Videokonferenzen von überall her planen und abhalten

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Lerninhalte

Hier erfahren Sie, wie Sie produktive Videokonferenzen mit Ihrem Team planen und abhalten.

Voraussetzungen

Ungefähr 15 Minuten.

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In dieser Anleitung

Agenda planen Besprechung planen Antworten im Blick behalten Materialien freigeben Besprechung abhalten To-do-Liste

1. Agenda planen

Alle maximieren  |  Alle minimierenAlle minimierenAlle minimieren

1.1 Zeitraum im Kalender für die Vorbereitung sperren (Beispiel: Bitte nicht stören – Besprechungsvorbereitung)

1. Wählen Sie in Google Kalender eine Option aus:
   • Klicken Sie im Kalenderraster auf einen leeren Zeitblock.
   • Klicken Sie auf Erstellen.
2. Wählen Sie Termin aus.

1.2 Agenda erstellen

Sie können direkt in Google Docs oder Google Drive ein neues Dokument erstellen.

Wählen Sie eine Option aus:

• Klicken Sie in Docs auf „Erstellen“ .
• Klicken Sie in Drive auf Neu und zeigen Sie dann neben Google Docs auf den Rechtspfeilklicken Sie auf Leeres Dokument oder Aus einer Vorlage.

2. Videokonferenz planen

2.1 Termin erstellen

1. Wählen Sie in Google Kalender eine Option aus:
   • Klicken Sie im Kalenderraster auf einen leeren Zeitblock.
   • Klicken Sie auf Erstellen.
2. Wählen Sie Termin aus.

2.2 Gäste hinzufügen

1. Geben Sie im Feld Gäste hinzufügen die ersten Buchstaben des Namens oder der E-Mail-Adresse einer Person ein. Schon während der Texteingabe werden Ihnen passende Adressen aus dem Verzeichnis Ihrer Organisation angezeigt.
2. Klicken Sie auf einen Vorschlag, um die entsprechende Person dem Termin hinzuzufügen. Falls keine Vorschläge angezeigt werden, geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse des Gasts ein. Nachdem Sie Ihrem Termin einen Gast hinzugefügt haben:
   • Eine Videokonferenz in Google Meet wird dem Termin automatisch hinzugefügt.
   • Der Kalender des Gasts wird neben Ihrem angezeigt.
3. Hinweis: Über die Adresse einer Google Groups-Mailingliste können Sie eine große Gruppe von Personen gleichzeitig einladen.
   Hier erfahren Sie, wie Sie Termine mit vielen Gästen in Google Kalender verwalten.
4. Sie haben auch die Möglichkeit, die Teilnahme eines Gasts als optional zu markieren. Bewegen Sie dazu den Mauszeiger auf den Namen des Gasts und klicken Sie auf "Personen" .
5. Optional: Wenn Sie Gästen erlauben möchten, Termine zu bearbeiten, Personen einzuladen oder die Gästeliste aufzurufen, klicken Sie auf Berechtigungen für Gäste und dann auf die entsprechenden Kästchen.

Hinweis: Wenn Sie einen Termin in Google Kalender erstellen und den Gästen keine Berechtigung zum Ändern erteilen, können diese das Datum und die Uhrzeit des Termins nicht in ihrem eigenen Kalender ändern.

2.3 Zeit finden, die für alle Zeitzonen passt

1. Öffnen Sie Google Kalender und klicken Sie auf  Eintragen  Termin.
2. Geben Sie im Abschnitt Gäste hinzufügen die E-Mail-Adresse der gewünschten Person ein.  
3. Klicken Sie auf Zeitvorschläge und wählen Sie eine Zeit aus. 
4. Klicken Sie auf einen Zeitblock.
5. Optional: Wenn Sie keine vorgeschlagene Besprechungszeit finden, klicken Sie auf Zeitpunkt finden und wählen Sie einen Zeitblock aus. 
6. Klicken Sie auf Speichern.

2.4 Räume buchen

Hinweis: Wenn Sie keine Ressourcen, Raumdetails oder automatische Vorschläge für Räume sehen, hat Ihr Administrator diese Informationen möglicherweise für Ihre Organisation nicht angegeben.

1. Klicken Sie auf Räume hinzufügen.

   Hinweis: Falls diese Option nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

   Vorschläge werden automatisch auf Grundlage Ihres beruflichen Standorts, der Teilnehmerzahl und der bisherigen Raumbuchungen angezeigt.
2. So passen Sie die Auswahlkriterien für den Besprechungsraum an:

   • Klicken Sie auf "Personen" , um anzugeben, wie groß der Raum sein muss.
   • Mit einem Klick auf "Video"  geben Sie an, dass der Raum für Videokonferenzen ausgestattet sein muss.
   • Und mit einem Klick auf "Telefon"  legen Sie fest, dass der Raum für Telefonkonferenzen geeignet sein soll.

3. Bewegen Sie den Mauszeiger auf einen Raum, der die Kriterien erfüllt, und klicken Sie das Kästchen an, um ihn auszuwählen.
4. Wenn kein geeigneter Raum dabei ist:

   1. Geben Sie in das Suchfeld einen anderen Ressourcen- oder Gebäudenamen, eine Etage oder den Namen einer Ausstattung ein, z. B. "Chromebox für Meetings". Während der Eingabe werden unter dem Suchfeld Ergebnisse angezeigt.
   2. Bewegen Sie den Mauszeiger auf einen Raum, um sich die Details anzeigen zu lassen, z. B. Raumkapazität, Ort, Ausstattung und weitere Merkmale.
   3. Wenn ein geeigneter Raum dabei ist, bewegen Sie den Mauszeiger darauf und klicken Sie das Kästchen an, um ihn auszuwählen.

2.5 Videokonferenzen für Gäste einrichten, die nicht vor Ort sind

Sie können Meet-Videokonferenzen ganz einfach in Google Kalender planen. Fügen Sie dem Termin dazu mindestens einen Gast hinzu, damit automatisch eine Videokonferenz hinzugefügt wird.

2.6 Termindetails hinzufügen, z. B. eine Tagesordnung oder Hinweise zur Teilnahme

	Zeitzone auswählen
	Wiederkehrenden Termin einrichten
	Zeitpunkt finden: Hier können Sie nach einem Zeitpunkt suchen, an dem alle verfügbar sind.
	Termindetails hinzufügen: Hier können Sie u. a. einen Ort hinzufügen und Terminbenachrichtigungen einrichten.
	Videokonferenz hinzufügen: Sie haben auch die Möglichkeit, das Add-on eines Drittanbieters auszuwählen.
	Beschreibung hinzufügen: Hier haben Sie Platz, um Details wie Kontaktdaten, Anleitungen oder Links anzugeben. Sie können die Beschreibung bearbeiten, indem Sie Listen und Links hinzufügen oder den Text fett bzw. kursiv formatieren oder unterstreichen.
	Anhänge hinzufügen: Sie haben die Möglichkeit, Dateien anzuhängen, z. B. Dokumente oder Präsentationen.

2.7 Einladungen senden

Wenn Sie alle Details eingegeben haben, speichern Sie den Termin und senden Sie die Einladungen.

1. Klicken Sie auf Speichern.
2. Entscheiden Sie sich für eine der folgenden Optionen:
   • Senden, um Gäste per E-Mail zu benachrichtigen
   • Nicht senden, wenn Sie derzeit niemanden benachrichtigen möchten
   • Schließen, um mit dem Bearbeiten der Einladung fortzufahren
3. Wenn Sie Personen außerhalb Ihrer Organisation einladen möchten, klicken Sie auf eine dieser Optionen:
   • Externe Gäste einladen, wenn Sie gleich eine Benachrichtigung senden möchten
   • Weiter bearbeiten, wenn Sie die Gäste erst später einladen möchten
4. Optional: Wenn Sie auf der Seite "Termin bearbeiten" Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie auf Weitere Optionen.

So aktualisieren Sie einen Termin:

Sie können z. B. weitere Gäste einladen und den Ort für die Videokonferenz ändern.

1. Klicken Sie im Kalenderraster auf den Termin  "Bearbeiten" .
2. Wenn Sie weitere Gäste einladen möchten, ändern Sie den Ort der Besprechung oder fügen Sie Anhänge hinzu. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Wenn der Organisator Ihnen keinen Bearbeitungszugriff gewährt hat, können Sie Zeit und Dauer des Termins nicht ändern.

3. Antworten im Blick behalten

3.1 Sehen, wer die Einladung angenommen oder abgelehnt hat

Sie können ganz einfach sehen, wer Ihre Einladung angenommen oder abgelehnt und wer eine neue Uhrzeit für die Videokonferenz vorgeschlagen hat. So haben Sie die Teilnehmerzahl für Ihre Veranstaltung immer im Blick.

So überprüfen Sie die Teilnahme von Gästen:

1. Klicken Sie im Kalenderraster auf den Termin.
2. Neben jedem Gast sehen Sie eine Antwort. Gegebenenfalls müssen Sie auf den Abwärtspfeil klicken , um die Antworten zu sehen.

So antworten Sie auf einen neuen Terminvorschlag für eine Videokonferenz:

1. Klicken Sie im Kalenderraster auf den Termin.
2. Rufen Sie im Abschnitt Gäste den Vorschlag auf und klicken Sie auf Terminvorschlag prüfen.
3. Klicken Sie auf Speichern, um den Vorschlag zu bestätigen.
4. Optional: Klicken Sie auf Senden, um die Gäste über die neue Zeit zu informieren.

4. Materialien freigeben

4.1 Materialien für die Videokonferenz erstellen und freigeben

1. Wählen Sie die Datei aus, die Sie freigeben möchten.
2. Klicken Sie auf Freigeben bzw. auf „Freigeben“ .
3. Geben Sie unter Für Personen und Gruppen freigeben die E-Mail-Adresse ein, für die Sie die Datei oder den Ordner freigeben möchten.

   Hinweis: Wenn die Freigabe für Besucher für Ihre Organisation aktiviert ist, können Sie Personen, die kein Google-Konto haben, zur Zusammenarbeit an Ihren Google Drive-Dateien und -Ordnern einladen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Dokumente für Besucher freigeben.

4. Um zu ändern, was andere Personen mit Ihrer Datei tun können, klicken Sie rechts auf den Abwärtspfeil   Betrachter, Kommentator oder Bearbeiter.
5. Wählen Sie aus, ob andere benachrichtigt werden sollen.
   • Wenn Sie andere benachrichtigen möchten, dass Sie eine Datei freigegeben haben, klicken Sie auf das Kästchen neben Personen benachrichtigen. Wenn Sie Personen benachrichtigen, wird jede von Ihnen eingegebene E-Mail-Adresse in die E-Mail aufgenommen.
   • Wenn andere nicht benachrichtigt werden sollen, entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen Personen benachrichtigen.
6. Klicken Sie auf Freigeben oder Senden.

Vorlage für einen Projektplan

4.2 Agenda und Materialien für die Videokonferenz zur Einladung hinzufügen

	Zeitzone auswählen
	Wiederkehrenden Termin einrichten
	Zeitpunkt finden: Hier können Sie nach einem Zeitpunkt suchen, an dem alle verfügbar sind.
	Termindetails hinzufügen: Hier können Sie u. a. einen Ort hinzufügen und Terminbenachrichtigungen einrichten.
	Videokonferenz hinzufügen: Sie haben auch die Möglichkeit, das Add-on eines Drittanbieters auszuwählen.
	Beschreibung hinzufügen: Hier haben Sie Platz, um Details wie Kontaktdaten, Anleitungen oder Links anzugeben. Sie können die Beschreibung bearbeiten, indem Sie Listen und Links hinzufügen oder den Text fett bzw. kursiv formatieren oder unterstreichen.
	Anhänge hinzufügen: Sie haben die Möglichkeit, Dateien anzuhängen, z. B. Dokumente oder Präsentationen.

4.3 Agenda mit zielgerichteten Kommentaren diskutieren

1. Öffnen Sie Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen und wählen Sie den Text aus, den Sie kommentieren möchten.
2. Klicken Sie auf „Kommentar hinzufügen“ .
3. Geben Sie Ihren Kommentar in das Feld ein.
4. Wenn Sie den Kommentar an eine bestimmte Person richten möchten, geben Sie ein Pluszeichen (+) gefolgt von der entsprechenden E-Mail-Adresse ein. Sie können beliebig viele Personen hinzufügen. Jede Person erhält per E-Mail den Kommentar sowie den Link zur Datei.
5. Sie können den Kommentar auch einer bestimmten Person als Aufgabe zuweisen. Klicken Sie dazu das Kästchen [Name der Person] zuweisen an.
6. Klicken Sie auf Kommentieren oder auf Aufgabe zuweisen.

Hinweis: Wenn eine Datei die maximale Anzahl von Kommentaren erreicht, können Sie eine Kopie der Datei ohne Kommentare machen.

4.4 Änderungen und Hinweise an Ihre Gäste senden

1. Klicken Sie in Google Kalender im Kalenderraster auf den gewünschten Termin.
2. Klicken Sie auf "Bearbeiten"  und ändern Sie ihn.
3. Klicken Sie auf Speichern. 
4. Geben Sie eine Nachricht für Gäste ein.
5. Klicken Sie auf Senden.

5. Videokonferenz abhalten

5.1 An der Videokonferenz teilnehmen

Über Google Kalender teilnehmen

1. Klicken Sie in Google Kalender auf den Termin, an dem Sie teilnehmen möchten.
2. Klicken Sie auf Mit Google Meet teilnehmen.
3. Klicken Sie im Fenster, das anschließend geöffnet wird, auf Jetzt teilnehmen. 

Über Gmail teilnehmen

1. Öffnen Sie Gmail und klicken Sie in der Seitenleiste auf Meet.
2. Wählen Sie eine Option aus:
   • Klicken Sie auf Neue Besprechung, um eine neue Videokonferenz zu startenJetzt teilnehmen.
   • Klicken Sie auf An Besprechung teilnehmen und geben Sie einen Alias oder Code ein Teilnehmen.
   • Wenn Sie an einer geplanten Besprechung teilnehmen möchten, bewegen Sie den Mauszeiger auf Meine VideokonferenzenJetzt teilnehmen.

Über Meet teilnehmen

In Meet können Sie entweder einen geplanten Termin auswählen oder einen Besprechungscode bzw. Alias eingeben.

So wählen Sie einen geplanten Termin aus:

1. Öffnen Sie https://meet.google.com in einem Webbrowser.
2. Wählen Sie die Videokonferenz aus der Liste der geplanten Termine aus. In Google Meet werden nur Videokonferenzen angezeigt, die über Google Kalender geplant wurden.
3. Klicken Sie auf Jetzt teilnehmen.

Hinweis: Bei den ersten fünf Personen, die an der Videokonferenz teilnehmen, ist ein Signalton zu hören. Zu allen weiteren Teilnehmern erhalten Sie eine stumme Benachrichtigung.

Geben Sie einen Besprechungscode oder Alias ein.

1. Öffnen Sie https://meet.google.com in einem Webbrowser.
2. Klicken Sie auf Code oder Link eingeben > Teilnehmen.
3. Geben Sie einen Besprechungscode oder Alias ein.
   • Der Besprechungscode ist die Buchstabenfolge am Ende des Besprechungslinks. Die Bindestriche brauchen Sie dabei nicht einzugeben.
   • Sie können Aliasse für Videokonferenzen nur für Personen in Ihrer Organisation verwenden. Diese Funktion steht derzeit nur Google Workspace-Nutzern zur Verfügung.

   • Wenn Ihre Organisation ein Meet-Hardwaregerät gekauft und installiert hat, können Sie auch dort den Besprechungscode oder Alias eingeben.

   • Wenn Sie eine neue Videokonferenz mit einem neuen Code starten möchten, lassen Sie das Feld leer. 

4. Klicken Sie auf Weiter und dann auf Jetzt teilnehmen.

Tipp: Wenn Sie sich in einem Konferenzraum im Büro befinden, können Sie über Ihren Laptop im Companion-Modus an der Videokonferenz teilnehmen, um Inhalte zu präsentieren und an Aktivitäten teilzunehmen. Das Mikrofon und die Kamera sind im Companion-Modus deaktiviert, um das Risiko eines Echos von Ihrem Laptop zu verringern. Weitere Informationen zum Companion-Modus 

Google Meet auf einen Blick hilft Ihnen beim schnellen Einstieg ins Thema Videokonferenzen.

5.2 Materialien präsentieren, diskutieren und gemeinsam bearbeiten

Organisatoren von Videokonferenzen mit Google Workspace for Education können verhindern, dass Teilnehmer ihren Bildschirm freigeben. 

1. Öffnen Sie in Google Drive die Datei aus Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen, die Sie freigeben oder präsentieren möchten.
2. Optional: So bearbeiten Sie ein Dokument gleichzeitig mit den Teilnehmern:
   1. Klicken Sie rechts oben auf Freigeben.
   2. Fügen Sie dem Dokument einen Titel hinzu und klicken Sie auf Speichern.
   3. Fügen Sie Gäste hinzu und gewähren Sie allen Zugriff als Bearbeiter.
   4. Klicken Sie auf Senden.
3. Öffnen Sie Google Meet und nehmen Sie an der Besprechung teil.
4. Klicken Sie auf Bildschirm teilen und wählen Sie aus, was Sie einblenden möchten:
   • Den ganzen Bildschirm
   • Ein Fenster
   • Ein Tab
5. Klicken Sie auf Teilen.

Tipp: Wenn Sie nicht den Chrome-Browser verwenden (in dem alle Pop-up-Benachrichtigungen automatisch ausgeblendet werden), schalten Sie Benachrichtigungen stumm oder deaktivieren Sie sie, damit sie nicht angezeigt werden, während Sie präsentieren.

5.3 Aufgaben zuweisen

1. Öffnen Sie Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen und wählen Sie den Text aus, den Sie kommentieren möchten.
2. Klicken Sie auf „Kommentar hinzufügen“ .
3. Geben Sie Ihren Kommentar in das Feld ein.
4. Wenn Sie den Kommentar an eine bestimmte Person richten möchten, geben Sie ein Pluszeichen (+) gefolgt von der entsprechenden E-Mail-Adresse ein. Sie können beliebig viele Personen hinzufügen. Jede Person erhält per E-Mail den Kommentar sowie den Link zur Datei.
5. Sie können den Kommentar auch einer bestimmten Person als Aufgabe zuweisen. Klicken Sie dazu das Kästchen [Name der Person] zuweisen an.
6. Klicken Sie auf Kommentieren oder auf Aufgabe zuweisen.

Hinweis: Wenn eine Datei die maximale Anzahl von Kommentaren erreicht, können Sie eine Kopie der Datei ohne Kommentare machen.

6. Nach der Videokonferenz

6.1 E-Mail senden

1. Klicken Sie in Google Kalender im Kalenderraster auf den gewünschten Termin.
2. Klicken Sie auf "Bearbeiten"  und ändern Sie ihn.
3. Klicken Sie auf Speichern. 
4. Geben Sie eine Nachricht für Gäste ein.
5. Klicken Sie auf Senden.

6.2 Fortschritte durch Zuweisen von Aufgaben aus der Agenda verfolgen

1. Öffnen Sie Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen und wählen Sie den Text aus, den Sie kommentieren möchten.
2. Klicken Sie auf „Kommentar hinzufügen“ .
3. Geben Sie Ihren Kommentar in das Feld ein.
4. Wenn Sie den Kommentar an eine bestimmte Person richten möchten, geben Sie ein Pluszeichen (+) gefolgt von der entsprechenden E-Mail-Adresse ein. Sie können beliebig viele Personen hinzufügen. Jede Person erhält per E-Mail den Kommentar sowie den Link zur Datei.
5. Sie können den Kommentar auch einer bestimmten Person als Aufgabe zuweisen. Klicken Sie dazu das Kästchen [Name der Person] zuweisen an.
6. Klicken Sie auf Kommentieren oder auf Aufgabe zuweisen.

Hinweis: Wenn eine Datei die maximale Anzahl von Kommentaren erreicht, können Sie eine Kopie der Datei ohne Kommentare machen.

6.3 Folgetermine planen, um den aktuellen Stand im Blick zu behalten

1. Wählen Sie in Google Kalender eine Option aus:
   • Klicken Sie im Kalenderraster auf einen leeren Zeitblock.
   • Klicken Sie auf Erstellen.
2. Wählen Sie Termin aus.

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