Хотите эффективно работать из дома? Прочитайте эту статью.

Как запланировать и провести видеовстречу

Чтобы использовать сервисы Google на работе или в учебном заведении более эффективно,  подпишитесь на бесплатную пробную версию Google Workspace .

Пошаговый план" "

1. Подготовьте повестку

" " 2. Запланируйте встречу " " 3. Дождитесь подтверждения от участников " " 4. Предоставьте материалы " " 5. Проведите встречу " " 6. Выполните действия по итогам встречи

1.1. Создайте задачу по планированию встречи

1.2. Обсудите ожидания от встречи в Gmail или Google Chat

1.3. Выделите в своем Календаре время на подготовку к встрече

1.4. Сформулируйте повестку

 

2.1. Создайте мероприятие

2.2. Добавьте гостей

2.3. Выберите время, удобное для всех участников

2.4. Забронируйте переговорные комнаты

2.5. Настройте видеовстречу для удаленных участников

2.6. Добавьте сведения о мероприятии (повестку, инструкции и пр.)

2.7. Сохраните мероприятие, чтобы разослать приглашения

 

3.1. Проверьте, кто принял приглашение, а кто отклонил

 

4.1. Подготовьте материалы для встречи и поделитесь ими с участниками

4.2. Прикрепите повестку и материалы для встречи к рассылаемому приглашению

4.3. Обсудите повестку с помощью адресных комментариев

4.4. Отправьте обновленные материалы участникам

 

5.1. Присоединитесь к встрече

5.2. Покажите материалы на экране и совместно проработайте их

5.3. Назначьте задачи

 

6.1. Отправьте участникам письма с итогами встречи

6.2. Отслеживайте прогресс с помощью задач в повестке

6.3. Запланируйте последующие встречи для отслеживания статуса задач

" "

Развернуть все  |  Свернуть всеСвернуть все

" "1. Подготовьте повестку

1.1. Создайте задачу по планированию встречи

Откройте Gmail, Календарь, Диск, Документы, Таблицы или Презентации и в правой части экрана нажмите на значок "Задачи" Задачи.

Чтобы добавить задачу, нажмите на значок "Задачи"
1.2. Обсудите ожидания от встречи в Gmail или Google Chat

Как написать письмо

1 Откройте Gmail.
2 Слева нажмите "Написать" "". Другой вариант кнопки – "Написать" "".
3 Чтобы изменить размер окна, в правом верхнем углу нажмите "Во весь экран" "" или "Обычное окно" Выйти из полноэкранного режима.
4 Укажите получателя и тему.
5 Введите текст. Начатые письма, которые вы не отправили, сохраняются в папке Черновики слева.
6 Если требуется, прикрепите файлы (например, с Диска Insert file using Drive) или фотографииInsert image.
7 Нажмите Отправить.

Совет. Чтобы отменить отправку письма, внизу окна нажмите Отменить. Этот параметр появляется ненадолго, но время его отображения можно изменить. Подробнее…

Схема пошаговых инструкций с обозначениями от 1 до 7

Как начать прямую переписку

  1. Откройте Google Chat или Gmail.
  2. Если названия нет в разделе "Чат", нажмите "Начать чат" "".
  3. Введите имя или адрес электронной почты. По мере ввода текста вам будут предлагаться возможные варианты.
    • Чтобы начать переписку 1:1 с пользователем не из вашей организации, введите его адрес электронной почты.
  4. Выберите пользователя, которому хотите отправить сообщение.
  5. Введите сообщение и нажмите "Отправить" "".


Как начать групповой чат

  1. Откройте Google Chat или Gmail.
  2. В разделе "Чат" нажмите на название существующего группового чата, введите сообщение затем нажмите "Отправить" "".
  3. Если названия нет в разделе "Чат", нажмите "Начать чат" "" затем Начать групповой чат.
  4. Введите имя или адрес электронной почты. По мере ввода текста вам будут предлагаться возможные варианты.
  5. Нажмите на значок "Готово" "".
  6. Введите сообщение и нажмите "Отправить" "".

Отправка сообщения в групповой чат

1.3. Выделите в своем Календаре время, необходимое для подготовки к встрече (например, укажите: "Не беспокоить: подготовка к встрече")
  1. В Календаре выполните одно из следующих действий:
    • Нажмите на свободный интервал в календаре.
    • Нажмите Плюс Создать.
  2. Нажмите Мероприятие.
1.4. Сформулируйте повестку

Вы можете создать новый документ в Google Документах или на Google Диске.

Выберите нужный вариант:

  • В Документах нажмите на значок "Создать документ" "".
  • На Диске нажмите Создать. Рядом с пунктом Google Документы наведите указатель на стрелку вправо "" и нажмите Создать пустой документ или Использовать шаблон.
Как создавать документы

" "2. Запланируйте встречу

2.1. Создайте мероприятие
  1. В Календаре выполните одно из следующих действий:
    • Нажмите на свободный интервал в календаре.
    • Нажмите Плюс Создать.
  2. Нажмите Мероприятие.
2.2. Добавьте гостей
  1. В поле Добавьте гостей начните вводить имя пользователя или его адрес электронной почты. Вы увидите подходящие адреса из каталога организации.
  2. Нажмите на подсказку, чтобы добавить пользователя в мероприятие. Если нужный вариант не появился, введите адрес целиком. После добавления гостя в мероприятие произойдет следующее:
    • В Google Meet к мероприятию автоматически добавится видеовстреча.
    • Календарь гостя появится рядом с вашим.
  3. Чтобы пригласить сразу большое число пользователей, укажите адрес списка рассылки группы Google.
    Подробнее…
  4. Чтобы указать, что присутствие гостя необязательно, наведите указатель на его имя и нажмите "Присутствие необязательно" Контакты.
  5. Чтобы разрешить гостям вносить изменения в мероприятие, приглашать других пользователей или просматривать список гостей, в разделе Разрешения для гостей установите соответствующие флажки.

Примечание. Если вы создали мероприятие в Календаре и не предоставили гостям разрешение вносить в него изменения, они не смогут изменять его дату и время в собственных календарях.

Добавление гостей

2.3. Выберите время, удобное для всех участников во всех часовых поясах
  1. Откройте Календарь и нажмите Плюс Создать а затем Мероприятие.
  2. Перейдите к разделу Добавьте гостей и укажите адрес электронной почты пользователя.  
  3. Нажмите Предлагаемое время и выберите предлагаемое время встречи.
  4. Нажмите на временной интервал.
  5. Если предлагаемого времени нет, нажмите Найдите время и выберите интервал.
  6. Нажмите Сохранить.

 

Выбор времени для встречи
2.4. Забронируйте переговорные комнаты

Примечание. Если ресурсы, сведения о комнате или автоматические рекомендации переговорных комнат не показаны, администратор ещё не настроил их для вашей организации.

  1. Нажмите Добавить переговорные комнаты.

    Примечание. Если вы не видите такого варианта, обратитесь к администратору.

    На основе вашего рабочего места, количества участников и информации о ранее забронированных переговорных комнатах автоматически появятся рекомендации.
  2. Чтобы изменить критерии для переговорной комнаты, вы можете нажать на значок:
    • Группа – чтобы указать требуемый размер комнаты;
    • Видео – чтобы указать необходимость наличия оборудования для проведения видеоконференций;
    • "" – чтобы указать необходимость наличия оборудования для аудиоконференций.
  3. Наведите указатель на переговорную комнату, которая соответствует вашим критериям, и установите флажок, чтобы выбрать ее.
  4. Если подходящей комнаты нет:
    1. В окне поиска укажите другое название ресурса или здания, информацию об этаже или оборудовании для проведения конференций (например, Chromebox для видеоконференций). Когда вы начнете ввод, под окном поиска появится список вариантов.
    2. Наведите указатель на переговорную комнату, чтобы увидеть информацию о ней, например вместимость, местоположение, сведения об оборудовании и оснащении.
    3. Когда вы найдете нужную комнату, наведите на нее указатель и установите флажок, чтобы выбрать ее.

Бронирование переговорной комнаты

2.5. Назначьте видеовстречу для удаленных участников

 

 

Чтобы запланировать видеовстречу Meet в Календаре, просто добавьте в мероприятие гостей. Видеовстреча будет добавлена автоматически.

2.6. Добавьте сведения о мероприятии (повестка, инструкции и пр.)
1 Выберите часовой пояс.
2 Настройте повторяющееся мероприятие.
3 Выберите время. Определите время, когда все ваши коллеги свободны.
4 Добавьте сведения о мероприятии. Добавьте место проведения мероприятия, отправьте уведомления о мероприятиях и т. д.
5 Добавьте видеоконференцию. Добавьте в мероприятие видеовстречу или выберите стороннее дополнение для проведения видеовстреч.
6 Добавьте описание мероприятия. Добавьте дополнительную информацию о мероприятии, например контактные данные, инструкции или ссылки на него. Отформатируйте описание, выделив его полужирным шрифтом, курсивом или подчеркиванием, или добавьте списки и ссылки.
7 Добавьте прикрепленные файлы. Прикрепите к мероприятию файлы, например документы или презентации.

Добавление данных календаря

2.7. Сохраните мероприятие, чтобы разослать приглашения

Указав все необходимое, сохраните мероприятие и разошлите приглашения.

  1. Нажмите Сохранить.
  2. Выберите один из вариантов:
    • Чтобы уведомить гостей по электронной почте, нажмите Отправить.
    • Чтобы не отправлять уведомления, нажмите Не отправлять.
    • Чтобы вернуться к редактированию мероприятия, нажмите Закрыть.
  3. Если вы добавили гостей не из своего домена, выберите один из следующих вариантов:
    • Чтобы отправить уведомления, нажмите Пригласить.
    • Чтобы отправить уведомления позднее, нажмите Продолжить редактирование.
  4. Если вам нужно открыть страницу редактирования мероприятия, нажмите Другие параметры.


Как изменить существующее мероприятие

Вы можете пригласить других участников, изменить место встречи и многое другое.

  1. Нажмите на нужное мероприятие в календаре а затем выберите "Изменить" Изменить.
  2. Чтобы пригласить других участников, изменить место встречи или добавить прикрепленные файлы, внесите изменения и нажмите Сохранить.

Примечание. Если организатор мероприятия не предоставил вам права на редактирование, вы не сможете изменять время проведения и длительность мероприятия.

Сохранение изменений мероприятия

" "3. Подтвердите присутствие

3.1. Проверьте, кто принял приглашение, а кто отклонил

Если нужно заранее знать количество присутствующих на встрече, можно в режиме реального времени отслеживать количество принятых и отклоненных приглашений, а также предложения о переносе на другое время.

Как проверить количество принятых приглашений

  1. Нажмите один раз на мероприятие в календаре.
  2. Рядом с каждым гостем будет показан его ответ. При необходимости нажмите на стрелку вниз "", чтобы посмотреть ответы.


Как ответить на запрос о переносе времени встречи

  1. Нажмите один раз на мероприятие в календаре.
  2. В разделе Гости откройте предложение и нажмите Проверить время.
  3. Чтобы принять новое предложенное время, нажмите Сохранить.
  4. Чтобы уведомить гостей об изменении времени, нажмите Отправить.

Просмотр ответов на приглашения

" "4. Предоставьте материалы

4.1. Подготовьте материалы для встречи и поделитесь ими с участниками
  1. Выберите нужный файл.
  2. Выберите Открыть доступ или нажмите на значок "".
  3. В разделе Предоставьте доступ пользователям и группам укажите адрес электронной почты соответствующего пользователя или группы.

    Примечание. Если в организации включен гостевой доступ, можно приглашать пользователей, у которых нет аккаунта Google, для совместной работы над файлами и папками на Google Диске. Подробнее…

  4. Чтобы указать, что могут делать с файлом пользователи, выберите для них уровень доступа. Для этого справа нажмите на стрелку вниз ""а затем Читатель, Комментатор или Редактор.
  5. Укажите, уведомлять ли пользователей о предоставлении доступа к файлу.
    • Если вы хотите уведомить пользователей, установите флажок Уведомить пользователей. Уведомления получат все пользователи, чьи электронные адреса вы ввели.
    • Чтобы не уведомлять пользователей, снимите флажок Уведомить пользователей.
  6. Нажмите Открыть доступ или Отправить.

Используйте этот шаблон проектного плана.

Предоставление доступа к файлам на Диске
4.2. Прикрепите повестку и материалы для встречи к рассылаемому приглашению
1 Выберите часовой пояс.
2 Настройте повторяющееся мероприятие.
3 Выберите время. Определите время, когда все ваши коллеги свободны.
4 Добавьте сведения о мероприятии. Добавьте место проведения мероприятия, отправьте уведомления о мероприятиях и т. д.
5 Добавьте видеоконференцию. Добавьте в мероприятие видеовстречу или выберите стороннее дополнение для проведения видеовстреч.
6 Добавьте описание мероприятия. Добавьте дополнительную информацию о мероприятии, например контактные данные, инструкции или ссылки на него. Отформатируйте описание, выделив его полужирным шрифтом, курсивом или подчеркиванием, или добавьте списки и ссылки.
7 Добавьте прикрепленные файлы. Прикрепите к мероприятию файлы, например документы или презентации.

Добавление данных календаря

4.3. Обсудите повестку с помощью адресных комментариев
  1. В Документах, Таблицах или Презентациях выделите текст, который хотите прокомментировать.
  2. Нажмите "Добавить комментарий" "".
  3. Введите комментарий в поле.
  4. Чтобы адресовать задачу или комментарий конкретному человеку, поставьте знак плюса (+) и укажите адрес электронной почты. Вы можете добавить любое количество пользователей. Указанные пользователи получат письмо с вашим комментарием и ссылкой на файл.
  5. Если вы хотите адресовать комментарий конкретному пользователю, установите флажок Назначить задачу.
  6. Нажмите Добавить или Назначить задачу.

Примечание. Если в файл добавлено максимально допустимое количество комментариев, вы можете создать копию файла, не копируя комментарии.

Откройте окно комментария и введите текст. Вы можете также назначить задачу определенному пользователю.

4.4. Отправьте участникам обновленные материалы и дополнительные инструкции, например с описанием маршрута к месту встречи
  1. В Календаре нажмите на название мероприятия.
  2. Нажмите на значок Изменить и внесите изменения.
  3. Нажмите Сохранить.
  4. Добавьте сообщение для гостей.
  5. Нажмите Отправить.

Добавление гостей

" "5. Проведите встречу

5.1. Присоединитесь к встрече

Как присоединиться к встрече из Календаря

  1. В Google Календаре выберите мероприятие, к которому хотите присоединиться.
  2. Нажмите Присоединиться с помощью Google Meet.
  3. В открывшемся окне нажмите Присоединиться

Как присоединиться к встрече из Gmail

  1. Откройте Gmail. На боковой панели в разделе Встречи нажмите Мои встречи.
  2. Выберите подходящий вариант:
    • Нажмите Перейти на встречу и введите код встречи.
    • Слева в разделе Мои встречи выберите встречу.
  3. Нажмите Присоединиться.

Как присоединиться к встрече из Meet

В Meet можно выбрать запланированное мероприятие либо ввести код или псевдоним встречи.

Выберите запланированное мероприятие:

  1. В браузере введите https://meet.google.com.
  2. Выберите встречу из списка запланированных мероприятий. В Google Meet видны только встречи, запланированные в Google Календаре.
  3. Нажмите Присоединиться.

Примечание. При подключении к встрече первых пяти участников раздается звуковой сигнал. После этого новые участники подключаются без звуковых уведомлений.

Введите код встречи или ее псевдоним:

  1. В браузере откройте страницу https://meet.google.com.
  2. Нажмите Введите код встречи или ссылку > нажмите Присоединиться.
  3. Введите код встречи или ее псевдоним.
    • Код встречи – это состоящий из букв идентификатор в конце ссылки на встречу. Дефисы вводить необязательно.
    • Псевдонимы встреч работают только в пределах организации. Эта функция пока доступна только пользователям Google Workspace.
    • Если в вашей организации используется оборудование Meet, то на нем также можно указать код или псевдоним встречи.

    • Оставьте это поле пустым, чтобы начать новую встречу с новым кодом. 

  4. Нажмите Продолжить, а затем – Присоединиться.

Воспользуйтесь памяткой по работе с Google Meet.

Присоединение к видеовстрече Google Meet

5.2. Покажите материалы на экране и совместно отредактируйте их
  1. На Google Диске откройте файл Google Документов, Google Таблиц или Google Презентаций, который хотите отправить или показать на главном экране.
  2. Если вы хотите редактировать документ, таблицу или презентацию вместе с гостями, сделайте следующее:
    1. В правом верхнем углу нажмите Открыть доступ.
    2. Укажите название документа и нажмите Сохранить.
    3. Добавьте участников встречи и выберите для всех уровень доступа Редактор.
    4. Нажмите Отправить.
  3. Откройте Google Meet и присоединитесь к встрече.
  4. Нажмите Начать показ и выберите вариант демонстрации:
    • весь ваш экран;
    • отдельное окно;
    • вкладка браузера.
  5. Нажмите Поделиться.

Совет. Если вы не используете браузер Chrome, который автоматически скрывает всплывающие уведомления, то отключите уведомления и их звук, чтобы они не мешали при показе экрана.

5.3. Назначьте задачи
  1. В Документах, Таблицах или Презентациях выделите текст, который хотите прокомментировать.
  2. Нажмите "Добавить комментарий" "".
  3. Введите комментарий в поле.
  4. Чтобы адресовать задачу или комментарий конкретному человеку, поставьте знак плюса (+) и укажите адрес электронной почты. Вы можете добавить любое количество пользователей. Указанные пользователи получат письмо с вашим комментарием и ссылкой на файл.
  5. Если вы хотите адресовать комментарий конкретному пользователю, установите флажок Назначить задачу.
  6. Нажмите Добавить или Назначить задачу.

Примечание. Если в файл добавлено максимально допустимое количество комментариев, вы можете создать копию файла, не копируя комментарии.

Откройте окно комментария и введите текст. Вы можете также назначить задачу определенному пользователю.

" "6. Подведите итоги

6.1. Отправьте участникам письма с итогами встречи
  1. В Календаре нажмите на название мероприятия.
  2. Нажмите на значок Изменить и внесите изменения.
  3. Нажмите Сохранить.
  4. Добавьте сообщение для гостей.
  5. Нажмите Отправить.
Добавление гостей
6.2. Отслеживайте прогресс с помощью задач в повестке
  1. В Документах, Таблицах или Презентациях выделите текст, который хотите прокомментировать.
  2. Нажмите "Добавить комментарий" "".
  3. Введите комментарий в поле.
  4. Чтобы адресовать задачу или комментарий конкретному человеку, поставьте знак плюса (+) и укажите адрес электронной почты. Вы можете добавить любое количество пользователей. Указанные пользователи получат письмо с вашим комментарием и ссылкой на файл.
  5. Если вы хотите адресовать комментарий конкретному пользователю, установите флажок Назначить задачу.
  6. Нажмите Добавить или Назначить задачу.

Примечание. Если в файл добавлено максимально допустимое количество комментариев, вы можете создать копию файла, не копируя комментарии.

Откройте окно комментария и введите текст. Вы можете также назначить задачу определенному пользователю.
6.3. Запланируйте последующие встречи для отслеживания статуса задач
  1. В Календаре выполните одно из следующих действий:
    • Нажмите на свободный интервал в календаре.
    • Нажмите Плюс Создать.
  2. Нажмите Мероприятие.
Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?
Поиск
Удалить поисковый запрос
Закрыть поиск
Приложения Google
Главное меню
Поиск по Справочному центру
false