Planejar e fazer reuniões em qualquer lugar

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" "Planejar a pauta

1.1 Criar uma tarefa para planejar a reunião

Abra o Gmail, o Agenda, o Drive, o Documentos, o Planilhas ou o Apresentações e clique em Tarefas Tarefas à direita.

Clicar no lápis para adicionar uma tarefa
1.2 Discutir os requisitos da reunião por e-mail ou no Google Chat

Escrever um e-mail:

1 Abra o Gmail.
2 À esquerda, clique em Google+ Escrever.
3 (Opcional) Para alterar o tamanho da janela, clique no botão Maximizar "" ou Sair da tela cheia Sair da tela cheia no canto superior.
4 Adicione os destinatários e um assunto.
5 Digite sua mensagem. Os e-mails que você começar a escrever, mas não enviar, serão salvos automaticamente em Rascunhos à esquerda.
6 (Opcional) Adicione anexos, como arquivos do Drive Insert file using Drive ou fotos Insert image.
7 Clique em Enviar.

Dica: para cancelar o envio de um e-mail, clique em Desfazer na parte inferior da janela. Essa opção aparece rapidamente, mas você pode alterar a duração dela. Consulte Cancelar o envio dos seus e-mails.

Mapa de onde clicar na Caixa de entrada e no e-mail para seguir as etapas numeradas de 1 a 7 acima

Enviar uma mensagem direta para alguém:

  1. Faça login no Chat ou no Gmail.
  2. Em Chat, clique em um nome, digite uma mensagem e clique em Enviar "".
  3. Se o nome não aparecer em Chat, clique em Encontrar pessoas, salas e bots ou Iniciar um chat "".
  4. Digite um nome ou endereço de e-mail. As sugestões são exibidas enquanto você digita o texto.
    Se você quiser enviar uma mensagem direta para alguém fora da sua organização, digite o endereço de e-mail completo.
  5. Selecione a pessoa para quem você quer enviar a mensagem.
  6. Digite uma mensagem e clique em Enviar "".
    As sugestões incluem todos os membros da sua organização, mesmo os que não usam o Chat.


Iniciar uma conversa em grupo:

  1. Faça login no Chat ou no Gmail.
  2. Em Chat, clique no nome de um grupo, digite uma mensagem e clique em Enviar "".
  3. Se o nome do grupo não aparecer em Chat:
    • No Chat, clique em Encontrar pessoas, salas e botse depoisIniciar conversa em grupo.
    • No Gmail, em Chat, clique em Iniciar um chat""e depoisIniciar conversa em grupo.
  4. Digite um nome ou endereço de e-mail. As sugestões são exibidas enquanto você digita.
  5. Clique em Mensagem ou Concluído "".
  6. Digite uma mensagem e clique em Enviar "".
    As sugestões incluem todos os membros da sua organização, mesmo os que não usam o Chat.

Enviar uma mensagem para um grupo

1.3 Bloquear um horário na Agenda e se preparar para uma reunião (por exemplo, "não perturbe, estou me preparando para uma reunião")
  1. No Agenda, escolha uma opção:
    • Clique em um horário vazio na grade da agenda.
    • Clique em Google+Criar.
  2. Selecione Evento.
1.4 Criar sua pauta

Você pode criar um arquivo no Documentos Google ou no Google Drive.

Escolha uma opção:

  • Na página inicial do Documentos, Planilhas ou Apresentações, clique em Criar""  acima de "Em branco".
  • No Drive, clique em Novoe depoisDocumentos/Planilhas/Apresentações Googlee depoisDocumento em branco ou Com base em um modelo.
Criar documentos

" "Agendar a reunião

2.1 Criar um evento
  1. No Agenda, escolha uma opção:
    • Clique em um horário vazio na grade da agenda.
    • Clique em Google+Criar.
  2. Selecione Evento.
2.2 Adicionar convidados
  1. No campo Adicionar convidados, digite as primeiras letras do nome ou do endereço de e-mail de uma pessoa. Os endereços correspondentes no diretório da sua organização aparecem quando você digita o texto.
  2. Clique em uma sugestão para adicionar a pessoa ao evento. Se nenhuma sugestão aparecer, digite o endereço de e-mail completo do convidado. Veja abaixo o que acontece quando você adiciona um convidado ao seu evento.
    • Uma videochamada no Google Meet é adicionada automaticamente ao evento.
    • A agenda do convidado aparece ao lado da sua.
  3. (Opcional) Você pode adicionar o endereço de uma lista de e-mails do Grupos do Google para convidar um grupo grande de pessoas de uma só vez.
    Veja mais informações sobre como fazer isso em Gerenciar eventos grandes no Agenda.
  4. (Opcional) Para marcar a presença de um convidado como opcional, aponte para o nome do convidado e clique em Pessoas Pessoas.
  5. (Opcional) Para permitir que os convidados modifiquem o evento, convidem outras pessoas ou vejam a lista de convidados, clique em Permissões de convidados e marque as caixas apropriadas.

Observação: se você criar um evento no Agenda sem dar permissão para que os convidados o modifiquem, eles não poderão alterar a data nem a hora do evento na própria agenda.

Adicionar convidados

2.3 Encontrar um horário adequado nos fusos horários de todos
  1. Abra o Agenda e clique em Google+ Criare depoisEvento.
  2. Na seção Adicionar convidados, digite o endereço de e-mail da pessoa.  
  3. Clique em Horários sugeridos e selecione um horário de reunião sugerido. 
  4. Clique em um horário.
  5. (Opcional) Se você não encontrar um horário de reunião sugerido, clique em Encontrar um horário e selecione uma opção. 
  6. Clique em Salvar.

 

Encontrar um horário
2.4. Reservar salas

Observação: se você não vir recursos, detalhes de salas ou sugestões automáticas de sala, é possível que o administrador do G Suite não tenha configurado essas informações para sua organização.

  1. Clique em Adicionar salas.

    Observação: se você não vir esta opção, entre em contato com o administrador do G Suite.

    As sugestões aparecem automaticamente com base no seu local de trabalho, no número de convidados e nas salas reservadas.
  2. Se você precisar ajustar os critérios da sua sala de reunião, poderá:
    • clicar em Pessoas Grupo para especificar o tamanho de sala necessário;
    • clicar em Vídeo Vídeo para especificar a necessidade de equipamentos de videoconferência;
    • clicar em Telefone "" para especificar a necessidade de audioconferência.
  3. Aponte para a sala que atende aos critérios e selecione a caixa.
  4. Se você não encontrar uma sala adequada, faça o seguinte:
    1. Na caixa de pesquisa, digite outro recurso, nome de outro edifício, andar ou equipamento de videoconferência, como o Chromebox para reuniões. Conforme você digitar, verá os resultados abaixo da caixa de pesquisa.
    2. Passe o cursor em uma sala para ver detalhes, como capacidade, localização, equipamento e recursos.
    3. Quando você encontrar uma sala, aponte para ela e marque a caixa.

Reservar uma sala

2.5 Configurar videoconferências para convidados remotos

 

 

É fácil programar uma videochamada do Meet no Agenda. Basta adicionar um ou mais convidados ao evento ou clicar no campo de adição de sala, local ou videoconferência e clicar em Adicionar conferência. Um link para a videochamada e um número de discagem são adicionados ao evento.

Permitir videoconferência
2.6 Adicionar detalhes do evento, como a pauta ou as instruções da reunião
1 Escolha um fuso horário.
2 Crie um evento recorrente.
3 Encontre um horário: encontre um horário em que seus colegas de trabalho estejam disponíveis para a reunião.
4 Adicionar detalhes do evento: adicione o local da reunião, envie notificações de eventos e muito mais.
5 Adicionar videoconferência: adicione uma videochamada ao evento ou selecione um complemento de conferência de terceiros.
6 Adicionar uma descrição de evento: adicione detalhes, como dados de contato, instruções ou links do seu evento. Formate a descrição com negrito, itálico ou sublinhado ou adicione listas e links.
7 Adicionar anexos: conecte arquivos, como documentos ou apresentações, aos seus eventos.

Adicionar detalhes da agenda

2.7 Salvar o evento para enviar convites por e-mail

Quando você terminar de preencher os detalhes, salve o evento e envie os convites.

  1. Clique em Salvar.
  2. Escolha uma opção:
    • Para notificar os convidados por e-mail, clique em Enviar.
    • Para pular as notificações no momento, clique em Não enviar.
    • Para continuar editando o convite, clique em Descartar.
  3. Se você estiver convidando pessoas fora da sua organização, terá as seguintes opções:
    • Clique em Convidar pessoas externas para enviar uma notificação.
    • Clique em Continuar editando para enviar uma notificação mais tarde. 
  4. (Opcional) Para abrir seu evento na página "Editar evento", clique em Mais opções.


Para atualizar um evento:

Você pode convidar pessoas, alterar o local do evento e muito mais.

  1. Na grade da agenda, clique no evento e depois Editar Editar.
  2. Para convidar mais pessoas, altere o local da reunião ou adicione anexos, faça as alterações e clique em Salvar.

Observação: se o organizador do evento não tiver concedido permissões para edição, não será possível fazer alterações no horário nem na duração do evento.

Salvar atualizações de eventos

" "3 Confirmar a participação

3.1 Verificar quem aceitou ou recusou seu convite

Se for necessário rastrear as respostas a um evento, você poderá ver quem aceitou ou recusou seu convite e quem propôs um novo horário para a reunião.

Para saber quem comparecerá:

  1. Na grade do Agenda, clique uma vez no evento.
  2. Ao lado de cada convidado, você verá a resposta. Talvez seja necessário clicar na seta para baixo "" para ver as respostas.


Responder a um novo horário de reunião sugerido:

  1. Na grade do Agenda, clique uma vez no evento.
  2. Na seção Convidados, acesse a sugestão e clique em Analisar proposta.
  3. Para aceitar o novo horário sugerido, clique em Salvar.
  4. (Opcional) Para avisar os convidados sobre o novo horário da reunião, clique em Enviar.

Verificar quem comparecerá

" "4 Compartilhar materiais

4.1 Criar e compartilhar materiais de reunião
  1. Select the file you want to share.
  2. Click Share or Share "".
  3. Under Share with people and groups, enter the email address you want to share with.

    Note: If visitor sharing is on for your organization, you can invite someone who doesn't have a Google Account to collaborate on your Google Drive files and folders. See Share documents with visitors.

  4. To change what people can do to your file, on the right, click the Down arrow ""e depois Viewer, Commenter, or Editor.
  5. Choose to notify people:
    • If you want to notify people that you shared a file with them, check the Notify people box. If you notify people, each email address you enter will be included in the email.
    • If you don't want to notify people, uncheck the Notify people box.
  6. Click Share or Send.

Use este modelo de plano de projeto

Compartilhar arquivos no Drive
4.2 Anexar pautas e materiais de reunião ao convite
1 Escolha um fuso horário.
2 Crie um evento recorrente.
3 Encontre um horário: encontre um horário em que seus colegas de trabalho estejam disponíveis para a reunião.
4 Adicionar detalhes do evento: adicione o local da reunião, envie notificações de eventos e muito mais.
5 Adicionar videoconferência: adicione uma videochamada ao evento ou selecione um complemento de conferência de terceiros.
6 Adicionar uma descrição de evento: adicione detalhes, como dados de contato, instruções ou links do seu evento. Formate a descrição com negrito, itálico ou sublinhado ou adicione listas e links.
7 Adicionar anexos: conecte arquivos, como documentos ou apresentações, aos seus eventos.

Adicionar detalhes da agenda

4.3 Discutir a pauta com comentários direcionados
  1. No Documentos, no Planilhas ou no Apresentações, selecione o texto que você quer comentar.
  2. Clique em Comentário "" e depois Adicionar comentário "".
  3. Digite seu comentário na caixa.
  4. (Opcional) Para direcionar uma tarefa ou um comentário a uma pessoa específica, digite um sinal de adição (+) seguido pelo endereço de e-mail da pessoa. Você pode adicionar quantas pessoas quiser. Cada pessoa receberá um e-mail com seu comentário e um link para o arquivo.
  5. (Opcional) Para atribuir o comentário a uma pessoa específica, marque a caixa Atribuir a.
  6. Clique em Comentar ou Atribuir.

Abrir a caixa "Comentar" e digitar o texto, com a opção de atribuir uma tarefa a alguém

4.4 Enviar atualizações e anotações aos convidados, como instruções para chegar ao local da reunião
  1. No Agenda, clique no nome do evento na grade da agenda.
  2. Clique em Editar Editar e faça as alterações no evento.
  3. Clique em Salvar
  4. Digite uma mensagem para os convidados.
  5. Clique em Enviar.

Adicionar convidados

" "Fazer a reunião

5.1 Participar da sua reunião

Participar de uma reunião no Agenda

  1. No Google Agenda, clique no evento de que você quer participar.
  2. Clique em Entrar com o Google Meet.
  3. Na janela que se abre, clique em Participar agora

Participar de uma reunião no Gmail

  1. Abra o Gmail.

  2. Na barra lateral, clique em Participar de uma reunião.

    Dica: se essa opção não aparecer, entre em contato com o administrador do G Suite.

  3. Digite o apelido ou o código da reunião.
  4. Os usuários do G Suite podem compartilhar um apelido com as pessoas da organização para que elas entrem na reunião rapidamente.
  5. Clique em Participar.

Participar de uma reunião no Meet

No Meet, você pode selecionar um evento programado ou digitar o código ou apelido da reunião.

Para selecionar um evento programado, siga estas etapas:

  1. Em um navegador da Web, digite https://meet.google.com.
  2. Selecione a reunião na lista de eventos programados. Só as reuniões programadas no Google Agenda aparecem no Google Meet.
  3. Clique em Participar agora.

Dica: um toque de notificação é emitido quando as cinco primeiras pessoas entram na videochamada. Depois disso, você receberá uma notificação silenciosa a cada novo participante.

Digite o apelido ou o código da reunião:

  1. Em um navegador da Web, digite https://meet.google.com.
  2. Clique em Participar/iniciar reunião.
  3. Digite o apelido ou o código da reunião.
    • Esse código é a sequência de letras no final do link da reunião. Não é necessário colocar hífen.
    • Só é possível usar apelidos de reuniões com pessoas da sua organização. No momento, esse recurso está disponível apenas para usuários do G Suite.
    • Se sua organização tiver comprado e instalado um dispositivo de hardware do Hangouts Meet, também é possível digitar o código ou o apelido da reunião nele.

    • Deixe o campo em branco para iniciar uma nova reunião com um novo código. 

  4. Clique em Continuar e em Participar agora.

Use esta folha de referência do Google Meet.

Participar do Hangouts Meet

5.2 Apresentar, discutir e colaborar em materiais
  1. No Google Drive, abra o arquivo do Documentos, do Planilhas ou do Apresentações Google que você quer compartilhar ou apresentar.
  2. (Opcional) Para editar um documento, uma planilha ou uma apresentação em tempo real com os convidados:
    1. No canto superior direito, clique em Compartilhar.
    2. Adicione um título ao documento e clique em Salvar.
    3. Adicione os convidados da reunião e conceda a todos o acesso de editor.
    4. Clique em Enviar.
  3. Abra o Google Meet e participe da reunião.
  4. Clique em Apresentar agora e escolha o que você quer compartilhar:
    • A tela inteira
    • Uma janela
  5. Clique em Compartilhar.
  6. (Opcional) Para interromper o compartilhamento da tela a qualquer momento, clique em Parar de compartilhar na parte inferior.
Apresentar sua tela inteira ou uma janela
5.3 Atribuir tarefas
  1. No Documentos, no Planilhas ou no Apresentações, selecione o texto que você quer comentar.
  2. Clique em Comentário "" e depois Adicionar comentário "".
  3. Digite seu comentário na caixa.
  4. (Opcional) Para direcionar uma tarefa ou um comentário a uma pessoa específica, digite um sinal de adição (+) seguido pelo endereço de e-mail da pessoa. Você pode adicionar quantas pessoas quiser. Cada pessoa receberá um e-mail com seu comentário e um link para o arquivo.
  5. (Opcional) Para atribuir o comentário a uma pessoa específica, marque a caixa Atribuir a.
  6. Clique em Comentar ou Atribuir.

Abrir a caixa "Comentar" e digitar o texto, com a opção de atribuir uma tarefa a alguém

" "6 Fazer o acompanhamento

6.1 Enviar um e-mail de acompanhamento
  1. No Agenda, clique no nome do evento na grade da agenda.
  2. Clique em Editar Editar e faça as alterações no evento.
  3. Clique em Salvar
  4. Digite uma mensagem para os convidados.
  5. Clique em Enviar.
Adicionar convidados
6.2 Atribuir ações necessárias aos compromissos para acompanhar o andamento
  1. No Documentos, no Planilhas ou no Apresentações, selecione o texto que você quer comentar.
  2. Clique em Comentário "" e depois Adicionar comentário "".
  3. Digite seu comentário na caixa.
  4. (Opcional) Para direcionar uma tarefa ou um comentário a uma pessoa específica, digite um sinal de adição (+) seguido pelo endereço de e-mail da pessoa. Você pode adicionar quantas pessoas quiser. Cada pessoa receberá um e-mail com seu comentário e um link para o arquivo.
  5. (Opcional) Para atribuir o comentário a uma pessoa específica, marque a caixa Atribuir a.
  6. Clique em Comentar ou Atribuir.
Abrir a caixa "Comentar" e digitar o texto, com a opção de atribuir uma tarefa a alguém
6.3 Programar reuniões de acompanhamento para receber atualizações de status
  1. No Agenda, escolha uma opção:
    • Clique em um horário vazio na grade da agenda.
    • Clique em Google+Criar.
  2. Selecione Evento.
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