有关共享文件的提示

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有关共享文件的提示

• 与群组共享文件和其他内容
• 在聊天室中共享文档
• 有人与您共享文件时通知您
• 共享指向文件的 PDF 版本的链接
• 在 Google 文档、表格或幻灯片中向 Google Meet 展示内容
• 将文件发布为网页

指定哪些人可以访问文件

• 限制云端硬盘文件的共享选项
• 转移文件所有权
• 与公众共享文件
• 将共享文件标记为定稿

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有关共享文件的提示

与群组共享文件和其他内容

借助 Google 群组，您可以一次与多人共享您的 Google Workspace 内容，例如 Google 日历、网站、文档、表格、幻灯片和 Google 云端硬盘文件。

• 使用一个团队电子邮件地址（而不是多个个人地址）共享资源、状态更新等内容。
• 一次更改所有人的访问权限，而无需手动为每个人更改权限。
• 如果有人退出群组，您无需搜索之前与之共享的任何内容。只需将此人从群组中移除，对方就无法再访问之前共享的群组内容。

了解操作方法

使用一个地址与群组共享内容

开始之前，请先创建群组并为其添加人员。了解如何创建群组。

1. 在 Google 云端硬盘中创建文件，或打开现有文档。
2. 在文件中，点击共享。
3. 在邀请其他人字段中输入群组的地址。
4. 选择您要为群组提供的访问权限级别：可以编辑、可以评论或可以查看。
5. 点击完成。

 

 

在聊天室中共享文档

与团队成员进行协作时，通常需要一起处理文档、电子表格和演示文稿等文件。聊天室可以用作共享这类文件的工作区，让每个人都能找到所需文件。除了聊天对话以外，您还可以直接在聊天室中修改文档。

网页版

请访问 Google Chat 帮助中心，了解详情

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共享指向文件的 PDF 版本的链接

有时，用户喜欢使用 Adobe PDF 文件，因为它们方便打印、下载，以及使用现有程序打开。如果您正在使用 Google 文档、表格或幻灯片，则无需在每次共享文件时将其转换为 PDF 文件。

您可以发送指向文件的 PDF 版本的链接。

• 即使您更改了源文件，也无需重新共享 PDF 文件或更新 PDF 文件链接。相应链接会始终指向最新版本。
• 节省电子邮件存储空间并避免达到附件大小上限。
• 您无需保存多个文件版本，例如 PDF 文件和源文件。所有版本都会存储在一个文件中。

了解操作方法

共享您的文件

1. 在计算机上，转到 Google 云端硬盘、文档、表格或幻灯片。
2. 点击您想共享的文件。
3. 点击“共享”图标 。

复制、粘贴并发送 PDF 链接

1. 在云端硬盘中选择您的文件。
2. 点击“共享”图标 。
3. 点击复制链接，然后点击完成。
4. 粘贴链接后，请在发送前，先更改网址的末尾部分。例如：
   1. 更改之前：
      • http://docs.google.com/document/d/12345678/edit?usp=sharing
      • http://docs.google.com/spreadsheets/d/12345678/edit?usp=sharing
      • http://docs.google.com/presentation/d/12345678/edit?usp=sharing
   2. 更改之后：
      • http://docs.google.com/document/d/12345678/export?format=pdf
      • http://docs.google.com/spreadsheets/d/12345678/export?format=pdf
      • http://docs.google.com/presentation/d/12345678/export?format=pdf
5. 发送修改后的 PDF 链接。
   点击该链接后，您（或其他任何人）都可以下载您的文档的 PDF 副本。

 

 

有人与您共享文件时通知您

您可以在 Google 云端硬盘中开启通知，以便在他人与您共享文件或在评论中提及您时，收到相关通知。通知会显示在 Chrome 浏览器中。在 Android 设备上，通知也会显示在 Google 文档、表格和幻灯片应用中。

了解操作方法

开启网络通知

1. 在 Chrome 浏览器中打开云端硬盘。
2. 点击“设置” 并选择设置。
3. 点击左侧的通知并选择相应选项：
   • 要在网络浏览器上接收更新，请勾选通过您的浏览器获取有关 Google 云端硬盘内容的所有更新信息复选框，然后选择要接收有关哪些事项的通知。
   • 要通过电子邮件接收更新，请勾选通过电子邮件获取有关 Google 云端硬盘内容的所有更新信息复选框。
4. 点击完成。

请访问 Google 云端硬盘帮助中心，了解详情

 

 

在 Google 文档、表格或幻灯片中向 Google Meet 展示内容

您可以直接在 Google 文档、表格或幻灯片中向 Google Meet 展示内容。这样可让您更轻松地在参加会议时展示文档、表格或幻灯片。在展示之前，请先加入会议，了解会议是否正在录制。

重要提示：您必须使用计算机和 Chrome 浏览器才可以直接在 Google 文档、表格或幻灯片中向 Google Meet 展示内容。

了解操作方法

1. 加入 Google Meet 视频会议。
2. 在文档、表格、幻灯片或 Jamboard 中打开所需文件。
3. 点击顶部的“Meet”图标 。
4. 根据需要执行相应操作：
   • 如要在预先安排的会议中展示内容，请点击您想加入的会议的名称。
   • 如要在使用会议代码加入的会议中展示内容，请点击使用会议代码，然后输入会议代码。 在 Meet 中使用伙伴模式进行混合式协作。
5. 点击仅展示此标签页。
   • 重要提示：如果您尚未打开会议就点击仅展示此标签页，则将在会议中展示文件，但无法在文件标签页中查看 Google Meet 视频会议画面。如需在展示文件的同时通过一个标签页查看文档/电子表格/演示文稿/白板和 Google Meet 视频会议画面，请按照在文档、表格或幻灯片中加入视频会议的步骤操作。
6. 选择您所在的标签页。
7. 如要共享标签页，请点击共享。
   • 重要提示：在文档、电子表格、演示文稿或白板中展示标签页时，您无法切换展示的标签页。如需在展示时切换标签页，您可以改用 Google Meet 进行展示。
8. 返回 Meet，直接在会议中查看您展示的内容。

 

 

将文件发布为网页

网页可帮助您轻松与大量受众共享信息：每个人都可以查看这些信息，而且您可以控制何时向公众发布更新内容。其实使用 Google 文档、表格和幻灯片也可以做到这一点，只需将将您的文件发布为独具一格的轻量级网页即可。

重要提示：文件发布后，网络中的每个人都能看到。因此，请谨慎发布私密及敏感信息。

• 可以让超过 100 人同时查看您的文档、表格和幻灯片。请参阅共享 Google 云端硬盘中的文件，了解其他注意事项。
• 无需购买域名即可托管网页。
• 您可以在源文件中进行任意更改，而不会影响受众看到的内容。何时发布更改内容完全由您自主决定。
• 在向公众展示传单、新闻稿和其他材料的同时，又不必给予他们原始资料的访问权限。

了解操作方法

将文件发布到网络上

1. 在 Google 文档、表格或幻灯片中，打开相应文件。
2. 点击顶部的文件  共享  发布到网络。
3. 选择发布方式：
   • 电子表格：发布整个电子表格或单张工作表。您还可以选择发布格式。
   • 演示文稿：选择幻灯片的播放速度。
4. 点击发布。
5. 复制网址并将其发送给您希望有权查看文件的任何人。或者，将其嵌入自己的网站。

停用文档和表格的自动更新功能

如果您对已发布的文档或表格文件进行更改，系统会自动发布更改内容。

1. 在 Google 文档或表格中打开已发布到网络的文件。
2. 点击文件  共享  发布到网络。
3. 点击已发布的内容与相关设置。
4. 取消选中“内容有改动时自动重新发布”旁边的复选框。
   • 要重新启用自动发布功能，请选中此复选框。

提示：您无法关闭 Google 幻灯片中的自动更新功能。

如需了解详情，请访问 Google 文档编辑器帮助中心

指定哪些人可以访问文件

限制云端硬盘文件的共享选项

如果您要共享的 Google 云端硬盘文件中包含敏感信息，且该文件归您所有，则可以禁止他人共享、下载、打印或复制该文件，或禁止他人更改访问权限。

了解操作方法

防止编辑者共享文件和更改访问权限

如果您与他人共享了文件，那么文件所有者和拥有编辑者访问权限的任何人都可以更改权限并共享文件。要防止他人共享您的文件，请执行以下操作：

1. 在 Google 云端硬盘、Google 文档、Google 表格或 Google 幻灯片中打开所需文件。
2. 点击共享或“共享”图标 。
3. 点击顶部的“设置”图标 。
4. 取消选中编辑者可以更改权限和共享内容。

重要提示：如果您限制了某个文件夹的共享，此限制设置仅会应用于该文件夹。要限制文件夹内文件的共享，您必须更改这些文件的设置。

如果拥有编辑者权限的用户尝试重新共享受限制的文件或文件夹，他们可以选择向您发送电子邮件以申请共享文件的权限。您可以决定是否共享相应文件。即使您同意共享，对方仍然无法更改访问权限。相应选项会显示为灰色且无法使用。

禁止评论者和查看者下载、打印或复制您的文件

注意：您无法针对 Google 协作平台文件限制这些选项。此外，如果您针对音频文件限制这些选项，则音频文件将无法播放。

拥有您文件编辑权限的用户可以：

• 与他人共享文件。
• 将人员添加到文件中或从文件中移除。
• 更改对文件的访问权限。
• 复制、打印或下载相应文件。

重要提示：您无法将此设置应用于文件夹，但可以应用于文件夹中的各个文件。

要禁止查看者和评论者打印、复制或下载您的文件，请执行以下操作：

1. 在 Google 云端硬盘、Google 文档、Google 表格或 Google 幻灯片中查找文件或文件夹。
2. 选择一个或多个要限制操作的文件。
3. 点击共享或“共享”图标 。
4. 点击顶部的“设置”图标 。
5. 取消选中查看者和评论者可以看到下载、打印和复制选项。

如果拥有评论者或查看者权限的用户尝试下载、打印或复制共享文件，会发现这些选项显示为灰色且不可用。

重要提示：您可以限制用户在 Google 云端硬盘、文档、表格和幻灯片中共享、打印、下载和复制内容的方式，但无法禁止他人以其他方式共享文件内容。

要限制共享云端硬盘的共享选项，请参阅共享云端硬盘入门。

 

 

转移文件所有权

您可以将 Google 云端硬盘文件和文件夹的所有权转移给单位中的其他人。 如果您要转移文件夹的所有权，则还必须转移该文件夹中每个文件的所有权。

了解操作方法

转移文件或文件夹的所有权

1. 在计算机上打开 Google 云端硬盘。
2. 找到要传输的文件，然后右键点击该文件。
3. 点击共享 >  共享。
4. 点击接收者名称旁边的向下箭头 转移所有权。

 

 

与公众共享文件

您可以在互联网上公开发布文件，例如案例研究、会议议程等。您可以选择仅允许他人查看文件，或允许他人进行评论或更改。

如要让超过 100 人同时查看您的文件，您可能需要将文件发布为网页。

注意：搜索引擎、归档漫游器或其他用户可能会存储您在互联网上共享的数据。请确保您愿意公开共享文档。

了解操作方法

您可以选择您的文件是可供任何人访问，还是仅限拥有访问权限的人员访问。如果您允许任何知道链接的人访问文件，则您的文件夹不会限制哪些用户可以访问该文件。

1. 选择您要共享的文件。
2. 点击共享或“共享”图标 。
3. 在“常规访问权限”下方，点击向下箭头 。
4. 选择哪些人可以访问文件。

5. 为了给共享对象指定针对您文件的角色，您可以选择查看者、评论者或编辑者。
   • 详细了解如何为共享对象设置文件的查看、评论或编辑权限。
6. 点击完成。

 

 

将共享文件标记为定稿

更改完共享文件后，您可以将其设为仅查看，并标记为最终文件。之前的协作者和新的共享对象将可以查看文件，但无法查看版本历史记录，也无法添加评论或进行更改。

了解操作方法

将文件更改为仅查看

如果您与特定人员或群组共享了文件：

1. 在 Google 云端硬盘中，右键点击该文件，然后选择“共享”。
2. 在要更改其访问权限的人员或群组右侧，点击向下箭头 查看者。
3. 点击保存。

如果您与您的单位共享了该文件：

1. 在云端硬盘中，右键点击该文件，然后选择“共享”。
2. 在获取链接下方，点击右侧的向下箭头 查看者。
3. 点击完成。

重命名您的文件，将其标记为终稿或已归档

1. 打开文件，然后点击顶部的文件名。
2. 在文件名前，输入 [终稿] 或 [已归档]。
3. 按 Enter 键。

_{“Google”、Google Workspace 以及相关标志和徽标是 Google LLC 的商标。其他所有公司名和产品名是其各自相关公司的商标。}