Astuces pour intégrer des membres dans une équipe

Sur cette page

• Gérer la collecte d'informations
• Créer des documents d'intégration
• Configurer des checklists pour les employés
• Centraliser les supports d'intégration à un seul endroit
• Créer un site Web de formation central
• Créer des présentations de formation percutantes
• Formez les nouvelles recrues partout et à tout moment
• Tenez des permanences ou des ateliers de tutorat
• Organisez un événement de bienvenue pour les nouveaux collaborateurs

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Gérer la collecte d'informations

Réduisez la paperasserie en transférant en ligne tous vos processus administratifs d'intégration. Avec Google Forms, créez en quelques minutes seulement des formulaires électroniques pour recueillir les informations concernant les nouveaux collaborateurs, collecter les signatures du règlement intérieur de l'entreprise, et bien plus encore. Vous pouvez très facilement mettre à jour ces formulaires et les présenter aux utilisateurs par le biais d'appareils kiosques, d'ordinateurs ou d'appareils mobiles.

En savoir plus

1. Accédez à Google Forms.
2. Cliquez sur Vide .
3. Un nouveau formulaire s'ouvre.

Premiers pas avec Google Forms

 

Créer des documents d'intégration

L'intégration de nouveaux membres dans l'équipe implique une quantité importante de documents : procédures d'hygiène et de sécurité, contrats d'embauche, manuels destinés au personnel, etc. Google Docs permet aux membres de votre équipe de créer simultanément des contenus, de fournir des commentaires ciblés en temps réel et de produire des documents reflétant le point de vue de tous. Si votre organisation utilise Gemini pour Google Workspace, vous pouvez vous servir de Gemini dans Docs pour créer des points de départ pour vos brouillons.

En savoir plus

Créer et nommer votre document

1. Sur votre ordinateur, ouvrez l'écran d'accueil de Google Docs, Sheets, Slides, Forms ou Vids.
2. Cliquez sur Créer .

Vous pouvez aussi :

• Créer un fichier à partir d'un modèle
• Utiliser un modèle dans Google Vids

En haut de la page, cliquez sur Document sans titre, saisissez un nouveau titre, puis cliquez sur OK.

Premiers pas avec Google Docs

Write or rewrite with Gemini

1. On your computer, open a document from Google Docs.
2. At the top right, click Ask Gemini .
3. On the side panel, select a prompt or create your own.
4. Press Enter.
5. Generate text and refine it.
   • Examples:
     • “Write an announcement email about a new feature.”
     • “Make the announcement more fun.”
6. You can also:
   • Add the text to your document: Click Insert .
   • Find a different version: Click Retry .
   • Send feedback about the suggested text: Click Good suggestion or Bad suggestion .

Get started with Google Docs

 

Configurer des checklists pour les employés

Transmettez aux nouveaux collaborateurs une checklist Google Sheets qui répertorie les tâches à effectuer (formation à des logiciels, lecture du règlement interne de l'entreprise, et bien d'autres) pour leur permettre de devenir rapidement opérationnels. S'ils ont des questions concernant une tâche, ils peuvent insérer un commentaire dans la feuille de calcul et recevoir une réponse instantanément.

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Insérer des cases à cocher

1. Sur votre ordinateur, ouvrez une feuille de calcul dans Google Sheets.
2. Sélectionnez les cellules auxquelles vous souhaitez ajouter des cases à cocher.
3. Dans le menu en haut, cliquez sur Insérer  Case à cocher.
4. Pour supprimer des cases à cocher, sélectionnez-les et appuyez sur Supprimer.

Remarque : Vous pouvez utiliser des cases à cocher dans les graphiques, les filtres, les tableaux croisés dynamiques et les fonctions.

Ajouter des valeurs de cases à cocher personnalisées

Vous pouvez ajouter des cases à cocher avec des valeurs personnalisées. Par exemple, la valeur personnalisée de "Option cochée" peut être "Oui" et celle de "Option décochée" "Non".

1. Sur votre ordinateur, ouvrez une feuille de calcul dans Google Sheets.
2. Sélectionnez les cellules auxquelles vous souhaitez ajouter des cases à cocher.
3. Dans le menu situé en haut, cliquez sur Données  Validation des données.
4. À côté de "Critères", choisissez Case à cocher.
5. Cliquez sur Utiliser des valeurs de cellule personnalisées.
6. À côté de "Option cochée", saisissez une valeur.
7. Facultatif : à côté de "Option décochée", saisissez une valeur.
8. Cliquez sur Enregistrer.

 

Centraliser les supports d'intégration à un seul endroit

Enregistrez tous les supports d'intégration dans un Drive partagé avec votre organisation et chaque nouveau collaborateur. Les collaborateurs suivant le programme d'intégration peuvent commenter, consulter ou modifier les documents depuis n'importe quel appareil, et les autres membres de l'équipe peuvent voir les modifications et les commenter en temps réel. Les modifications étant disponibles immédiatement pour tous, les ressources sont toujours à jour et cohérentes pour les nouveaux arrivants.

En savoir plus

Créer un Drive partagé

1. Sur votre ordinateur, accédez au site drive.google.com.
2. Sur la gauche, cliquez sur Drive partagés.
3. En haut à gauche, cliquez sur Nouveau.
4. Saisissez le nom du Drive partagé.
5. Cliquez sur Créer.

 

Créer un site Web de formation central

Les premiers pas dans une grande entreprise ou une entreprise décentralisée sont souvent compliqués pour les nouveaux arrivants. C'est d'ailleurs pendant les premiers mois d'embauche que l'on observe le plus de rotation de personnel. Afin de les aider à prendre leurs marques au sein de votre entreprise plus rapidement, créez une page Web Google Sites qui rassemble tous les documents de référence dont ils ont besoin.

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Créer et nommer votre site

1. Procédez de l'une des manières suivantes :

   • En haut de la page d'accueil de Sites, cliquez sur Vide. Vous pouvez également choisir un modèle en cliquant sur Galerie de modèles, puis en sélectionnant le modèle souhaité.
   • Dans Google Drive, cliquez sur Nouveau Plus  Google Sites.
2. En haut à gauche, saisissez un nom de document pour votre site et appuyez sur Entrée.

 

Créer des présentations de formation percutantes

Vous voulez créer des modules de formation pour les nouveaux collaborateurs ? Vous avez besoin de préparer une présentation pour les séances d'orientation des nouveaux collaborateurs ? Grâce à Google Slides, élaborez un programme de formation efficace qui véhicule les valeurs et la politique de votre organisation. Vous pouvez également créer des vidéos de formation à l'aide de Google Vids. Vids peut générer des vidéos en fonction de vos requêtes et des fichiers que vous ajoutez. Vous pouvez même enregistrer vos propres extraits et voix off pour les ajouter à la vidéo.

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Créer et nommer votre présentation

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Slides.
2. En haut de la page, cliquez sur Présentation vierge. 
3. En haut de l'écran, cliquez sur Présentation sans titre et saisissez un nouveau titre.

Create a video with Vids

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Vids.
2. Choose an option:
   • Help Me Create: Create a video with AI in Google Vids. 
   • Select a template: Build your video based on a template that you select. 
   • Start with a recording: Build your video with a video, audio, or screen recording. 
   • Upload media: Build your video by recording yourself (audio narration or a full video recording), your computer screen, or both. 

Get started with Google Vids

 

Formez les nouvelles recrues partout et à tout moment

Vous avez des effectifs dispersés qui ont besoin d'être rapidement formés ? Vous souhaitez réduire les coûts de formation ? Avec YouTube En direct, vous pouvez facilement vous adresser en direct à tous les nouveaux membres du personnel et organiser une séance de questions-réponses. Google Meet vous permet d'organiser des cours de formation virtuels pour gagner du temps et économiser les frais de déplacement. Partagez l'enregistrement et les autres documents dans Drive ou dans un Drive partagé.

En savoir plus

Démarrer une réunion depuis Meet

1. ​Accédez à Google Meet.
2. Cliquez sur Nouvelle réunion.
3. Sélectionnez une option :
   • Créez une réunion pour une date ultérieure :
     • Pour partager les détails d'une prochaine réunion, copiez le lien de la réunion et partagez-le avec les participants.
     • Pour démarrer directement la réunion à l'aide de ce lien, collez-le dans un navigateur ou saisissez-le dans le champ "Saisir un code ou un lien"  cliquez sur Participer.
   • Démarrer une réunion instantanée : créez une réunion et rejoignez-la directement. 
   • Planifier dans Google Agenda : vous êtes redirigé vers Google Agenda pour planifier une réunion.

Remarque : Les utilisateurs de Google Workspace Essentials ne peuvent pas planifier de réunion dans Google Agenda.

Enregistrer une réunion pour la partager plus tard

1. Sur votre ordinateur, dans Google Meet, cliquez sur Démarrer ou Participer.
2. En bas à droite, cliquez sur Activités Enregistrement.
   • Pour enregistrer les sous-titres de la réunion, sélectionnez une langue.
   • Dans certains cas, si l'enregistrement est lu sur Google Drive, le fichier de l'enregistrement peut être prêt quelques heures avant les sous-titres.
3. Cliquez sur Commencer à enregistrer.
4. Dans la fenêtre pop-up, cliquez sur Démarrer.
5. Attendez que l'enregistrement commence. Les participants reçoivent une notification lorsque l'enregistrement démarre ou prend fin.
   • Les réunions ne peuvent être enregistrées que pendant huit heures au total. L'enregistrement s'arrête ensuite automatiquement.
6. Pour arrêter un enregistrement, cliquez sur Activités Enregistrement Arrêter l'enregistrement.
7. Dans la fenêtre pop-up, cliquez sur Arrêter l'enregistrement.
   • Remarque : L'enregistrement s'arrête automatiquement une fois que tous les participants ont quitté la réunion.

Un e-mail contenant le lien vers l'enregistrement est envoyé à l'organisateur de la réunion et à la personne qui a démarré l'enregistrement.

L'enregistrement est stocké dans le dossier Mon Drive > Meet Recordings de l'organisateur de la réunion.

Pour les réunions créées via :

• Google Agenda – L'organisateur de la réunion est la personne qui crée l'événement associé dans Google Agenda.
• la page d'accueil de Meet, ou un autre produit comme Gmail – L'organisateur de la réunion est l'utilisateur qui démarre la réunion ou génère le code.

 

Tenir des permanences ou des ateliers de tutorat

Important : Les plannings de rendez-vous remplacent les créneaux horaires. En savoir plus sur les modifications apportées aux créneaux horaires

Même lorsque des programmes de formation sont mis en place, les nouveaux collaborateurs ont souvent beaucoup de questions les premiers temps. Pour les aider à trouver plus rapidement leurs marques, organisez pour eux des permanences ou des ateliers de mentoring personnalisé. Vous pouvez mieux gérer vos disponibilités dans Google Agenda grâce à la planification des rendez-vous.

Avec les plannings de rendez-vous, vous pouvez :

• créer et partager des pages de réservation pour permettre aux utilisateurs de bloquer des créneaux avec vous ;
• afficher les rendez-vous réservés dans votre planning Agenda.

En savoir plus

Créer un planning de rendez-vous

Important : Pour créer un planning de rendez-vous dans un agenda secondaire ou ajouter des coorganisateurs à un planning de rendez-vous, vous devez disposer d'un abonnement Google Workspace éligible. En savoir plus sur les fonctionnalités premium des plannings de rendez-vous

1. Sur un ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. En haut à gauche, cliquez sur Créer .
3. Cliquez sur Planning des rendez-vous.
4. Saisissez un titre.
   • Le titre est visible par toute personne disposant du lien vers votre page de réservation.
   • Le titre s'affiche dans votre agenda pour le planning et les réservations à venir.
5. Pour définir la durée de rendez-vous, cliquez sur la flèche vers le bas .
   • Les rendez-vous doivent durer au moins cinq minutes.
6. Définissez la date, l'heure et le fuseau horaire de vos rendez-vous.
   • Vous pouvez configurer un rendez-vous ponctuel ou un planning récurrent.
   • Astuce : Pour ajouter plusieurs créneaux horaires pour un même jour, cliquez sur Ajouter une autre période à cette journée .
7. Définissez des paramètres de disponibilité pour les rendez-vous, comme votre période de planification ou les jours où vous ne serez pas disponible. En savoir plus sur la personnalisation de vos disponibilités
8. Choisissez un agenda principal ou secondaire auquel vous souhaitez ajouter votre planning de rendez-vous.

   • Remarques :

     • Une fois que vous avez créé un planning de rendez-vous, vous ne pouvez plus le modifier pour l'ajouter à un autre agenda principal ou secondaire.

     • Toute personne autorisée à modifier un agenda principal ou secondaire peut modifier le planning et voir les réservations à venir. En savoir plus sur les autorisations d'accès

9. Facultatif : Pour éviter les conflits entre des événements créés ou acceptés dans les agendas principaux ou secondaires, sélectionnez Vérifier la disponibilité dans les agendas sous "Agendas". Sélectionnez ensuite tous les agendas pour lesquels vous ne souhaitez pas que des créneaux puissent être réservés pendant des événements créés ou acceptés.
   • Important : Sur une page de réservation, chaque créneau horaire ne peut être réservé qu'une seule fois, même si cette fonctionnalité est désactivée.
10. Pour ajouter des coorganisateurs au rendez-vous, saisissez leur nom ou leur adresse e-mail.

    • Vous pouvez également ajouter des groupes Google directement.

11. Cliquez sur Suivant.

Premiers pas avec Google Agenda

 

Organiser un événement de bienvenue pour les nouveaux collaborateurs

Aidez les nouvelles recrues à se sentir plus rapidement intégrées au reste de l'équipe en organisant un événement de bienvenue dans Agenda. Envoyez à l'ensemble de l'équipe une invitation avec une note de bienvenue pour présenter les nouveaux collaborateurs et les informations pratiques sur l'événement. Ensuite, poursuivez la préparation de votre événement en collectant des réponses et en envoyant des rappels.

En savoir plus

Planifier un événement et ajouter des invités

1. Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
2. Facultatif : Si vous souhaitez ajouter des invités à votre événement, cliquez sur Rechercher des contacts à gauche et saisissez les premières lettres du nom de vos invités.
3. Dans l'agenda, cliquez sur une heure à laquelle aucun événement n'est encore planifié.
4. Donnez un titre à l'événement et ajoutez les détails voulus.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Conseil : Pour prolonger la durée de l'événement, cliquez sur l'heure voulue et faites glisser la souris vers le bas jusqu'à l'heure de fin.

 

_{Google, Google Workspace et les marques et logos associés sont des marques de Google LLC. Tous les autres noms de sociétés et de produits sont des marques des sociétés auxquelles ils sont associés.}