ファイルの共有に関するヒント

目次

ファイルの共有に関するヒント

• グループでファイルやその他のコンテンツを共有する
• スペースでドキュメントを共有する
• 他のユーザーからファイルを共有されたときに通知を受け取る
• ファイルの PDF 版へのリンクを共有する
• Google Meet で Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドの画面を共有する
• ファイルをウェブページとして公開する

ファイルにアクセスできるユーザーを指定する

• ドライブ ファイルの共有オプションを制限する
• ファイルのオーナー権限を譲渡する
• ファイルを一般公開する
• 共有ファイルを最終版とする

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ファイルの共有に関するヒント

グループでファイルやその他のコンテンツを共有する

Google カレンダー、サイト、ドキュメント、スプレッドシート、スライド、Google ドライブ内のファイルといった Google Workspace コンテンツを、Google グループを使って複数のユーザーと簡単に共有できます。

• 複数の個別のメールアドレスを使用するのではなく、チーム用の単一のメールアドレスを使用して、リソース、ステータス アップデートなどを共有できます。
• 全員のアクセス権限をまとめて変更できます。各ユーザーに対して手動で変更する必要はありません。
• チームを離れるユーザーがいる場合は、そのユーザーと共有したすべてのコンテンツを探す必要はありません。そのユーザーをグループから削除するだけで、以前共有されていたグループのコンテンツにアクセスできなくなります。

詳細

1 つのアドレスでグループとコンテンツを共有する

始める前に、グループを作成してユーザーを追加します。詳しくは、グループの作成方法についてのページをご覧ください。

1. Google ドライブ内にファイルを作成するか、既存のドキュメントを開きます。
2. ファイル内で [共有] をクリックします。
3. [招待] 欄に、グループのアドレスを入力します。
4. グループのアクセスレベルとして、[編集者]、[コメント可]、[閲覧者] のいずれかを選択します。
5. [完了] をクリックします。

 

 

スペースでドキュメントを共有する

チームで作業しているときは、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションなどのファイルを共同編集することがよくあります。スペースとは、こういったファイルを共有したり、メンバー全員が検索できたりするワークスペースです。また、スペースでは、チャットの会話以外に、ドキュメントを直接編集することもできます。

ウェブ版

詳しくは、Google Chat ヘルプセンターをご覧ください

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ファイルの PDF 版へのリンクを共有する

Adobe PDF ファイルは既存のプログラムで開くことができ、印刷やダウンロードも簡単であるため、便利に使用できる場合があります。Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドで作業している場合は、ファイルを共有するときにその都度 PDF 形式に変換する必要はありません。

代わりに、対象のファイルの PDF 版へのリンクを送信しましょう。

• 元のファイルを変更した場合でも、PDF をもう一度共有したり、PDF へのリンクを更新したりする必要はありません。リンクは常に最新版を参照するようになっています。
• メールの保存容量を節約し、添付ファイルのサイズの上限に達するのを回避できます。
• ファイルの複数の版（PDF ファイルと元のファイルなど）を保存しておく必要はありません。すべてのバージョンが単一のファイルに保存されます。

詳細

ファイルを共有する

1. パソコンで、Google ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライドのいずれかにアクセスします。
2. 共有したいファイルをクリックします。
3. 共有アイコン をクリックします。

PDF リンクをコピー、貼り付け、送信する

1. ドライブでファイルを選択します。
2. 共有アイコン をクリックします。
3. [リンクをコピー] をクリックし、[完了] をクリックします。
4. リンクを貼り付けたら、URL の末尾を変更してから送信します。次に例を示します。
   1. 変更前:
      • http://docs.google.com/document/d/12345678/edit?usp=sharing
      • http://docs.google.com/spreadsheets/d/12345678/edit?usp=sharing
      • http://docs.google.com/presentation/d/12345678/edit?usp=sharing
   2. 変更後:
      • http://docs.google.com/document/d/12345678/export?format=pdf
      • http://docs.google.com/spreadsheets/d/12345678/export?format=pdf
      • http://docs.google.com/presentation/d/12345678/export?format=pdf
5. 変更した PDF リンクを送信します。
   リンクをクリックすると、誰でもドキュメントの PDF コピーをダウンロードできます。

 

 

他のユーザーからファイルを共有されたときに通知を受け取る

Google ドライブで通知を有効にすると、ファイルを共有されたり、コメント内に自分の名前リンクが付けられたりした際に通知されます。Chrome ブラウザに通知が表示されます。Android デバイスでは、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドの各アプリでも通知が表示されます。

方法

ウェブの通知をオンにする

1. Chrome ブラウザでドライブを開きます。
2. 設定アイコン をクリックし、[設定] を選択します。
3. 左側にある [通知] をクリックし、通知の受け取り方法を選択します。
   • 更新情報をウェブブラウザで受け取るには、[Google ドライブのアイテムに関するすべての更新情報をブラウザで受け取る] チェックボックスをオンにして通知を受け取るアイテムを選択します。
   • 更新情報をメールで受け取るには、[Google ドライブのアイテムに関するすべての更新情報をメールで受け取る] チェックボックスをオンにします。
4. [完了] をクリックします。

Google ドライブ ヘルプセンターで詳細を確認する

 

 

Google Meet で Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドの画面を共有する

Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドから Google Meet に直接画面を共有できます。この機能を使用すると、参加中の会議でドキュメント、スプレッドシート、スライドの画面を共有しやすくなります。 共有する前に会議に参加し、会議が録画されているかどうか確認してください。

重要: Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドから Google Meet に直接画面を共有するには、パソコンと Chrome ブラウザを使用する必要があります。

詳細

1. Google Meet のビデオ会議に参加します。
2. ドキュメント、スプレッドシート、スライド、Jamboard のいずれかのファイルを開きます。
3. 上部の Meet アイコン をクリックします。
4. 次のいずれかを行います。
   • 予定されている会議で画面を共有するには、参加したい会議名をクリックします。
   • 会議コードを使用して会議で画面を共有するには、[会議コードを使用] をクリックし、会議コードを入力します。 Google Meet を利用したハイブリッド コラボレーションでコンパニオン モードを使用します。
5. [会議画面でこのタブを共有] をクリックします。
   • 重要: 会議画面をまだ開いていない状態で [会議画面でこのタブを共有] をクリックすると、ファイルの画面は共有されますが、そのファイルのタブで Google Meet のビデオ会議を表示することはできません。画面共有中にドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、またはホワイトボードと Google Meet ビデオ会議を 1 つのタブで表示するには、ドキュメント、スプレッドシート、スライドからビデオ会議に参加するの手順に沿って操作します。
6. 目的のタブを選択します。
7. タブを共有するには、[共有] をクリックします。
   • 重要: ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、ホワイトボードからタブを共有する場合、共有するタブを変更することはできません。画面共有中にタブを切り替えるには、代わりに Google Meet から画面を共有します。
8. Meet に戻り、共有したコンテンツの画面を会議で直接表示します。

 

 

ファイルをウェブページとして公開する

多数のユーザーと情報を共有するには、ウェブページを利用するのが簡単です。ウェブページは、誰もが閲覧できると同時に、更新内容を公開するタイミングをオーナーが管理できます。Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドでも同様に、ファイルのコピーを独立した簡易ウェブページとして公開できます。

重要: ファイルを一般公開すると、ウェブ上の誰もが閲覧できるようになります。非公開または機密情報の公開は慎重に行ってください。

• 100 人を超えるユーザーが同時に Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドのファイルを閲覧できます。考慮事項については、Google ドライブのファイルを共有するをご覧ください。
• ドメインを購入することなくウェブページをホストできます。
• ユーザーに表示されている内容は変更せずに、ソースファイル内で必要な編集を行い、変更内容の公開時期を選択することができます。
• 参照元ファイルを非公開にしたまま、チラシやプレスリリースなどの販促資料を一般に公開できます。

詳細

ファイルをウェブに公開する

1. Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドのいずれかでファイルを開きます。
2. 上部の [ファイル] [共有] [ウェブに公開] をクリックします。
3. 公開設定を選択します。
   • スプレッドシート: スプレッドシート全体を公開するか、シート別に公開するかを選択します。公開の形式を選択することもできます。
   • プレゼンテーション: スライドの進行速度を選択します。
4. [公開] をクリックします。
5. URL をコピーし、ファイルを見てほしい相手に送信します。または、ウェブサイトに URL を埋め込みます。

ドキュメントとスプレッドシートの自動更新をオフにする

ドキュメントやスプレッドシートの公開済みファイルに変更を加えると、その変更は自動的に公開されます。

1. Google ドキュメントまたはスプレッドシートで、ウェブに公開済みのファイルを開きます。
2. [ファイル [共有] [ウェブに公開] をクリックします。
3. [公開済みのコンテンツと設定] をクリックします。
4. [変更が加えられると自動的に再公開する] のチェックボックスをオフにします。
   • 自動公開をオンに戻すには、チェックボックスをオンにします。

ヒント: Google スライドでは自動更新をオフにすることはできません。

Google ドキュメント エディタ ヘルプセンターで詳細を確認する

ファイルにアクセスできるユーザーを指定する

ドライブ ファイルの共有オプションを制限する

自身がオーナーになっている Google ドライブ ファイルに機密性の高いコンテンツが含まれる場合、そのファイルを他のユーザーが再共有、ダウンロード、印刷、コピーしたり、アクセス権を変更したりできないようにすることができます。

詳細

編集者がアクセス権限を再共有および変更できないようにする

ファイルを共有している場合、オーナーまたは編集権限のあるユーザーであれば権限を変更してファイルを共有できます。他のユーザーがファイルを共有できないようにする方法は次のとおりです。

1. Google ドライブ、Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライドのいずれかのファイルを開きます。
2. [共有] または共有アイコン をクリックします。
3. 上部の設定アイコン  をクリックします。
4. [編集者は権限を変更して共有できます] チェックボックスをオフにします。

重要: 特定のフォルダを共有できないようにした場合、共有の制限はそのフォルダにのみ適用されます。このフォルダ内のファイルも共有できないようにするには、ファイルの設定を変更する必要があります。

編集者の権限を持つユーザーは、制限付きのファイルやフォルダを再共有するときに所有者に共有の許可をメールで求めることができ、所有者はファイルを共有するかどうかを決めることができます。ファイルの共有が許可されても、ユーザーがアクセス権を変更することはできません。アクセス権の変更設定はグレー表示され、利用できないようになっています。

コメント権や閲覧権を持つユーザーがファイルをダウンロード、コピー、印刷できないようにする

注: Google サイトのファイルでこれらのオプションを制限することはできません。また、音声ファイルでこれらのオプションを制限している場合、音声ファイルは再生できません。

ファイルの編集権限があるユーザーは、次のことができます。

• ファイルを他のユーザーと共有する。
• ファイルに対してユーザーの追加または削除を行う。
• ファイルへのアクセス権限を変更する。
• ファイルをコピー、印刷、ダウンロードする。

重要: この設定をフォルダに適用することはできませんが、フォルダ内の個々のファイルには適用できます。

閲覧者やコメント投稿者がファイルを印刷、コピー、ダウンロードできないようにするには:

1. Google ドライブ、Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライドのいずれかでファイルまたはフォルダを見つけます。
2. 制限するファイルを 1 つ以上選択します。
3. [共有] または共有アイコン をクリックします。
4. 上部にある設定アイコン  をクリックします。
5. [閲覧者と閲覧者（コメント可）に、ダウンロード、印刷、コピーの項目を表示する] チェックボックスをオフにします。

閲覧者（コメント可）または閲覧者の権限を持つユーザーが共有ファイルをダウンロード、印刷、コピーしようとするとき、これらのオプションはグレー表示され、使用できません。

重要: Google ドライブ、ドキュメント、スプレッドシート、スライド内での共有、印刷、ダウンロード、コピーは制限できますが、他のユーザーがその他の方法でファイルの内容を共有することまでは制限できません。

共有ドライブの共有を制限する方法について詳しくは、共有ドライブ スタートガイドをご覧ください。

 

 

ファイルのオーナー権限を譲渡する

Google ドライブのファイルやフォルダのオーナー権限を組織内の他のユーザーに譲渡できます。 フォルダのオーナー権限を譲渡する場合は、フォルダ内の各ファイルのオーナー権限も譲渡する必要があります。

詳細

ファイルやフォルダのオーナー権限を譲渡する

1. パソコンで Google ドライブを開きます。
2. 権限を譲渡するファイルを見つけ、右クリックします。
3. [共有] > [共有] をクリックします。
4. 対象となるユーザー名の横にある下矢印 [オーナー権限の譲渡] をクリックします。

 

 

ファイルを一般公開する

ケーススタディ、会議のプログラムなどのファイルをインターネットで一般公開することができます。その際、ファイルの閲覧のみを許可するか、コメントの追加またはファイルの編集も許可するかを選択可能です。

100 人を超える相手に同時にファイルを見てもらえるようにするには、ファイルをウェブページとして公開する方法がおすすめです。

注: 検索エンジン、アーカイブ ボット、その他のユーザーは、インターネット上で共有しているデータを保存できます。ドキュメントを一般公開で共有する際は、よくご確認ください。

詳細

ファイルに誰でもアクセスできるようにするか、アクセス権のあるユーザーのみに制限するかを選択します。リンクを知っている全員にアクセスを許可した場合、フォルダにアクセスできるユーザーは制限されません。

1. 共有するファイルを選択します。
2. [共有] または共有アイコン をクリックします。
3. [一般的なアクセス] で下矢印アイコン をクリックします。
4. ファイルへのアクセスを許可するユーザーを選択します。

5. ファイルに対する共有相手のロールを指定するには、[閲覧者]、[閲覧者（コメント可）]、[編集者] のいずれかを選択します。
   • 詳しくは、共有相手の権限（閲覧、コメント、編集）についての記事をご覧ください。
6. [完了] をクリックします。

 

 

共有ファイルを最終版とする

共有ファイルの変更が完了したら、ファイルを表示専用にして最終版とすることができます。そのファイルの共同編集者だったユーザーや新たな共有相手は、ファイルの閲覧はできますが、変更履歴の表示、コメントの追加、ファイルの編集はできません。

詳細

ファイルを表示専用にする

特定のユーザーやグループとファイルを共有している場合:

1. Google ドライブで、ファイルまたはフォルダを右クリックし、共有アイコン を選択します。
2. 変更するユーザーまたはグループの右側にある下矢印アイコン [閲覧者] をクリックします。
3. [保存] をクリックします。

組織でファイルを共有している場合:

1. ドライブで、ファイルまたはフォルダを右クリックし、共有アイコン を選択します。
2. 右側の [リンクを取得] で下矢印アイコン   [閲覧者] をクリックします。
3. [完了] をクリックします。

ファイルの名前を変更して最終版またはアーカイブ済みのファイルとする

1. ファイルを開き、上部にあるファイル名をクリックします。
2. ファイル名の前に「[最終版]」や「[アーカイブ済み]」と入力します。
3. Enter キーを押します。

_{Google、Google Workspace、および関連するマークとロゴは、Google LLC の商標です。その他すべての企業名および商品名は、関連各社の商標または登録商標です。}