Planificar y celebrar reuniones desde cualquier lugar

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" "Planificar la agenda

1.1. Crear una tarea para planificar la reunión

Abre Gmail, Calendar, Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones y, a la derecha, haz clic en Tasks Tareas.

Haz clic en el lápiz para añadir una tarea
1.2. Comunicar los requisitos de la reunión por correo electrónico o Google Chat

Redactar correos electrónicos

1 Abre Gmail.
2 En la parte izquierda, haz clic en Redactar Más.
3 (Opcional) Para cambiar el tamaño de la ventana, en la esquina superior derecha, haz clic en Ventana completa Expand o en Salir de la pantalla completa Salir del modo de pantalla completa.
4 Añade los destinatarios y un asunto.
5 Escribe el mensaje. Si empiezas a escribir un correo electrónico, pero no llegas a enviarlo, el correo se guarda automáticamente en la sección Borradores, situada en la parte izquierda.
6 (Opcional) Añade archivos adjuntos, como archivos de Drive Insert file using Drive o fotos Insert image.
7 Haz clic en Enviar.

Nota: Puedes cancelar el envío de un correo haciendo clic en el botón Deshacer situado en el cuadro que aparece en la parte inferior de la ventana. Esta opción aparece brevemente, pero puedes cambiar el tiempo que quieres que se muestre. Más información sobre cómo deshacer el envío de correos

Mapa de la bandeja de entrada y una ventana de redacción de un correo con las opciones en las que hacer clic para realizar los pasos del 1 al 7 anteriores

Enviar mensajes directos a personas concretas

  1. Abre Chat.
  2. Arriba a la izquierda, haz clic en Buscar personas, salas y bots.
  3. Introduce el nombre o la dirección de correo electrónico de una persona o selecciónala en la lista de sugerencias. En esta lista puede aparecer cualquier persona de tu organización, incluidas las que no tienen activado Google Chat. Para enviar un mensaje directo a una persona ajena a tu organización, escribe su dirección de correo electrónico completa. 
    Para enviar un mensaje directo a dos o más personas de tu organización, haz clic en Mensaje de grupo.
  4. Haz clic en Mensaje.
  5. Escribe el mensaje y pulsa Intro. El mensaje puede contener cualquier tipo de texto, incluidos enlaces (URLs).


Enviar mensajes directos grupales

  1. A la izquierda, haz clic en Buscar personas, salas o bots y luego Mensaje de grupo.
  2. Introduce los nombres o las direcciones de correo electrónico de los contactos a los quieres enviar un mensaje, o bien selecciónalos en la lista de sugerencias.
  3. Una vez que hayas añadido los contactos, haz clic en Mensaje.
  4. Escribe un mensaje directo y haz clic en Enviar Enviar mensajes.
  5. (Opcional) Para ocultar un mensaje directo de grupo, a la izquierda, coloca el cursor sobre el mensaje y haz clic en Más "" y luego Ocultar conversación Quitar.

Enviar mensajes a grupos

1.3. Reservar tiempo en Calendar para preparar la reunión (por ejemplo, con el motivo "No molestar: preparación de reunión")
  1. En Calendar, elige una opción:
    • Haz clic en una franja horaria en blanco de la cuadrícula del calendario.
    • Haz clic en MásCrear.
  2. Selecciona Evento.
1.4. Crear la agenda

Puedes crear un documento directamente en Documentos de Google o en Google Drive.

Elige una opción:

  • En la opción "En blanco" de la página principal de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, haz clic en Crear .
  • En Drive, haz clic en Nuevo y luego Documentos de Google/Hojas de cálculo de Google/Diapositivas de Google y luego Documento en blanco o Desde una plantilla.
Crear documentos

" "Programar la reunión

2.1. Crear un evento
  1. En Calendar, elige una opción:
    • Haz clic en una franja horaria en blanco de la cuadrícula del calendario.
    • Haz clic en MásCrear.
  2. Selecciona Evento.
2.2. Añadir invitados
  1. En el campo Añadir invitados, introduce las primeras letras del nombre o la dirección de correo electrónico de una persona. A medida que escribas aparecerán las direcciones del directorio de tu organización que coincidan.
  2. Haz clic en una sugerencia para añadir esa persona al evento. Si no se muestran sugerencias, escribe la dirección de correo electrónico completa del invitado. Una vez que añades un invitado a un evento, ocurre lo siguiente:
    • Se añade automáticamente al evento una videollamada de Google Meet.
    • El calendario del invitado aparece junto al tuyo.
  3. (Opcional) Puedes añadir direcciones de listas de distribución de Grupos de Google para invitar a muchas personas a la vez.
    Consulta más información sobre cómo invitar a grupos grandes en el artículo Gestionar eventos de gran tamaño en Calendar.
  4. (Opcional) Para marcar la asistencia de un invitado como opcional, coloca el cursor sobre el nombre del invitado y haz clic en Personas Contactos.
  5. (Opcional) Para permitir que los invitados modifiquen el evento, inviten a otros usuarios o vean la lista de invitados, haz clic en Permisos de invitados y marca las casillas correspondientes.

Nota: Si creas un evento en Calendar y no das permiso a los invitados para editarlo, no podrán cambiar la fecha ni la hora del evento en su propio calendario.

Añadir invitados

2.3. Encontrar una hora adecuada para todos los participantes que se encuentran en distintas zonas horarias
  1. Abre Calendar y haz clic en Más Crear y luego Evento.
  2. Ve a la sección Añade invitados e introduce la dirección de correo electrónico de la persona a la que quieres invitar.  
  3. Haz clic en Sugerencias de horas y selecciona una hora para la reunión. 
  4. Haz clic en una franja horaria.
  5. (Opcional) Si no encuentras sugerencias de horas, haz clic en Encontrar un hueco y selecciona una franja horaria. 
  6. Haz clic en Guardar.

 

Encontrar un hueco para reunirse
2.4. Reservar salas

Nota: Si no aparecen recursos, la información de la sala o sugerencias automáticas de sala, es posible que tu administrador de G Suite no los haya configurado en tu organización.

  1. Haz clic en Añadir salas.

    Nota: Si no ves esta opción, ponte en contacto con tu administrador de G Suite.

    En función de tu ubicación de trabajo, el número de participantes y las reservas de salas anteriores, aparecerán distintas sugerencias automáticamente.
  2. Si necesitas ajustar los criterios de la sala de reuniones, tienes estas opciones:
    • Haz clic en Personas Grupo para especificar el tamaño de sala requerido.
    • Haz clic en Vídeo Vídeo para especificar que necesitas equipo de videoconferencia.
    • Haz clic en Teléfono  para especificar que necesitas equipo de audioconferencias.
  3. Coloca el cursor sobre la sala que cumpla tus requisitos y marca la casilla correspondiente para seleccionarla.
  4. Si no ves ninguna sala adecuada:
    1. En el cuadro de búsqueda, introduce el nombre de otro recurso o edificio, el piso o el equipo de conferencias (por ejemplo, Chromebox para reuniones). A medida que escribas, los resultados aparecerán debajo del cuadro de búsqueda.
    2. Coloca el cursor sobre una sala para ver detalles como su capacidad, ubicación, equipamiento y características.
    3. Cuando encuentres la sala que necesitas, coloca el cursor sobre ella y marca la casilla para seleccionarla.

Reservar salas

2.5. Configurar videoconferencias con invitados ubicados en otro lugar

Programar una videollamada de Meet en Calendar es muy fácil: solo tienes que añadir uno o varios invitados al evento, o hacer clic en el campo Añadir ubicación o conferencias y, después, en Añadir conferencia. Se le añadirán el enlace de la reunión y un número de acceso.

Permitir conferencias
2.6. Añadir detalles del evento, como las instrucciones de la reunión o la agenda
1 Elige una zona horaria.
2 Decide si será un evento periódico.
3 Selecciona una hora: busca una hora en la que tus compañeros de trabajo puedan asistir a la reunión.
4 Añade los detalles del evento: añade la ubicación de la reunión, envía notificaciones del evento y mucho más.
5 Añade una videoconferencia: añade una videollamada al evento. También puedes seleccionar un complemento de videoconferencias de terceros.
6 Añade una descripción al evento: añade detalles, como información de contacto, instrucciones o enlaces a tu evento. Puedes añadir formato a la descripción, como negrita, cursiva o texto subrayado, así como listas y enlaces.
7 Añade archivos adjuntos: adjunta archivos, como documentos o presentaciones, a tus eventos.

Añadir detalles de calendario

2.7. Guardar el evento para enviar invitaciones por correo electrónico

Cuando hayas incluido todos los detalles, guarda el evento y envía invitaciones.

  1. Haz clic en Guardar.
  2. Elige una opción:
    • Enviar para que los invitados reciban una notificación por correo electrónico.
    • No enviar para omitir las notificaciones por el momento.
    • Cerrar para seguir editando la invitación.
  3. Si quieres invitar a personas que no pertenezcan a tu organización, haz clic en:
    • Invitar a usuarios externos para enviarles una notificación.
    • Seguir editando para enviarles una notificación en otro momento. 
  4. (Opcional) Para abrir el evento en la página Editar evento, haz clic en Más opciones.


Actualizar eventos

Puedes invitar a más personas y cambiar la ubicación de las reuniones, entre otras opciones.

  1. En la cuadrícula del calendario, haz clic en el evento y luego Editar Editar.
  2. Para invitar a más personas, cambiar la ubicación de la reunión o adjuntar archivos, haz los cambios necesarios y, a continuación, haz clic en Guardar.

Nota: Si el organizador del evento no te ha dado permisos para editarlo, no podrás cambiar la hora a la que se celebra el evento ni su duración.

Guardar actualizaciones de eventos

" "3  Confirmar la asistencia

3.1. Consultar quién ha aceptado o rechazado la invitación

Si tienes que controlar la asistencia a tu evento, puedes ver al instante quién ha aceptado o rechazado tu invitación, y quién ha propuesto una nueva hora para la reunión.

Consultar qué invitados asistirán al evento

  1. En la cuadrícula de Calendar, haz clic en el evento.
  2. Junto a cada invitado aparece su respuesta. Es posible que tengas que hacer clic en la flecha hacia abajo "" para verlas.


Responder a propuestas de otras horas

  1. En la cuadrícula de Calendar, haz clic en el evento.
  2. En la sección Invitados, ve a la propuesta y haz clic en Ver la hora propuesta.
  3. Para aceptar la nueva hora propuesta, haz clic en Guardar.
  4. (Opcional) Para notificar a los invitados la nueva hora de la reunión, haz clic en Enviar.

Consultar quién asistirá

" "4  Compartir materiales

4.1. Crear y compartir materiales de la reunión
  1. Selecciona el archivo que quieras compartir.
  2. Haz clic en Compartir o en el icono Compartir Share.
  3. En "Compartir con personas y grupos", introduce la dirección de correo electrónico con la que quieras compartir el archivo. 
    • Importante: Si compartes el archivo con una dirección de correo que no pertenezca a una cuenta de Google, estos usuarios solo podrán verlo.
  4. Para cambiar qué pueden hacer los usuarios con tu documento, a la derecha, haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo y luego Lector, Comentador o Editor.
  5. Elige que quieres notificar a las personas.
    • Si quieres notificar a las personas con las que has compartido un documento, marca la casilla junto a Notificar a las personas. Si quieres avisar a los usuarios de que compartes un archivo con ellos, cada dirección de correo electrónico que introduzcas se incluirá en el correo.
    • Si no quieres notificar a las personas, desmarca la casilla.
  6. Haz clic en Compartir o en Enviar.

Utiliza esta plantilla de plan de proyecto

Compartir archivos en Drive
4.2. Adjuntar agendas y materiales de la reunión a la invitación
1 Elige una zona horaria.
2 Decide si será un evento periódico.
3 Selecciona una hora: busca una hora en la que tus compañeros de trabajo puedan asistir a la reunión.
4 Añade los detalles del evento: añade la ubicación de la reunión, envía notificaciones del evento y mucho más.
5 Añade una videoconferencia: añade una videollamada al evento. También puedes seleccionar un complemento de videoconferencias de terceros.
6 Añade una descripción al evento: añade detalles, como información de contacto, instrucciones o enlaces a tu evento. Puedes añadir formato a la descripción, como negrita, cursiva o texto subrayado, así como listas y enlaces.
7 Añade archivos adjuntos: adjunta archivos, como documentos o presentaciones, a tus eventos.

Añadir detalles de calendario

4.3. Añadir comentarios dirigidos a personas concretas sobre la agenda
  1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona el texto que quieres comentar.
  2. Haz clic en Comentar  y luego Añadir comentario Añadir comentario.
  3. Escribe un comentario en el cuadro.
  4. (Opcional) Para dirigir la tarea o el comentario a una persona específica, incluye un signo más (+) seguido de su dirección de correo electrónico. Puedes añadir tantas personas como quieras. Todas recibirán un correo electrónico con el comentario y un enlace al archivo.
  5. (Opcional) Para asignar el comentario a una persona concreta, marca la casilla Asignar a.
  6. Haz clic en Comentar o en Asignar.

Abrir el cuadro Comentarios, introducir texto y asignar una tarea a otro usuario

4.4. Enviar actualizaciones y notas a los invitados, como, por ejemplo, indicaciones para encontrar la ubicación de la reunión
  1. En Calendar, haz clic en el nombre del evento en la cuadrícula del calendario.
  2. Haz clic en Editar Editar y haz los cambios que quieras en el evento.
  3. Haz clic en Guardar
  4. Introduce un mensaje para los invitados.
  5. Haz clic en Enviar.

Añadir invitados

" "Celebrar la reunión

5.1. Unirse a la reunión
  1. En Google Calendar, haz clic en el evento al que quieras unirte.
  2. Haz clic en Unirse con Google Meet.
  3. En la ventana que se abrirá, haz clic en Unirse ahora

Utiliza esta hoja resumen de Google Meet.

Unirse a Google Meet

5.2. Mostrar materiales, debatir y colaborar en ellos
  1. En Google Drive, abre el archivo de Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google o Presentaciones de Google que quieras compartir o presentar.
  2. (Opcional) Para editar un documento, una hoja de cálculo o una presentación al mismo tiempo que tus invitados:
    1. En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir.
    2. Añade un título al documento y haz clic en Guardar.
    3. Añade a los invitados a la reunión y concédeles acceso como Editor.
    4. Haz clic en Enviar.
  3. Abre Google Meet y únete a la reunión.
  4. Haz clic en Mostrar mi pantalla y selecciona el contenido que quieres compartir:
    • Toda tu pantalla
    • Una ventana
  5. Haz clic en Compartir.
  6. (Opcional) Para dejar de compartir la pantalla en cualquier momento, haz clic en la opción Dejar de compartir, situada en la parte inferior de la pantalla.
Mostrar toda la pantalla o una ventana
5.3. Asignar tareas
  1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona el texto que quieres comentar.
  2. Haz clic en Comentar  y luego Añadir comentario Añadir comentario.
  3. Escribe un comentario en el cuadro.
  4. (Opcional) Para dirigir la tarea o el comentario a una persona específica, incluye un signo más (+) seguido de su dirección de correo electrónico. Puedes añadir tantas personas como quieras. Todas recibirán un correo electrónico con el comentario y un enlace al archivo.
  5. (Opcional) Para asignar el comentario a una persona concreta, marca la casilla Asignar a.
  6. Haz clic en Comentar o en Asignar.

Abrir el cuadro Comentarios, introducir texto y asignar una tarea a otro usuario

" "6 Hacer un seguimiento

6.1. Enviar un correo electrónico de seguimiento
  1. En Calendar, haz clic en el nombre del evento en la cuadrícula del calendario.
  2. Haz clic en Editar Editar y haz los cambios que quieras en el evento.
  3. Haz clic en Guardar
  4. Introduce un mensaje para los invitados.
  5. Haz clic en Enviar.
Añadir invitados
6.2. Controlar el progreso asignando tareas en la agenda
  1. En Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, selecciona el texto que quieres comentar.
  2. Haz clic en Comentar  y luego Añadir comentario Añadir comentario.
  3. Escribe un comentario en el cuadro.
  4. (Opcional) Para dirigir la tarea o el comentario a una persona específica, incluye un signo más (+) seguido de su dirección de correo electrónico. Puedes añadir tantas personas como quieras. Todas recibirán un correo electrónico con el comentario y un enlace al archivo.
  5. (Opcional) Para asignar el comentario a una persona concreta, marca la casilla Asignar a.
  6. Haz clic en Comentar o en Asignar.

Abrir el cuadro Comentarios, introducir texto y asignar una tarea a otro usuario

6.3. Programar reuniones de seguimiento para estar al tanto de las novedades
  1. En Calendar, elige una opción:
    • Haz clic en una franja horaria en blanco de la cuadrícula del calendario.
    • Haz clic en MásCrear.
  2. Selecciona Evento.
 
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