檔案共用提示

本頁面提供下列資源說明：

檔案共用提示

• 與群組共用檔案及其他內容
• 在聊天室中共用文件
• 在他人與您共用檔案時收到通知
• 共用檔案的 PDF 版連結
• 將 Google 文件、試算表或簡報的畫面分享到 Google Meet
• 將檔案以網頁格式發布

指定可存取檔案的對象

• 限制雲端硬碟檔案的共用選項
• 轉移檔案擁有權
• 公開共用檔案
• 將共用檔案標示為最終版

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檔案共用提示

與群組共用檔案及其他內容

您可以透過 Google 網路論壇與多位成員共用 Google Workspace 內容，例如 Google 日曆、協作平台、文件、試算表、簡報和 Google 雲端硬碟中儲存的檔案。

• 只要使用一個團隊電子郵件地址就能與多人共用資源、狀態更新資訊等內容，不必逐一輸入個別電子郵件地址。
• 同時變更所有人的存取權限，不必逐一修改設定。
• 即使有人退出團隊，您也不須搜尋自己曾與對方共用的所有內容來調整設定。只要從群組中移除該成員，對方就無法再存取您先前與群組共用的任何內容。

操作說明

透過同一組地址與群組共用內容

開始操作前，請先建立群組並新增群組成員。瞭解如何建立群組。

1. 在 Google 雲端硬碟中建立檔案，或是開啟現有文件。
2. 在檔案中按一下 [共用]。
3. 在 [邀請使用者] 欄位中輸入群組地址。
4. 選取您要授予群組的權限類別：[可以編輯]、[可以註解] 或 [可以檢視]。
5. 按一下「完成」。

 

 

在聊天室中共用文件

團隊合作時，成員通常都需要在文件、試算表和簡報等檔案上進行協作。此時，聊天室就可以做為工作區，讓您共用上述檔案，方便所有人尋找所需內容。另外，您也可以在即時通訊對話旁的聊天室中直接編輯文件。

網頁版

如需瞭解詳情，請前往 Google Chat 說明中心

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共用檔案的 PDF 版連結

有時人們偏好使用 Adobe PDF 檔，因為這種格式不但便於列印與下載，還可在現有程式中開啟。如果您要 Google 文件、試算表或簡報以 PDF 格式共用，不必把檔案轉換成 PDF 格式，

只要傳送檔案的 PDF 版連結就可以了。

• 如果您變更了來源檔案內容，無需重新共用 PDF 或更新 PDF 連結，連結會自動更新為最新版本。
• 節省電子郵件儲存空間，不用顧慮附件大小上限。
• 所有版本都集中在單一檔案中，不必再保留不同版本的多個檔案，例如 PDF 和來源檔案。

操作說明

共用檔案

1. 在電腦上前往 Google 雲端硬碟、文件、試算表或簡報。
2. 按一下要共用的檔案。
3. 按一下「共用」圖示 。

複製、貼上及傳送 PDF 連結

1. 選取雲端硬碟中的檔案。
2. 按一下「共用」圖示 。
3. 按一下 [複製連結]，然後點選 [完成]。
4. 貼上連結後，請變更網址結尾再傳送網址，舉例來說：
   1. 修改前：
      • http://docs.google.com/document/d/12345678/edit?usp=sharing
      • http://docs.google.com/spreadsheets/d/12345678/edit?usp=sharing
      • http://docs.google.com/presentation/d/12345678/edit?usp=sharing
   2. 修改後：
      • http://docs.google.com/document/d/12345678/export?format=pdf
      • http://docs.google.com/spreadsheets/d/12345678/export?format=pdf
      • http://docs.google.com/presentation/d/12345678/export?format=pdf
5. 傳送修改過的 PDF 連結。
   任何人按一下該連結即可下載檔案的 PDF 副本。

 

 

在他人與您共用檔案時收到通知

只要啟用 Google 雲端硬碟的通知功能，有人與您共用檔案或在註解中提到您時，系統就能即時通知您。通知會出現在 Chrome 瀏覽器中。另外，在 Android 裝置上，通知也會出現在 Google 文件、試算表和簡報等應用程式中。

操作說明

開啟網路通知

1. 在 Chrome 瀏覽器中開啟雲端硬碟。
2. 按一下「設定」圖示 ，然後選取 [設定]。
3. 按一下左側的 [通知]，然後選擇下列其中一種做法：
   • 如需透過網路瀏覽器接收最新訊息，請勾選 [透過瀏覽器取得 Google 雲端硬碟項目的最新訊息] 方塊，然後選取您要收到通知的項目。
   • 如需透過電子郵件接收最新訊息，請勾選 [透過電子郵件取得 Google 雲端硬碟項目的所有最新訊息] 方塊。
4. 按一下 [完成]。

詳情請造訪 Google 雲端硬碟說明中心

 

 

將 Google 文件、試算表或簡報的畫面分享到 Google Meet

你可以直接透過 Google 文件、試算表或簡報將內容分享到 Google Meet 中。這樣可讓你更輕鬆地在參加會議時分享文件、試算表或簡報內容。分享螢幕畫面之前，請先加入會議，確認系統是否正在錄製會議內容。

重要事項：你必須使用電腦和 Chrome 瀏覽器，才能直接透過 Google 文件、試算表或簡報將內容分享到 Google Meet 中。

操作說明

1. 加入 Google Meet 視訊會議。
2. 在 Google 文件、試算表、簡報或 Jamboard 中開啟檔案。
3. 按一下頂端的「Meet」圖示 。
4. 選擇下列其中一種做法：
   • 如要在排定的會議中分享螢幕畫面，請按一下要加入的會議名稱。
   • 如要在透過會議代碼加入的會議中分享螢幕畫面，請按一下「使用會議代碼」，然後輸入會議代碼。使用 Google Meet 夥伴模式進行混合式協作。
5. 按一下「只分享這個分頁畫面」。
   • 重要事項：如果在尚未開啟任何會議的情況下按了「只分享這個分頁畫面」，系統仍會分享該檔案畫面，但你將無法在該檔案分頁中查看 Google Meet 視訊會議。分享螢幕畫面時，若要在單一分頁中同時查看 Google Meet 視訊會議以及你的文件、試算表、簡報或白板，請按照這篇文章中的步驟操作，以透過 Google 文件、試算表或簡報加入視訊會議。
6. 選取你目前所在的分頁。
7. 如要共用分頁，請按一下「共用」。
   • 重要事項：從文件、試算表、簡報或白板分享分頁畫面時，你無法變更要分享哪一個分頁畫面。如要能夠在分享螢幕畫面時切換分頁，你可以改用 Google Meet 分享螢幕畫面。
8. 返回 Meet，直接在會議中查看你分享的內容。

 

 

將檔案以網頁格式發布

網頁通常是最容易與廣大群眾分享資訊的管道，因為所有人都能看到網頁，您也可以控制公開發布更新內容的時間。Google 文件、試算表和簡報檔案的副本也能直接發布到網路上，成為精簡獨特的網頁。

重要事項：在網路上，任何人都能夠查看您發布的檔案，因此發布私人或機密資訊時，請務必謹慎。

• 讓超過 100 位使用者同時查看您的 Google 文件、試算表及簡報檔案。請參閱透過 Google 雲端硬碟共用檔案一文，瞭解其他注意事項。
• 無需購買網域也可以代管網頁。
• 您可以自由修改來源檔案的內容，這不會影響使用者看到的網頁，更新內容何時上線也由您決定。
• 無需授予來源內容的存取權限，也能向一般大眾展示廣告傳單、新聞稿和其他輔助宣傳材料。

操作說明

將檔案發布到網路上

1. 在 Google 文件、試算表或簡報中開啟檔案。
2. 依序按一下頂端的 [檔案] [共用] [發布到網路]。
3. 選擇發布選項：
   • 試算表：發布整份試算表或個別工作表。您也可以選擇發佈格式。
   • 簡報：選擇投影片的播放速度。
4. 按一下 [發布]。
5. 複製連結並傳送給檔案共用對象。您也可以選擇將連結嵌入您的網站。

關閉文件和試算表的自動更新功能

在已發布的文件或試算表檔案上進行變更時，系統會自動發布相關變更。

1. 在 Google 文件或試算表中開啟已發布到網路的檔案。
2. 依序按一下 [檔案] [共用] [發布到網路]。
3. 按一下 [已發布的內容與設定]。
4. 取消勾選 [內容有所變更時自動重新發布] 旁邊的方塊。
   • 如要重新開啟自動發布功能，請勾選對應的方塊。

注意：你無法關閉 Google 簡報中的自動更新功能。

詳情請造訪 Google 文件編輯器說明中心

指定可存取檔案的對象

限制雲端硬碟檔案的共用選項

如果您共用的 Google 雲端硬碟檔案含有敏感內容，您可以禁止使用者重新共用、下載、列印或複製檔案，也可以變更檔案存取權限。

操作說明

禁止編輯者重新共用及變更存取權限

與他人共用檔案後，擁有者和具備編輯權限的任何使用者都可以變更權限設定及共用檔案。如要禁止他人共用你的檔案：

1. 在 Google 雲端硬碟、Google 文件、Google 試算表或 Google 簡報中開啟檔案。
2. 按一下「共用」或「共用」圖示 。
3. 按一下頂端的「設定」圖示 。
4. 取消勾選「編輯者可共用內容及變更權限」。

重要事項：如果你設定為不共用資料夾，這項設定只會套用到資料夾本身。如要禁止共用其中的檔案，你也必須變更這些檔案的設定。

當具備編輯者權限的使用者嘗試重新共用受限制的檔案或資料夾時，他們可以選擇傳送電子郵件給您，要求取得共用檔案的權限。您可以決定是否要共用檔案。如果您表示反對，使用者就依然無法變更存取權限。選項會顯示為灰色且無法點選。

禁止加註者和檢視者下載、列印或複製檔案

注意：您無法在 Google 協作平台中限制這些選項。此外，如果在音訊檔案中限制這些選項，音訊就無法播放。

擁有檔案編輯權限的使用者可以執行以下操作：

• 與他人共用檔案。
• 新增或移除檔案共用對象。
• 變更檔案的存取權限。
• 複製、列印或下載檔案。

重要事項：這項設定無法套用至資料夾，只能套用至資料夾中的個別檔案。

如要防止檢視者和加註者列印、複製或下載您的檔案，請依照下列步驟操作：

1. 在 Google 雲端硬碟、Google 文件、Google 試算表或 Google 簡報中尋找所需檔案或資料夾。
2. 選取一或多個你要設定限制的檔案。
3. 按一下「共用」或「共用」圖示 。
4. 按一下頂端的「設定」圖示 。
5. 取消勾選「檢視者和加註者可以下載、列印或複製這個檔案」。

當具備加註者或檢視者權限的使用者嘗試下載、列印或複製共用檔案時，這些選項會顯示為灰色且無法點選。

重要事項：您可以限制使用者共用、列印、下載及複製 Google 雲端硬碟、文件、試算表和簡報檔案的方式，但無法禁止使用者透過其他方式共用檔案內容。

如要限制共用雲端硬碟的共用功能，請參閱開始使用共用雲端硬碟。

 

 

轉移檔案擁有權

您可以將 Google 雲端硬碟檔案和資料夾的擁有權轉移給貴機構中的其他使用者。 如果您轉移了資料夾擁有權，則您還必須一併轉移資料夾中所有檔案的擁有權。

操作說明

轉移檔案或資料夾的擁有權

1. 在電腦上開啟 Google 雲端硬碟。
2. 找出要轉移的檔案，然後在該檔案上按一下滑鼠右鍵。
3. 依序按一下「共用」>「共用」圖示 。
4. 依序按一下收件者名稱旁邊的向下箭頭圖示 「轉移擁有權」。

 

 

公開共用檔案

您可以將檔案公開發布到網路上，例如個案研究、研討會計畫等。然後選擇要僅開放檢視，或是要允許其他使用者加註或變更檔案內容。

如要讓超過 100 位使用者同時查看您的檔案，請改為以網頁格式發布檔案。

注意：搜尋引擎、封存漫遊器或其他使用者可能會儲存您分享到網路上的資料。請先確認公開共用文件符合您的需求。

操作說明

你可以選擇要開放檔案供所有人存取，或只讓擁有存取權的使用者存取檔案。如果開放檔案供任何知道連結的使用者存取，則資料夾不會限制存取權。

1. 選取你要共用的檔案。
2. 按一下「共用」或「共用」圖示 。
3. 按一下「一般存取權」下方的向下箭頭 。
4. 選擇有權存取該檔案的使用者。

5. 選取「檢視者」、「加註者」或「編輯者」角色，藉此指定對方會取得檔案的何種存取權。
   • 進一步瞭解其他使用者如何查看、編輯檔案，或是為檔案加上註解。
6. 按一下「完成」。

 

 

將共用檔案標示為最終版

當您完成共用檔案的變更後，可以將檔案權限變更為僅供檢視，並將檔案標示為最終版。先前的檔案協作者或您共用檔案的新對象將能夠檢視檔案，但無法查看修訂版本記錄、新增註解或變更內容。

操作說明

將檔案權限變更為僅供檢視

如果您是與特定使用者或群組共用檔案：

1. 前往 Google 雲端硬碟，在該檔案上按一下滑鼠右鍵，然後選取 [ 共用]。
2. 在您要變更的使用者或群組右側依序點選向下箭頭 [檢視者]。
3. 按一下 [儲存]。

如果您是與所屬機構共用檔案：

1. 前往雲端硬碟，在該檔案上按一下滑鼠右鍵，然後選取 [ 共用]。
2. 在「取得連結」之下，依序點選右側的向下箭頭  [檢視者]。
3. 按一下 [完成]。

重新命名檔案，以將檔案標示為最終版或已封存

1. 開啟所需檔案，然後按一下頂端的檔案名稱。
2. 在檔案名稱前面輸入 [Final] (最終版本) 或 [Archived] (已封存)。
3. 按下 Enter 鍵。

_{Google、Google Workspace 與相關符號和標誌均為 Google LLC 的商標。所有其他公司名稱和產品名稱則為相關公司的商標。}