Planifier et organiser des réunions où que vous soyez

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" "Préparer l'ordre du jour

1.1 Créer une tâche pour planifier la réunion

Ouvrez Gmail, Agenda, Drive, Docs, Sheets, ou Slides, puis cliquez sur Tâches Tasks sur la droite.

Cliquer sur le crayon pour ajouter une tâche
1.2 Discuter des conditions de votre réunion par e-mail ou dans Google Chat

Rédiger un e-mail :

1 Ouvrez Gmail.
2 Sur la gauche, cliquez sur Plus Nouveau message.
3 (Facultatif) Pour modifier la taille de la fenêtre, cliquez sur Plein écran Expand ou Quitter le mode plein écran Quitter le mode plein écran en haut à droite de celle-ci.
4 Ajoutez des destinataires et un objet.
5 Saisissez votre message. Les e-mails que vous commencez à rédiger, mais que vous n'envoyez pas, sont enregistrés automatiquement dans le dossier Brouillons sur la gauche de la page.
6 (Facultatif) Ajoutez des pièces jointes, comme des fichiers Drive Insert file using Drive ou des photos Insert image.
7 Cliquez sur Envoyer.

Conseil : Pour annuler l'envoi d'un e-mail, cliquez sur Annuler au bas de la fenêtre. Cette option s'affiche brièvement, mais vous pouvez modifier sa durée d'affichage. Pour en savoir plus, consultez l'article Annuler l'envoi d'un message.

Plan des endroits où cliquer dans la boîte de réception et les e-mails pour réaliser les étapes 1 à 7 ci-dessus

Pour envoyer un message privé à un utilisateur :

  1. Ouvrez Chat.
  2. En haut à gauche, cliquez sur Rechercher des contacts, des salons et des bots.
  3. Saisissez le nom ou l'adresse e-mail d'un contact, ou sélectionnez-le dans les suggestions. Les suggestions incluent tous les membres de votre organisation, y compris ceux qui ne disposent pas de Google Chat. Pour envoyer un message privé à une personne externe à votre organisation, saisissez son adresse e-mail complète. 
    Pour envoyer un message privé à deux personnes ou plus de votre organisation, cliquez sur Message de groupe.
  4. Cliquez sur Message.
  5. Saisissez votre message et appuyez sur "Entrée". Votre message peut inclure n'importe quel texte, y compris un lien (URL).


Pour envoyer un message privé à un groupe :

  1. Sur la gauche, cliquez sur Rechercher des contacts, des salons et des bots puis Message de groupe.
  2. Saisissez des noms ou des adresses e-mail, ou sélectionnez des contacts parmi les suggestions.
  3. Une fois que vous avez ajouté vos contacts, cliquez sur Message.
  4. Saisissez votre MP et cliquez sur Envoyer Envoyer un message.
  5. (Facultatif) Pour masquer un MP de groupe, à gauche, placez le pointeur sur le message privé et cliquez sur Plus "" puis Masquer la conversation Supprimer.

Envoyer un message à un groupe

1.3 Réserver du temps dans votre agenda pour préparer la réunion (exemple : ne pas déranger, réunion en cours de préparation)
  1. Dans Agenda, choisissez une option :
    • Cliquez sur un créneau horaire disponible dans la grille de l'agenda.
    • Cliquez sur Plus Créer.
  2. Sélectionnez Événement.
1.4 Créer votre ordre du jour

Vous pouvez créer un document directement dans Google Docs ou dans Google Drive.

Sélectionnez une option :

  • Sur la page d'accueil de Docs, Sheets ou Slides, au-dessus de Vide cliquez sur Créer .
  • Dans Drive, cliquez sur Nouveau puis Google Docs/Sheets/Slides puis Document vierge ou À partir d'un modèle.
Créer des documents

" "Planifier la réunion

2.1 Créer un événement
  1. Dans Agenda, choisissez une option :
    • Cliquez sur un créneau horaire disponible dans la grille de l'agenda.
    • Cliquez sur Plus Créer.
  2. Sélectionnez Événement.
2.2 Ajouter des invités
  1. Dans le champ Ajouter des invités, saisissez les premières lettres du nom ou de l'adresse e-mail d'une personne. Les adresses correspondantes dans l'annuaire de votre organisation s'affichent à mesure que vous saisissez des caractères.
  2. Cliquez sur une suggestion pour ajouter la personne concernée à l'événement. Si aucune suggestion n'apparaît, saisissez l'adresse e-mail complète de votre invité. Une fois que vous avez ajouté un invité à votre événement, les actions suivantes s'appliquent :
    • Une visioconférence dans Google Meet est automatiquement ajoutée à l'événement.
    • L'agenda de l'invité s'affiche à côté du vôtre.
  3. (Facultatif) Vous pouvez ajouter l'adresse d'une liste de diffusion Google Groupes pour inviter simultanément un grand nombre de personnes.
    Pour savoir comment inviter un grand groupe, consultez Gérer de grands événements dans Agenda.
  4. (Facultatif) Pour indiquer que la présence d'un invité n'est pas obligatoire, placez le curseur sur son nom, puis cliquez sur Contacts Personne.
  5. (Facultatif) Pour autoriser les invités à modifier l'événement, à inviter d'autres personnes ou à consulter la liste des invités, cliquez sur Autorisations des invités, puis cochez les options souhaitées.

Remarque : Si vous créez un événement dans Agenda sans autoriser les invités à le modifier, ils ne pourront pas modifier la date ou l'heure de cet événement dans leur propre agenda.

Ajouter des invités

2.3 Trouver un créneau horaire qui convient à tout le monde, quel que soit le fuseau horaire de chacun
  1. Ouvrez Google Agenda, puis cliquez sur Plus Créer puis Événement.
  2. Accédez à la section Ajouter des invités, puis saisissez l'adresse e-mail des personnes souhaitées.
  3. Cliquez sur Horaires proposés et sélectionnez un horaire de réunion.
  4. Cliquez sur un créneau horaire.
  5. (Facultatif) Si vous ne parvenez pas à trouver d'horaire de réunion proposé, cliquez sur Rechercher un horaire et sélectionnez un créneau horaire.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

 

Définir un horaire de réunion
2.4 Réserver des salles

Remarque : Si les ressources, les informations sur les salles ou les suggestions automatiques ne s'affichent pas, cela signifie peut-être que votre administrateur G Suite ne les a pas configurées pour votre organisation.

  1. Cliquez sur Ajouter des salles.

    Remarque : Si cette option ne s'affiche pas, contactez votre administrateur G Suite.

    Des suggestions s'affichent automatiquement en fonction de votre lieu de travail, du nombre de participants et des salles réservées précédemment.
  2. Si vous devez ajuster les critères de votre salle de réunion, vous pouvez cliquer sur :
    • Participants Groupe pour indiquer la capacité de la salle dont vous avez besoin ;
    • Vidéo Vidéo si vous avez besoin d'un équipement de visioconférence ;
    • Téléphone  si vous avez besoin d'un équipement de conférence audio.
  3. Placez votre curseur sur la salle remplissant vos critères, puis cochez la case correspondante afin de la sélectionner.
  4. Si aucune salle ne correspond à vos critères :
    1. Dans le champ de recherche, saisissez le nom d'une ressource, un bâtiment, un étage ou un équipement (Chromebox pour la visioconférence, par exemple). À mesure que vous saisissez du texte, des résultats s'affichent sous le champ de recherche.
    2. Placez votre curseur sur une salle pour afficher ses caractéristiques (capacité, emplacement, équipement, etc.).
    3. Une fois que vous avez trouvé la salle qui vous convient, placez votre curseur dessus et cochez la case correspondante afin de la sélectionner.

Réserver une salle

2.5 Organiser une visioconférence pour des invités distants

Pour programmer une visioconférence Meet dans Agenda, il suffit d'ajouter un ou plusieurs invités à l'événement, ou de cliquer sur le champ "Ajouter des salles, un lieu ou une visioconférence", puis sur Ajouter une visioconférence. Un lien de visioconférence et un numéro à composer sont ajoutés à l'événement.

Autoriser les conférences
2.6 Ajouter les détails de l'événement, par exemple l'ordre du jour ou des instructions pour la réunion
1 Sélectionnez un fuseau horaire.
2 Planifiez un événement périodique.
3 Recherchez un horaire : trouvez un créneau pendant lequel vos collaborateurs seront disponibles pour participer à la réunion.
4 Ajoutez les détails de l'événement : définissez le lieu de la réunion et envoyez des notifications d'événement, entre autres.
5 Ajoutez une visioconférence : ajoutez une visioconférence à votre événement, ou sélectionnez un module complémentaire de conférence tiers.
6 Rédigez une description de l'événement : fournissez des détails complémentaires tels que des coordonnées, des instructions ou des liens concernant votre événement. Vous pouvez mettre en forme votre description avec des caractères gras, italiques ou soulignés, ou en y insérant des listes et des liens.
7 Ajoutez des pièces jointes : joignez des fichiers tels que des documents ou des présentations à vos événements.

Ajouter les détails de l

2.7 Enregistrer pour envoyer des invitations par e-mail

Une fois que vous avez renseigné tous les détails nécessaires, enregistrez votre événement et envoyez les invitations.

  1. Cliquez sur Enregistrer.
  2. Sélectionnez une option :
    • Envoyer pour avertir les invités par e-mail
    • Ne pas envoyer pour ne pas envoyer de notification pour le moment
    • Ignorer pour continuer à modifier l'invitation
  3. Si vous invitez des personnes externes à votre organisation, cliquez sur l'une des options suivantes :
    • Inviter des personnes externes pour les avertir
    • Poursuivre les modifications pour les avertir plus tard 
  4. (Facultatif) Pour ouvrir votre événement, sur la page "Modifier l'événement", cliquez sur Autres options.


Pour mettre à jour un événement existant :

Vous pouvez inviter d'autres participants, modifier le lieu de la réunion, et plus encore.

  1. Dans la grille de l'agenda, cliquez sur l'événement puis Modifier Modifier.
  2. Pour inviter d'autres personnes, modifiez le lieu de la réunion ou ajoutez des pièces jointes, apportez les modifications souhaitées, puis cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Si l'organisateur de l'événement ne vous a pas accordé le droit de modifier l'événement, vous ne pouvez pas changer l'horaire ni la durée de celui-ci.

Enregistrer les mises à jour des événements

" "3 Confirmer la participation

3.1 Vérifier qui a accepté et refusé votre invitation

Si vous souhaitez suivre la participation à votre événement, vous pouvez voir instantanément qui a accepté ou refusé votre invitation, et qui a proposé un nouvel horaire.

Pour vérifier la participation à votre événement :

  1. Dans la grille de l'agenda, cliquez une fois sur l'événement concerné.
  2. Les réponses de vos invités apparaissent à côté de leur nom. Vous devrez peut-être cliquer sur la flèche vers le bas "" pour afficher les réponses.


Pour répondre à une proposition de changement d'horaire de réunion :

  1. Dans la grille de l'agenda, cliquez une fois sur l'événement concerné.
  2. Dans la section Invités, accédez à la proposition, puis cliquez sur Voir l'horaire proposé.
  3. Pour accepter l'horaire proposé, cliquez sur Enregistrer.
  4. (Facultatif) Pour communiquer le nouvel horaire de réunion aux invités, cliquez sur Envoyer.

Voir qui participe

" "4 Partager des supports

4.1 Créer et partager des supports de réunion
  1. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez partager.
  2. Cliquez sur Partager ou sur Partager Share.
  3. Sous "Partager avec des personnes et des groupes", saisissez l'adresse e-mail avec laquelle vous souhaitez partager du contenu. 
    • Important : Si vous partagez un fichier avec une adresse e-mail qui ne correspond pas à un compte Google, l'utilisateur concerné peut uniquement consulter le fichier.
  4. Pour modifier les droits d'accès des utilisateurs à votre document, sur la droite, cliquez sur la flèche vers le bas Vers le bas puis Lecteur, Commentateur ou Éditeur.
  5. Choisissez de notifier les personnes concernées.
    • Si vous souhaitez informer les utilisateurs que vous avez partagé un document avec eux, cochez la case "Envoyer une notification". Si vous envoyez une notification par e-mail, celle-ci sera transmise à toutes les adresses indiquées.
    • Si vous ne souhaitez pas informer les utilisateurs, décochez la case.
  6. Cliquez sur Partager ou Envoyer.

Utiliser ce modèle de plan de projet

Partager des fichiers dans Drive
4.2 Joindre l'ordre du jour et les supports de la réunion à votre invitation
1 Sélectionnez un fuseau horaire.
2 Planifiez un événement périodique.
3 Recherchez un horaire : trouvez un créneau pendant lequel vos collaborateurs seront disponibles pour participer à la réunion.
4 Ajoutez les détails de l'événement : définissez le lieu de la réunion et envoyez des notifications d'événement, entre autres.
5 Ajoutez une visioconférence : ajoutez une visioconférence à votre événement, ou sélectionnez un module complémentaire de conférence tiers.
6 Rédigez une description de l'événement : fournissez des détails complémentaires tels que des coordonnées, des instructions ou des liens concernant votre événement. Vous pouvez mettre en forme votre description avec des caractères gras, italiques ou soulignés, ou en y insérant des listes et des liens.
7 Ajoutez des pièces jointes : joignez des fichiers tels que des documents ou des présentations à vos événements.

Ajouter les détails de l

4.3 Examiner l'ordre du jour au moyen de commentaires ciblés
  1. Dans Docs, Sheets ou Slides, sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter.
  2. Cliquez sur Commentaire  puis Ajouter un commentaire Ajouter un commentaire.
  3. Saisissez votre commentaire dans le champ prévu à cet effet.
  4. (Facultatif) Pour adresser votre tâche ou votre commentaire à une personne spécifique, saisissez le signe plus (+) suivi de son adresse e-mail. Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez. Chaque personne recevra un e-mail contenant votre commentaire accompagné d'un lien vers le fichier.
  5. (Facultatif) Pour adresser le commentaire à une personne en particulier, cochez la case Attribuer à.
  6. Cliquez sur Commentaire ou sur Attribuer.

Ouvrez le champ "Commentaire" et saisissez du texte, avec la possibilité d

4.4 Envoyer des informations et des remarques à vos invités, par exemple l'itinéraire pour se rendre au lieu de la réunion
  1. Dans Agenda, cliquez sur le nom de l'événement concerné dans la grille de l'agenda.
  2. Cliquez sur Modifier Modifier et apportez les modifications souhaitées à l'événement.
  3. Cliquez sur Enregistrer.
  4. Saisissez un message pour les invités.
  5. Cliquez sur Envoyer.

Ajouter des invités

" "Tenir la réunion

5.1 Rejoindre votre réunion
  1. Dans Google Agenda, cliquez sur l'événement auquel vous voulez participer.
  2. Cliquez sur Participer avec Google Meet.
  3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur Participer à la réunion

Utilisez cet aide-mémoire Google Meet.

Rejoindre Google Meet

5.2 Présenter des supports et échanger en mode collaboratif
  1. Dans Google Drive, ouvrez le fichier Google Docs, Google Sheets ou Google Slides que vous souhaitez partager ou présenter.
  2. (Facultatif) Pour modifier un document, une feuille de calcul ou une présentation en même temps que vos invités, procédez comme suit :
    1. En haut à droite, cliquez sur Partager.
    2. Ajoutez un titre à votre document, puis cliquez sur Enregistrer.
    3. Ajoutez vos invités à la réunion et attribuez-leur l'accès Éditeur.
    4. Cliquez sur Envoyer.
  3. Ouvrez Google Meet, puis rejoignez la réunion.
  4. Cliquez sur Présenter maintenant, puis choisissez les éléments à partager :
    • L'intégralité de votre écran
    • Une fenêtre
  5. Cliquez sur Partager.
  6. (Facultatif) Vous pouvez arrêter le partage d'écran à tout moment en cliquant sur Arrêter le partage au bas de l'écran.
Présenter l
5.3 Attribuer des tâches
  1. Dans Docs, Sheets ou Slides, sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter.
  2. Cliquez sur Commentaire  puis Ajouter un commentaire Ajouter un commentaire.
  3. Saisissez votre commentaire dans le champ prévu à cet effet.
  4. (Facultatif) Pour adresser votre tâche ou votre commentaire à une personne spécifique, saisissez le signe plus (+) suivi de son adresse e-mail. Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez. Chaque personne recevra un e-mail contenant votre commentaire accompagné d'un lien vers le fichier.
  5. (Facultatif) Pour adresser le commentaire à une personne en particulier, cochez la case Attribuer à.
  6. Cliquez sur Commentaire ou sur Attribuer.

Ouvrez le champ "Commentaire" et saisissez du texte, avec la possibilité d

" "6 Effectuer le suivi

6.1 Envoyer un e-mail de suivi
  1. Dans Agenda, cliquez sur le nom de l'événement concerné dans la grille de l'agenda.
  2. Cliquez sur Modifier Modifier et apportez les modifications souhaitées à l'événement.
  3. Cliquez sur Enregistrer.
  4. Saisissez un message pour les invités.
  5. Cliquez sur Envoyer.
Ajouter des invités
6.2 Suivre l'avancement du projet en assignant des tâches selon les points abordés lors de la réunion
  1. Dans Docs, Sheets ou Slides, sélectionnez le texte que vous souhaitez commenter.
  2. Cliquez sur Commentaire  puis Ajouter un commentaire Ajouter un commentaire.
  3. Saisissez votre commentaire dans le champ prévu à cet effet.
  4. (Facultatif) Pour adresser votre tâche ou votre commentaire à une personne spécifique, saisissez le signe plus (+) suivi de son adresse e-mail. Vous pouvez en ajouter autant que vous le souhaitez. Chaque personne recevra un e-mail contenant votre commentaire accompagné d'un lien vers le fichier.
  5. (Facultatif) Pour adresser le commentaire à une personne en particulier, cochez la case Attribuer à.
  6. Cliquez sur Commentaire ou sur Attribuer.

Ouvrez le champ "Commentaire" et saisissez du texte, avec la possibilité d

6.3 Organiser des réunions pour faire le point sur l'avancement des tâches
  1. Dans Agenda, choisissez une option :
    • Cliquez sur un créneau horaire disponible dans la grille de l'agenda.
    • Cliquez sur Plus Créer.
  2. Sélectionnez Événement.
 
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