人力資源祕訣

本頁面包含以下內容：

• 取得職務說明的共識
• 提升公司在就業博覽會的能見度
• 提高面試官之間的協作效率
• 進行更深入的遠距面試
• 追蹤求職者管道狀態和最新消息
• 提高求職者接受錄取的意願
• 簡化新進人員訓練流程
• 確保課程內容為最新版且保持一致
• 在任何地點教授課程
• 快速收集同事的意見回饋

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取得職務說明的共識

許多人才招募作業早在建立職務說明這個最初階段便已種下敗因。招募主管和 HR 招募團隊必須對於求職者應具備的條件有所共識，在尋找最適合該職缺的人選時才能事半功倍。

您可以和團隊使用 Google 文件同時建立相關內容，利用即時加註功能提供具體意見回饋，製作出納入了所有人意見的絕佳職務說明，順利推進招募作業。

操作說明

與特定對象共用文件

重要注意事項：如果你使用的是公司或學校專用的 Google 帳戶，可能無法與機構外部人員共用檔案。

1. 透過電腦前往 Google 雲端硬碟。
2. 選取要共用的檔案 按一下「共用」圖示 。
3. 輸入共用對象的電子郵件地址。 如果你使用的是公司或學校帳戶，則可以選擇建議的收件者做為共用對象。
   • 提示：如要停用建議的收件者功能，請前往雲端硬碟設定 ，取消勾選「在共用對話方塊中顯示建議的收件者」。
4. 決定對方可以對你的檔案執行哪些操作。請選取其中一個：
   • 檢視者
   • 加註者
   • 編輯者
5. 如果你使用的是符合條件的公司或學校帳戶，請按一下「新增到期日」來新增存取權的到期日。
6. 共用檔案時，每個電子郵件地址都會收到電子郵件。
   • 選用步驟：新增通知電子郵件訊息。
   • 如果不想通知共用對象，請取消勾選這個方塊。
7. 按一下「傳送」或「共用」。

進一步瞭解如何開始使用 Google 文件

提升公司在就業博覽會的能見度

如果您能夠在就業博覽會上善加宣傳貴機構，絕對有助於吸引條件最理想的求職者；不過，要讓合適的人選願意投入許多時間或者不遠千里而來並不容易。您可以利用 Google Meet 和 Chromebook 建立虛擬團隊，在世界各地支援現場代表人員，並善用招募機會。

操作說明

發起視訊會議

1. 在電腦上前往 Google Meet。
2. 按一下「發起會議」圖示 。
3. 選取所需選項：
   • 預先建立會議：
     • 如何提供日後會議的詳細資料：
       1. 複製 Meet 會議連結。
       2. 將連結分享給出席者。
     • 如何直接透過此連結發起會議：
       1. 在瀏覽器中貼上連結。
          • 或者，你也可以在「輸入會議代碼或連結」欄位中輸入連結。
       2. 按一下 [加入]。
   • 發起即時會議：
     1. 請發起新會議。
     2. 直接加入會議。
   • 在 Google 日曆中安排會議：如果選擇安排會議，系統會將你導向 Google 日曆。
   • 視訊通話選項：如要在會議中新增額外加密功能，請勾選「新增 google.com 的加密功能」。

如需瞭解詳情，請前往 Google Meet 說明中心，或參閱這篇文章，瞭解如何開始使用 ChromeOS 裝置

提高面試官之間的協作效率

面試過程可能相當複雜：有多位求職者需要應對、要補上的職缺眾多、每位求職者還需與多位面試官面談，而且這些工作全都要在一天內完成！由於要處理的環節眾多，因此讓面試能夠迅速有效率地進行自然相當重要。

您可以利用文件製作面試筆記，並且將這份檔案與招募人員共用，如此一來他們就能夠即時參閱意見回饋，並且為後續接手的面試官找出應注意的部分。面試團隊所掌握的資訊越充分，面試的效率就更高，原本複雜的面試過程自然也能夠變得較為輕鬆。

操作說明

在文件中與協作者進行即時通訊

1. 在電腦上開啟文件、試算表或簡報。
2. 按一下右上方的「顯示即時通訊」圖示 。如果當下只有您存取檔案，將無法使用這項功能。
   1. 提示：如果檔案有多個協作者，系統會在畫面右上方的顯示圖片右方顯示一個藍色圓圈，標示其他協作者的數量。依序按一下藍色圓圈 「加入即時通訊」圖示 。
3. 在即時通訊方塊中輸入您要傳送的訊息。
4. 輸入完畢後，按一下即時通訊視窗右上角的「關閉」圖示 。

注意：查看檔案的所有人均可加入 Google 文件、試算表和簡報的所有即時通訊。系統不會自動儲存即時通訊的內容。

進行更深入的遠距面試

雖然您會收到求職者提供的相關內容，但如要真正瞭解對方的編碼或寫作能力，最準確的方式就是在現場立即進行測試。不過，別等到現場面試的最終階段才著手測試求職者的技能。

在人才招募流程的初期階段，您可以在進行遠距 Google Meet 面試時，與求職者共用文件。當求職者在共用文件中編寫程式碼或撰寫其他內容時，面試官可以觀察求職者在解決問題時所採取的思路、進一步提問讓對方說明，並根據能確實反映求職者適任與否的最終測試結果，進行相關評估。

操作說明

共用、啟用編輯功能及分享文件內容

1. 在 Google 雲端硬碟中，開啟您要共用或在螢幕畫面上分享的 Google 文件、Google 試算表或 Google 簡報檔案。
2. (選用) 如要與邀請對象同時編輯文件、試算表或簡報，請按照下列步驟操作：
   1. 按一下右上角的 [共用]。
   2. 新增文件標題並按一下 [儲存]。
   3. 新增會議邀請對象，然後將 [編輯者] 權限授予所有人。
   4. 按一下 [傳送]。
3. 開啟 Google Meet 並加入會議。
4. 按一下 [立即分享螢幕畫面] 並選取要分享的畫面：
   • 您的整個畫面
   • 單個視窗
   • 分頁
5. 按一下 [分享]。

提示：如果您並非使用 Chrome 瀏覽器 (會自動隱藏任何彈出式通知)，可以將通知設為靜音或關閉。這樣一來，當您分享螢幕畫面時，系統就不會顯示通知。

追蹤求職者管道狀態和最新消息

您可以使用 Google 試算表來追蹤、監控及回報求職者管道狀態，將所有最新資訊集中在一處供所有人存取，也可以讓大家直接在試算表中詢問與工作相關的問題。

操作說明

在 Google 試算表中建立專案計畫

1. 在 Google 雲端硬碟中，依序點選 [ 新增] [Google 試算表] [空白試算表]。
2. 按一下 [無標題的試算表]，然後為專案計畫輸入新標題。
3. 新增欄標題。舉例來說，如果您要追蹤專案的各項工作，可以在其中加入工作負責人、到期日、狀態和註解的資料欄。
4. 在工作表中新增內容，用來追蹤專案計畫。在您與他人共用工作表之後，其他使用者也可以在其中新增內容。

進一步瞭解如何使用 Google 試算表建立專案計畫

提高求職者接受錄取的意願

您決定錄取某位求職者時，一定會希望自己的公司能從眾多公司中脫穎而出，成為求職者的不二之選。除了透過電話口頭傳達錄取意願外，您也可以利用 Google Meet 面對面傳達錄取意願，這不僅能夠讓對方留下深刻印象，也能夠感受到您的歡迎之意。舉例來說，您可以讓求職者的招募主管、推薦人、面試官和求職者未來的同事，透過群組視訊會議共同表達錄取意願，展現相關人員的支持和熱忱。

操作說明

發起視訊會議

1. 在電腦上前往 Google Meet。
2. 按一下「發起會議」圖示 。
3. 選取所需選項：
   • 預先建立會議：
     • 如何提供日後會議的詳細資料：
       1. 複製 Meet 會議連結。
       2. 將連結分享給出席者。
     • 如何直接透過此連結發起會議：
       1. 在瀏覽器中貼上連結。
          • 或者，你也可以在「輸入會議代碼或連結」欄位中輸入連結。
       2. 按一下 [加入]。
   • 發起即時會議：
     1. 請發起新會議。
     2. 直接加入會議。
   • 在 Google 日曆中安排會議：如果選擇安排會議，系統會將你導向 Google 日曆。
   • 視訊通話選項：如要在會議中新增額外加密功能，請勾選「新增 google.com 的加密功能」。

如需瞭解詳情，請前往 Google Meet 說明中心

簡化新進人員訓練流程

對於大公司或分散式企業的新進員工而言，覺得茫然無措是常見的情況，而這也正是新人在到職後的前幾個月離職率特別高的原因。您可以建立協作平台網頁，藉此提供所有新人培訓和訓練資源，幫助新進員工快速上手，並且能輕鬆找到重要參考資料。

詳情請造訪 Google 協作平台說明中心

確保課程內容為最新版且保持一致

如果貴機構有多位講師在全球教授同樣的課程，要確保所有人使用的都是最新教材有時並不容易。人們通常會透過電子郵件附件提供最新版內容，但隨著內容和版本數量增加，部分講師也可能漏失部分更新，或是更新錯誤版本，因而使用過時教材教學。

如要確保課程內容隨時維持在最新版本，您可以將內容儲存在雲端硬碟或共用雲端硬碟資料夾中，再與所有的講師共用該資料夾。如果有人編輯了文件或簡報內容，其他講師就可即時查看變更，新增意見回饋。更新內容會立即同步處理，讓全球各地講師教授的課程內容永遠都是最新版本，而且不會有任何出入。

操作說明

建立共用雲端硬碟

1. 在電腦上前往 drive.google.com。
2. 按一下左側的「共用雲端硬碟」。
3. 按一下左上角的「新增」。
4. 輸入共用雲端硬碟名稱。
5. 按一下「建立」。

詳情請參閱「開始使用共用雲端硬碟」

在任何地點教授課程

隨著企業成長，培訓的需求和成本也跟著倍增。除了在各地提出新的培訓計畫外，如果將現有的課程轉為透過虛擬教室來進行，遠端的員工就能夠透過 Google Meet 在線上參與培訓課程。您甚至還能錄下培訓內容以便日後學習，因此請鼓勵貴機構的專家們進行自己的培訓課程系列，再將內容與世界各地的員工共用。

操作說明

錄製視訊會議內容

重要事項：根據預設，主辦人可以錄製會議。如果主辦人開啟「主辦人控制項」，出席者就無法變更錄製或轉錄稿狀態。

1. 在電腦上使用 Google Meet，按一下「發起」或「加入」。
2. 依序按一下右下方的「會議工具」圖示 。
   • 如要錄製會議字幕，請選取語言。
   • 在某些情況下，如果錄製檔案是在 Google 雲端硬碟中播放，則系統可能會在檔案準備就緒的幾個小時後才產生字幕。
3. 按一下「開始錄製」。
4. 在彈出式畫面上，按一下「開始」。
5. 等待系統開始錄製。參與者會在錄製開始或停止時收到通知。
   • 會議錄製內容的長度上限為 8 小時，超過 8 小時會自動停止錄製。
6. 如要停止錄製，請依序按一下「會議工具」圖示 「錄製」「停止錄製」。
7. 在彈出式畫面上，按一下「停止錄製」。
   • 所有人都離開會議後，系統就會自動停止錄製。

會議發起人和錄製會議的使用者都會收到一封含有錄製內容連結的電子郵件。

錄製內容會儲存在會議發起人 Google 雲端硬碟的「Google Meet」資料夾中。

對於透過不同途徑建立的會議，會議發起人的定義不同，具體如下：

• Google 日曆：會議發起人是指在 Google 日曆中建立會議活動的使用者。
• Google Meet 首頁或其他產品 (例如 Gmail)：會議發起人是指發起會議或產生會議代碼的使用者。

如需瞭解詳情，請前往 Google Meet 說明中心

快速收集同事的意見回饋

在沒有適當的問卷工具、也沒有足夠時間詢問各位同事的情況下，想要快速取得關於人員績效、專案計畫和其他活動的意見可能有一定的難度。表單可讓您輕鬆製作問卷，一次收集一大群人的意見。再加上高層支援和一點趣味，協助您讓回應率一飛衝天！

操作說明

建立新的 Google 表單

詳情請造訪 Google 文件編輯器說明中心

 

_{Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。}