Zehn Tipps für den Einsatz der G Suite in Anwaltskanzleien

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Waage, Pflanze, Laptop und Tablet

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1

Im Team gemeinsam an Dokumenten arbeiten" "

Sie möchten gemeinsam mit Teammitgliedern ein großes Dokument erstellen? Dann benötigen Sie eine einfache Möglichkeit, zusammenzuarbeiten. Mit Google Docs können Sie die Freigabe von Dateien steuern, in Echtzeit gemeinsam Dokumente bearbeiten, direkt in Dateien chatten und zielgerichtetes Feedback erhalten. Dank des Überarbeitungsverlaufs sehen Sie auch, wer wann was geändert hat. So benötigen Sie nicht mehrere Entwurfsdateien und können jederzeit frühere Versionen wiederherstellen.

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Google Docs

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2

Durch Vorlagen Konsistenz wahren" "

Statt immer wieder die gleichen Dokumente und Verträge neu aufzusetzen, können Sie Vorlagen in Google Docs erstellen.

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Google Docs

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3

Quellen direkt im Dokument überprüfen" "

Wenn Sie Quellen oder andere Informationen überprüfen müssen, wird das ständige Wechseln zwischen Dokument und Internet schnell lästig. Über das integrierte Tool "Erkunden" in Google Docs können Sie z. B. direkt nach Quellenangaben suchen, ohne das Dokument schließen zu müssen.

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Google Docs

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4

Unterwegs Dokumente durchgehen" "

Ob auf dem Weg zu einer Gerichtsverhandlung oder kurz vor einer Konferenz – über die Google Docs App können Sie Dokumente auch unterwegs ändern. Sämtliche Änderungen werden automatisch mit allen Geräten synchronisiert, damit Sie immer und überall die aktuelle Fassung parat haben.

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Google Docs

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5

Häufige Rechtsfragen in Präsentationen und Fragerunden ansprechen" "

Wenn Sie mit mehreren Teams an einem großen Fall arbeiten, können Sie mit Präsentationen alle rasch einarbeiten und häufige Probleme ansprechen. Skizzieren Sie den Sachverhalt einfach in Google Präsentationen und zeigen Sie die Folien anschließend dem Team. Während der Präsentation können die Zuhörer in Echtzeit Fragen stellen und darüber abstimmen. Falls Sie es nicht schaffen, alle Fragen zu beantworten, wählen Sie einfach die Fragen aus, die die meisten Stimmen erhalten haben.

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Google Präsentationen

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6

Große E-Mail-Anhänge senden und den Zugriff darauf steuern" "

Wenn Sie Ihren Mandanten große oder vertrauliche Dokumente zusenden, können E-Mail-Anhänge aufgrund ihrer Größe und der mangelnden Zugriffskontrolle problematisch sein. Mit Google Drive können Sie hingegen Dateien mit bis zu 30 GB versenden und Berechtigungen für den Dateizugriff festlegen. Mit einem Speicherplatzabo lassen sich sogar Dateien mit einer Größe von bis zu 30 TB verschicken.

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Gmail

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7

Digitale Teamressourcen zentral verwalten" "

Sie können in Google Sites eine interne Website erstellen, um die Rechtsdokumente Ihrer Teammitglieder zentral und sicher zu speichern. Über die Berechtigungseinstellungen lässt sich der Zugriff auf die Website steuern. Anschließend haben Sie die Möglichkeit, Teamkalender, Verhandlungspläne, ethische Grundsätze, Verträge und andere Dokumente hinzuzufügen. Ihr Team hat damit einen zentralen Speicherort für wichtige Informationen, auf die alle jederzeit und über jedes Gerät zugreifen können.

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Teamwebsite erstellen

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8

Projekte und Termine des Teams im Blick behalten" "

Wenn die Mitglieder Ihres Teams in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, empfiehlt sich ein Teamkalender. Damit können Sie alle Zeitpläne, Termine, Besprechungen und Fristen überblicken. Die Verfügbarkeit aller Teammitglieder in einem Kalender festzuhalten, hat viele Vorteile. So ist es beispielsweise einfacher, Termine zu koordinieren und darauf zu achten, dass alle wichtigen Fristen eingehalten werden.

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Google Kalender

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9

Offline arbeiten" "

Ob auf einem langen Flug oder bei einem technisch bedingten Internetausfall: Sie können auch ohne Internetverbindung jederzeit weiter an Ihren Fällen und Abhandlungen arbeiten. Richten Sie dafür einfach den Offlinezugriff in Google Drive ein.

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Google Drive

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10

Office-Dateien in Google Drive bearbeiten" "

Sie können Microsoft Office-Dateien in Google Drive speichern und in Office bearbeiten. Jede Änderung wird automatisch in Drive gespeichert.

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Google Drive

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