grupos de Google para invitar a muchas personas a la vez.
   Consulta más información sobre cómo invitar a grupos grandes en el artículo Gestionar eventos de gran tamaño en Calendar.
4. (Opcional) Para marcar la asistencia de un invitado como opcional, coloca el cursor sobre el nombre del invitado y haz clic en Personas .
5. (Opcional) Para permitir que los invitados modifiquen el evento, inviten a otros usuarios o vean la lista de invitados, haz clic en Permisos de invitados y marca las casillas correspondientes.

Nota: Si creas un evento en Calendar y no das permiso a los invitados para editarlo, no podrán cambiar la fecha ni la hora del evento en su propio calendario.

2.3. Encontrar una hora adecuada para todos los participantes que se encuentran en distintas zonas horarias

1. Abre Calendar y haz clic en  Crear  Evento.
2. Ve a la sección Añade invitados e introduce la dirección de correo electrónico de la persona a la que quieres invitar.  
3. Haz clic en Sugerencias de horas y selecciona una hora para la reunión. 
4. Haz clic en una franja horaria.
5. (Opcional) Si no encuentras sugerencias de horas, haz clic en Encontrar un hueco y selecciona una franja horaria. 
6. Haz clic en Guardar.

2.4. Reservar salas

Nota: Si no aparecen recursos, información de la sala o sugerencias automáticas de salas, es posible que tu administrador no los haya configurado en tu organización.

1. Haz clic en Añadir salas.

   Nota: Si no ves esta opción, ponte en contacto con tu administrador.

   En función de tu ubicación de trabajo, el número de participantes y las reservas de salas anteriores, aparecerán distintas sugerencias automáticamente.
2. Si necesitas ajustar los criterios de la sala de reuniones, tienes estas opciones:

   • Haz clic en Personas  para especificar el tamaño de sala requerido.
   • Haz clic en Vídeo  para especificar que necesitas equipo de videoconferencia.
   • Haz clic en Teléfono  para especificar que necesitas equipo de audioconferencias.

3. Coloca el cursor sobre la sala que cumpla tus requisitos y marca la casilla correspondiente para seleccionarla.
4. Si no ves ninguna sala adecuada:

   1. En el cuadro de búsqueda, introduce el nombre de otro recurso o edificio, el piso o el equipo de conferencias (por ejemplo, Chromebox para reuniones). A medida que escribas, los resultados aparecerán debajo del cuadro de búsqueda.
   2. Coloca el cursor sobre una sala para ver detalles como su capacidad, ubicación, equipamiento y características.
   3. Cuando encuentres la sala que necesitas, coloca el cursor sobre ella y marca la casilla para seleccionarla.

2.5. Configurar videoconferencias para invitados ubicados en otro lugar

En Calendar es muy fácil programar una videollamada de Meet: solo tienes que añadir uno o varios invitados a tu evento para configurar automáticamente una videollamada.

2.6. Añadir detalles del evento, como las instrucciones de la reunión o la agenda

	Elige una zona horaria.
	Decide si será un evento periódico.
	Selecciona una hora: busca una hora en la que tus compañeros de trabajo puedan asistir a la reunión.
	Añade los detalles del evento: añade la ubicación de la reunión, envía notificaciones del evento y mucho más.
	Añade una videoconferencia: añade una videollamada al evento. También puedes seleccionar un complemento de videoconferencias de terceros.
	Añade una descripción al evento: añade detalles, como información de contacto, instrucciones o enlaces a tu evento. Puedes añadir formato a la descripción, como negrita, cursiva o texto subrayado, así como listas y enlaces.
	Añade archivos adjuntos: adjunta archivos, como documentos o presentaciones, a tus eventos.

2.7. Enviar invitaciones por correo

Cuando hayas incluido todos los detalles, guarda el evento y envía invitaciones.

1. Haz clic en Guardar.
2. Elige una opción:
   • Enviar para que los invitados reciban una notificación por correo electrónico.
   • No enviar para omitir las notificaciones por el momento.
   • Cerrar para seguir editando la invitación.
3. Si quieres invitar a personas que no pertenezcan a tu organización, haz clic en:
   • Invitar a usuarios externos para enviarles una notificación.
   • Seguir editando para enviarles una notificación en otro momento. 
4. (Opcional) Para abrir el evento en la página Editar evento, haz clic en Más opciones.

Actualizar eventos:

Puedes invitar a más personas y cambiar la ubicación de las reuniones, entre otras opciones.

1. En la cuadrícula del calendario, haz clic en el evento  Editar .
2. Para invitar a más personas, cambiar la ubicación de la reunión o adjuntar archivos, haz los cambios necesarios y, a continuación, haz clic en Guardar.

Nota: Si el organizador del evento no te ha dado permisos para editarlo, no podrás cambiar la hora a la que se celebra ni su duración.

3. Confirmar la asistencia

3.1. Consultar quién ha aceptado o rechazado la invitación

Si tienes que controlar la asistencia a tu evento, puedes ver al instante quién ha aceptado o rechazado tu invitación, y quién ha propuesto una nueva hora para la reunión.

Consultar qué invitados asistirán al evento

1. En la cuadrícula de Calendar, haz clic en el evento.
2. Junto a cada invitado aparece su respuesta. Es posible que tengas que hacer clic en la flecha hacia abajo  para verlas.

Responder a propuestas de otras horas

1. En tu calendario, haz clic en un evento que tenga un icono de reloj.
2. En "Invitados", busca las horas sugeridas.
3. En la propuesta de hora que quieres revisar, haz clic en Ver la hora propuesta.
4. Para modificar el evento y aceptar la hora propuesta, haz clic en Guardar.

4. Compartir materiales

4.1. Crear y compartir materiales de la reunión

1. Selecciona el archivo que quieras compartir.
2. Haz clic en Compartir o en el icono Compartir .
3. En Compartir con personas y grupos, introduce la dirección de correo electrónico con la que quieras compartir el archivo.

   Nota: Si la opción para compartir archivos con personas que no tienen cuenta de Google está activada en tu organización, puedes invitar a este tipo de usuarios a colaborar en tus archivos y carpetas de Google Drive. Consulta el artículo Compartir documentos con visitantes.

4. Si quieres cambiar lo que los usuarios pueden hacer con tu archivo, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo  Lector, Comentador o Editor.
5. Elige si notificar a los usuarios:
   • Si quieres avisar a las personas con las que has compartido un archivo, marca la casilla Notificar. Si, por el contrario, quieres notificar a las personas, cada dirección de correo electrónico que introduzcas se incluirá en el correo.
   • Si no quieres avisar a las personas, desmarca la casilla Notificar.
6. Haz clic en Compartir o en Enviar.

Utiliza esta plantilla de plan de proyecto

4.2. Adjuntar agendas y materiales de la reunión a la invitación

	Elige una zona horaria.
	Decide si será un evento periódico.
	Selecciona una hora: busca una hora en la que tus compañeros de trabajo puedan asistir a la reunión.
	Añade los detalles del evento: añade la ubicación de la reunión, envía notificaciones del evento y mucho más.
	Añade una videoconferencia: añade una videollamada al evento. También puedes seleccionar un complemento de videoconferencias de terceros.
	Añade una descripción al evento: añade detalles, como información de contacto, instrucciones o enlaces a tu evento. Puedes añadir formato a la descripción, como negrita, cursiva o texto subrayado, así como listas y enlaces.
	Añade archivos adjuntos: adjunta archivos, como documentos o presentaciones, a tus eventos.

4.3. Añadir comentarios dirigidos a personas concretas sobre la agenda

1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona el texto que quieres comentar.
2. Haz clic en Añadir comentario .
3. Escribe tu comentario en el cuadro.
4. (Opcional) Para dirigir el comentario a una persona específica, incluye un signo más (+) seguido de su dirección de correo electrónico. Puedes añadir tantos usuarios como quieras. Todos recibirán un correo electrónico con el comentario y un enlace al archivo.
5. (Opcional) Para asignar el comentario a una persona concreta, marca la casilla Asignar a.
6. Haz clic en Comentar o en Asignar.

Nota: Si en un archivo se llega al máximo de comentarios, puedes hacer una copia del archivo que no incluya ningún comentario.

4.4. Enviar actualizaciones y notas a los invitados, como, por ejemplo, indicaciones para encontrar la ubicación de la reunión

1. En Calendar, haz clic en el nombre del evento en la cuadrícula del calendario.
2. Haz clic en Editar  y haz los cambios que quieras en el evento.
3. Haz clic en Guardar. 
4. Introduce un mensaje para los invitados.
5. Haz clic en Enviar.

5. Celebrar la reunión

5.1. Unirse a la reunión

Unirse a reuniones desde Calendar

1. En Google Calendar, haz clic en el evento al que quieras unirte.
2. Haz clic en Unirse con Google Meet.
3. En la ventana que se abrirá, haz clic en Unirse ahora. 

Unirse a reuniones desde Gmail

1. Abre Gmail y, en la barra lateral, haz clic en Meet.
2. Elige una opción:
   • Haz clic en Nueva reunión para iniciar una nueva reuniónUnirme ahora.
   • Haz clic en Unirse a una reunión e introduce un alias o un código de reuniónUnirme.
   • Para unirte a una reunión programada, coloca el cursor sobre una de ellas en Mis reunionesUnirme ahora.

Unirse a reuniones desde Meet

En Meet, puedes seleccionar un evento programado, o bien introducir un apodo o un código de reunión.

Seleccionar un evento programado:

1. En un navegador web, ve a https://meet.google.com.
2. Selecciona la reunión en la lista de eventos programados. Solo las reuniones programadas a través de Google Calendar aparecen en Google Meet.
3. Haz clic en Unirse ahora.

Nota: Se oirá un sonido cuando se unan las 5 primeras personas. A partir de ese momento, cada vez que se una un nuevo participante recibirás una notificación silenciosa.

Introducir un código o nombre de reunión:

1. En un navegador web, ve a https://meet.google.com.
2. Haz clic en Introduce un código o enlace > haz clic en Unirme.
3. Introduce un código o nombre de reunión.
   • El código de reunión es la cadena de letras que aparece al final del enlace de la reunión. No es necesario que introduzcas los guiones.
   • Solo puedes usar nombres de reunión con personas de tu organización. Por ahora, solo pueden utilizar esta función los usuarios de Google Workspace.

   • Si tu organización ha comprado e instalado un dispositivo de hardware de Meet, también puedes introducir el código o nombre de reunión en ese dispositivo.

   • Deja el campo en blanco para iniciar una reunión con un código nuevo. 

4. Haz clic en Continuar y, después, en Unirse ahora.

Consejo: Si estás en una sala de reuniones de una oficina, únete a la reunión desde tu portátil con el modo Complemento para presentar y participar en actividades. En el modo Complemento, el micrófono y la cámara se desactivan para reducir el riesgo de eco en tu portátil. Más información sobre el modo Complemento

Utiliza esta hoja resumen de Google Meet.

5.2. Mostrar materiales, debatir y colaborar en ellos

Los organizadores de reuniones que utilizan Google Workspace for Education pueden impedir que los participantes compartan su pantalla. 

1. En Google Drive, abre el archivo de Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google o Presentaciones de Google que quieras compartir o presentar.
2. (Opcional) Para editar un documento, una hoja de cálculo o una presentación al mismo tiempo que tus invitados:
   1. En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir.
   2. Añade un título al documento y haz clic en Guardar.
   3. Añade a los invitados a la reunión y concédeles acceso como Editor.
   4. Haz clic en Enviar.
3. Abre Google Meet y únete a la reunión.
4. Haz clic en Presentar ahora y selecciona el contenido que quieres compartir:
   • Toda tu pantalla
   • Una ventana
   • Una pestaña
5. Haz clic en Compartir.

Consejo: Si no utilizas el navegador Chrome (que oculta automáticamente las notificaciones emergentes), silencia o desactiva las notificaciones para que no aparezcan mientras estás presentando.

5.3. Asignar tareas

1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona el texto que quieres comentar.
2. Haz clic en Añadir comentario .
3. Escribe tu comentario en el cuadro.
4. (Opcional) Para dirigir el comentario a una persona específica, incluye un signo más (+) seguido de su dirección de correo electrónico. Puedes añadir tantos usuarios como quieras. Todos recibirán un correo electrónico con el comentario y un enlace al archivo.
5. (Opcional) Para asignar el comentario a una persona concreta, marca la casilla Asignar a.
6. Haz clic en Comentar o en Asignar.

Nota: Si en un archivo se llega al máximo de comentarios, puedes hacer una copia del archivo que no incluya ningún comentario.

6. Hacer un seguimiento

6.1. Enviar un correo electrónico de seguimiento

1. En Calendar, haz clic en el nombre del evento en la cuadrícula del calendario.
2. Haz clic en Editar  y haz los cambios que quieras en el evento.
3. Haz clic en Guardar. 
4. Introduce un mensaje para los invitados.
5. Haz clic en Enviar.

6.2. Controlar el progreso asignando tareas en la agenda

1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona el texto que quieres comentar.
2. Haz clic en Añadir comentario .
3. Escribe tu comentario en el cuadro.
4. (Opcional) Para dirigir el comentario a una persona específica, incluye un signo más (+) seguido de su dirección de correo electrónico. Puedes añadir tantos usuarios como quieras. Todos recibirán un correo electrónico con el comentario y un enlace al archivo.
5. (Opcional) Para asignar el comentario a una persona concreta, marca la casilla Asignar a.
6. Haz clic en Comentar o en Asignar.

Nota: Si en un archivo se llega al máximo de comentarios, puedes hacer una copia del archivo que no incluya ningún comentario.

6.3. Programar reuniones de seguimiento para estar al tanto de las novedades

1. En Calendar, elige una opción:
   • Haz clic en una franja horaria en blanco de la cuadrícula del calendario.
   • Haz clic en Crear.
2. Selecciona Evento.

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