正在與遠端同事及位於辦公室的同事合作嗎?瞭解如何在混合式工作環境中展現出色效率

技術支援的 10 大秘訣

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通訊裝置

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1

讓同事提交支援要求藍色分隔線

使用表單讓同事提交支援要求。內容可以包含問題,例如問題說明、回報問題的對象、處理問題的人員,以及優先層級等。您可以將所有回覆自動傳送到試算表,以便追蹤支援案件並依優先順序進行篩選。

瞭解做法

表單

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2

列出可供預約的時段藍色分隔線

使用日曆讓同事知道您有空的時間。在時間表中開放可預約的時段,當有人需要與您會面討論支援案件時,就可以進行預約。

瞭解做法

日曆

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3

追蹤支援作業藍色分隔線

如要追蹤每個人負責的支援案件,可以用試算表記錄團隊的支援要求。建立追蹤試算表並與團隊成員共用,如此一來,所有人皆能更新自己的支援要求及查看最新資訊。您也可以指定重要性層級,篩選並優先處理重要的支援案件。

瞭解做法

試算表

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4

建立內部技術支援網站藍色分隔線

使用協作平台為貴機構建立支援網站,以便新增常見問題、說明影片、聯絡資訊、支援表單等項目。

瞭解做法

協作平台

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5

為您的客戶代管公開網站藍色分隔線

如果您需要功能更為強大或進階的網站,可以透過 Google CloudApp Engine 建立網站。在網站正式上線以前,您可以先建立測試網站以進行測試。App Engine 會保存所有已發布版本的封存檔案,方便您啟用不同版本。此外,您也可以利用流量拆分的技巧,把流量導向其他版本。還能依照時程逐步推出不同功能,或比較您網站的不同版本。

瞭解做法

App Engine

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6

透過視訊會議提供支援服務藍色分隔線

透過 Google Meet 視訊會議提供遠端支援服務。您可以使用內建的即時通訊功能協助瞭解問題內容,甚至發起臨時視訊會議進一步討論。Meet 可以在電腦或行動裝置上使用,不論是在辦公室中或出門在外都沒問題。

瞭解做法

Google Meet

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7

透過共用雲端硬碟分享支援解答和資訊藍色分隔線

將您所有的手冊、記事、操作說明和說明影片儲存在共用雲端硬碟中。共用雲端硬碟檔案是由整個團隊共同擁有,並不屬於個別成員。即使有成員離開團隊,檔案還是會保留在共用雲端硬碟,所以其餘成員仍可繼續共用資訊,將工作完成。

瞭解做法

共用雲端硬碟

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8

隨時隨地都能處理工作藍色分隔線

即使人不在辦公室,您也能透過手機或平板電腦查看電子郵件、使用即時通訊及處理檔案。只要下載相應的 Google app,就能將您所做的任何變更在網路上自動同步,套用到您的其他裝置,確保您的內容在所有裝置上保持同步。

瞭解做法

行動裝置

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9

遠端訓練使用者藍色分隔線

如果有新的技術支援程序或軟體,可透過簡報投影片幫助大家快速上手。您可以使用 Google Meet 向遠端的觀眾分享螢幕畫面,並且進行問與答階段,確保所有問題都已得到解答。

瞭解做法

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篩選緊急的電子郵件要求藍色分隔線

Gmail 中為重要郵件加上標籤,避免在收件匣中遺漏。舉例來說,您可以設定篩選器並為內含「緊急」文字的要求加上「緊急」標籤。此外,如果有客戶的要求必須優先處理,也可以將客戶的電子郵件加上「重要」標籤。

瞭解做法

Gmail

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