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如何与团队成员一起计划召开视频会议,确定会议时间,以及高效召开会议。

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本教程中的内容

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计划日程 安排会议 确认出席 共享资料 召开会议 后续跟进
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1. 计划日程


全部展开  |  收起所有部分收起所有部分
1.1 在日历中设置勿扰时段以准备会议(例如:请勿打扰 - 正在准备会议)
  1. 日历中选择一个选项:
    • 点击日历网格中的空白时间段。
    • 点击 + 创建
  2. 选择活动
1.2 创建您的日程

您可以直接在 Google 文档或 Google 云端硬盘中创建新文档。

选择一个选项:

  • 文档中,点击“创建”图标 ""
  • 云端硬盘中,点击新建,然后将光标指向 Google 文档旁边的向右箭头 "" 接着点击空白文档基于模板
创建新文档

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2 安排会议


 
2.1 创建新活动
  1. 日历中选择一个选项:
    • 点击日历网格中的空白时间段。
    • 点击 + 创建
  2. 选择活动
2.2 添加邀请对象
  1. 添加邀请对象字段中,输入联系人姓名或电子邮件地址的前几个字母。当您输入文本时,系统会显示您单位目录中相匹配的地址。
  2. 点击一条建议以将相应人员添加到活动中。如果系统没有显示任何建议,请输入邀请对象的完整电子邮件地址。在活动中添加邀请对象后:
    • 系统会自动将 Google Meet 中的视频会议添加到活动中。
    • 邀请对象的日历会显示在您的日历旁边。
  3. (可选)您可以添加 Google 网上论坛邮寄名单地址,以便一次邀请大批用户。
    要详细了解如何邀请大型群组,请参阅在 Google 日历中管理大型活动
  4. (可选)要将邀请对象的出席情况标为可不参加,请将光标指向邀请对象的姓名,然后点击人像图标 用户
  5. (可选)要允许邀请对象修改活动、邀请其他人或查看邀请对象列表,请点击邀请对象权限并勾选相应复选框。

注意:如果您在 Google 日历中创建了活动,且未授予邀请对象修改活动的权限,则邀请对象将无法在自己的日历上更改活动的日期或时间。

添加邀请对象

2.3 查找适合不同时区的人员的时间
  1. 打开日历,然后点击 + 创建 接着点击 活动
  2. 转到添加邀请对象部分,然后输入对方的电子邮件地址。
  3. 点击建议的时间,然后选择建议的会议时间。
  4. 点击相应时间空档。
  5. (可选)如果您找不到建议的会议时间,请点击安排时间,然后选择一个时间空档。
  6. 点击保存
安排会面时间
2.4 预订会议室

注意:如果您没有看到资源、会议室详情或自动会议室建议,这可能是因为您的管理员没有为您的单位进行设置。

  1. 点击添加会议室

    注意:如果系统未显示此选项,请与您的管理员联系。

    系统会根据您的工作地点、参加者人数以及之前的会议室预定情况自动显示相关建议。
  2. 如需更改会议室标准,请点击:
    • “人员”图标 群组 以指定所需的会议室大小。
    • “视频”图标 视频 以指定是否需要使用视频会议设备。
    • “电话”图标 "" 以指定是否需要使用语音会议设备。
  3. 指向符合您要求的会议室,勾选相应复选框以将其选中。
  4. 如果您没有看到合适的房间,请执行以下操作:
    1. 在搜索框中,输入其他资源或者建筑物名称、楼层或会议设备(例如 Chromebox 会易)。当您输入文本时,可以在搜索框下方看到结果。
    2. 将光标指向会议室以查看详细信息,例如会议室容量、地点、设备和功能。
    3. 找到需要的会议室后,将光标指向该会议室,勾选相应复选框即可将其选中。

预订会议室

2.5 为远程邀请对象设置视频会议

在日历中安排 Meet 视频会议非常简单,您只需将一位或多位邀请对象添加到活动中,系统即会自动添加视频会议。

2.6 添加活动详情,例如日程或会议说明
1 选择时区。
2 设置周期性活动。
3 确定时间 - 找到相关同事都有空参加会议的时间。
4 添加活动详情 - 添加会议地点、发送活动通知等。
5 添加视频会议 - 向您的活动添加视频会议。或者,选择第三方会议插件
6 添加活动说明 - 添加详细信息,例如联系方式、说明或活动链接。您可以为说明文本设置格式,例如添加粗体、斜体或下划线,或者添加列表和链接。
7 添加附件 - 为活动添加附件,例如文档或演示文稿。

添加日历详细信息

2.7 发送电子邮件邀请

填写完详细信息后,请保存活动并发送邀请。

  1. 点击保存
  2. 选择一个选项:
    • 发送 - 向邀请对象发送电子邮件通知
    • 不发送 - 这次先不发送通知
    • 忽略 - 继续编辑邀请
  3. 如果您邀请的是单位以外的人员,请点击:
    • 邀请外部人员,以便向他们发送通知。
    • 继续编辑 - 稍后再通知他们。
  4. (可选)要在“编辑活动”页面打开活动,请点击更多选项


更新现有活动:

您可以邀请更多人、更改会议地点等等。

  1. 在日历网格中,点击相应活动 接着点击“编辑活动”图标 编辑
  2. 要邀请更多对象、更改会议地点或添加附件,请执行相应更改,然后点击保存

注意:如果活动组织者没有授予您编辑权限,则您无法更改活动时间或时长。

保存活动最新通知

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3 确认出席


 
3.1 查看哪些人接受和拒绝了您的邀请

如果您需要跟踪活动的出席情况,可以立即查看谁接受或拒绝了您的邀请,以及谁建议了新的会议时间。

查看邀请对象出席情况:

  1. 在日历网格中点击相应活动。
  2. 在每位邀请对象的旁边,可以看到他们的回复。您可能需要点击向下箭头 "" 才能看到回复。


回复建议新会议时间的请求:

  1. 在日历网格中点击相应活动。
  2. 邀请对象部分,找到相应建议,然后点击查看时间建议
  3. 要接受建议的新时间,请点击保存
  4. (可选)要向邀请对象通知新的会议时间,请点击发送

查看出席情况

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4 共享资料


 
4.1 创建并共享会议资料
  1. 选择您要共享的文件。
  2. 点击共享或“共享”图标 ""
  3. 与用户和群组共享下方,输入共享对象的电子邮件地址。

    注意:如果贵单位启用了访客共享功能,则您可以邀请没有 Google 帐号的人员协作处理 Google 云端硬盘文件和文件夹。请参阅与访客共享文档

  4. 要更改用户可对文件执行的操作,请点击右侧的向下箭头 ""接着点击,然后选择查看者评论者编辑者
  5. 选择通知用户:
    • 如果您想通知用户您向其共享了文件,请勾选通知对方复选框。如果您选择通知对方,通知电子邮件中会包含您输入的所有电子邮件地址。
    • 如果您不想通知用户,请取消选中通知对方复选框。
  6. 点击共享发送

使用此项目计划模板

分享云端硬盘中的文件
4.2 将日程和会议资料附加到邀请中
1 选择时区。
2 设置周期性活动。
3 确定时间 - 找到相关同事都有空参加会议的时间。
4 添加活动详情 - 添加会议地点、发送活动通知等。
5 添加视频会议 - 向您的活动添加视频会议。或者,选择第三方会议插件
6 添加活动说明 - 添加详细信息,例如联系方式、说明或活动链接。您可以为说明文本设置格式,例如添加粗体、斜体或下划线,或者添加列表和链接。
7 添加附件 - 为活动添加附件,例如文档或演示文稿。

添加日历详细信息

4.3 通过有针对性的评论讨论您的日程
  1. 文档表格幻灯片中,选择您要评论的文本。
  2. 点击“添加评论”图标 ""
  3. 在文本框中输入您的评论。
  4. (可选)要将您的任务或评论直接发送给特定人员,请输入加号 (+) 和对方的电子邮件地址。您可以根据需要添加任意数量的人员。您提及的每位用户都会收到一封电子邮件,其中包含您的评论内容和文件的链接。
  5. (可选)要将评论分配给特定人员,请勾选分配对象复选框。
  6. 点击评论分配

注意:如果某个文件中的评论数量达到上限,您可以复制该文件,但不复制任何评论。

打开“评论”框输入文本,随后会出现“将任务分配给某人”选项

4.4 向邀请对象发送更新和备注,例如会议地点的路线图
  1. 日历中,点击日历网格中活动的名称。
  2. 点击“编辑”图标 修改 并更改活动。
  3. 点击保存
  4. 输入给邀请对象的消息。
  5. 点击发送

添加邀请对象

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召开会议


 
5.1 加入会议

通过日历加入会议

  1. Google 日历中,点击您想加入的活动。
  2. 点击通过 Google Meet 加入视频会议
  3. 在随即打开的窗口中,点击立即加入

通过 Gmail 加入会议

  1. 打开 Gmail,点击侧边栏中会议下方的我的会议
  2. 根据需要选择所需操作:
    • 点击加入会议并输入会议代码。
    • 将光标指向左侧我的会议下方的相应会议。
  3. 点击加入

通过 Meet 加入会议

在 Meet 中,您可以选择已安排的活动,也可以输入会议代码或别名。

选择已安排的活动:

  1. 在网络浏览器中,输入 https://meet.google.com/
  2. 从已安排的活动列表中选择要加入的会议。只有通过 Google 日历安排的会议才会在 Google Meet 上显示。
  3. 点击立即加入

提示:前 5 人加入时,系统会发出提示音。在此之后,系统会在新参与者加入时发送无声通知。

输入会议代码或别名:

  1. 在网络浏览器中,输入 https://meet.google.com
  2. 点击输入会议代码或链接 > 点击加入
  3. 输入会议代码或别名。
    • 会议代码是会议链接末尾的字母字符串。您无需输入连字符。
    • 您只能为自己单位中的用户使用会议别名。目前,仅 Google Workspace 用户可以使用此功能。
    • 如果贵单位购买并安装了 Meet 硬件设备,您也可以在该设备中输入会议代码或别名。

    • 您可以将字段留空,发起一个包含新代码的全新会议。

  4. 点击继续,接着点击立即加入

请参阅这份 Google Meet 备忘单。

加入 Hangouts Meet

5.2 演示、讨论和协同处理资料
使用 Google Workspace 教育版的会议组织者可以禁止参与者共享自己的屏幕画面。
  1. Google 云端硬盘中,打开您要共享或展示的 Google 文档Google 表格Google 幻灯片文件。
  2. (可选)要与您的邀请对象同时编辑文档、电子表格或演示文稿,请按以下步骤操作:
    1. 点击右上角的共享
    2. 为文档添加标题,然后点击保存
    3. 添加会议邀请对象,并向所有人授予编辑者权限。
    4. 点击发送
  3. 打开 Google Meet 并加入会议。
  4. 点击立即展示并选择要分享的内容:
    • 你的整个屏幕
    • 单个窗口
    • 单个标签页
  5. 点击分享

提示:如果您使用的不是 Chrome 浏览器(Chrome 浏览器会自动隐藏弹出式通知),请忽略或关闭通知,以免在您展示内容时显示通知。

5.3 分配任务
  1. 文档表格幻灯片中,选择您要评论的文本。
  2. 点击“添加评论”图标 ""
  3. 在文本框中输入您的评论。
  4. (可选)要将您的任务或评论直接发送给特定人员,请输入加号 (+) 和对方的电子邮件地址。您可以根据需要添加任意数量的人员。您提及的每位用户都会收到一封电子邮件,其中包含您的评论内容和文件的链接。
  5. (可选)要将评论分配给特定人员,请勾选分配对象复选框。
  6. 点击评论分配

注意:如果某个文件中的评论数量达到上限,您可以复制该文件,但不复制任何评论。

打开“评论”框输入文本,随后会出现“将任务分配给某人”选项

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6 后续跟进

6.1 发送后续跟进邮件
  1. 日历中,点击日历网格中活动的名称。
  2. 点击“编辑”图标 修改 并更改活动。
  3. 点击保存
  4. 输入给邀请对象的消息。
  5. 点击发送
添加邀请对象
6.2 在日程中分配操作项以跟踪进度
  1. 文档表格幻灯片中,选择您要评论的文本。
  2. 点击“添加评论”图标 ""
  3. 在文本框中输入您的评论。
  4. (可选)要将您的任务或评论直接发送给特定人员,请输入加号 (+) 和对方的电子邮件地址。您可以根据需要添加任意数量的人员。您提及的每位用户都会收到一封电子邮件,其中包含您的评论内容和文件的链接。
  5. (可选)要将评论分配给特定人员,请勾选分配对象复选框。
  6. 点击评论分配

注意:如果某个文件中的评论数量达到上限,您可以复制该文件,但不复制任何评论。

打开“评论”框输入文本,随后会出现“将任务分配给某人”选项
6.3 安排后续会议以更新状态
  1. 日历中选择一个选项:
    • 点击日历网格中的空白时间段。
    • 点击 + 创建
  2. 选择活动

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