隨時隨地規劃及舉辦會議

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課程內容

如何規劃、安排及舉辦富有成效的團隊視訊會議。

需求條件：

約 15 分鐘。

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教學課程內容

規劃議程 安排會議 確認出席狀況 共用資料 舉辦會議 後續追蹤

1. 規劃議程

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1.1 在您的日曆中封鎖時段以便準備會議 (例如：請勿打擾 - 準備會議中)

1. 在 Google 日曆中，選擇以下其中一種做法：
   • 在日曆方格中按一下有空的時段。
   • 按一下 [ 建立]。
2. 選取 [活動]。

1.2 建立議程

您可以在 Google 文件或 Google 雲端硬碟中直接建立新文件。

選擇下列任一做法：

• 按一下文件中的「建立」圖示 。
• 在雲端硬碟中按一下 [新增]，將滑鼠游標移至 [Google 文件] 旁邊的向右箭頭 ，然後點選 [空白文件] 或 [選擇範本]。

2 安排會議

2.1 建立新活動

1. 在 Google 日曆中，選擇以下其中一種做法：
   • 在日曆方格中按一下有空的時段。
   • 按一下 [ 建立]。
2. 選取 [活動]。

2.2 新增邀請對象

1. 在 [新增邀請對象] 欄位中，輸入使用者名稱或電子郵件地址的前幾個字。系統會在您輸入文字的同時顯示貴機構目錄中相符的電子郵件地址。
2. 按一下系統提供的建議項目，將想邀請的使用者加入活動中。如果系統未顯示相關建議，請輸入邀請對象的完整電子郵件地址。您在活動中加入邀請對象後：
   • 系統會自動在活動中新增 Google Meet 視訊會議。
   • 邀請對象的日曆會顯示在您的日曆旁邊。
3. (選用) 您可以新增 Google 網路論壇郵寄清單地址，一次邀請一大群使用者。
   如要進一步瞭解如何邀請大量使用者，請參閱在日曆中管理大型活動。
4. (選用) 如要將特定邀請對象標示為不一定要出席，請將滑鼠游標移至該邀請對象的名稱，然後點選「人物」圖示 。
5. (選用) 如要讓邀請對象修改活動、邀請其他人，或是查看邀請對象名單，請按一下 [邀請對象權限]，然後勾選適用的方塊。

注意：如果您在 Google 日曆中建立了活動，但沒有授予邀請對象修改活動的權限，他們就無法在自己的日曆上變更活動的日期或時間。

2.3 安排所有位於不同時區的邀請對象皆能配合的時間

1. 開啟日曆，依序按一下 [建立] [活動]。
2. 前往「新增邀請對象」部分，輸入對方的電子郵件地址。
3. 按一下 [建議時間]，選取建議的會議時間。
4. 按一下時段。
5. (選用) 如果找不到建議的會議時間，請按一下 [安排時間]，然後選取時段。
6. 按一下 [儲存]。

2.4 預訂會議室

注意：如果您看不到任何資源、會議室詳細資料或會議室自動建議，表示管理員可能並未貴機構設定這些功能。

1. 按一下 [新增會議室]。

   注意：如果找不到這個選項，請與管理員聯絡。

   系統會根據您的工作地點、會議參與者人數和先前的會議室預定記錄自動顯示建議。
2. 如果您需要調整會議室的選擇條件，可以點選：

   • 「邀請對象」圖示 ，指定所需會議室的大小。
   • 「視訊」圖示 ，指定是否需要視訊會議設備。
   • 「電話」圖示 ，指定是否需要進行語音會議通訊。

3. 將滑鼠游標指向符合條件的會議室，然後勾選相應的方塊，即可選取該會議室。
4. 如果您沒有看到適合的會議室：

   1. 在搜尋框中輸入其他資源或建築物的名稱、樓層或者是會議設備 (例如 Chromebox 視訊會議解決方案)。在您輸入文字時，搜尋框下方會顯示搜尋結果。
   2. 將滑鼠游標指向會議室即可查看相關詳細資料，例如會議室可容納人數、地點、設備及功能。
   3. 找到您需要的會議室後，請將滑鼠游標指向該會議室，然後勾選相應的方塊，即可選取該會議室。

2.5 為遠端邀請對象設定視訊會議

在 Google 日曆中安排 Meet 視訊會議的做法很簡單，只要為活動新增一或多位邀請對象，即可自動新增視訊會議。

2.6 新增活動詳細資料，例如議程或會議說明

	選擇時區。
	設定週期性活動。
	尋找時間：尋找同事有空開會的時間。
	新增活動詳細資料：新增會議地點、傳送活動通知等。
	新增視訊會議：在您的活動中新增視訊會議，或者選取第三方會議外掛程式。
	新增活動說明：新增聯絡資訊、操作說明或您的活動連結等詳細資料。您可以透過新增粗體、斜體、底線、清單及連結，為您的說明設定格式。
	新增附件：附加檔案，例如活動中要使用的文件或簡報。

2.7 發送電子郵件邀請

詳細資料填寫完畢後，請儲存活動並傳送邀請。

1. 按一下 [儲存]。
2. 選擇下列其中一個選項：
   • 傳送：以電子郵件通知邀請對象
   • 不要傳送：先略過通知傳送程序
   • 關閉：繼續編輯邀請內容
3. 如果您想邀請機構外部的人員，請按一下：
   • 邀請外部參與者：通知對方。
   • 繼續編輯：稍後通知對方
4. (選用) 如要開啟活動，請在「編輯活動」頁面上點選 [更多選項]。

更新現有活動：

您可以邀請更多對象、變更會議地點或進行其他操作。

1. 在日曆方格中，依序按一下想編輯的活動  [編輯] 。
2. 如想邀請更多人參與會議、更改會議地點或新增附件，請進行變更，然後按一下 [儲存]。

注意：如果活動主辦人沒有授予您編輯權限，您就無法變更活動時間或活動持續時間。

3 確認出席狀況

3.1 確認接受及拒絕邀請的對象

如果您需要追蹤活動的出席狀況，可以立即查看接受或拒絕邀請的對象，也可以看看是誰提議了新的會議時間。

確認邀請對象出席狀況：

1. 按一下您 Google 日曆方格中的活動。
2. 每位邀請對象的旁邊都會顯示他們的回覆。您可能必須點選向下箭頭 才能查看回覆。

回覆新會議時間的建議要求：

1. 按一下您 Google 日曆方格中的活動。
2. 在「邀請對象」部分找到時間提議，然後點選 [查看提議時間]。
3. 如要接受新的提議時間，請按一下 [儲存]。
4. (選用) 如要通知邀請對象會議時間已更新，請點選 [傳送]。

4 共用資料

4.1 建立及共用會議資料

1. 選取要共用的檔案。
2. 按一下 [共用] 或「共用」圖示 。
3. 在「與使用者和群組共用」之下，輸入共用對象的電子郵件地址。

   注意：如果貴機構已啟用訪客共用功能，您就能邀請沒有 Google 帳戶的使用者在 Google 雲端硬碟檔案和資料夾上進行協作。請參閱與協作者共用文件。

4. 如要變更共用對象對檔案的操作權限，請依序按一下右側的向下箭頭 [檢視者]、[加註者] 或 [編輯者]。
5. 選擇是否要通知對方。
   • 如果想向共用對象發送通知，請勾選 [通知使用者] 方塊。如果您這麼做，共用對象就會在通知電子郵件中看到您輸入的所有電子郵件地址。
   • 如果不想通知對方，請取消勾選 [通知使用者] 方塊。
6. 按一下 [共用] 或 [傳送]。

使用這個專案計畫範本

4.2 在邀請中附加議程與會議資料

	選擇時區。
	設定週期性活動。
	尋找時間：尋找同事有空開會的時間。
	新增活動詳細資料：新增會議地點、傳送活動通知等。
	新增視訊會議：在您的活動中新增視訊會議，或者選取第三方會議外掛程式。
	新增活動說明：新增聯絡資訊、操作說明或您的活動連結等詳細資料。您可以透過新增粗體、斜體、底線、清單及連結，為您的說明設定格式。
	新增附件：附加檔案，例如活動中要使用的文件或簡報。

4.3 使用指定目標註解討論議程

1. 在 Google 文件、試算表或簡報中，選取您要加上註解的文字。
2. 按一下「新增註解」圖示 。
3. 在方塊中輸入註解內容。
4. (選用) 如要指定工作或註解的接收對象，請輸入加號 (+) 再接著對方的電子郵件地址。您想指定多少人都沒問題，所有接收對象都會收到一封包含註解內容和檔案連結的電子郵件。
5. (選用) 如要將註解指派給特定使用者，請勾選 [指派給] 方塊。
6. 按一下 [註解] 或 [指派]。

注意：如果檔案中的註解數量達到上限，您可以另外建立不含註解的檔案副本。

4.4 傳送更新內容及注意事項給邀請對象，例如會議地點的路線

1. 在 Google 日曆的日曆方格中，按一下活動名稱。
2. 按一下「編輯」圖示 ，即可對活動進行變更。
3. 按一下 [儲存]。
4. 輸入要給邀請對象的訊息。
5. 按一下 [傳送]。

5 舉辦會議

5.1 加入會議

透過 Google 日曆加入會議

1. 在 Google 日曆中按一下你要加入的活動。
2. 按一下 [使用 Google Meet 加入會議]。
3. 在隨即開啟的視窗中，按一下 [立即加入]。

透過 Gmail 加入會議

1. 開啟 Gmail，然後按一下側欄的「Meet」。
2. 選擇下列任一選項：
   • 按一下「發起會議」 以發起新會議 「立即加入」。
   • 按一下「加入會議」並輸入會議暱稱或代碼 「加入」。
   • 如要加入排定的會議，請將滑鼠遊標移至「我的會議」「立即加入」。

透過 Meet 加入會議

在 Meet 中，只要選取已排定的活動或是輸入會議代碼/暱稱，即可加入會議。

選取已排定的活動：

1. 在網路瀏覽器中輸入 https://meet.google.com。
2. 從已排定的活動清單中選取會議。只有透過 Google 日曆排定的會議才會顯示在 Google Meet 中。
3. 按一下 [立即加入]。

提示：前 5 位參與者加入會議時會有音效提示，之後如果還有其他新加入的參與者，則一律只會顯示無聲通知。

輸入會議代碼或會議暱稱：

1. 在網路瀏覽器中輸入 https://meet.google.com。
2. 依序按一下 [輸入會議代碼或連結] > [加入]。
3. 輸入會議代碼或暱稱。
   • 會議代碼是指位於會議連結尾端的字母字串，但不必輸入連字號。
   • 你只能在與同屬一個機構的人開會時使用會議暱稱。這項功能目前僅適用於 Google Workspace 使用者。

   • 如果貴機構購買並安裝了 Meet 設備裝置，你也可以直接在裝置上輸入會議代碼或暱稱。

   • 如果要使用新的代碼發起新會議，則請將此欄位留空。

4. 依序按一下 [繼續] 和 [立即加入]。

提示：如果在辦公室會議室，請透過筆記型電腦使用夥伴模式加入會議，並參與活動。在夥伴模式中，系統會關閉麥克風和攝影機，以降低筆記型電腦出現回音的風險。進一步瞭解夥伴模式。

請參閱 Google Meet 一覽表。

5.2 使用資料進行簡報、討論和協作

使用 Google Workspace for Education 的會議發起人可以禁止參與者分享螢幕畫面。

1. 在 Google 雲端硬碟中，開啟您要共用或在螢幕畫面上分享的 Google 文件、Google 試算表或 Google 簡報檔案。
2. (選用) 如要與邀請對象同時編輯文件、試算表或簡報，請按照下列步驟操作：
   1. 按一下右上角的 [共用]。
   2. 新增文件標題並按一下 [儲存]。
   3. 新增會議邀請對象，然後將 [編輯者] 權限授予所有人。
   4. 按一下 [傳送]。
3. 開啟 Google Meet 並加入會議。
4. 按一下 [立即分享螢幕畫面] 並選取要分享的畫面：
   • 您的整個畫面
   • 單個視窗
   • 分頁
5. 按一下 [分享]。

提示：如果您並非使用 Chrome 瀏覽器 (會自動隱藏任何彈出式通知)，可以將通知設為靜音或關閉。這樣一來，當您分享螢幕畫面時，系統就不會顯示通知。

5.3 指派工作

1. 在 Google 文件、試算表或簡報中，選取您要加上註解的文字。
2. 按一下「新增註解」圖示 。
3. 在方塊中輸入註解內容。
4. (選用) 如要指定工作或註解的接收對象，請輸入加號 (+) 再接著對方的電子郵件地址。您想指定多少人都沒問題，所有接收對象都會收到一封包含註解內容和檔案連結的電子郵件。
5. (選用) 如要將註解指派給特定使用者，請勾選 [指派給] 方塊。
6. 按一下 [註解] 或 [指派]。

注意：如果檔案中的註解數量達到上限，您可以另外建立不含註解的檔案副本。

6 後續追蹤

6.1 傳送後續追蹤電子郵件

1. 在 Google 日曆的日曆方格中，按一下活動名稱。
2. 按一下「編輯」圖示 ，即可對活動進行變更。
3. 按一下 [儲存]。
4. 輸入要給邀請對象的訊息。
5. 按一下 [傳送]。

6.2 在議程中指派操作項目，以便追蹤進度

1. 在 Google 文件、試算表或簡報中，選取您要加上註解的文字。
2. 按一下「新增註解」圖示 。
3. 在方塊中輸入註解內容。
4. (選用) 如要指定工作或註解的接收對象，請輸入加號 (+) 再接著對方的電子郵件地址。您想指定多少人都沒問題，所有接收對象都會收到一封包含註解內容和檔案連結的電子郵件。
5. (選用) 如要將註解指派給特定使用者，請勾選 [指派給] 方塊。
6. 按一下 [註解] 或 [指派]。

注意：如果檔案中的註解數量達到上限，您可以另外建立不含註解的檔案副本。

6.3 安排後續追蹤會議以取得狀態更新資訊

1. 在 Google 日曆中，選擇以下其中一種做法：
   • 在日曆方格中按一下有空的時段。
   • 按一下 [ 建立]。
2. 選取 [活動]。

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