10 wskazówek, jak korzystać z Google Workspace w zespole pomocy technicznej

Chcesz lepiej wykorzystywać możliwości aplikacji Google w pracy lub w szkole? Zarejestruj się, by skorzystać z bezpłatnej wersji próbnej Google Workspace

1

Umożliwianie współpracownikom przesyłania zgłoszeń do zespołu pomocy Pozwól współpracownikom przesyłać zgłoszenia do zespołu pomocy przy użyciu Formularzy. W formularzu umieść pytania o informacje, takie jak opis problemu, poziom priorytetu, kto zgłosił problem i kto się nim zajmuje. Wszystkie odpowiedzi możesz automatycznie wysyłać do arkusza kalkulacyjnego, by śledzić zgłoszenia i filtrować je według priorytetu. Więcej informacji Tworzenie formularza

2

Tworzenie terminów spotkań do zarezerwowania Za pomocą Kalendarza możesz dać znać swoim współpracownikom, kiedy masz czas na spotkanie. Dodaj do swojego harmonogramu otwarte terminy do zarezerwowania. Gdy ktoś będzie chciał się z Tobą spotkać i omówić zgłoszenia do zespołu pomocy, może zarezerwować termin spotkania. Więcej informacji Dodawanie terminów spotkań do kalendarza

3

Śledzenie przypisań zgłoszeń do zespołu pomocy Aby nadążać za tym, co kto robi, śledź zgłoszenia do zespołu pomocy w Arkuszach. Utwórz arkusz kalkulacyjny śledzenia i udostępnij go zespołowi. Każdy może aktualizować przypisane zgłoszenia do zespołu pomocy i wyświetlać najnowsze informacje. Możesz też przypisywać poziomy ważności, by filtrować zgłoszenia i ustalać ich priorytety. Więcej informacji Tworzenie planów projektów w Arkuszach

4	Tworzenie wewnętrznej witryny pomocy technicznej Utwórz witrynę pomocy dla swojej organizacji za pomocą Witryn. Dodawaj do niej najczęstsze pytania, filmy związane z pomocą, informacje kontaktowe, formularze pomocy i inne materiały. Więcej informacji Aktualizowanie i personalizowanie witryny

5

Udostępnianie publicznej witryny klientom Jeśli potrzebujesz bardziej wydajnej lub zaawansowanej witryny, możesz skorzystać z Google Cloud Platform i App Engine. Możesz utworzyć witrynę testową, aby sprawdzić jej działanie przed opublikowaniem. App Engine przechowuje w archiwum wszystkie opublikowane wersje, dzięki czemu możesz aktywować różne z nich. Możesz też podzielić ruch między wersje. Wdrażaj funkcje powoli przez pewien okres lub porównuj różne wersje witryny. Więcej informacji App Engine

6

Zapewnianie pomocy podczas spotkań wideo Zapewniaj pomoc zdalną podczas spotkań wideo w Google Meet. Możesz używać wbudowanego czatu, by dowiedzieć się, na czym polega problem. Jeśli zechcesz dokładniej przyjrzeć się sprawie, możesz od razu rozpocząć spotkanie wideo. Aplikacja Meet działa na komputerach i urządzeniach mobilnych, więc możesz z niej korzystać w biurze i w podróży. Więcej informacji Rozpoczynanie spotkania wideo

7

Udostępnianie odpowiedzi i informacji dotyczących pomocy na dysku współdzielonym Trzymaj wszystkie podręczniki, notatki, instrukcje i filmy dotyczące pomocy na dysku współdzielonym. Pliki na dysku współdzielonym należą do zespołu, a nie do poszczególnych użytkowników. Jeśli ktoś opuści zespół, jego pliki pozostaną. Zespół będzie więc mógł nadal korzystać z tych informacji i kontynuować pracę. Więcej informacji Konfigurowanie dysku współdzielonego

8

Praca z dowolnego miejsca Jeśli nie jesteś przy swoim biurku, nadal możesz sprawdzać pocztę e-mail, korzystać z czatu i pracować nad plikami na telefonie lub tablecie. Wystarczy, że pobierzesz odpowiednią aplikację Google. Wprowadzone zmiany są automatycznie synchronizowane na wszystkich urządzeniach, dzięki czemu zawsze masz aktualne materiały. Więcej informacji Korzystanie z aplikacji G Suite na urządzeniach mobilnych

9

Zdalne szkolenie użytkowników Jeśli w dziale pomocy technicznej wprowadzany jest nowy proces lub oprogramowanie, pomóż pracownikom szybko zapoznać się ze zmianami za pomocą Prezentacji. Możesz przedstawić prezentację użytkownikom zdalnym za pomocą Google Meet oraz organizować sesje pytań i odpowiedzi, by upewnić się, że problemy zostały rozwiązane. Więcej informacji Prowadzenie prezentacji podczas spotkania wideo Rozpoczynanie spotkania wideo

10

Filtrowanie pilnych e-maili z prośbami Oznaczaj ważne e-maile w Gmailu, by nie zagubiły się w skrzynce odbiorczej. Możesz na przykład skonfigurować filtr, by dodać etykietę Pilne, jeśli w zgłoszeniu znajduje się słowo „pilne”. W przypadku klientów, których zgłoszenia mają najwyższy priorytet, możesz oznaczać ich e-maile jako Ważne. Więcej informacji Automatyczne dodawanie etykiet do wiadomości przychodzących i sortowanie ich za pomocą filtrów