Conseils pour les ressources humaines

Guide Google Workspace de la productivité

Sur cette page

Collaborez sur des descriptifs de postes
Renforcez votre présence sur les forums des métiers
Améliorez la collaboration entre les responsables d'entretiens d'embauche
Faites passer des entretiens à distance plus pertinents
Suivez l'état d'avancement du processus de recrutement
Améliorez le taux d'acceptation de vos offres
Simplifiez le processus d'intégration des nouveaux employés
Actualisez et uniformisez vos programmes de formation
Formez vos collaborateurs, où qu'ils se trouvent
Recueillez rapidement les commentaires de vos collaborateurs

Vous souhaitez bénéficier de fonctionnalités Google Workspace avancées pour votre entreprise ?

Collaborez sur des descriptifs de postes

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La clé d'un bon recrutement réside notamment dans la création de la description du poste à pourvoir. En effet, il est plus facile de trouver le candidat idéal quand le responsable du recrutement et l'équipe des ressources humaines sont d'accord sur le profil recherché.

Google Docs permet à votre équipe de collaborer pour créer du contenu simultanément, ajouter des commentaires spécifiques en temps réel et produire un descriptif de poste pertinent qui reflète le point de vue de chaque personne concernée.

Partager un document avec des personnes spécifiques

Important : Si vous utilisez un compte Google fourni par votre entreprise ou votre établissement scolaire, vous ne serez peut-être pas en mesure de partager des fichiers en dehors de votre organisation.

Sur votre ordinateur, accédez à Google Drive.
Sélectionnez le fichier que vous souhaitez partager Partager .
Saisissez l'adresse e-mail avec laquelle vous souhaitez partager des contenus. Si vous utilisez un compte professionnel ou scolaire, vous pouvez le partager avec les destinataires suggérés.
- Conseil : Pour désactiver les destinataires suggérés, accédez aux paramètres Drive . Décochez la case "Afficher les destinataires suggérés dans la boîte de dialogue de partage".
Déterminez comment les utilisateurs peuvent utiliser votre fichier en leur attribuant un des rôles suivants :
- Lecteur
- Commentateur
- Éditeur
Si vous disposez d'un compte professionnel ou scolaire éligible, cliquez sur Ajouter une date d'expiration pour en définir une.
Lorsque vous partagez un fichier, chaque adresse e-mail reçoit un e-mail :
- Facultatif : Ajoutez un message à votre e-mail de notification.
- Si vous ne souhaitez pas informer les utilisateurs, décochez la case.
Cliquez sur Envoyer ou Partager.

Pour en savoir plus, consultez "Premiers pas avec Google Docs".

Renforcez votre présence sur les forums des métiers

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C'est aussi en participant à des forums des métiers que votre entreprise peut attirer les meilleurs profils, mais il est parfois difficile de convaincre vos collaborateurs d'y consacrer du temps ou de faire le déplacement. Créez une équipe en ligne à l'aide de Google Meet et des Chromebooks pour soutenir les représentants sur place et profiter de ces possibilités de recrutement partout dans le monde.

Démarrer une visioconférence

Sur votre ordinateur, ouvrez Google Meet.
Cliquez sur Nouvelle réunion .
Sélectionnez une option :
- Créer une réunion pour une date ultérieure :
  - Pour partager les détails d'une prochaine réunion :
    1. Copiez le lien de la réunion.
    2. Partagez le lien avec les participants.
  - Pour démarrer directement la réunion à l'aide de ce lien :
    1. Collez le lien dans un navigateur.
      - Vous pouvez également saisir le lien dans le champ "Saisir un code ou un lien".
    2. Cliquez sur Rejoindre.
- Démarrer une réunion instantanée :
  1. Créez une autre réunion.
  2. Rejoignez-la directement.
- Planifier dans Google Agenda : vous êtes redirigé vers Google Agenda pour planifier une réunion.
- Options d'appel vidéo : pour ajouter un chiffrement supplémentaire à votre réunion, cochez l'option Add encryption by google.com (Ajouter le chiffrement par google.com).

Pour en savoir plus, consultez le Centre d'aide Google Meet ou Premiers pas avec les appareils ChromeOS.

Améliorez la collaboration entre les responsables d'entretiens d'embauche

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L'organisation des entretiens d'embauche peut devenir très compliquée selon le nombre de candidats, de postes à pourvoir et de recruteurs par candidat, en particulier si tout se passe sur une même journée. Avec tant de variables, méthode et efficacité sont primordiales.

Stockez vos notes d'entretien dans Docs et partagez-les avec les recruteurs afin qu'ils puissent consulter vos commentaires en temps réel et identifier les domaines sur lesquels ils doivent se concentrer. Avec une équipe de recrutement mieux informée menant des entretiens plus efficaces, le processus est simplifié.

Discuter avec des collaborateurs dans un document

Sur votre ordinateur, ouvrez un document, une feuille de calcul ou une présentation.
En haut à droite, cliquez sur Afficher le chat . Cette fonctionnalité n'est pas disponible si vous êtes la seule personne à consulter le fichier.
1. Conseil: Si le fichier comprend de nombreux collaborateurs, un cercle bleu indiquant le nombre de collaborateurs supplémentaires s'affiche en haut à droite, à droite des avatars. Cliquez sur le cercle bleu Rejoindre le chat .
Saisissez votre message dans la zone de chat.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Fermer en haut à droite de la fenêtre de chat.

Remarque : Toutes les personnes qui consultent un fichier Google Docs, Sheets ou Slides sont incluses dans le chat ouvert dans ce fichier. Ces discussions ne sont pas enregistrées.

Faites passer des entretiens à distance plus pertinents

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Les candidats peuvent vous fournir des échantillons de leur travail, mais rien ne remplace une simulation en direct pour évaluer leurs compétences rédactionnelles ou techniques. Toutefois, ce genre de test est bien moins pertinent s'il est réalisé sur site, à la fin du processus de recrutement.

Dès le début du processus de recrutement, partagez des documents Docs avec des candidats lors des entretiens Google Meet à distance. À mesure que les candidats saisissent leurs lignes de code ou rédigent leur texte dans le document partagé, le recruteur peut observer leurs capacités d'analyse et leur démarche, leur poser des questions et, à la fin du test, évaluer un échantillon qui permettra de déterminer de manière plus précise s'ils correspondent au profil du poste.

Partager et présenter un document, et autoriser sa modification

Dans Google Drive, ouvrez le fichier Google Docs, Google Sheets ou Google Slides que vous souhaitez partager ou présenter.
(Facultatif) Pour modifier un document, une feuille de calcul ou une présentation en même temps que vos invités :
1. En haut à droite, cliquez sur Partager.
2. Ajoutez un titre à votre document, puis cliquez sur Enregistrer.
3. Ajoutez vos invités à la réunion et attribuez-leur l'accès Éditeur.
4. Cliquez sur Envoyer.
Ouvrez Google Meet, puis rejoignez la réunion.
Cliquez sur Présenter maintenant, puis choisissez les éléments à partager :
- L'intégralité de votre écran
- Une fenêtre
- Un onglet
Cliquez sur Partager.

Conseil : Si vous n'utilisez pas le navigateur Chrome (qui masque automatiquement les notifications pop-up), suspendez ou désactivez les notifications pour éviter qu'elles ne s'affichent pendant votre présentation.

Suivez l'état d'avancement du processus de recrutement

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Sheets vous permet de suivre, de contrôler et de créer des rapports sur l'état d'avancement du processus de recrutement. Ainsi, chaque personne concernée peut en un même emplacement consulter les informations les plus récentes et poser des questions spécifiques à une tâche directement à partir d'une feuille de calcul.

Créer un plan de projet dans Sheets

Dans Google Drive, cliquez sur Nouveau Google Sheets Feuille de calcul vierge.

Cliquez sur Feuille de calcul sans titre, puis saisissez un nouveau titre pour votre plan de projet.

Saisissez les en-têtes des colonnes. Par exemple, pour effectuer le suivi de chaque tâche, créez des colonnes intitulées "Propriétaire", "Date limite", "Statut" et "Commentaires".

Ajoutez à la feuille de calcul tout le contenu nécessaire pour suivre la progression du projet. Une fois que vous aurez partagé la feuille, les autres utilisateurs pourront également y ajouter du contenu.

Pour en savoir plus, consultez "Créer des plans de projet avec Sheets".

Améliorez le taux d'acceptation de vos offres

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Si vous décidez de faire une offre à un candidat, vous devez vous démarquer pour le convaincre de vous choisir. Plutôt que de le contacter par téléphone, faites-lui votre offre en personne dans Google Meet : il se souviendra certainement mieux de vous. Vous pouvez, par exemple, réunir le responsable du recrutement, le référent du candidat, les recruteurs et de futurs collègues afin qu'ils lui présentent l'offre au cours d'une visioconférence en groupe, et lui témoignent leur soutien et leur enthousiasme.

Démarrer une visioconférence

Sur votre ordinateur, ouvrez Google Meet.
Cliquez sur Nouvelle réunion .
Sélectionnez une option :
- Créer une réunion pour une date ultérieure :
  - Pour partager les détails d'une prochaine réunion :
    1. Copiez le lien de la réunion.
    2. Partagez le lien avec les participants.
  - Pour démarrer directement la réunion à l'aide de ce lien :
    1. Collez le lien dans un navigateur.
      - Vous pouvez également saisir le lien dans le champ "Saisir un code ou un lien".
    2. Cliquez sur Rejoindre.
- Démarrer une réunion instantanée :
  1. Créez une autre réunion.
  2. Rejoignez-la directement.
- Planifier dans Google Agenda : vous êtes redirigé vers Google Agenda pour planifier une réunion.
- Options d'appel vidéo : pour ajouter un chiffrement supplémentaire à votre réunion, cochez l'option Add encryption by google.com (Ajouter le chiffrement par google.com).

Consultez le Centre d'aide Google Meet pour en savoir plus

Simplifiez le processus d'intégration des nouveaux employés

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Les premiers pas dans une grande entreprise ou une entreprise décentralisée sont souvent compliqués pour les nouveaux entrants. C'est d'ailleurs pendant les premiers mois d'embauche que l'on observe le plus de rotation de personnel. Créez une page Web Sites comprenant toutes vos ressources d'intégration et de formation des nouvelles recrues pour qu'elles puissent rapidement se familiariser avec vos processus et trouver facilement les documents de référence importants.

Consultez le Centre d'aide Google Sites pour en savoir plus

Actualisez et uniformisez vos programmes de formation

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Si les formateurs de votre entreprise présentent le même programme dans plusieurs régions différentes, il peut être compliqué de s'assurer qu'ils disposent tous des derniers supports de formation. Souvent, les nouvelles versions des documents sont partagées par e-mail. Toutefois, à mesure que le nombre de documents et de versions augmente, certains formateurs peuvent passer à côté d'une modification ou mettre à jour la mauvaise version. Cela peut les amener à enseigner avec des supports obsolètes.

Pour que le contenu de votre formation reste à jour, stockez-le dans un dossier Drive ou dans un Drive partagé, puis partagez-le avec l'ensemble des formateurs. Quand une personne modifie un document ou une présentation, les formateurs peuvent consulter ces modifications et les commenter en temps réel. La nouvelle version étant disponible immédiatement, vous avez la garantie que votre programme de formation est en permanence actualisé et que chaque classe a accès au même contenu, partout dans le monde.

Créer un Drive partagé

Sur votre ordinateur, accédez au site drive.google.com.
Sur la gauche, cliquez sur Drive partagés.
En haut à gauche, cliquez sur Nouveau.
Saisissez le nom du Drive partagé.
Cliquez sur Créer.

Pour en savoir plus, consultez "Premiers pas avec les Drive partagés".

Formez vos collaborateurs, où qu'ils se trouvent

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Les entreprises qui se développent doivent former davantage d'employés et y consacrer plus d'argent. Au lieu de créer des programmes de formation dans chacune de vos filiales, transformez les programmes existants en salles de classe virtuelles afin que vos employés puissent suivre des formations en ligne à distance via Google Meet. Vous pouvez même enregistrer la formation pour que vos employés puissent y accéder ultérieurement. Encouragez les spécialistes de votre entreprise à concevoir leurs séries de formations et partagez-les avec vos employés partout dans le monde.

Enregistrer une visioconférence

Sur votre ordinateur, dans Google Meet, cliquez sur Démarrer ou Participer.
En bas à droite, cliquez sur Outils de réunion Enregistrement.
- Pour enregistrer les sous-titres de la réunion, sélectionnez une langue.
- Dans certains cas, si l'enregistrement est lu sur Google Drive, le fichier de l'enregistrement peut être prêt quelques heures avant les sous-titres.
Cliquez sur Commencer à enregistrer.
Dans la fenêtre pop-up, cliquez sur Démarrer.
Attendez que l'enregistrement commence. Les participants reçoivent une notification lorsque l'enregistrement démarre ou prend fin.
- Les réunions ne peuvent être enregistrées que pendant huit heures au total. L'enregistrement s'arrête ensuite automatiquement.
Pour arrêter un enregistrement, cliquez sur Outils de réunion Enregistrement Arrêter l'enregistrement.
Dans la fenêtre pop-up, cliquez sur Arrêter l'enregistrement.
- Remarque : L'enregistrement s'arrête automatiquement une fois que tous les participants ont quitté la réunion.

Un e-mail contenant le lien vers l'enregistrement est envoyé à l'organisateur de la réunion et à la personne qui a démarré l'enregistrement.

L'enregistrement est stocké dans le dossier Mon Drive > Meet Recordings de l'organisateur de la réunion.

Pour les réunions créées via :

Google Agenda – L'organisateur de la réunion est la personne qui crée l'événement associé dans Google Agenda.
la page d'accueil de Meet, ou un autre produit comme Gmail – L'organisateur de la réunion est l'utilisateur qui démarre la réunion ou génère le code.

Consultez le Centre d'aide Google Meet pour en savoir plus

Recueillez rapidement les commentaires de vos collaborateurs

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Quand les outils ne sont pas adaptés ou quand les délais pour contacter toutes les personnes concernées sont courts, il peut s'avérer très compliqué d'obtenir rapidement des informations sur les performances des employés, les propositions de projets ou d'autres activités. Forms vous permet de créer facilement des enquêtes et de les envoyer simultanément à un grand nombre d'internautes. Ajoutez à cela le soutien de la direction et une touche d'originalité, et vous devriez recevoir beaucoup plus de réponses.

Créer un formulaire Google Forms

Obtenir des informations supplémentaires dans le centre d'aide des éditeurs Google Docs

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