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Videokonferenzen von überall her planen und abhalten

Tutorial für Google Workspace


               

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Lerninhalte

Hier erfahren Sie, wie Sie produktive Videokonferenzen mit Ihrem Team planen und abhalten.

Voraussetzungen

Ungefähr 15 Minuten.
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In dieser Anleitung

Agenda planen Besprechung planen Antworten im Blick behalten Materialien freigeben Besprechung abhalten To-do-Liste
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1. Agenda planen


Alle maximieren  |  Alle minimierenAlle minimieren
1.1 Zeitraum im Kalender für die Vorbereitung sperren (Beispiel: Bitte nicht stören – Besprechungsvorbereitung)
  1. Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender.
  2. Optional: Wenn Sie Ihrem Termin Gäste hinzufügen möchten, klicken Sie links auf Personen suchen und beginnen Sie mit der Eingabe der Namen.
  3. Klicken Sie auf eine beliebige Zeit in Ihrem Kalender, die noch nicht mit einem Termin belegt ist.
  4. Geben Sie einen Titel und alle weiteren Details für den Termin ein.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Tipp: Wenn Sie einen Termin erstellen möchten, der sich über einen längeren Zeitraum erstreckt, ziehen Sie während der Auswahl der Uhrzeit die Maus auf der Seite nach unten.

1.2 Agenda erstellen

Auf Ihrem Computer können Sie Besprechungsnotizen direkt für einen Termin in Google Kalender freigeben.

Besprechungsnotizen zu Terminen über Google Docs hinzufügen

  1. Öffnen Sie auf Ihrem Computer ein neues oder vorhandenes Google-Dokument, das Sie einem Termin hinzufügen möchten.
  2. Geben Sie im Dokument „@“ ein.
  3. Klicken Sie im Pop-up-Menü auf Besprechungsnotizen.
  4. Suchen Sie nach einem Termin.
    1. Tipp: Sie können „Weiter“ eingeben, um die nächste Besprechung in Ihrem Kalender auszuwählen. 
  5. Wählen Sie einen Termin aus. Besprechungsnotizen enthalten vorab ausgefüllte Termindetails, sind aber noch nicht an den Termin anhängt.
    • Wenn Sie der Organisator der Besprechung sind: Sie werden aufgefordert, das Dokument freizugeben und an Ihren Termin anzuhängen. Klicken Sie auf Freigeben und anhängen.
    • Wenn Sie nicht der Organisator der Besprechung sind: Sie werden in einem Pop-up-Fenster aufgefordert, das Dokument freizugeben. Klicken Sie auf Freigeben. Das Dokument wird nicht an den Termin angehängt.

Besprechungsnotizen zu Terminen über Google Kalender hinzufügen

  1. Öffnen Sie Google Kalender auf einem Computer.
  2. Erstellen Sie einen Termin.
  3. Optional: Geben Sie Titel, Uhrzeit, Gäste und weitere Details ein.
  4. Klicken Sie auf Beschreibung oder Anhänge hinzufügen und dann Besprechungsnotizen erstellen und dann Speichern.
    • Daraufhin werden an Ihren Termin Besprechungsnotizen mit vorab ausgefüllten Termindetails angehängt und für Ihre Gäste freigegeben – auch für Gäste, die nicht zu Ihrer Organisation gehören.

Anhänge und Notizen zu einem vorhandenen Termin in Google Kalender hinzufügen

  1. Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender.
  2. Wählen Sie eine Option aus:
    • Klicken Sie auf einen Termin und dann Besprechungsnotizen machen.
      An Ihren Termin werden vorab ausgefüllte Besprechungsnotizen mit Termindetails angehängt.
    • Klicken Sie auf einen Termin und dann „Menü“ und dann Dokument anhängen.
      Die ausgewählten Besprechungsnotizen werden an Ihren Termin angehängt.
  3. Die Besprechungsnotizen werden in einem neuen Fenster geöffnet. Klicken Sie rechts auf Freigeben.

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2. Videokonferenz planen


 
2.1 Termin erstellen
  1. Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender.
  2. Optional: Wenn Sie Ihrem Termin Gäste hinzufügen möchten, klicken Sie links auf Personen suchen und beginnen Sie mit der Eingabe der Namen.
  3. Klicken Sie auf eine beliebige Zeit in Ihrem Kalender, die noch nicht mit einem Termin belegt ist.
  4. Geben Sie einen Titel und alle weiteren Details für den Termin ein.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Tipp: Wenn Sie einen Termin erstellen möchten, der sich über einen längeren Zeitraum erstreckt, ziehen Sie während der Auswahl der Uhrzeit die Maus auf der Seite nach unten.

2.2 Gäste hinzufügen

Wenn jemand seinen Kalender für Sie freigegeben hat oder zu Ihrem Unternehmen, Ihrer Bildungseinrichtung bzw. Ihrer Organisation gehört, können Sie die Verfügbarkeit dieser Person überprüfen, indem Sie sie einem Termin hinzufügen.

  1. Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender.
  2. Klicken Sie links auf Personen suchen.
  3. Beginnen Sie mit der Eingabe eines Namens und wählen Sie die Person aus, mit der Sie sich treffen möchten.
  4. Klicken Sie links oben auf „Eintragen“ Hinzufügen.
  5. Klicken Sie auf Zeitvorschläge. Wenn die eingeladene Person ihren Kalender für Sie freigegeben hat, können Sie ihre Terminübersicht sehen.

Hinweis: Wenn Sie einen Termin in Google Kalender erstellen und den Gästen keine Berechtigung zum Ändern erteilen, können diese das Datum und die Uhrzeit des Termins nicht in ihrem eigenen Kalender ändern.

Gäste hinzufügen

2.3 Zeit finden, die für alle Zeitzonen passt

Wenn jemand seinen Kalender für Sie freigegeben hat oder zu Ihrem Unternehmen, Ihrer Bildungseinrichtung bzw. Ihrer Organisation gehört, können Sie die Verfügbarkeit dieser Person überprüfen, indem Sie sie einem Termin hinzufügen.

  1. Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender.
  2. Klicken Sie links auf Personen suchen.
  3. Beginnen Sie mit der Eingabe eines Namens und wählen Sie die Person aus, mit der Sie sich treffen möchten.
  4. Klicken Sie links oben auf „Eintragen“ Hinzufügen.
  5. Klicken Sie auf Zeitvorschläge. Wenn die eingeladene Person ihren Kalender für Sie freigegeben hat, können Sie ihre Terminübersicht sehen.
Zeitpunkt für eine Besprechung finden
2.4 Räume buchen

Hinweis: Wenn Sie keine Ressourcen, Raumdetails oder automatische Vorschläge für Räume sehen, hat Ihr Administrator diese Informationen möglicherweise für Ihre Organisation nicht angegeben.

  1. Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender.
  2. Erstellen Sie einen neuen Termin oder öffnen Sie einen bestehenden.
  3. Wenn Sie einen vorhandenen Termin bearbeiten möchten, klicken Sie auf „Bearbeiten“ Bearbeiten.
  4. Wenn Ihr Konto zu einer Organisation mit Räumen gehört, klicken Sie auf Räume. Je nach eingeladenen Gästen können Sie aus vorgeschlagenen Räumen auswählen oder nach einem neuen Raum suchen. Klicken Sie auf die Räume oder Ressourcen, die Sie hinzufügen möchten.
    • Wichtig: Wenn Sie einem Termin keinen Raum hinzufügen können, wird in Google Kalender möglicherweise ein Workaround vorgeschlagen. Sie können den Termin ohne Gäste duplizieren, um dann für den duplizierten Termin einen Raum zu buchen.
  5. Klicken Sie auf Speichern.
Tipp: Kontoadministratoren können über die Admin-Konsole neue Räume und Ressourcen hinzufügen, die dann buchbar sind.

Raum reservieren

2.5 Videokonferenzen für Gäste einrichten, die nicht vor Ort sind

Sie können Meet-Videokonferenzen ganz einfach in Google Kalender planen. Fügen Sie dem Termin dazu mindestens einen Gast hinzu, damit automatisch eine Videokonferenz hinzugefügt wird.

2.6 Termindetails hinzufügen, z. B. eine Tagesordnung oder Hinweise zur Teilnahme
1. Zeitzone auswählen
2. Wiederkehrenden Termin einrichten
3. Zeitpunkt finden: Hier können Sie nach einem Zeitpunkt suchen, an dem alle verfügbar sind.
4. Termindetails hinzufügen: Hier können Sie u. a. einen Ort hinzufügen und Terminbenachrichtigungen einrichten.
5. Videokonferenz hinzufügen: Sie haben auch die Möglichkeit, das Add-on eines Drittanbieters auszuwählen.
6. Beschreibung hinzufügen: Hier haben Sie Platz, um Details wie Kontaktdaten, Anleitungen oder Links anzugeben. Sie können die Beschreibung bearbeiten, indem Sie Listen und Links hinzufügen oder den Text fett bzw. kursiv formatieren oder unterstreichen.
7. Anhänge hinzufügen: Sie haben die Möglichkeit, Dateien anzuhängen, z. B. Dokumente oder Präsentationen.

Kalenderdetails hinzufügen

2.7 Einladungen senden

Wenn Sie alle Details eingegeben haben, speichern Sie den Termin und senden Sie die Einladungen.

  1. Klicken Sie auf Speichern.
  2. Entscheiden Sie sich für eine der folgenden Optionen:
    • Senden, um Gäste per E-Mail zu benachrichtigen
    • Nicht senden, wenn Sie derzeit niemanden benachrichtigen möchten
    • Schließen, um mit dem Bearbeiten der Einladung fortzufahren
  3. Wenn Sie Personen außerhalb Ihrer Organisation einladen möchten, klicken Sie auf eine dieser Optionen:
    • Externe Gäste einladen, wenn Sie gleich eine Benachrichtigung senden möchten
    • Weiter bearbeiten, wenn Sie die Gäste erst später einladen möchten
  4. Optional: Wenn Sie auf der Seite "Termin bearbeiten" Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie auf Weitere Optionen.


So aktualisieren Sie einen Termin:

Sie können z. B. weitere Gäste einladen und den Ort für die Videokonferenz ändern.

  1. Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender.
  2. Klicken Sie auf den Termin, den Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie auf „Termin bearbeiten“ Termin bearbeiten.
  3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
  4. Klicken Sie oben auf der Seite auf Speichern.

Hinweis: Wenn der Organisator Ihnen keinen Bearbeitungszugriff gewährt hat, können Sie Zeit und Dauer des Termins nicht ändern.

Terminaktualisierungen speichern

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3. Antworten im Blick behalten


 
3.1 Sehen, wer die Einladung angenommen oder abgelehnt hat

Sie können ganz einfach sehen, wer Ihre Einladung angenommen oder abgelehnt und wer eine neue Uhrzeit für die Videokonferenz vorgeschlagen hat. So haben Sie die Teilnehmerzahl für Ihre Veranstaltung immer im Blick.

So überprüfen Sie die Teilnahme von Gästen:

  1. Klicken Sie im Kalenderraster auf den Termin.
  2. Neben jedem Gast sehen Sie eine Antwort. Gegebenenfalls müssen Sie auf den Abwärtspfeil klicken , um die Antworten zu sehen.


So antworten Sie auf einen neuen Terminvorschlag für eine Videokonferenz:

  1. Klicken Sie in Ihrem Kalender auf einen Termin, neben dem ein Uhrensymbol zu sehen ist.
  2. Die Terminvorschläge sind unter "Gäste" aufgelistet.
  3. Klicken Sie unter dem Terminvorschlag, den Sie prüfen möchten, auf Terminvorschlag prüfen.
  4. Wenn Sie einen Terminvorschlag annehmen und Ihren Termin entsprechend ändern möchten, klicken Sie auf Speichern.

Teilnahme überprüfen

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4. Materialien freigeben


 
4.1 Materialien für die Videokonferenz erstellen und freigeben
  1. Wählen Sie die Datei aus, die Sie freigeben möchten.
  2. Klicken Sie auf Freigeben bzw. auf „Freigeben“ .
  3. Geben Sie unter Für Personen und Gruppen freigeben die E-Mail-Adresse ein, für die Sie die Datei oder den Ordner freigeben möchten.

    Hinweis: Wenn die Freigabe für Besucher für Ihre Organisation aktiviert ist, können Sie Personen, die kein Google-Konto haben, zur Zusammenarbeit an Ihren Google Drive-Dateien und -Ordnern einladen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Dokumente für Besucher freigeben.

  4. Um zu ändern, was andere Personen mit Ihrer Datei tun können, klicken Sie rechts auf den Abwärtspfeil  und dann Betrachter, Kommentator oder Bearbeiter.
  5. Wählen Sie aus, ob andere benachrichtigt werden sollen.
    • Wenn Sie andere benachrichtigen möchten, dass Sie eine Datei freigegeben haben, klicken Sie auf das Kästchen neben Personen benachrichtigen. Wenn Sie Personen benachrichtigen, wird jede von Ihnen eingegebene E-Mail-Adresse in die E-Mail aufgenommen.
    • Wenn andere nicht benachrichtigt werden sollen, entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen Personen benachrichtigen.
  6. Klicken Sie auf Freigeben oder Senden.

Vorlage für einen Projektplan

Dateien in Google Drive freigeben
4.2 Agenda und Materialien für die Videokonferenz zur Einladung hinzufügen
1. Zeitzone auswählen
2. Wiederkehrenden Termin einrichten
3. Zeitpunkt finden: Hier können Sie nach einem Zeitpunkt suchen, an dem alle verfügbar sind.
4. Termindetails hinzufügen: Hier können Sie u. a. einen Ort hinzufügen und Terminbenachrichtigungen einrichten.
5. Videokonferenz hinzufügen: Sie haben auch die Möglichkeit, das Add-on eines Drittanbieters auszuwählen.
6. Beschreibung hinzufügen: Hier haben Sie Platz, um Details wie Kontaktdaten, Anleitungen oder Links anzugeben. Sie können die Beschreibung bearbeiten, indem Sie Listen und Links hinzufügen oder den Text fett bzw. kursiv formatieren oder unterstreichen.
7. Anhänge hinzufügen: Sie haben die Möglichkeit, Dateien anzuhängen, z. B. Dokumente oder Präsentationen.

Kalenderdetails hinzufügen

4.3 Agenda mit zielgerichteten Kommentaren diskutieren
  1. Öffnen Sie Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen und wählen Sie den Text aus, den Sie kommentieren möchten.
  2. Klicken Sie auf „Kommentar hinzufügen“ .
  3. Geben Sie Ihren Kommentar in das Feld ein.
  4. Wenn Sie den Kommentar an eine bestimmte Person richten möchten, geben Sie ein Pluszeichen (+) gefolgt von der entsprechenden E-Mail-Adresse ein. Sie können beliebig viele Personen hinzufügen. Jede Person erhält per E-Mail den Kommentar sowie den Link zur Datei.
  5. Sie können den Kommentar auch einer bestimmten Person als Aufgabe zuweisen. Klicken Sie dazu das Kästchen [Name der Person] zuweisen an.
  6. Klicken Sie auf Kommentieren oder auf Aufgabe zuweisen.

Hinweis: Wenn eine Datei die maximale Anzahl von Kommentaren erreicht, können Sie eine Kopie der Datei ohne Kommentare machen.

Kommentarfeld öffnen, Text eingeben und eine Aufgabe optional einer Person zuweisen.

4.4 Änderungen und Hinweise an Ihre Gäste senden
  1. Klicken Sie in Google Kalender im Kalenderraster auf den gewünschten Termin.
  2. Klicken Sie auf "Bearbeiten"  und ändern Sie ihn.
  3. Klicken Sie auf Speichern
  4. Geben Sie eine Nachricht für Gäste ein.
  5. Klicken Sie auf Senden.

Gäste hinzufügen

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5. Videokonferenz abhalten


 
5.1 An der Videokonferenz teilnehmen

Über Google Kalender teilnehmen

  1. Klicken Sie in Google Kalender auf den Termin, an dem Sie teilnehmen möchten.
  2. Klicken Sie auf Mit Google Meet teilnehmen.
  3. Klicken Sie im Fenster, das anschließend geöffnet wird, auf Jetzt teilnehmen

Über Gmail teilnehmen

  1. Öffnen Sie Gmail und klicken Sie in der Seitenleiste auf Meet.
  2. Wählen Sie eine Option aus:
    • Klicken Sie auf Neue Besprechung, um eine neue Videokonferenz zu startenJetzt teilnehmen.
    • Klicken Sie auf An Besprechung teilnehmen und geben Sie einen Alias oder Code ein Teilnehmen.
    • Wenn Sie an einer geplanten Besprechung teilnehmen möchten, bewegen Sie den Mauszeiger auf Meine VideokonferenzenJetzt teilnehmen.

Über Meet teilnehmen

In Meet können Sie entweder einen geplanten Termin auswählen oder einen Besprechungscode bzw. Alias eingeben.

So wählen Sie einen geplanten Termin aus:

  1. Öffnen Sie https://meet.google.com in einem Webbrowser.
  2. Wählen Sie die Videokonferenz aus der Liste der geplanten Termine aus. In Google Meet werden nur Videokonferenzen angezeigt, die über Google Kalender geplant wurden.
  3. Klicken Sie auf Jetzt teilnehmen.

Hinweis: Bei den ersten fünf Personen, die an der Videokonferenz teilnehmen, ist ein Signalton zu hören. Zu allen weiteren Teilnehmern erhalten Sie eine stumme Benachrichtigung.

Geben Sie einen Besprechungscode oder Alias ein.

  1. Öffnen Sie https://meet.google.com in einem Webbrowser.
  2. Klicken Sie auf Code oder Link eingeben > Teilnehmen.
  3. Geben Sie einen Besprechungscode oder Alias ein.
    • Der Besprechungscode ist die Buchstabenfolge am Ende des Besprechungslinks. Die Bindestriche brauchen Sie dabei nicht einzugeben.
    • Sie können Aliasse für Videokonferenzen nur für Personen in Ihrer Organisation verwenden. Diese Funktion steht derzeit nur Google Workspace-Nutzern zur Verfügung.
    • Wenn Ihre Organisation ein Meet-Hardwaregerät gekauft und installiert hat, können Sie auch dort den Besprechungscode oder Alias eingeben.

    • Wenn Sie eine neue Videokonferenz mit einem neuen Code starten möchten, lassen Sie das Feld leer. 

  4. Klicken Sie auf Weiter und dann auf Jetzt teilnehmen.
Tipp: Wenn Sie sich in einem Konferenzraum befinden, können Sie mit dem Laptop im Companion-Modus an der Videokonferenz teilnehmen, um Inhalte zu präsentieren und an Aktivitäten teilzunehmen. Ihr Mikrofon und Ihre Kamera sind im Companion-Modus deaktiviert. Dadurch werden Echos vermieden. Weitere Informationen zum Companion-Modus

Google Meet auf einen Blick hilft Ihnen beim schnellen Einstieg ins Thema Videokonferenzen.

An Google Meet teilnehmen.

5.2 Materialien präsentieren, diskutieren und gemeinsam bearbeiten
Organisatoren von Videokonferenzen mit Google Workspace for Education können verhindern, dass Teilnehmer ihren Bildschirm freigeben. 
  1. Öffnen Sie in Google Drive die Datei aus Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen, die Sie freigeben oder präsentieren möchten.
  2. Optional: So bearbeiten Sie ein Dokument gleichzeitig mit den Teilnehmern:
    1. Klicken Sie rechts oben auf Freigeben.
    2. Fügen Sie dem Dokument einen Titel hinzu und klicken Sie auf Speichern.
    3. Fügen Sie Gäste hinzu und gewähren Sie allen Zugriff als Bearbeiter.
    4. Klicken Sie auf Senden.
  3. Öffnen Sie Google Meet und nehmen Sie an der Besprechung teil.
  4. Klicken Sie auf Bildschirm teilen und wählen Sie aus, was Sie einblenden möchten:
    • Den ganzen Bildschirm
    • Ein Fenster
    • Ein Tab
  5. Klicken Sie auf Teilen.

Tipp: Wenn Sie nicht den Chrome-Browser verwenden (in dem alle Pop-up-Benachrichtigungen automatisch ausgeblendet werden), schalten Sie Benachrichtigungen stumm oder deaktivieren Sie sie, damit sie nicht angezeigt werden, während Sie präsentieren.

5.3 Aufgaben zuweisen
  1. Öffnen Sie Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen und wählen Sie den Text aus, den Sie kommentieren möchten.
  2. Klicken Sie auf „Kommentar hinzufügen“ .
  3. Geben Sie Ihren Kommentar in das Feld ein.
  4. Wenn Sie den Kommentar an eine bestimmte Person richten möchten, geben Sie ein Pluszeichen (+) gefolgt von der entsprechenden E-Mail-Adresse ein. Sie können beliebig viele Personen hinzufügen. Jede Person erhält per E-Mail den Kommentar sowie den Link zur Datei.
  5. Sie können den Kommentar auch einer bestimmten Person als Aufgabe zuweisen. Klicken Sie dazu das Kästchen [Name der Person] zuweisen an.
  6. Klicken Sie auf Kommentieren oder auf Aufgabe zuweisen.

Hinweis: Wenn eine Datei die maximale Anzahl von Kommentaren erreicht, können Sie eine Kopie der Datei ohne Kommentare machen.

Kommentarfeld öffnen, Text eingeben und eine Aufgabe optional einer Person zuweisen.

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6. Nach der Videokonferenz

6.1 E-Mail senden
  1. Klicken Sie in Google Kalender im Kalenderraster auf den gewünschten Termin.
  2. Klicken Sie auf "Bearbeiten"  und ändern Sie ihn.
  3. Klicken Sie auf Speichern
  4. Geben Sie eine Nachricht für Gäste ein.
  5. Klicken Sie auf Senden.
Gäste hinzufügen
6.2 Fortschritte durch Zuweisen von Aufgaben aus der Agenda verfolgen
  1. Öffnen Sie Google Docs, Google Tabellen oder Google Präsentationen und wählen Sie den Text aus, den Sie kommentieren möchten.
  2. Klicken Sie auf „Kommentar hinzufügen“ .
  3. Geben Sie Ihren Kommentar in das Feld ein.
  4. Wenn Sie den Kommentar an eine bestimmte Person richten möchten, geben Sie ein Pluszeichen (+) gefolgt von der entsprechenden E-Mail-Adresse ein. Sie können beliebig viele Personen hinzufügen. Jede Person erhält per E-Mail den Kommentar sowie den Link zur Datei.
  5. Sie können den Kommentar auch einer bestimmten Person als Aufgabe zuweisen. Klicken Sie dazu das Kästchen [Name der Person] zuweisen an.
  6. Klicken Sie auf Kommentieren oder auf Aufgabe zuweisen.

Hinweis: Wenn eine Datei die maximale Anzahl von Kommentaren erreicht, können Sie eine Kopie der Datei ohne Kommentare machen.

Kommentarfeld öffnen, Text eingeben und eine Aufgabe optional einer Person zuweisen.
6.3 Folgetermine planen, um den aktuellen Stand im Blick zu behalten
  1. Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender.
  2. Optional: Wenn Sie Ihrem Termin Gäste hinzufügen möchten, klicken Sie links auf Personen suchen und beginnen Sie mit der Eingabe der Namen.
  3. Klicken Sie auf eine beliebige Zeit in Ihrem Kalender, die noch nicht mit einem Termin belegt ist.
  4. Geben Sie einen Titel und alle weiteren Details für den Termin ein.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Tipp: Wenn Sie einen Termin erstellen möchten, der sich über einen längeren Zeitraum erstreckt, ziehen Sie während der Auswahl der Uhrzeit die Maus auf der Seite nach unten.

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