Planifier et organiser des réunions où que vous soyez

Points abordés

Comment planifier et organiser des visioconférences efficaces avec votre équipe

Voici ce dont vous avez besoin

10 minutes

 Compte Google Workspace — Vous n'en avez pas ? Démarrez dès aujourd'hui votre essai de 14 jours.

Ce tutoriel vous guidera à travers les étapes suivantes

Préparer l'ordre du jour Planifier la réunion Confirmer la participation Partager des supports Tenir la réunion Suivi

1. Préparer l'ordre du jour

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1.1 Réserver du temps dans votre agenda pour préparer la réunion (exemple : ne pas déranger, réunion en cours de préparation)

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Facultatif : Si vous souhaitez ajouter des invités à votre événement, cliquez sur Rechercher des contacts à gauche et saisissez les premières lettres du nom de vos invités.
3. Dans l'agenda, cliquez sur une heure à laquelle aucun événement n'est encore planifié.
4. Donnez un titre à l'événement et ajoutez les détails voulus.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Conseil : Pour prolonger la durée de l'événement, cliquez sur l'heure voulue et faites glisser la souris vers le bas jusqu'à l'heure de fin.

1.2 Créer votre ordre du jour

Depuis votre ordinateur, vous pouvez partager des notes de réunion directement dans un événement Google Agenda.

Ajouter des notes de réunion à des événements depuis Google Docs

1. Sur votre ordinateur, ouvrez le document Google Docs, nouveau ou existant, que vous souhaitez ajouter à un événement.
2. Dans le document, saisissez "@".
3. Dans le menu contextuel, cliquez sur Notes de réunion.
4. Recherchez un événement.
   1. Astuce : Vous pouvez saisir "Suivant" pour sélectionner la prochaine réunion dans votre agenda. 
5. Sélectionnez un événement. Les détails de l'événement sont préremplis dans les notes de réunion, mais les notes ne sont pas jointes à l'événement.
   • Si vous êtes l'organisateur de la réunion : un pop-up vous invite à partager et à joindre le document à votre événement. Pour accorder l'accès à ce document, cliquez sur Partager et joindre.
   • Si vous n'êtes pas l'organisateur de la réunion : un pop-up vous invite à partager le document. Pour accorder l'accès à ce document, cliquez sur Partager. Le document n'est pas joint à l'événement.

Ajouter des notes de réunion à un nouvel événement depuis Google Agenda

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Créez un événement.
3. Facultatif : Saisissez le titre, l'heure, les invités et d'autres informations.
4. Cliquez sur Ajouter une description ou une pièce jointe  Créer des notes de réunion  Enregistrer.
   • Les notes de réunion, préremplies avec les détails de l'événement, sont jointes à l'événement et partagées avec les invités, y compris les personnes externes à votre organisation.

Ajouter des pièces jointes et des notes à un événement existant depuis Google Agenda

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Sélectionnez une option :
   • Cliquez sur un événement  Prendre des notes de réunion.
     Des notes de réunion préremplies incluant les détails de l'événement sont jointes à celui-ci.
   • Cliquez sur un événement  Menu   Joindre un document.
     Les notes de réunion sélectionnées sont jointes à l'événement.
3. Les notes de réunion s'affichent dans une nouvelle fenêtre. Sur la droite, cliquez sur Partager.

2 Planifier la réunion

2.1 Créer un événement

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Facultatif : Si vous souhaitez ajouter des invités à votre événement, cliquez sur Rechercher des contacts à gauche et saisissez les premières lettres du nom de vos invités.
3. Dans l'agenda, cliquez sur une heure à laquelle aucun événement n'est encore planifié.
4. Donnez un titre à l'événement et ajoutez les détails voulus.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Conseil : Pour prolonger la durée de l'événement, cliquez sur l'heure voulue et faites glisser la souris vers le bas jusqu'à l'heure de fin.

2.2 Ajouter des invités

Si une personne a partagé son agenda avec vous, ou qu'elle fait partie de votre organisation, vous pouvez vérifier si elle est disponible ou occupée lorsque vous l'invitez à un événement.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Sur la gauche, cliquez sur Rechercher des contacts.
3. Saisissez les premières lettres du nom de la personne à inviter.
4. En haut à gauche, cliquez sur Créer .
5. Cliquez sur Horaires proposés. Si l'invité que vous avez sélectionné a partagé son agenda avec vous, vous verrez ses disponibilités.

Remarque : Si vous créez un événement dans Agenda sans autoriser les invités à le modifier, ils ne pourront pas modifier la date ou l'heure de cet événement dans leur propre agenda.

2.3 Trouver un créneau horaire qui convient à tout le monde, quel que soit le fuseau horaire de chacun

Si une personne a partagé son agenda avec vous, ou qu'elle fait partie de votre organisation, vous pouvez vérifier si elle est disponible ou occupée lorsque vous l'invitez à un événement.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Sur la gauche, cliquez sur Rechercher des contacts.
3. Saisissez les premières lettres du nom de la personne à inviter.
4. En haut à gauche, cliquez sur Créer .
5. Cliquez sur Horaires proposés. Si l'invité que vous avez sélectionné a partagé son agenda avec vous, vous verrez ses disponibilités.

2.4 Réserver des salles

Remarque : Si les ressources, les informations sur les salles ou les suggestions automatiques ne s'affichent pas, cela signifie peut-être que votre administrateur ne les a pas configurées pour votre organisation.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Créez un événement ou ouvrez un événement existant.
3. Si vous modifiez un événement existant, cliquez sur Modifier l'événement .
4. Si votre compte fait partie d'une organisation associée à des salles, cliquez sur Salles. En fonction des personnes que vous invitez, vous pouvez choisir une salle parmi les suggestions proposées, ou en rechercher une autre. Cliquez sur les salles ou les ressources que vous souhaitez ajouter.
   • Important : Si vous ne parvenez pas à ajouter une salle à un événement, Google Agenda peut suggérer une méthode rapide pour créer un double de l'événement dans lequel vous pouvez réserver une salle. Cette méthode crée un seul événement, sans invités.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Astuce : Les administrateurs de compte peuvent ajouter des salles et des ressources que les utilisateurs peuvent réserver à l'aide de la Console d'administration.

2.5 Organiser une visioconférence pour des invités distants

Pour programmer une visioconférence Meet dans Agenda, il suffit d'ajouter un ou plusieurs invités à l'événement. La visioconférence est créée automatiquement.

2.6 Ajouter les détails de l'événement, par exemple l'ordre du jour ou des instructions pour la réunion

	Sélectionnez un fuseau horaire.
	Planifiez un événement périodique.
	Recherchez un horaire : trouvez un créneau pendant lequel vos collaborateurs seront disponibles pour participer à la réunion.
	Ajoutez les détails de l'événement : définissez le lieu de la réunion et envoyez des notifications d'événement, entre autres.
	Ajoutez une visioconférence : ajoutez une visioconférence à votre événement, ou sélectionnez un module complémentaire de conférence tiers.
	Rédigez une description de l'événement : fournissez des détails complémentaires tels que des coordonnées, des instructions ou des liens concernant votre événement. Vous pouvez mettre en forme votre description avec des caractères gras, italiques ou soulignés, ou en y insérant des listes et des liens.
	Ajoutez des pièces jointes : joignez des fichiers tels que des documents ou des présentations à vos événements.

2.7 Envoi d'invitations par e-mail

Une fois que vous avez renseigné tous les détails nécessaires, enregistrez votre événement et envoyez les invitations.

1. Cliquez sur Enregistrer.
2. Sélectionnez une option :
   • Envoyer pour avertir les invités par e-mail
   • Ne pas envoyer pour ne pas envoyer de notification pour le moment
   • Ignorer pour continuer à modifier l'invitation
3. Si vous invitez des personnes externes à votre organisation, cliquez sur l'une des options suivantes :
   • Inviter des personnes externes pour les avertir
   • Poursuivre les modifications pour les avertir plus tard 
4. (Facultatif) Pour ouvrir votre événement, sur la page "Modifier l'événement", cliquez sur Autres options.

Pour mettre à jour un événement existant :

Vous pouvez inviter d'autres participants, modifier le lieu de la réunion, et plus encore.

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Cliquez sur l'événement que vous souhaitez modifier. Si l'option Modifier l'événement apparaît, cliquez dessus.
3. Apportez les modifications voulues.
4. En haut de la page, cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Si l'organisateur de l'événement ne vous a pas accordé le droit de modifier l'événement, vous ne pouvez pas changer l'horaire ni la durée de celui-ci.

3 Confirmer la participation

3.1 Vérifier qui a accepté et refusé votre invitation

Si vous souhaitez suivre la participation à votre événement, vous pouvez voir instantanément qui a accepté ou refusé votre invitation, et qui a proposé un nouvel horaire.

Pour vérifier la participation à votre événement :

1. Dans la grille de l'agenda, cliquez une fois sur l'événement concerné.
2. Les réponses de vos invités apparaissent à côté de leur nom. Vous devrez peut-être cliquer sur la flèche vers le bas  pour afficher les réponses.

Pour répondre à une proposition de changement d'horaire de réunion :

1. Dans votre agenda, cliquez sur un événement associé à une icône représentant une horloge.
2. Sous "Invités", recherchez les horaires proposés.
3. Sous la proposition d'horaire que vous souhaitez consulter, cliquez sur Consulter l'horaire proposé.
4. Pour remplacer l'horaire de l'événement par l'horaire proposé, cliquez sur Enregistrer.

4 Partager des supports

4.1 Créer et partager des supports de réunion

1. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez partager.
2. Cliquez sur Partager ou sur Partager .
3. Sous Partager avec des personnes et des groupes, saisissez l'adresse e-mail de la personne concernée par le partage.

   Remarque : Si le partage avec des visiteurs est activé pour votre organisation, vous pouvez inviter une personne qui ne possède pas de compte Google à collaborer sur vos fichiers et dossiers Google Drive. Consultez Partager des documents avec des visiteurs.

4. Pour modifier ce que les utilisateurs sont autorisés à faire avec votre fichier, cliquez sur la flèche vers le bas Lecteur, Commentateur ou Éditeur.
5. Choisissez d'envoyer une notification aux personnes concernées.
   • Si vous souhaitez informer les utilisateurs que vous avez partagé un fichier avec eux, cochez l'option Envoyer une notification. Si vous envoyez une notification par e-mail, elle sera transmise à toutes les adresses indiquées.
   • Si vous ne souhaitez pas avertir les utilisateurs, décochez l'option Envoyer une notification.
6. Cliquez sur Partager ou Envoyer.

Utiliser ce modèle de plan de projet

4.2 Joindre l'ordre du jour et les supports de la réunion à votre invitation

	Sélectionnez un fuseau horaire.
	Planifiez un événement périodique.
	Recherchez un horaire : trouvez un créneau pendant lequel vos collaborateurs seront disponibles pour participer à la réunion.
	Ajoutez les détails de l'événement : définissez le lieu de la réunion et envoyez des notifications d'événement, entre autres.
	Ajoutez une visioconférence : ajoutez une visioconférence à votre événement, ou sélectionnez un module complémentaire de conférence tiers.
	Rédigez une description de l'événement : fournissez des détails complémentaires tels que des coordonnées, des instructions ou des liens concernant votre événement. Vous pouvez mettre en forme votre description avec des caractères gras, italiques ou soulignés, ou en y insérant des listes et des liens.
	Ajoutez des pièces jointes : joignez des fichiers tels que des documents ou des présentations à vos événements.

4.3 Examiner l'ordre du jour au moyen de commentaires ciblés

1. Dans Docs, Sheets ou Slides, sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter.
2. Cliquez sur Ajouter un commentaire .
3. Saisissez votre commentaire dans le champ prévu à cet effet.
4. (Facultatif) Pour adresser votre tâche ou votre commentaire à une personne spécifique, saisissez le signe plus (+) suivi de son adresse e-mail. Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez. Cette personne recevra un e-mail contenant votre commentaire accompagné d'un lien vers le fichier.
5. (Facultatif) Pour adresser le commentaire à une personne en particulier, cochez l'option Attribuer à.
6. Cliquez sur Commentaire ou sur Attribuer.

Remarque : Si un fichier atteint le nombre maximal de commentaires, vous pouvez faire une copie du fichier sans en copier les commentaires.

4.4 Envoyer des informations et des remarques à vos invités, par exemple un itinéraire

1. Dans Agenda, cliquez sur le nom de l'événement concerné dans la grille de l'agenda.
2. Cliquez sur Modifier  et apportez les modifications souhaitées à l'événement.
3. Cliquez sur Enregistrer.
4. Saisissez un message pour les invités.
5. Cliquez sur Envoyer.

5 Tenir la réunion

5.1 Rejoindre votre réunion

Participer à une réunion depuis Agenda

1. Dans Google Agenda, cliquez sur l'événement auquel vous voulez participer.
2. Cliquez sur Participer avec Google Meet.
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur Participer à la réunion. 

Participer à une réunion depuis Gmail

1. Ouvrez Gmail. Dans la barre latérale, cliquez sur Meet.
2. Sélectionnez une option :
   • Cliquez sur Nouvelle réunion pour créer une réunionParticiper à la réunion.
   • Cliquez sur Rejoindre une réunion et saisissez un alias ou un code de réunionParticiper.
   • Pour participer à une réunion planifiée, pointez sur une réunion sous Mes réunionsParticiper à la réunion.

Participer à une réunion depuis Meet

Dans Meet, vous pouvez sélectionner un événement planifié, ou saisir le code ou l'alias d'une réunion.

Sélectionnez un événement planifié :

1. Dans un navigateur Web, saisissez l'adresse https://meet.google.com/.
2. Sélectionnez la réunion dans la liste des événements planifiés. Seules les réunions planifiées via Google Agenda apparaissent dans Google Meet.
3. Cliquez sur Participer à la réunion.

Astuce : Un signal sonore retentit lorsque les cinq premières personnes rejoignent la réunion. Vous recevez une notification silencieuse à l'arrivée des participants suivants.

Saisissez un code ou un alias de réunion :

1. Dans un navigateur Web, saisissez l'adresse https://meet.google.com/.
2. Cliquez sur Saisir un code ou un lien, puis sur Participer.
3. Saisissez un code de réunion ou un alias.
   • Le code de la réunion correspond à la chaîne de lettres indiquée à la fin du lien de la réunion. Vous n'avez pas besoin de saisir les tirets.
   • Vous ne pouvez utiliser des alias de réunion qu'avec les membres de votre organisation. Actuellement, cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs de Google Workspace.

   • Si votre organisation a acheté et installé un appareil du matériel Meet, vous pouvez également saisir le code ou l'alias de la réunion sur cet appareil.

   • Laissez le champ vide pour démarrer une nouvelle réunion à l'aide d'un nouveau code. 

4. Cliquez sur Continuer, puis sur Participer à la réunion.

Astuce: Si vous êtes dans une salle de réunion de bureau, vous pouvez participer à la réunion depuis votre ordinateur portable en utilisant le mode Compagnon pour présenter des activités et y participer. Votre micro et votre caméra sont désactivés en mode Compagnon pour réduire les risques d'écho de votre ordinateur portable.  En savoir plus sur le mode Compagnon

Utilisez cet aide-mémoire Google Meet.

5.2 Présenter des supports et échanger en mode collaboratif

Les organisateurs de réunions avec Google Workspace for Education peuvent empêcher les participants de partager leur écran.

1. Dans Google Drive, ouvrez le fichier Google Docs, Google Sheets ou Google Slides que vous souhaitez partager ou présenter.
2. (Facultatif) Pour modifier un document, une feuille de calcul ou une présentation en même temps que vos invités :
   1. En haut à droite, cliquez sur Partager.
   2. Ajoutez un titre à votre document, puis cliquez sur Enregistrer.
   3. Ajoutez vos invités à la réunion et attribuez-leur l'accès Éditeur.
   4. Cliquez sur Envoyer.
3. Ouvrez Google Meet, puis rejoignez la réunion.
4. Cliquez sur Présenter maintenant, puis choisissez les éléments à partager :
   • L'intégralité de votre écran
   • Une fenêtre
   • Un onglet
5. Cliquez sur Partager.

Conseil : Si vous n'utilisez pas le navigateur Chrome (qui masque automatiquement les notifications pop-up), suspendez ou désactivez les notifications pour éviter qu'elles ne s'affichent pendant votre présentation.

5.3 Attribuer des tâches

1. Dans Docs, Sheets ou Slides, sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter.
2. Cliquez sur Ajouter un commentaire .
3. Saisissez votre commentaire dans le champ prévu à cet effet.
4. (Facultatif) Pour adresser votre tâche ou votre commentaire à une personne spécifique, saisissez le signe plus (+) suivi de son adresse e-mail. Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez. Cette personne recevra un e-mail contenant votre commentaire accompagné d'un lien vers le fichier.
5. (Facultatif) Pour adresser le commentaire à une personne en particulier, cochez l'option Attribuer à.
6. Cliquez sur Commentaire ou sur Attribuer.

Remarque : Si un fichier atteint le nombre maximal de commentaires, vous pouvez faire une copie du fichier sans en copier les commentaires.

6 Effectuer le suivi

6.1 Envoyer un e-mail de suivi

1. Dans Agenda, cliquez sur le nom de l'événement concerné dans la grille de l'agenda.
2. Cliquez sur Modifier  et apportez les modifications souhaitées à l'événement.
3. Cliquez sur Enregistrer.
4. Saisissez un message pour les invités.
5. Cliquez sur Envoyer.

6.2 Suivre l'avancement du projet en assignant des tâches selon les points abordés lors de la réunion

1. Dans Docs, Sheets ou Slides, sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter.
2. Cliquez sur Ajouter un commentaire .
3. Saisissez votre commentaire dans le champ prévu à cet effet.
4. (Facultatif) Pour adresser votre tâche ou votre commentaire à une personne spécifique, saisissez le signe plus (+) suivi de son adresse e-mail. Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez. Cette personne recevra un e-mail contenant votre commentaire accompagné d'un lien vers le fichier.
5. (Facultatif) Pour adresser le commentaire à une personne en particulier, cochez l'option Attribuer à.
6. Cliquez sur Commentaire ou sur Attribuer.

Remarque : Si un fichier atteint le nombre maximal de commentaires, vous pouvez faire une copie du fichier sans en copier les commentaires.

6.3 Organiser des réunions pour faire le point sur l'avancement des tâches

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Facultatif : Si vous souhaitez ajouter des invités à votre événement, cliquez sur Rechercher des contacts à gauche et saisissez les premières lettres du nom de vos invités.
3. Dans l'agenda, cliquez sur une heure à laquelle aucun événement n'est encore planifié.
4. Donnez un titre à l'événement et ajoutez les détails voulus.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Conseil : Pour prolonger la durée de l'événement, cliquez sur l'heure voulue et faites glisser la souris vers le bas jusqu'à l'heure de fin.

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