人事における G Suite の活用法トップ 10

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デバイスやノートなど

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Google ドキュメントを使って共同で職務記述書をまとめる 青色の線

多くの採用活動は早期の段階、つまり職務記述書の作成で失敗します。理想とする候補者について、上司となるマネージャーと人事採用チーム双方の認識をそろえておくと、その職務に最適な人材を見つけやすくなります。

Google ドキュメントを使用すれば、人事チームで同時にコンテンツを作成し、リアルタイムのコメント機能でフィードバックを書き込むことができます。このようにして完成した職務記述書には、全員の意見が反映されます。

方法

Google ドキュメント

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Google Meet と Chromebook を使用して就職説明会での存在感と影響力を高める 青色の線

就職説明会でうまく会社をアピールできれば、優秀な人材の関心を引くことができますが、適任者がかなりの時間を割いて遠方まで出張していくのは簡単ではありません。Google MeetChromebook を使って会場にいる担当者を遠方からサポートする体制を作ることで、どこからでも効果的な採用活動を行うことができます。

方法

Google Meet

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Google ドキュメントを使って面接担当者間の連携を強化する 青色の線

面接の実施は、非常に複雑なプロセスとなることもあります。求人中の職務に対して莫大な数の応募がある場合も多く、限られた時間の中で一人ひとりに多くの面接担当者が質問を行います。流動的な要素が多いため、面接は効果的、効率的に行うことが重要です。

面接記録をドキュメントに残して採用担当者と共有すれば、採用担当者はリアルタイムでフィードバックを確認し、後続の面接担当者が重点的に質問すべき分野を特定できます。面接担当チームがより多くの情報を得ることで、より生産的な面接が可能になり、面接業務の負荷が軽減されます。

方法

Google ドキュメント

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面接の経過や状況をスプレッドシートに記録する 青色の線

募集チームや採用チームをはじめとする関係者全員が、最新情報を適切なタイミングで受け取れることが重要です。しかしながら、多くのプロセスが同時に進行し、情報がさまざまな場所から頻繁に挙がってくるような場合は、情報の伝達も簡単ではありません。スプレッドシートに状況を記録して監視し、報告するようにすれば、最新情報を 1 か所で確認できるほか、タスク固有の質問をスプレッドシートから直接尋ねることができます。

方法

Google スプレッドシート

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内定承諾率を高めるために Google Meet でビデオ会議を実施する 青色の線

応募者に内定を出すことが決まったら、その応募者が検討している他の企業との差別化を図る必要があります。Google Meet を使って顔を合わせて話をすれば、電話で伝えるよりも記憶に残りやすく、好意的にとらえられます。たとえば、採用責任者、推薦者、面接担当者、先輩社員などを交えたグループビデオ会議の場で内定を伝えることで、支援や熱意が伝わるようにします。

方法

Google Meet

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Google Meet と Google ドキュメントを使って、リモート面接でも能力を見極める 青色の線

候補者に成果物のサンプルを提出してもらうこともできますが、コーディングや文章記述の能力を知るには、リアルタイムでその作業をしてもらうのが最も正確な方法といえます。とはいえ、応募者の実技テストを採用プロセスの終盤まで持ち越したくはありません。

採用プロセスの初期段階でリモートの Google Meet 面接を行い、応募者とドキュメントを共有します。共有ドキュメントに応募者がコードなどのコンテンツを記述することで、面接担当者は応募者の問題解決能力を確認し、さらに詳しい説明を求め、応募者が本当にその職務に適しているかを判断する最終成果物を評価することができます。

詳細

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サイトにトレーニング リソースを掲載して研修プロセスをわかりやすく整理する 青色の線

大企業や、事業所が分散している会社の新入社員は、何をしたらよいかわからない状況に陥ることがしばしば見受けられます。従業員の転職のほとんどが、入社後わずか数か月のうちに発生している原因もここにあります。Google サイトで作成したウェブページに研修資料をまとめておけば、入社後すぐに仕事に慣れ、重要な参照資料も逃さず確認してもらうことができます。

方法

Google サイト

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アンケート ツールを使わずに、フォームで即座に同僚からのフィードバックを収集する 青色の線

従業員の業績やプロジェクト活動などについて即座にフィードバックを集めるのは簡単ではありません。適切なツールを用意するとともに、対象者全員に依頼するための時間が必要になるからです。Google フォームを利用すれば、すぐにアンケートを作成して大勢の対象者に送ることができます。特典を付ければ、回答率は飛躍的に伸びるでしょう。

方法

Google フォーム

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カリキュラムをドライブに保存して最新かつ一貫した内容を保つ 青色の線

組織の講師が同じカリキュラムを全世界で教えている場合、確実に最新の資料が使われるように注意が必要です。改訂版はメールに添付されて届くケースが多いですが、更新回数が増えるにつれて、連絡を見落としたり違う版を更新したりし、古い教材で教えてしまうケースがよくあります。

コースのコンテンツを Google ドライブや共有ドライブのフォルダに保存して講師全員と共有すれば、常に最新の情報を保つことができます。ある講師がドキュメントやプレゼンテーションを編集すると、他の講師はリアルタイムで変更箇所を見てフィードバックを書き込むことができます。更新はすぐに全員が把握できるため、カリキュラムは常に最新の状態で、全世界のクラスで一貫性が保たれます。

詳細

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Google Meet でバーチャル講座を開き、どこからでも参加できるトレーニング コースを提供する 青色の線

会社の規模が大きくなるほど、トレーニングのニーズと費用を多く見込む必要があります。新しいトレーニング プログラムを各事業所で実施しなくても、既存のプログラムをバーチャル講座に移行すれば、遠くにいても Google Meet からオンラインでトレーニングに参加できます。トレーニングを録画して配信することもできるので、組織内の担当者に独自のトレーニング シリーズを開講してもらい、その内容を世界中の従業員と共有するのもおすすめです。

方法

Google Meet

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