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教學課程內容

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規劃議程 安排會議 確認出席狀況 共用資料 舉辦會議 後續追蹤
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1. 規劃議程


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1.1 在您的日曆中封鎖時段以便準備會議 (例如:請勿打擾 - 準備會議中)
  1. Google 日曆中,選擇以下其中一種做法:
    • 在日曆方格中按一下有空的時段。
    • 按一下 [Google+ 建立]。
  2. 選取 [活動]
1.2 建立議程

您可以在 Google 文件或 Google 雲端硬碟中直接建立新文件。

選擇下列任一做法:

  • 按一下文件中的「建立」圖示 ""
  • 雲端硬碟中按一下 [新增],將滑鼠游標移至 [Google 文件] 旁邊的向右箭頭 "",然後點選 [空白文件] 或 [選擇範本]
建立新文件

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安排會議


 
2.1 建立新活動
  1. Google 日曆中,選擇以下其中一種做法:
    • 在日曆方格中按一下有空的時段。
    • 按一下 [Google+ 建立]。
  2. 選取 [活動]
2.2 新增邀請對象
  1. 在 [新增邀請對象] 欄位中,輸入使用者名稱或電子郵件地址的前幾個字。系統會在您輸入文字的同時顯示貴機構目錄中相符的電子郵件地址。
  2. 按一下系統提供的建議項目,將想邀請的使用者加入活動中。如果系統未顯示相關建議,請輸入邀請對象的完整電子郵件地址。您在活動中加入邀請對象後:
    • 系統會自動在活動中新增 Google Meet 視訊會議。
    • 邀請對象的日曆會顯示在您的日曆旁邊。
  3. (選用) 您可以新增 Google 網路論壇郵寄清單地址,一次邀請一大群使用者。
    如要進一步瞭解如何邀請大量使用者,請參閱在日曆中管理大型活動
  4. (選用) 如要將特定邀請對象標示為不一定要出席,請將滑鼠游標移至該邀請對象的名稱,然後點選「人物」圖示 聯絡人
  5. (選用) 如要讓邀請對象修改活動、邀請其他人,或是查看邀請對象名單,請按一下 [邀請對象權限],然後勾選適用的方塊。

注意:如果您在 Google 日曆中建立了活動,但沒有授予邀請對象修改活動的權限,他們就無法在自己的日曆上變更活動的日期或時間。

新增邀請對象

2.3 安排所有位於不同時區的邀請對象皆能配合的時間
  1. 開啟日曆,依序按一下 [建立] Google+ 接下來 [活動]
  2. 前往「新增邀請對象」部分,輸入對方的電子郵件地址。
  3. 按一下 [建議時間],選取建議的會議時間。
  4. 按一下時段。
  5. (選用) 如果找不到建議的會議時間,請按一下 [安排時間],然後選取時段。
  6. 按一下 [儲存]
尋找開會時間
2.4 預訂會議室

注意:如果您看不到任何資源、會議室詳細資料或會議室自動建議,表示管理員可能並未貴機構設定這些功能。

  1. 按一下 [新增會議室]

    注意:如果找不到這個選項,請與管理員聯絡。

    系統會根據您的工作地點、會議參與者人數和先前的會議室預定記錄自動顯示建議。
  2. 如果您需要調整會議室的選擇條件,可以點選:
    • 「邀請對象」圖示 群組,指定所需會議室的大小。
    • 「視訊」圖示 影片,指定是否需要視訊會議設備。
    • 「電話」圖示 "",指定是否需要進行語音會議通訊。
  3. 將滑鼠游標指向符合條件的會議室,然後勾選相應的方塊,即可選取該會議室。
  4. 如果您沒有看到適合的會議室:
    1. 在搜尋框中輸入其他資源或建築物的名稱、樓層或者是會議設備 (例如 Chromebox 視訊會議解決方案)。在您輸入文字時,搜尋框下方會顯示搜尋結果。
    2. 將滑鼠游標指向會議室即可查看相關詳細資料,例如會議室可容納人數、地點、設備及功能。
    3. 找到您需要的會議室後,請將滑鼠游標指向該會議室,然後勾選相應的方塊,即可選取該會議室。

預訂會議室

2.5 為遠端邀請對象設定視訊會議

在 Google 日曆中安排 Meet 視訊會議的做法很簡單,只要為活動新增一或多位邀請對象,即可自動新增視訊會議。

2.6 新增活動詳細資料,例如議程或會議說明
1 選擇時區。
2 設定週期性活動。
3 尋找時間:尋找同事有空開會的時間。
4 新增活動詳細資料:新增會議地點、傳送活動通知等。
5 新增視訊會議:在您的活動中新增視訊會議,或者選取第三方會議外掛程式
6 新增活動說明:新增聯絡資訊、操作說明或您的活動連結等詳細資料。您可以透過新增粗體、斜體、底線、清單及連結,為您的說明設定格式。
7 新增附件:附加檔案,例如活動中要使用的文件或簡報。

新增日曆詳細資料

2.7 發送電子郵件邀請

詳細資料填寫完畢後,請儲存活動並傳送邀請。

  1. 按一下 [儲存]
  2. 選擇下列其中一個選項:
    • 傳送:以電子郵件通知邀請對象
    • 不要傳送:先略過通知傳送程序
    • 關閉:繼續編輯邀請內容
  3. 如果您想邀請機構外部的人員,請按一下:
    • 邀請外部參與者:通知對方。
    • 繼續編輯:稍後通知對方
  4. (選用) 如要開啟活動,請在「編輯活動」頁面上點選 [更多選項]


更新現有活動:

您可以邀請更多對象、變更會議地點或進行其他操作。

  1. 在日曆方格中,依序按一下想編輯的活動 接下來 [編輯] 編輯
  2. 如想邀請更多人參與會議、更改會議地點或新增附件,請進行變更,然後按一下 [儲存]

注意:如果活動主辦人沒有授予您編輯權限,您就無法變更活動時間或活動持續時間。

儲存活動更新

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3 確認出席狀況


 
3.1 確認接受及拒絕邀請的對象

如果您需要追蹤活動的出席狀況,可以立即查看接受或拒絕邀請的對象,也可以看看是誰提議了新的會議時間。

確認邀請對象出席狀況:

  1. 按一下您 Google 日曆方格中的活動。
  2. 每位邀請對象的旁邊都會顯示他們的回覆。您可能必須點選向下箭頭 "" 才能查看回覆。


回覆新會議時間的建議要求:

  1. 按一下您 Google 日曆方格中的活動。
  2. 在「邀請對象」部分找到時間提議,然後點選 [查看提議時間]
  3. 如要接受新的提議時間,請按一下 [儲存]。
  4. (選用) 如要通知邀請對象會議時間已更新,請點選 [傳送]

確認出席狀況

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4 共用資料


 
4.1 建立及共用會議資料
  1. 選取要共用的檔案。
  2. 按一下 [共用] 或「共用」圖示 ""
  3. 在「與使用者和群組共用」之下,輸入共用對象的電子郵件地址。

    注意:如果貴機構已啟用訪客共用功能,您就能邀請沒有 Google 帳戶的使用者在 Google 雲端硬碟檔案和資料夾上進行協作。請參閱與協作者共用文件

  4. 如要變更共用對象對檔案的操作權限,請依序按一下右側的向下箭頭 "" 接下來 [檢視者]、[加註者] 或 [編輯者]
  5. 選擇是否要通知對方。
    • 如果想向共用對象發送通知,請勾選 [通知使用者] 方塊。如果您這麼做,共用對象就會在通知電子郵件中看到您輸入的所有電子郵件地址。
    • 如果不想通知對方,請取消勾選 [通知使用者] 方塊。
  6. 按一下 [共用] 或 [傳送]

使用這個專案計畫範本

在雲端硬碟中共用檔案
4.2 在邀請中附加議程與會議資料
1 選擇時區。
2 設定週期性活動。
3 尋找時間:尋找同事有空開會的時間。
4 新增活動詳細資料:新增會議地點、傳送活動通知等。
5 新增視訊會議:在您的活動中新增視訊會議,或者選取第三方會議外掛程式
6 新增活動說明:新增聯絡資訊、操作說明或您的活動連結等詳細資料。您可以透過新增粗體、斜體、底線、清單及連結,為您的說明設定格式。
7 新增附件:附加檔案,例如活動中要使用的文件或簡報。

新增日曆詳細資料

4.3 使用指定目標註解討論議程
  1. 在 Google 文件試算表簡報中,選取您要加上註解的文字。
  2. 按一下「新增註解」圖示 ""
  3. 在方塊中輸入註解內容。
  4. (選用) 如要指定工作或註解的接收對象,請輸入加號 (+) 再接著對方的電子郵件地址。您想指定多少人都沒問題,所有接收對象都會收到一封包含註解內容和檔案連結的電子郵件。
  5. (選用) 如要將註解指派給特定使用者,請勾選 [指派給] 方塊。
  6. 按一下 [註解] 或 [指派]

注意:如果檔案中的註解數量達到上限,您可以另外建立不含註解的檔案副本。

開啟「註解」方塊並輸入文字,並可選擇將工作指派給特定使用者

4.4 傳送更新內容及注意事項給邀請對象,例如會議地點的路線
  1. Google 日曆的日曆方格中,按一下活動名稱。
  2. 按一下「編輯」圖示 編輯,即可對活動進行變更。
  3. 按一下 [儲存]
  4. 輸入要給邀請對象的訊息。
  5. 按一下 [傳送]

新增邀請對象

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舉辦會議


 
5.1 加入會議

透過 Google 日曆加入會議

  1. Google 日曆中按一下你要加入的活動。
  2. 按一下 [使用 Google Meet 加入會議]
  3. 在隨即開啟的視窗中,按一下 [立即加入]

透過 Gmail 加入會議

  1. 開啟 Gmail,然後在側欄的「Meet」下方,按一下 [我的會議]
  2. 選擇下列其中一種做法:
    • 按一下 [加入會議] 並輸入會議代碼。
    • 在左側的「我的會議」下方,將滑鼠游標指向所需會議
  3. 按一下 [加入]

透過 Meet 加入會議

在 Meet 中,只要選取已排定的活動或是輸入會議代碼/暱稱,即可加入會議。

選取已排定的活動:

  1. 在網路瀏覽器中輸入 https://meet.google.com
  2. 從已排定的活動清單中選取會議。只有透過 Google 日曆排定的會議才會顯示在 Google Meet 中。
  3. 按一下 [立即加入]

提示:前 5 位參與者加入會議時會有音效提示,之後如果還有其他新加入的參與者,則一律只會顯示無聲通知。

輸入會議代碼或會議暱稱:

  1. 在網路瀏覽器中輸入 https://meet.google.com
  2. 依序按一下 [輸入會議代碼或連結] > [加入]
  3. 輸入會議代碼或暱稱。
    • 會議代碼是指位於會議連結尾端的字母字串,但不必輸入連字號。
    • 你只能在與同屬一個機構的人開會時使用會議暱稱。這項功能目前僅適用於 Google Workspace 使用者。
    • 如果貴機構購買並安裝了 Meet 設備裝置,你也可以直接在裝置上輸入會議代碼或暱稱。

    • 如果要使用新的代碼發起新會議,則請將此欄位留空。

  4. 依序按一下 [繼續] 和 [立即加入]

請參閱 Google Meet 一覽表。

加入 Google Meet

5.2 使用資料進行簡報、討論和協作
使用 Google Workspace for Education 的會議發起人可以禁止參與者分享螢幕畫面。
  1. Google 雲端硬碟中,開啟您要共用或在螢幕畫面上分享的 Google 文件Google 試算表Google 簡報檔案。
  2. (選用) 如要與邀請對象同時編輯文件、試算表或簡報,請按照下列步驟操作:
    1. 按一下右上角的 [共用]
    2. 新增文件標題並按一下 [儲存]
    3. 新增會議邀請對象,然後將 [編輯者] 權限授予所有人。
    4. 按一下 [傳送]
  3. 開啟 Google Meet 並加入會議。
  4. 按一下 [立即分享螢幕畫面] 並選取要分享的畫面:
    • 您的整個畫面
    • 單個視窗
    • 分頁
  5. 按一下 [分享]

提示:如果您並非使用 Chrome 瀏覽器 (會自動隱藏任何彈出式通知),可以將通知設為靜音或關閉。這樣一來,當您分享螢幕畫面時,系統就不會顯示通知。

5.3 指派工作
  1. 在 Google 文件試算表簡報中,選取您要加上註解的文字。
  2. 按一下「新增註解」圖示 ""
  3. 在方塊中輸入註解內容。
  4. (選用) 如要指定工作或註解的接收對象,請輸入加號 (+) 再接著對方的電子郵件地址。您想指定多少人都沒問題,所有接收對象都會收到一封包含註解內容和檔案連結的電子郵件。
  5. (選用) 如要將註解指派給特定使用者,請勾選 [指派給] 方塊。
  6. 按一下 [註解] 或 [指派]

注意:如果檔案中的註解數量達到上限,您可以另外建立不含註解的檔案副本。

開啟「註解」方塊並輸入文字,並可選擇將工作指派給特定使用者

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6 後續追蹤

6.1 傳送後續追蹤電子郵件
  1. Google 日曆的日曆方格中,按一下活動名稱。
  2. 按一下「編輯」圖示 編輯,即可對活動進行變更。
  3. 按一下 [儲存]
  4. 輸入要給邀請對象的訊息。
  5. 按一下 [傳送]
新增邀請對象
6.2 在議程中指派操作項目,以便追蹤進度
  1. 在 Google 文件試算表簡報中,選取您要加上註解的文字。
  2. 按一下「新增註解」圖示 ""
  3. 在方塊中輸入註解內容。
  4. (選用) 如要指定工作或註解的接收對象,請輸入加號 (+) 再接著對方的電子郵件地址。您想指定多少人都沒問題,所有接收對象都會收到一封包含註解內容和檔案連結的電子郵件。
  5. (選用) 如要將註解指派給特定使用者,請勾選 [指派給] 方塊。
  6. 按一下 [註解] 或 [指派]

注意:如果檔案中的註解數量達到上限,您可以另外建立不含註解的檔案副本。

開啟「註解」方塊並輸入文字,並可選擇將工作指派給特定使用者
6.3 安排後續追蹤會議以取得狀態更新資訊
  1. Google 日曆中,選擇以下其中一種做法:
    • 在日曆方格中按一下有空的時段。
    • 按一下 [Google+ 建立]。
  2. 選取 [活動]

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