التخطيط للاجتماعات وعقدها من أي مكان

هل تريد الاستفادة إلى أقصى حد من تطبيقات Google في العمل أو المؤسسة التعليمية؟  اشترِك في الإصدار التجريبي المجاني من Google Workspace

نظرة سريعة" "

1- التخطيط لجدول الأعمال

" " 2- تحديد موعد الاجتماع " " 3- تأكيد الحضور " " 4- مشاركة المواد " " 5- عقد الاجتماع " " 6- المتابعة

1.1 إنشاء مهمة لتخطيط الاجتماع

1.2 مناقشة متطلبات الاجتماع عبر البريد الإلكتروني أو Google Chat

1.3 حجز الوقت في "تقويم Google" للتحضير للاجتماع 

1.4 إنشاء جدول الأعمال

 

2.1 إنشاء حدث جديد

2.2 إضافة مدعوين

2.3 البحث عن وقت يناسب جميع الأعضاء

2.4 حجز الغرف

2.5 إعداد مؤتمرات الفيديو للمدعوين عن بُعد

2.6 إضافة تفاصيل الحدث، مثل تعليمات الاجتماع أو جدول الأعمال

2.7 حفظ الحدث لإرسال دعوات بالبريد الإلكتروني

 

3.1 مراجعة المستخدمين الذين قبلوا دعوتك أو رفضوها

 

4.1 إنشاء مواد الاجتماع ومشاركتها

4.2 إرفاق مواد الاجتماع وجداول الأعمال إلى دعوتك

4.3 مناقشة جدول الأعمال باستخدام التعليقات المُوجَهة

4.4 إرسال التعديلات إلى المدعوين

 

5.1 الانضمام إلى الاجتماع

5.2 مشاركة عرض المواد ومناقشتها والتعاون فيها

5.3 تخصيص المهام

 

6.1 إرسال رسالة إلكترونية للمتابعة

6.2 تتبُّع التقدّم من خلال تخصيص بنود العمل في جدول الأعمال

6.3 تحديد مواعيد اجتماعات المتابعة للتعرُّف على آخر تطورات العمل

" "

عرض جميع التعليمات | إخفاء جميع التعليمات

" "التخطيط لجدول الأعمال

1.1 إنشاء مهمة لتخطيط الاجتماع

افتح Gmail، أو تقويم Google، أو Google Drive، أو مستندات Google، أو جداول بيانات Google، أو العروض التقديمية من Google وعلى يسار الصفحة، انقر على مهام Google المهام.

النقر على القلم الرصاص لإضافة مهمّة
1.2 مناقشة متطلبات الاجتماع عبر البريد الإلكتروني أو Google Chat

إنشاء رسالة إلكترونية جديدة:

1 افتح Gmail.
2 في يمين الصفحة، انقر على Plus إنشاء.
3 (اختياري) لتغيير حجم النافذة، انقر على "تكبير" "" أو "الخروج من وضع ملء الشاشة" الخروج من وضع ملء الشاشة في أعلى الصفحة.
4 أضِف مستلمين وموضوعًا.
5 أدخِل رسالتك. يتم تلقائيًا حفظ الرسالة الإلكترونية التي تبدأ في كتابتها، ولكنك لم ترسلها في المسودات على يمين الصفحة.
6 (اختياري) أضِف المرفقات، مثل ملفات Drive Insert file using Drive أو الصور Insert image.
7 انقر على إرسال.

نصيحة: لإلغاء إرسال رسالة إلكترونية في أسفل النافذة، انقر على تراجع. ويظهر هذا الخيار لفترة وجيزة، ولكن يمكنك تغيير الوقت الذي يستمر عرضه فيه. يُرجى الاطّلاع على التراجع عن إرسال البريد.

خريطة الأماكن التي يجب النقر عليها في صندوق البريد الوارد والبريد الإلكتروني لتنفيذ الخطوات من رقم 1 إلى 7، الواردة أعلاه

إرسال رسالة مباشرة إلى مستخدم:

  1. سجِّل الدخول إلى Chat أو Gmail.
  2. ضمن Chat، انقر على اسم وأدخِل رسالة وانقر على رمز الإرسال "".
  3. إذا لم يكن الاسم ضمن Chat، انقر على البحث عن مستخدمين وغرف وبرامج تتبّع أو انقر على رمز بدء محادثة "".
  4. أدخِل اسمًا أو عنوان بريد إلكتروني. ستظهر لك الاقتراحات أثناء إدخال النص.
    لإرسال رسالة مباشرة إلى مستخدم من خارج مؤسستك، أدخِل عنوان البريد الإلكتروني الكامل للمستخدم.
  5. اختَر المستخدم الذي تريد مراسلته.
  6. أدخِل رسالة وانقر على رمز الإرسال "".
    تشمل الاقتراحات كل المستخدمين في مؤسستك، حتى إذا لم يكن لديهم Chat.


بدء محادثة جماعية:

  1. سجِّل الدخول إلى Chat أو Gmail.
  2. Under "Chat," click a group name, enter a message, ثم click Send "".
  3. If the group name isn’t under "Chat":
    • In Chat, click Find people, rooms, bots ثم Start group conversation.
    • In Gmail, under Chat, click Start a chat ""ثم Start group conversation.
  4. Enter a name or email address. Suggestions appear as you type. 
  5. Click Message or Done "".
  6. Enter a message ثم click Send "".
    Suggestions include everyone in your organization, even if they don't have Chat.

 

إرسال رسالة إلى مجموعة

1.3 حجز الوقت في "تقويم Google" للتحضير للاجتماع (مثلاً: يُرجى عدم الإزعاج، يجري التحضير لاجتماع)
  1. في تقويم Google، اختَر خيارًا:
    • انقر على خانة وقت فارغة في شبكة التقويم.
    • انقر على Plusإنشاء.
  2. اختَر الحدث.
1.4 إنشاء جدول الأعمال

يمكنك إنشاء مستند جديد مباشرةً في "مستندات Google" أو في Google Drive.

اختر خيارًا:

إنشاء مستندات جديدة

" "تحديد موعد الاجتماع

2.1 إنشاء حدث جديد
  1. في تقويم Google، اختَر خيارًا:
    • انقر على خانة وقت فارغة في شبكة التقويم.
    • انقر على Plusإنشاء.
  2. اختَر الحدث.
2.2 إضافة مدعوين
  1. في حقل إضافة مدعوين، أدخِل الأحرف القليلة الأولى من اسم المستخدم أو عنوان بريده الإلكتروني. تظهر العناوين المطابقة في دليل مؤسستك عند إدخال النص.
  2. انقر على اقتراح لإضافة هذا المستخدم إلى الحدث. وفي حال لم تظهر أي اقتراحات، أدخِل عنوان البريد الإلكتروني الكامل للمدعو. بعد إضافة مدعو إلى الحدث:
    • تتم إضافة اجتماع فيديو في Google Meet تلقائيًا إلى الحدث.
    • يظهر تقويم المدعو بجوار تقويمك.
  3. (اختياري) يمكنك إضافة عنوان القائمة البريدية "لمجموعات Google" لدعوة مجموعة كبيرة من المستخدمين في آن واحد.
    لمزيد من المعلومات عن دعوة مجموعة كبيرة، يُرجى الاطِّلاع على إدارة الأحداث الكبيرة في "تقويم Google".
  4. (اختياري) لوضع علامة على حضور المدعو كاختياري، أشِر إلى اسم المدعو وانقر على رمز الأشخاص الأشخاص.
  5. (اختياري) للسماح للمدعوين بتعديل الحدث، أو دعوة الآخرين، أو الاطّلاع على قائمة المدعوين، انقر على أذونات المدعو وضع علامة في المربّع المناسب.

ملاحظة: إذا أنشأت حدثًا في "تقويم Google" ولم تمنح المدعوين الإذن لتعديل الحدث، لن يكون بإمكانهم تغيير تاريخ الحدث أو وقته في التقويم الخاص بهم.

إضافة مدعوين

2.3 البحث عن وقت يناسب الجميع في جميع المناطق الزمنية
  1. افتح تقويم Google، ثم انقر على Plus إنشاءثمحدث.
  2. انتقِل إلى قسم إضافة مدعوين وأدخِل عنوان البريد الإلكتروني للمدعو.  
  3. انقر على الأوقات المُقترَحة واختَر وقت اجتماع مُقترحًا. 
  4. انقر على خانة زمنية.
  5. (اختياري) إذا لم تتمكن من العثور على وقت اجتماع مُقترَح، انقر على تحديد موعد واختَر خانة زمنية. 
  6. انقر على حفظ.

 

تخصيص وقت للقاء
2.4 حجز الغرف

ملاحظة: في حال لم تظهر لك الموارد أو تفاصيل الغرفة أو الاقتراحات التلقائية للغرفة، يمكن أن يكون قد تعذّر على مشرفك إعدادها لمؤسستك.

  1. انقر على إضافة غرف.

    ملاحظة: في حال لم يظهر لك هذا الخيار، يُرجى التواصل مع المشرف.

    تظهر الاقتراحات تلقائيًا، حسب الموقع الجغرافي للعمل وأعداد الضيوف والحجوزات السابقة للغرف.
  2. في حال كنت بحاجة إلى ضبط معايير لغرفة الاجتماعات، يمكنك النقر على:
    • المستخدمون المجموعة لتحديد حجم الغرفة المطلوب.
    • فيديو الفيديو لتحديد الحاجة إلى معدات مكالمات الفيديو.
    • الهاتف ""لتحديد الحاجة إلى المكالمات الصوتية.
  3. أشِر إلى الغرفة التي تستوفي معاييرك وضع علامة في المربع لاختيار الغرفة.
  4. إذا لم تظهر لك غرفة مناسبة:
    1. في مربع البحث، أدخِل اسمًا آخر للمورد أو المبنى أو طابقًا أو مُعدات مكالمات الفيديو (مثل Chromebox للاجتماعات). أثناء إدخال النص، ستظهر لك النتائج أسفل مربع البحث.
    2. أشِر إلى غرفة للاطِّلاع على التفاصيل، مثل سعة الغرفة وموقعها الجغرافي ومعداتها وميزاتها.
    3. عند العثور على الغرفة التي تريدها، أشِر إليها وضع علامة في المربع لاختيارها.

حجز غرفة

2.5 إعداد مؤتمرات الفيديو للمدعوين عن بُعد

 

 

من السهل تحديد موعد اجتماع فيديو عبر تطبيق Meet في "تقويم Google"، ما عليك سوى إضافة مدعو واحد أو أكثر إلى الحدث، أو النقر على حقل "إضافة" غرف أو موقع جغرافي أو مكالمة فيديو، ثم النقر على إضافة مكالمة فيديو. تتم إضافة رابط اجتماع ورقم اتصال إلى الحدث.

السماح بمكالمة فيديو
2-6 إضافة تفاصيل الحدث، مثل تعليمات الاجتماع أو جدول الأعمال
1 اختَر منطقة زمنية.
2 عليك إعداد حدث متكرّر.
3 تحديد موعد - حدِّد وقتًا يكون فيه زملاء العمل متاحين لعقد اجتماع.
4 إضافة تفاصيل الحدث - أضِف الموقع الجغرافي للاجتماع وأرسِل إشعارات الحدث والمزيد.
5 إضافة مؤتمرات الفيديو - أضِف اجتماع فيديو إلى الحدث. أو اختَر إضافة مكالمة فيديو تابعة لجهة خارجية.
6 إضافة وصف للحدث - أضِف التفاصيل، مثل معلومات الاتصال أو التعليمات أو روابط للحدث. ويمكنك تنسيق الوصف من خلال إضافة الخط الغامق أو المائل أو تسطير أو إضافة قوائم وروابط.
7 إضافة مرفقات - أرفق الملفات، مثل المستندات أو العروض التقديمية بأحداثك.

إضافة تفاصيل التقويم

2.7 حفظ الحدث لإرسال دعوات بالبريد الإلكتروني

عند الانتهاء من ملء التفاصيل، يمكنك حفظ الحدث وإرسال الدعوات.

  1. انقر على حفظ.
  2. اختر أحد الخيارات:
    • أرسِل لإبلاغ المدعوين عبر البريد الإلكتروني
    • لا تُرسِل لتخطي الإشعارات في الوقت الحالي
    • ارفض لمتابعة تعديل الدعوة
  3. في حال كنت تدعو أشخاصًا خارج مؤسستك، انقر على:
    • ادع الضيوف الخارجيين لإبلاغهم.
    • واصل التعديل لإبلاغهم لاحقًا. 
  4. (اختياري) لفتح صفحة "تعديل الحدث"، انقر على المزيد من الخيارات.


تعديل حدث حالٍ:

يمكنك دعوة المزيد من المدعوين وتغيير الموقع الجغرافي للاجتماع وغير ذلك.

  1. في شبكة التقويم، انقر على الحدث ثم تعديلتعديل.
  2. لدعوة المزيد من المدعوين، يمكنك تغيير الموقع الجغرافي للاجتماع أو إضافة مرفقات وإدخال التغييرات، ثم انقر على حفظ.

ملاحظة: إذا لم يمنحك منظِّم الحدث أذونات تعديل، لا يمكنك إجراء تغييرات على وقت الحدث أو مدته.

حفظ تعديلات الحدث

" "3  تأكيد الحضور

3.1 التحقق من المستخدمين الذين قبلوا دعوتك أو رفضوها

في حال كان عليك تتبُّع الحضور للحدث، يمكنك على الفور معرفة المستخدمين الذين قبلوا دعوتك أو رفضوها، والمستخدمين الذين اقترحوا موعدًا جديدًا للاجتماع.

التحقق من حضور المدعوين:

  1. في شبكة "التقويم"، انقر مرة واحدة على الحدث.
  2. بجانب كل مدعو، يمكنك الاطِّلاع على رده. قد تحتاج إلى النقر على السهم المتجه للأسفل "" للاطِّلاع على الردود.


الرد على طلب موعد جديد مقترَح للاجتماع:

  1. في شبكة "التقويم"، انقر مرة واحدة على الحدث.
  2. في قسم المدعوون، انتقِل إلى الاقتراح وانقر على مراجعة الوقت المُقترَح.
  3. لقبول الوقت المقترَح الجديد، انقر على حفظ.
  4. (اختياري) لإعلام المدعوّين بوقت الاجتماع الجديد، انقر على إرسال.

التحقُّق من الحضور

" "4  مشاركة المواد

4.1 إنشاء مواد الاجتماع ومشاركتها
  1. اختَر الملف الذي تريد مشاركته.
  2. انقر على مشاركة أو رمز المشاركة "".
  3. ضمن المشاركة مع المستخدمين والمجموعات، أدخِل عنوان البريد الإلكتروني الذي تريد مشاركة الملف معه.

    ملاحظة: في حال تفعيل مشاركة الزائرين لمؤسستك، يمكنك دعوة مستخدم لا يمتلك حسابًا على Google للتعاون في العمل على ملفاتك ومجلداتك على Google Drive. راجع مشاركة المستندات مع الزوّار.

  4. لتغيير الإجراءات التي يمكن للمستخدمين اتخاذها على ملفك، على يسار الصفحة، انقر على السهم المتجه للأسفل ""ثم مُشاهد أو معلِّق أو محرِّر.
  5. اختَر إشعار المستخدمين:
    • إذا كنت تريد إشعار المستخدمين بمشاركتك لملف معهم ، ضَع علامة في المربّع إشعار المستخدمين. في حال إشعار المستخدمين، سيتم تضمين كل عنوان بريد إلكتروني تُدخله في الرسالة الإلكترونية.
    • إذا كنت لا تريد إشعار المستخدمين، أزِل العلامة من المربّع إشعار المستخدمين.
  6. انقر على مشاركة أو إرسال.

استخدِم نموذج خطة المشروع هذا

مشاركة الملفات في Drive
4.2 إرفاق مواد الاجتماع وجداول الأعمال إلى دعوتك
1 اختَر منطقة زمنية.
2 عليك إعداد حدث متكرّر.
3 تحديد موعد - حدِّد وقتًا يكون فيه زملاء العمل متاحين لعقد اجتماع.
4 إضافة تفاصيل الحدث - أضِف الموقع الجغرافي للاجتماع وأرسِل إشعارات الحدث والمزيد.
5 إضافة مؤتمرات الفيديو - أضِف اجتماع فيديو إلى الحدث. أو اختَر إضافة مكالمة فيديو تابعة لجهة خارجية.
6 إضافة وصف للحدث - أضِف التفاصيل، مثل معلومات الاتصال أو التعليمات أو روابط للحدث. ويمكنك تنسيق الوصف من خلال إضافة الخط الغامق أو المائل أو تسطير أو إضافة قوائم وروابط.
7 إضافة مرفقات - أرفق الملفات، مثل المستندات أو العروض التقديمية بأحداثك.

إضافة تفاصيل التقويم

4.3 مناقشة جدول الأعمال باستخدام التعليقات المستهدَفة
  1. في مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google، اختَر النص الذي تريد التعليق عليه.
  2. انقر على رمز إضافة تعليق "".
  3. أدخِل التعليق في المربع.
  4. (اختياري) لتوجيه مهمتك أو تعليقك إلى مستخدم محدد، أدخِل علامة الإضافة (+) متبوعة بعنوان بريده الإلكتروني. يمكنك إضافة أي عدد تريده من المستخدمين. سيتلقى كل مستخدم رسالة إلكترونية تتضمن تعليقك ورابطًا إلى الملف.
  5. (اختياري) لإسناد التعليق إلى مستخدم مُحدَّد، ضَع علامة في المربّع الإسناد إلى.
  6. انقر على تعليق أو إسناد.

ملاحظة: في حال وصل الملف إلى الحد الأقصى لعدد التعليقات، يمكنك إنشاء نسخة من الملف بدون نسخ أي تعليقات.

فتح مربع التعليق وإدخال نص، مع الخيار لتحديد مهمة لمستخدم

4.4 إرسال التعديلات والملاحظات إلى المدعوين، مثل الاتجاهات إلى الموقع الجغرافي للاجتماع
  1. في تقويم Google، انقر على اسم الحدث في شبكة التقويم.
  2. انقر على رمز التعديل تعديل وأدخِل تغييراتك على الحدث.
  3. انقر على حفظ
  4. أدخِل رسالة للمدعوين.
  5. انقر على إرسال.

إضافة مدعوين

" "عقد الاجتماع

5.1 الانضمام إلى الاجتماع

الانضمام إلى اجتماع من "تقويم Google"

  1. في تقويم Google، انقر على الحدث الذي تريد الانضمام إليه.
  2. انقر على الانضمام عبر Google Meet.
  3. في النافذة التي تظهر لك، انقر على الانضمام الآن

الانضمام إلى اجتماع من Gmail

  1. افتَح Gmail.

  2. في الشريط الجانبي، انقر على الانضمام إلى اجتماع.

    ملاحظة: إذا لم يظهر لك هذا الخيار، تواصل مع مشرف Google Workspace.

  3. أدخِل رمز الاجتماع أو اسمه.
    • يمكن لمستخدمي Google Workspace مشاركة اسم الاجتماع مع أشخاص في مؤسساتهم، وذلك للانضمام سريعًا إلى الاجتماع.
  4. انقر على انضمام.

الانضمام إلى اجتماع من Meet

في تطبيق Meet، يمكنك اختيار حدث مجدوَل، أو إدخال رمز اجتماع أو اسمه.

اختيار حدث مجدوَل:

  1. في متصفِّح ويب، أدخِل https://meet.google.com.
  2. اختَر الاجتماع من قائمة الأحداث المُجدوَلة. يعرض Google Meet الاجتماعات المُجدوَلة من خلال "تقويم Google" فقط.
  3. انقر على الانضمام الآن.

ملاحظة: يَصدر صوت رنين عند انضمام أول 5 أشخاص إلى الاجتماع. بعد ذلك، ستتلقى إشعارًا صامتًا عند انضمام باقي المشاركين.

إدخال رمز الاجتماع أو اسمه:

  1. في متصفح ويب، أدخِل https://meet.google.com.
  2. انقر على إدخال رمز أو رابط > وانقر على الانضمام.
  3. أدخِل رمز الاجتماع أو اسمه.
    • رمز الاجتماع عبارة عن سلسلة الأحرف في نهاية رابط الاجتماع. ليس من الضروري إدخال الواصلات.
    • يمكنك مشاركة اسم الاجتماع مع مستخدمين في مؤسستك فقط. هذه الميزة متاحة حاليًا لمستخدمي Google Workspace فقط.
    • إذا اشترت مؤسستك جهاز Meet وركّبته، يمكنك أيضًا كتابة اسم الاجتماع أو رمزه في هذا الجهاز.

    • اترك الحقل فارغًا لبدء اجتماع جديد برمز جديد. 

  4. انقر على متابعة ثم الانضمام الآن.

استخدم ورقة الملاحظات الموجزة في Google Meet.

الانضمام إلى Google Meet

5.2 مشاركة عرض المواد ومناقشتها والتعاون في العمل عليها
  1. في Google Drive، افتح ملف مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google الذي تريد مشاركته أو عرضه.
  2. (اختياري) لتعديل مستند أو جدول بيانات أو عرض تقديمي بشكل متزامن مع المدعوّين:
    1. في أعلى يسار الصفحة، انقر على مشاركة.
    2. أضِف عنوانًا للمستند وانقر على حفظ.
    3. أضِف المدعوين إلى الاجتماع وامنح الجميع حق وصول محرِّر.
    4. انقر على إرسال.
  3. افتح Google Meet وانضم إلى الاجتماع.
  4. انقر على مشاركة العرض الآن واختَر ما تريد مشاركته:
    • شاشتك بأكملها
    • نافذة
  5. انقر على مشاركة.
  6. (اختياري) لإيقاف مشاركة شاشتك في أي وقت، انقر على إيقاف المشاركة في أسفل الشاشة.
اختيار الشاشة بأكملها أو نافذة
5.3 تخصيص المهام
  1. في مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google، اختَر النص الذي تريد التعليق عليه.
  2. انقر على رمز إضافة تعليق "".
  3. أدخِل التعليق في المربع.
  4. (اختياري) لتوجيه مهمتك أو تعليقك إلى مستخدم محدد، أدخِل علامة الإضافة (+) متبوعة بعنوان بريده الإلكتروني. يمكنك إضافة أي عدد تريده من المستخدمين. سيتلقى كل مستخدم رسالة إلكترونية تتضمن تعليقك ورابطًا إلى الملف.
  5. (اختياري) لإسناد التعليق إلى مستخدم مُحدَّد، ضَع علامة في المربّع الإسناد إلى.
  6. انقر على تعليق أو إسناد.

ملاحظة: في حال وصل الملف إلى الحد الأقصى لعدد التعليقات، يمكنك إنشاء نسخة من الملف بدون نسخ أي تعليقات.

فتح مربع التعليق وإدخال نص، مع الخيار لتحديد مهمة لمستخدم

" "6  المتابعة

6.1 إرسال رسالة إلكترونية للمتابعة
  1. في تقويم Google، انقر على اسم الحدث في شبكة التقويم.
  2. انقر على رمز التعديل تعديل وأدخِل تغييراتك على الحدث.
  3. انقر على حفظ
  4. أدخِل رسالة للمدعوين.
  5. انقر على إرسال.
إضافة مدعوين
6.2 تتبُّع التقدّم من خلال تحديد بنود العمل في جدول الأعمال
  1. في مستندات Google أو جداول بيانات Google أو العروض التقديمية من Google، اختَر النص الذي تريد التعليق عليه.
  2. انقر على رمز إضافة تعليق "".
  3. أدخِل التعليق في المربع.
  4. (اختياري) لتوجيه مهمتك أو تعليقك إلى مستخدم محدد، أدخِل علامة الإضافة (+) متبوعة بعنوان بريده الإلكتروني. يمكنك إضافة أي عدد تريده من المستخدمين. سيتلقى كل مستخدم رسالة إلكترونية تتضمن تعليقك ورابطًا إلى الملف.
  5. (اختياري) لإسناد التعليق إلى مستخدم مُحدَّد، ضَع علامة في المربّع الإسناد إلى.
  6. انقر على تعليق أو إسناد.

ملاحظة: في حال وصل الملف إلى الحد الأقصى لعدد التعليقات، يمكنك إنشاء نسخة من الملف بدون نسخ أي تعليقات.

فتح مربع التعليق وإدخال نص، مع الخيار لتحديد مهمة لمستخدم
6.3 تحديد مواعيد اجتماعات المتابعة للحصول على معلومات عن الحالة
  1. في تقويم Google، اختَر خيارًا:
    • انقر على خانة وقت فارغة في شبكة التقويم.
    • انقر على Plusإنشاء.
  2. اختَر الحدث.
هل كان ذلك مفيدًا؟
كيف يمكننا تحسينها؟