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Planejar e fazer reuniões em qualquer lugar

Tutorial do Google Workspace para empresas


               

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Neste tutorial

Planejar os compromissos Programar a reunião Confirmar a participação Compartilhar materiais Fazer a reunião Fazer o acompanhamento
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1. Planejar os compromissos


Expandir tudo  |  Recolher tudoFechar tudo
1.1 Bloquear um horário no Agenda e se preparar para uma reunião (por exemplo, "não perturbe, estou me preparando para uma reunião")
  1. No computador, abra o Google Agenda.
  2. Opcional: se você quiser convidar alguém para um evento, à esquerda, clique em Pesquisar pessoas e comece a digitar os nomes dos convidados.
  3. Clique em qualquer horário da agenda que ainda não tenha um evento programado.
  4. Adicione um título e os detalhes do evento.
  5. Clique em Salvar.

Dica: para criar um evento mais longo, arraste o mouse pela página ao selecionar o horário.

1.2 Criar seus compromissos

No computador, você pode compartilhar a ata da reunião diretamente em um evento do Google Agenda.

Adicionar a ata da reunião a eventos do Documentos Google

  1. No computador, abra um arquivo do Documentos Google novo ou existente que você queira adicionar a um evento.
  2. No arquivo, digite "@".
  3. No menu pop-up, clique em Ata da reunião.
  4. Pesquise um evento.
    1. Dica: você pode digitar "Próxima" para selecionar a próxima reunião na agenda. 
  5. Selecione um evento. A ata da reunião é pré-preenchida com os detalhes do evento, mas não é anexada a ele.
    • Se tiver organizado a reunião: um pop-up é exibido para você compartilhar e anexar o documento ao evento. Para dar acesso, clique em Compartilhar e anexar.
    • Se não tiver organizado a reunião: um pop-up é exibido para você compartilhar o arquivo. Para dar acesso, clique em Compartilhar. O arquivo não é anexado ao evento.

Adicionar a ata da reunião a um novo evento do Google Agenda

  1. No computador, abra o Google Agenda.
  2. Crie um evento.
  3. Opcional: digite o título, o horário, os participantes e outros detalhes.
  4. Clique em Adicionar descrição ou anexos e Criar ata da reunião e Salvar.
    • A ata é anexada ao seu evento com os detalhes pré-preenchidos e compartilhada com quem você convidou, inclusive pessoas de fora da sua organização.

Adicionar anexos e notas a um evento do Google Agenda

  1. Abra o Google Agenda no computador.
  2. Selecione uma destas opções:
    • Clique em um evento e Criar ata da reunião.
      Uma ata pré-preenchida com os detalhes é anexada ao seu evento.
    • Clique em um evento e Menu  e Anexar um documento.
      A ata da reunião selecionada é anexada ao evento.
  3. A ata é aberta em uma nova janela. À direita, clique em Compartilhar.

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Programar a reunião


 
2.1 Criar um evento
  1. No computador, abra o Google Agenda.
  2. Opcional: se você quiser convidar alguém para um evento, à esquerda, clique em Pesquisar pessoas e comece a digitar os nomes dos convidados.
  3. Clique em qualquer horário da agenda que ainda não tenha um evento programado.
  4. Adicione um título e os detalhes do evento.
  5. Clique em Salvar.

Dica: para criar um evento mais longo, arraste o mouse pela página ao selecionar o horário.

2.2 Adicionar convidados

Quando uma pessoa compartilha a agenda com você ou faz parte do seu trabalho, escola ou outra organização, você pode ver se ela está disponível ou ocupada ao adicioná-la a um evento.

  1. Abra o Google Agenda no computador.
  2. À esquerda, clique em Pesquisar pessoas.
  3. Comece a digitar o nome de alguém e escolha a pessoa.
  4. No canto superior esquerdo, clique em Criar Adicionar.
  5. Clique em Horários sugeridos. Você verá os horários em que o convidado poderá participar caso ele tenha compartilhado a própria agenda com você.

Observação: se você criar um evento no Agenda sem dar permissão para que os convidados o modifiquem, eles não poderão alterar a data nem a hora do evento na própria agenda.

Adicionar convidados

2.3 Encontrar um horário adequado nos fusos horários de todos

Quando uma pessoa compartilha a agenda com você ou faz parte do seu trabalho, escola ou outra organização, você pode ver se ela está disponível ou ocupada ao adicioná-la a um evento.

  1. Abra o Google Agenda no computador.
  2. À esquerda, clique em Pesquisar pessoas.
  3. Comece a digitar o nome de alguém e escolha a pessoa.
  4. No canto superior esquerdo, clique em Criar Adicionar.
  5. Clique em Horários sugeridos. Você verá os horários em que o convidado poderá participar caso ele tenha compartilhado a própria agenda com você.
Encontrar um horário
2.4. Reservar salas

Observação: se você não vir recursos, detalhes de salas ou sugestões automáticas de sala, é possível que o administrador não tenha configurado essas informações para sua organização.

  1. Abra o Google Agenda no computador.
  2. Crie um novo evento ou abra um que já exista.
  3. Para editar um evento, clique em Editar evento Editar.
  4. Se sua conta fizer parte de uma organização com salas, clique em Salas. Dependendo da pessoa que você convidar, é possível escolher entre as sugestões de salas ou procurar uma sala nova. Clique nas salas ou nos recursos que você quer adicionar.
    • Importante: se não for possível adicionar uma sala a um evento, o Google Agenda poderá sugerir um atalho para criar um evento duplicado que permita reservar uma sala. Esse atalho cria um único evento sem convidados.
  5. Clique em Salvar.
Dica: quem administra a conta pode adicionar novas salas e recursos que podem ser reservados pelo Admin Console.

Reservar uma sala

2.5 Configurar videoconferências para convidados remotos

É fácil programar uma videochamada do Meet no Agenda. É só adicionar um ou mais convidados ao evento para criar uma videochamada automaticamente.

2.6 Adicionar detalhes do evento, como a pauta ou as instruções da reunião
1. Escolha um fuso horário.
2. Crie um evento recorrente.
3. Encontre um horário: encontre um horário em que seus colegas de trabalho estejam disponíveis para a reunião.
4. Adicionar detalhes do evento: adicione o local da reunião, envie notificações de eventos e muito mais.
5. Adicionar videoconferência: adicione uma videochamada ao evento ou selecione um complemento de conferência de terceiros.
6. Adicionar uma descrição de evento: adicione detalhes, como dados de contato, instruções ou links do seu evento. Formate a descrição com negrito, itálico ou sublinhado ou adicione listas e links.
7. Adicionar anexos: conecte arquivos, como documentos ou apresentações, aos seus eventos.

Adicionar detalhes da agenda

2.7 Enviar convites por e-mail

Quando você terminar de preencher os detalhes, salve o evento e envie os convites.

  1. Clique em Salvar.
  2. Escolha uma opção:
    • Para notificar os convidados por e-mail, clique em Enviar.
    • Para pular as notificações no momento, clique em Não enviar.
    • Para continuar editando o convite, clique em Descartar.
  3. Se você estiver convidando pessoas fora da sua organização, terá as seguintes opções:
    • Clique em Convidar pessoas externas para enviar uma notificação.
    • Clique em Continuar editando para enviar uma notificação mais tarde. 
  4. (Opcional) Para abrir seu evento na página "Editar evento", clique em Mais opções.


Para atualizar um evento:

Você pode convidar pessoas, alterar o local do evento e muito mais.

  1. No computador, abra o Google Agenda.
  2. Clique no evento que você quer editar. Se aparecer a opção Editar evento Editar evento, clique nela.
  3. Faça as alterações no evento.
  4. Na parte superior da página, clique em Salvar.

Observação: se o organizador do evento não tiver concedido permissões para edição, não será possível fazer alterações no horário nem na duração do evento.

Salvar atualizações de eventos

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3  Confirmar a participação


 
3.1 Verificar quem aceitou ou recusou seu convite

Se for necessário rastrear as respostas a um evento, você poderá ver quem aceitou ou recusou seu convite e quem propôs um novo horário para a reunião.

Para saber quem comparecerá:

  1. Na grade do Agenda, clique uma vez no evento.
  2. Ao lado de cada convidado, você verá a resposta. Talvez seja necessário clicar na seta para baixo para ver as respostas.


Responder a um novo horário de reunião sugerido:

  1. Na sua agenda, clique em um evento com um ícone de relógio.
  2. Em "Convidados", encontre os horários sugeridos.
  3. Na sugestão de horário que você quer analisar, clique em Analisar proposta.
  4. Para alterar o evento para o horário sugerido, clique em Salvar.

Verificar quem comparecerá

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4  Compartilhar materiais


 
4.1 Criar e compartilhar materiais de reunião
  1. Selecione o arquivo que você quer compartilhar.
  2. Clique em Compartilhar ou Compartilhar .
  3. Em Compartilhar com pessoas e grupos, digite o endereço de e-mail do usuário com quem você quer compartilhar.

    Observação: se o compartilhamento com visitantes estiver ativado na sua organização, você poderá convidar alguém que não tenha uma Conta do Google para colaborar em arquivos e pastas do Google Drive. Consulte Compartilhar documentos com visitantes.

  4. Para alterar o que as pessoas podem fazer no seu arquivo, à direita, clique na seta para baixo e depois e selecione Leitor, Comentarista ou Editor.
  5. Selecione a opção para notificar as pessoas:
    • Se você quiser informar que compartilhou um arquivo, marque a caixa Notificar pessoas. Se optar por notificar as pessoas, cada endereço de e-mail adicionado será incluído na mensagem.
    • Se você não quiser notificar as pessoas, desmarque a caixa Notificar pessoas.
  6. Clique em Compartilhar ou Enviar.

Use este modelo de plano de projeto

Compartilhar arquivos no Drive
4.2 Anexar pautas e materiais de reunião ao convite
1. Escolha um fuso horário.
2. Crie um evento recorrente.
3. Encontre um horário: encontre um horário em que seus colegas de trabalho estejam disponíveis para a reunião.
4. Adicionar detalhes do evento: adicione o local da reunião, envie notificações de eventos e muito mais.
5. Adicionar videoconferência: adicione uma videochamada ao evento ou selecione um complemento de conferência de terceiros.
6. Adicionar uma descrição de evento: adicione detalhes, como dados de contato, instruções ou links do seu evento. Formate a descrição com negrito, itálico ou sublinhado ou adicione listas e links.
7. Adicionar anexos: conecte arquivos, como documentos ou apresentações, aos seus eventos.

Adicionar detalhes da agenda

4.3 Discutir a pauta com comentários direcionados
  1. No Documentos, no Planilhas ou no Apresentações, selecione o texto que você quer comentar.
  2. Clique em Adicionar comentário .
  3. Digite seu comentário na caixa.
  4. (Opcional) Para direcionar uma tarefa ou um comentário a uma pessoa específica, digite um sinal de mais (+) seguido pelo endereço de e-mail dela. Você pode adicionar quantas pessoas quiser. Elas receberão um e-mail com seu comentário e um link para o arquivo.
  5. (Opcional) Para atribuir o comentário a uma pessoa específica, marque a caixa Atribuir a.
  6. Clique em Comentar ou Atribuir.

Observação: se um arquivo alcançar o número máximo de comentários, você poderá fazer uma cópia do arquivo sem os comentários.

Abrir a caixa "Comentar" e digitar o texto, com a opção de atribuir uma tarefa a alguém.

4.4 Enviar atualizações e anotações aos convidados, como instruções para chegar ao local da reunião
  1. No Agenda, clique no nome do evento na grade da agenda.
  2. Clique em Editar  e faça as alterações no evento.
  3. Clique em Salvar
  4. Digite uma mensagem para os convidados.
  5. Clique em Enviar.

Adicionar convidados

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Fazer a reunião


 
5.1 Participar da sua reunião

Participar de uma reunião no Agenda

  1. No Google Agenda, clique no evento de que você quer participar.
  2. Clique em Entrar com o Google Meet.
  3. Na janela que se abre, clique em Participar agora

Participar de uma reunião no Gmail

  1. Abra o Gmail e clique em Meet na barra lateral.
  2. Escolha uma opção:
    • Clique em Nova reunião para iniciar uma nova reuniãoParticipar agora.
    • Clique em Participar de uma reunião e digite o apelido ou código da reuniãoParticipar.
    • Para participar de uma reunião programada, aponte para uma reunião em Minhas reuniõesParticipar agora.

Participar de uma reunião no Meet

No Meet, você pode selecionar um evento programado ou digitar o código ou apelido da reunião.

Para selecionar um evento programado, siga estas etapas:

  1. Em um navegador da Web, digite https://meet.google.com.
  2. Selecione a reunião na lista de eventos programados. Só as reuniões programadas no Google Agenda aparecem no Google Meet.
  3. Clique em Participar agora.

Dica: um toque de notificação é emitido quando as cinco primeiras pessoas entram na videochamada. Depois disso, você receberá uma notificação silenciosa a cada novo participante.

Digite o apelido ou o código da reunião:

  1. Em um navegador da Web, digite https://meet.google.com.
  2. Clique em Digite um código ou link > Participar.
  3. Digite o apelido ou o código da reunião.
    • Esse código é a sequência de letras no final do link da reunião. Não é necessário colocar hífen.
    • Só é possível usar apelidos de reuniões com pessoas da sua organização. No momento, esse recurso só está disponível para usuários do Google Workspace.
    • Se sua organização tiver comprado e instalado um dispositivo de hardware do Hangouts Meet, também é possível digitar o código ou o apelido da reunião nele.

    • Deixe o campo em branco para iniciar uma nova reunião com um novo código.

  4. Clique em Continuar e em Participar agora.
Dica: se você estiver em uma sala de reunião do escritório, entre na reunião no laptop usando o modo companion para apresentar e participar das atividades. O microfone e a câmera ficam desativados no modo companion para evitar eco do seu laptop. Saiba mais sobre o modo companion.

Use esta folha de referência do Google Meet.

Participar do Hangouts Meet.

5.2 Apresentar, discutir e colaborar em materiais
Os organizadores de reuniões que usam o Google Workspace for Education podem impedir que os participantes compartilhem a tela. 
  1. No Google Drive, abra o arquivo do Documentos, do Planilhas ou do Apresentações Google que você quer compartilhar ou apresentar.
  2. (Opcional) Para editar um documento, uma planilha ou uma apresentação em tempo real com os convidados:
    1. No canto superior direito, clique em Compartilhar.
    2. Adicione um título ao documento e clique em Salvar.
    3. Adicione os convidados da reunião e conceda a todos o acesso de editor.
    4. Clique em Enviar.
  3. Abra o Google Meet e participe da reunião.
  4. Clique em Apresentar agora e escolha o que você quer compartilhar:
    • A tela inteira
    • Uma janela
    • Uma guia
  5. Clique em Compartilhar.

Dica: se você não estiver usando o navegador Chrome (que oculta automaticamente as notificações pop-up), silencie ou desative as notificações para elas não aparecerem durante a apresentação.

5.3 Atribuir tarefas
  1. No Documentos, no Planilhas ou no Apresentações, selecione o texto que você quer comentar.
  2. Clique em Adicionar comentário .
  3. Digite seu comentário na caixa.
  4. (Opcional) Para direcionar uma tarefa ou um comentário a uma pessoa específica, digite um sinal de mais (+) seguido pelo endereço de e-mail dela. Você pode adicionar quantas pessoas quiser. Elas receberão um e-mail com seu comentário e um link para o arquivo.
  5. (Opcional) Para atribuir o comentário a uma pessoa específica, marque a caixa Atribuir a.
  6. Clique em Comentar ou Atribuir.

Observação: se um arquivo alcançar o número máximo de comentários, você poderá fazer uma cópia do arquivo sem os comentários.

Abrir a caixa "Comentar" e digitar o texto, com a opção de atribuir uma tarefa a alguém.

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6  Fazer o acompanhamento

6.1 Enviar um e-mail de acompanhamento
  1. No Agenda, clique no nome do evento na grade da agenda.
  2. Clique em Editar  e faça as alterações no evento.
  3. Clique em Salvar
  4. Digite uma mensagem para os convidados.
  5. Clique em Enviar.
Adicionar convidados
6.2 Atribuir ações necessárias aos compromissos para acompanhar o andamento
  1. No Documentos, no Planilhas ou no Apresentações, selecione o texto que você quer comentar.
  2. Clique em Adicionar comentário .
  3. Digite seu comentário na caixa.
  4. (Opcional) Para direcionar uma tarefa ou um comentário a uma pessoa específica, digite um sinal de mais (+) seguido pelo endereço de e-mail dela. Você pode adicionar quantas pessoas quiser. Elas receberão um e-mail com seu comentário e um link para o arquivo.
  5. (Opcional) Para atribuir o comentário a uma pessoa específica, marque a caixa Atribuir a.
  6. Clique em Comentar ou Atribuir.

Observação: se um arquivo alcançar o número máximo de comentários, você poderá fazer uma cópia do arquivo sem os comentários.

Abrir a caixa "Comentar" e digitar o texto, com a opção de atribuir uma tarefa a alguém.
6.3 Programar reuniões de acompanhamento para receber atualizações de status
  1. No computador, abra o Google Agenda.
  2. Opcional: se você quiser convidar alguém para um evento, à esquerda, clique em Pesquisar pessoas e comece a digitar os nomes dos convidados.
  3. Clique em qualquer horário da agenda que ainda não tenha um evento programado.
  4. Adicione um título e os detalhes do evento.
  5. Clique em Salvar.

Dica: para criar um evento mais longo, arraste o mouse pela página ao selecionar o horário.

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