10 เคล็ดลับในการใช้ Google Workspace สําหรับฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิค

หากต้องการใช้แอป Google ในที่ทำงานหรือโรงเรียนให้ได้ประโยชน์ยิ่งขึ้น  ลงชื่อสมัครเพื่อทดลองใช้ Google Workspace ฟรี

1

เปิดช่องทางให้เพื่อนร่วมงานส่งคำขอรับการสนับสนุน เปิดช่องทางให้เพื่อนร่วมงานส่งคำขอรับการสนับสนุนด้วยฟอร์ม โดยเพิ่มคำถาม เช่น คำอธิบายปัญหา ผู้รายงานปัญหา ผู้จัดการปัญหา และระดับความสำคัญ คุณจะส่งคำตอบทั้งหมดไปยังสเปรดชีตได้โดยอัตโนมัติ เพื่อติดตามประวัติการช่วยเหลือและกรองข้อมูลตามลำดับความสำคัญ ดูวิธีการ ฟอร์ม

2	สร้างช่วงเวลาสะดวกนัดหมายที่จองได้ ใช้ปฏิทินแจ้งให้เพื่อนร่วมงานทราบว่าคุณจะว่างเมื่อใด เพิ่มช่วงเวลาที่เปิดให้จองได้ลงในกำหนดการ หากผู้ใดต้องการพบคุณเพื่อขอความช่วยเหลือ ก็ให้จองนัดหมายได้เลย ดูวิธีการ ปฏิทิน

3	ติดตามงานการสนับสนุน ดูว่าใครกำลังทำอะไรได้โดยติดตามคำขอรับการช่วยเหลือของทีมในชีต สร้างสเปรดชีตติดตามและแชร์กับทีม โดยทุกคนจะอัปเดตคำขอรับการช่วยเหลือและดูข้อมูลล่าสุดได้ และคุณจะกำหนดระดับความสำคัญเพื่อกรองและจัดลำดับความสำคัญให้กรณีช่วยเหลือได้ด้วย ดูวิธีการ ชีต

4	สร้างเว็บไซต์ฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิคภายในองค์กร ใช้ Sites สร้างเว็บไซต์สนับสนุนให้กับองค์กร เพิ่มคำถามที่พบบ่อย วิดีโอช่วยเหลือ ข้อมูลติดต่อ แบบฟอร์มการสนับสนุน และอื่นๆ ดูวิธีการ Sites

5

โฮสต์เว็บไซต์สาธารณะให้กับลูกค้า หากต้องการเว็บไซต์ขั้นสูงหรือเว็บไซต์ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณสามารถเลือกใช้ Google Cloud Platform และ App Engine ได้ คุณจะสร้างเว็บไซต์สำหรับทดลองใช้เพื่อทดสอบเว็บไซต์ก่อนเปิดตัวอย่างเป็นทางการได้ โดย App Engine จะเก็บเวอร์ชันที่เผยแพร่ทุกเวอร์ชันไว้ถาวร คุณจึงเลือกเปิดใช้งานเวอร์ชันอื่นได้ หรือจะแยกปริมาณการเข้าชมของแต่ละเวอร์ชัน และทยอยเปิดตัวฟีเจอร์ตามช่วงเวลา หรือเปรียบเทียบเว็บไซต์แต่ละเวอร์ชันก็ได้ ดูวิธีการ App Engine

6

ให้การสนับสนุนผ่านการประชุมทางวิดีโอ ให้การสนับสนุนจากระยะไกลด้วยการประชุมทางวิดีโอผ่าน Google Meet คุณจะใช้แชทที่มากับโปรแกรมเพื่อช่วยระบุปัญหาได้ และหากต้องการข้อมูลที่เจาะลึกยิ่งขึ้น ก็เริ่มการประชุมทางวิดีโอนอกกำหนดการได้ทันที เนื่องจาก Meet ทำงานในคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์เคลื่อนที่ คุณจึงใช้งานได้ทั้งในสำนักงานและทุกที่ทุกเวลา ดูวิธีการ Google Meet

7	แชร์คำตอบและข้อมูลการสนับสนุนในไดรฟ์ที่แชร์ เก็บคู่มือ โน้ต วิธีการ และวิดีโอช่วยเหลือทั้งหมดไว้ในไดรฟ์ที่แชร์ โดยไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์เป็นของทีม ไม่ใช่ของบุคคลใดบุคคลหนึ่ง หากสมาชิกออกจากทีม ไฟล์จะยังคงอยู่เช่นเดิม เพื่อให้สมาชิกทีมที่เหลือแชร์ข้อมูลและทำงานให้สำเร็จต่อไปได้ ดูวิธีการ ไดรฟ์ที่แชร์

8	ทำงานได้ทุกที่ทุกเวลา แม้ไม่อยู่ที่โต๊ะทำงาน คุณก็จะอ่านอีเมล แชท และใช้ไฟล์ได้จากโทรศัพท์หรือแท็บเล็ต เพียงดาวน์โหลดแอป Google ที่เกี่ยวข้อง การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทำจะซิงค์กับเว็บและอุปกรณ์อื่นๆ โดยอัตโนมัติ จึงอัปเดตข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลา ดูวิธีการ อุปกรณ์เคลื่อนที่

9	ฝึกอบรมผู้ใช้จากระยะไกล หากนำกระบวนการหรือซอฟต์แวร์ใหม่มาใช้กับฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิค ให้ใช้งานนำเสนอในสไลด์เพื่อเตรียมให้ผู้ใช้มีความพร้อมได้อย่างรวดเร็ว คุณจะแสดงงานนำเสนอต่อผู้ชมที่อยู่ห่างไกลได้โดยใช้ Google Meet และตอบคำถามทั้งหมดได้โดยใช้เซสชันถาม & ตอบ ดูวิธีการ สไลด์ Google Meet

10	กรองคำขอเร่งด่วนทางอีเมล ติดป้ายกำกับอีเมลที่สำคัญใน Gmail เพื่อไม่ให้ปะปนกับจดหมายอื่นในกล่องจดหมาย เช่น หากคำขอมีคำว่า "เร่งด่วน" คุณก็จะตั้งตัวกรองให้เพิ่มป้ายกำกับ "เร่งด่วน" ได้ หรือจะติดป้ายกำกับอีเมลของลูกค้าที่คำขอมีความสำคัญอันดับต้นๆ ว่า "สำคัญ" ก็ได้ ดูวิธีการ Gmail