Dicas para compartilhar seus arquivos

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Dicas para compartilhar seus arquivos

• Compartilhar arquivos e outros tipos de conteúdo com um grupo
• Compartilhar documentos em espaços
• Receber notificações quando alguém compartilhar arquivos com você
• Compartilhar links de versões em PDF dos seus arquivos
• Apresentar no Google Meet usando um arquivo do Documentos, Planilhas ou Apresentações Google
• Publicar arquivos como páginas da Web

Especificar quem pode acessar um arquivo

• Restringir as opções de compartilhamento nos arquivos do Drive
• Transferir a propriedade de um arquivo
• Compartilhar um arquivo com o público
• Marcar um arquivo compartilhado como a versão final

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Dicas para compartilhar seus arquivos

Compartilhar arquivos e outros tipos de conteúdo com um grupo

Use o Grupos do Google para compartilhar seu conteúdo do Google Workspace, como agendas do Google Agenda, sites Google, arquivos do Documentos ou arquivos armazenados no Google Drive, com várias pessoas de uma só vez.

• Compartilhe recursos, atualizações de status e muito mais usando um único endereço de e-mail de equipe em vez de vários endereços de e-mail individuais.
• Altere permissões de acesso para todos de uma só vez em vez de alterá-las para cada pessoa manualmente.
• Se alguém sair da equipe, não é preciso procurar tudo que foi compartilhado com a pessoa. Basta remover a pessoa do grupo, e ela não acessará mais o conteúdo já compartilhado.

Saiba como

Compartilhar conteúdo com um grupo usando um único endereço

Antes de começar, crie um grupo e adicione pessoas. Veja como criar grupos.

1. Abra ou crie um arquivo no Google Drive.
2. No arquivo, clique em Compartilhar.
3. No campo Convidar pessoas, digite o endereço do grupo.
4. Selecione o nível de acesso que você quer fornecer ao grupo: Pode editar, Pode comentar ou Pode visualizar.
5. Clique em Concluir.

 

 

Compartilhar documentos nos espaços

Ao trabalhar em equipe, muitas vezes você precisa colaborar em arquivos como documentos, planilhas e apresentações. Nos espaços, você pode compartilhar esses arquivos, e qualquer pessoa pode encontrá-los. Também é possível editar documentos diretamente no espaço ao lado da conversa de chat.

Versão para a Web

Saiba mais na Central de Ajuda do Google Chat

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Compartilhar links de versões em PDF dos seus arquivos

Às vezes, as pessoas preferem arquivos Adobe PDF porque eles são fáceis de imprimir, fazer download e abrir em programas existentes. Se você está trabalhando nos apps Documentos, Planilhas ou Apresentações Google, não precisa converter seus arquivos em PDFs sempre que quiser compartilhá-los.

Em vez de fazer isso, envie um link para uma versão em PDF do seu arquivo.

• Você não precisará compartilhar PDFs novamente ou atualizar links para PDFs se alterar o arquivo de origem. O link sempre direciona para a versão mais recente.
• Poupe o espaço de armazenamento de e-mails e evite limites de tamanho de anexos.
• Você não precisa ter diversas versões de um arquivo, como um PDF e um arquivo de origem. Todas as versões são armazenadas em um único arquivo.

Saiba como

Compartilhar o arquivo

1. No computador, acesse o Google Drive, Documentos, Planilhas ou Apresentações Google.
2. Clique no arquivo que você quer compartilhar.
3. Clique em Compartilhar .

Copiar, colar e enviar o link para PDF

1. No Drive, selecione seu arquivo.
2. Clique em Compartilhar .
3. Clique em Copiar link e em Concluído.
4. Depois de colar o link, altere o final do URL antes de enviá-lo. Por exemplo:
   1. Antes:
      • http://docs.google.com/document/d/12345678/edit?usp=sharing
      • http://docs.google.com/spreadsheets/d/12345678/edit?usp=sharing
      • http://docs.google.com/presentation/d/12345678/edit?usp=sharing
   2. Depois:
      • http://docs.google.com/document/d/12345678/export?format=pdf
      • http://docs.google.com/spreadsheets/d/12345678/export?format=pdf
      • http://docs.google.com/presentation/d/12345678/export?format=pdf
5. Envie o link modificado para o PDF.
   Quando clicar no link, você (ou qualquer outra pessoa) poderá fazer o download de uma cópia em PDF do seu arquivo.

 

 

Receber notificações quando alguém compartilhar arquivos com você

Ative as notificações no Google Drive para saber quando as pessoas compartilharem arquivos com você ou o mencionarem em um comentário. As notificações aparecem no navegador Chrome. Nos dispositivos Android, elas também aparecem nos apps Documentos, Planilhas e Apresentações Google.

Saiba como

Ativar notificações na Web

1. No navegador Chrome, abra o Drive.
2. Clique em Configurações e selecione Configurações.
3. À esquerda, clique em Notificações e escolha uma opção:
   • Para receber atualizações no navegador da Web, marque a caixa Receber atualizações sobre os itens do Google Drive no seu navegador e selecione os itens para receber a notificação.
   • Para receber atualizações por e-mail, marque a caixa Receber todas as atualizações sobre itens do Google Drive por e-mail.
4. Clique em Concluído.

Saiba mais na Central de Ajuda do Google Drive

 

 

Apresentar no Google Meet usando um arquivo do Documentos, Planilhas ou Apresentações Google

Você pode apresentar diretamente do Documentos, do Planilhas ou do Apresentações Google no Google Meet. Isso facilita a apresentação de arquivos desses apps em reuniões. Antes de apresentar, entre na reunião para saber se ela está sendo gravada.

Importante: você precisa usar um computador e um navegador Chrome para apresentar no Google Meet usando um arquivo do Documentos, Planilhas ou Apresentações Google.

Saiba como

1. Participe de uma videochamada do Google Meet.
2. Abra um arquivo no app Documentos, Planilhas, Apresentações ou Jamboard.
3. Na parte de cima, clique em Meet .
4. Escolha uma opção:
   • Para apresentar em uma reunião programada, clique no nome dela.
   • Para apresentar em uma reunião com código, clique em Usar um código de reunião e insira as informações solicitadas. Usar o modo companion com o Google Meet para colaboração híbrida.
5. Clique em Apresentar só esta guia.
   • Importante: se a página da reunião ainda não estiver aberta e você clicar em Apresentar só esta guia, vai poder apresentar o arquivo, mas não vai ver a videochamada na guia dentro dele. Para ver o documento, a planilha, a apresentação ou a lousa interativa e a videochamada do Meet em uma única guia durante a apresentação, siga as etapas para participar de uma videochamada nos apps Documentos, Planilhas ou Apresentações.
6. Selecione a guia em que você está.
7. Para compartilhar uma guia, clique em Compartilhar.
   • Importante: ao apresentar uma guia no seu documento, planilha, apresentação ou lousa interativa, não é possível mudar a guia exibida. Para poder alternar entre guias, faça apresentações no Google Meet.
8. No Meet, você vê o conteúdo apresentado diretamente na reunião.

 

 

Publicar arquivos como páginas da Web

As páginas da Web são uma maneira fácil de compartilhar informações com muitas pessoas. Todos podem ver essas páginas, e você pode controlar quando as atualizações serão liberadas para o público. É possível fazer o mesmo com arquivos do Documentos, do Planilhas e do Apresentações Google, publicando uma cópia do arquivo como uma página da Web separada e fácil de carregar.

Importante: quando um arquivo é publicado, ele fica visível para todos na Web. Tome cuidado ao publicar informações particulares ou confidenciais.

• Permita que mais de cem pessoas vejam seus arquivos do Documentos, Planilhas e Apresentações ao mesmo tempo. Veja mais detalhes em Compartilhar arquivos do Google Drive.
• Hospede páginas da Web sem comprar um domínio.
• Faça todas as alterações no arquivo de origem sem alterar o que é visto pelo público. Você escolhe quando as alterações aparecerão.
• Mostre panfletos, comunicados à imprensa e outros materiais de marketing para o público em geral sem permitir o acesso ao material de origem.

Saiba como

Publicar um arquivo na Web

1. No Documentos, Planilhas ou Apresentações Google, abra um arquivo.
2. Na parte de cima, clique em Arquivo  Compartilhar  Publicar na Web.
3. Escolha uma opção de publicação:
   • Planilha: publique toda a planilha ou páginas específicas. Você também pode escolher um formato de publicação.
   • Apresentação: escolha a velocidade de reprodução dos slides.
4. Clique em Publicar.
5. Copie o URL e envie-o para quem você quer que veja o arquivo. Se preferir, incorpore-o no seu site.

Desativar as atualizações automáticas nos apps Documentos e Planilhas

Quando você faz alterações em um arquivo publicado do Documentos ou do Planilhas, as alterações são publicadas automaticamente.

1. Abra um arquivo no Documentos ou no Planilhas Google que você já tenha publicado na Web.
2. Clique em Arquivo  Compartilhar  Publicar na Web.
3. Clique em Conteúdo publicado e configurações.
4. Desmarque a caixa ao lado de "Republicar automaticamente quando houver alterações".
   • Para ativar a publicação automática novamente, marque a caixa.

Dica: não é possível desativar as atualizações automáticas no Apresentações Google.

Saiba mais na Central de Ajuda dos Editores de arquivos Google

Especificar quem pode acessar um arquivo

Restringir as opções de compartilhamento nos arquivos do Drive

Ao compartilhar um arquivo do Google Drive de sua propriedade com informações confidenciais, você pode impedir que as pessoas compartilhem, façam o download, imprimam ou copiem o arquivo ou alterem as permissões de acesso.

Saiba como

Impedir que os editores compartilhem novamente e alterem as permissões de acesso

Se você estiver compartilhando um arquivo, o proprietário e qualquer pessoa com acesso para editar poderão mudar as permissões e compartilhar o arquivo. Para impedir isso, siga as seguintes etapas:

1. Abra um arquivo no Google Drive, Documentos Google, Planilhas Google ou Apresentações Google.
2. Clique em Compartilhar ou no ícone .
3. Na parte superior, clique em Configurações .
4. Desmarque a opção Os editores podem alterar permissões e compartilhar.

Importante: se você impedir o compartilhamento de uma pasta, essa configuração só será aplicada a ela. Para fazer o mesmo com os arquivos dentro da pasta, é preciso definir a mesma configuração para eles.

Quando uma pessoa com acesso de Editor tentar compartilhar um arquivo ou uma pasta com restrição, ela poderá enviar um e-mail para você solicitando a permissão de compartilhamento. Você decide se o arquivo poderá ser compartilhado. Mesmo que você permita o compartilhamento, o usuário não pode alterar as permissões de acesso. Elas ficam esmaecidas e indisponíveis.

Impedir que comentaristas e leitores façam o download, a impressão ou a cópia

Note: não é possível restringir estas opções em arquivos do Google Sites. Além disso, se você restringir essas opções em arquivos de áudio, eles não poderão ser reproduzidos.

As pessoas com acesso para editar seus arquivos podem fazer o seguinte:

• Compartilhar o arquivo com outras pessoas
• Adicionar ou remover pessoas do arquivo
• Alterar as permissões de acesso ao arquivo
• Copiar, imprimir ou fazer o download do arquivo

Importante:  não é possível aplicar essa configuração a uma pasta, mas você pode aplicá-la a arquivos individuais na pasta.

Para impedir que leitores e comentaristas imprimam, copiem ou façam o download do seu arquivo:

1. Encontre o arquivo ou a pasta no Google Drive, Documentos Google, Planilhas Google ou Apresentações Google.
2. Selecione um ou mais arquivos que você quer limitar.
3. Clique em Compartilhar ou Compartilhar .
4. Na parte superior, clique em Configurações .
5. Desmarque Os leitores e comentadores podem ver a opção de fazer o download, imprimir e copiar.

Quando alguém com o nível de acesso Comentarista ou Leitor tentar fazer o download, a impressão ou a cópia do arquivo compartilhado, essas opções ficarão esmaecidas e indisponíveis.

Importante: você pode limitar o compartilhamento, a impressão, o download e a cópia no Google Drive, Documentos, Planilhas e Apresentações, mas não pode impedir que outras pessoas compartilhem o conteúdo do arquivo de outras maneiras.

Veja como restringir o compartilhamento em Primeiros passos nos drives compartilhados.

 

 

Transferir a propriedade de um arquivo

Você pode transferir a propriedade dos arquivos e pastas do Google Drive para outra pessoa na sua organização. Se você transferir a propriedade de uma pasta, também precisará transferir a propriedade de cada arquivo que ela contém.

Saiba como

Transferir a propriedade de um arquivo ou de uma pasta

1. No computador, abra o Google Drive.
2. Encontre o arquivo que você quer transferir e clique com o botão direito nele.
3. Clique em Compartilhar > clique em Compartilhar .
4. Ao lado do nome dos destinatários, clique na seta para baixo Transferir propriedade.

 

 

Compartilhar um arquivo com o público

É possível disponibilizar arquivos para o público na Internet, como estudos de caso, programas de conferências e muito mais. É possível escolher se as pessoas só verão o arquivo ou se elas poderão fazer comentários ou alterações.

Para permitir que mais de cem pessoas vejam seu arquivo ao mesmo tempo, publique-o como uma página da Web.

Observação: mecanismos de pesquisa, bots de arquivo ou outros usuários podem armazenar dados que você compartilha na Internet. Confirme que os documentos podem ser compartilhados publicamente.

Saiba como

Você pode decidir se um arquivo fica disponível para todos os usuários ou apenas para os quem têm acesso a ele. A pasta não restringe a entrada de ninguém quando você permite acesso a todos que tiverem o link.

1. Selecione o arquivo que você quer compartilhar.
2. Clique em Compartilhar ou no ícone .
3. Em "Acesso geral", clique na seta para baixo .
4. Escolha quem pode acessar o arquivo.

5. Para decidir o papel que as pessoas vão ter no seu arquivo, selecione Leitor, Comentador ou Editor.
   • Saiba como outras pessoas veem, comentam ou editam arquivos.
6. Clique em Concluído.

 

 

Marcar um arquivo compartilhado como versão final

Quando você terminar de alterar um documento compartilhado, poderá torná-lo somente visualização e marcá-lo como versão final. Os colaboradores e qualquer pessoa com quem você compartilhar o arquivo poderão vê-lo, mas não poderão ver o histórico de versões, adicionar comentários nem fazer alterações.

Saiba como

Altere um arquivo para somente visualização

Se você tiver compartilhado o arquivo com pessoas específicas ou um grupo, faça o seguinte:

1. No Google Drive, clique com o botão direito do mouse no arquivo e selecione Compartilhar .
2. À direita da pessoa ou do grupo que você quer alterar, clique na seta para baixo Leitor.
3. Clique em Salvar.

Se você tiver compartilhado o arquivo com sua organização, faça o seguinte:

1. No Drive, clique com o botão direito do mouse no arquivo e selecione Compartilhar .
2. Em Gerar link, à direita, clique na seta para baixo  Leitor.
3. Clique em Concluído.

Renomear seu arquivo para marcá-lo como versão final ou arquivá-lo

1. Abra o arquivo e, na parte superior, clique no nome dele.
2. Antes do nome do arquivo, digite [Final] ou [Arquivado].
3. Pressione Enter.

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